Téléphonie
Offre de service
La mise en place de moyens de contrôle s'avère primordiale
afin d'assurer une meilleure imputabilité de la demande des services
téléphoniques. Pour ce faire, cette offre de service vient clarifier
les zones grises (qui paie quoi et pourquoi). Elle permet d'encadrer
les pratiques administratives tout en jouant un rôle de ticket modérateur.
Les bases de cette offre, décrites ci-dessous, découlent des pratiques
établies au cours des années antérieures. Les principes qui
soutiennent cette offre s'appuient sur la définition d'un service
de base qui est payé par le fonds général de la téléphonie. Tout
service dépassant ce seuil devient alors facturable.
Cette offre a pour but de nous donner un instrument de gestion
de la téléphonie permettant d'offrir un service qui reflète les
attentes des utilisateurs et permettant également de contrôler l'expansion
du coût de la téléphonie.
Services de base
- Le fonds général de la téléphonie assume les
frais mensuels pour une ligne téléphonique et un appareil pour
les personnels réguliers de l'École à raison d'une ligne par personne,
et ce, dans un seul local;
- Le fonds général de la téléphonie assume
les frais mensuels tant pour les numéros SDA que pour les numéros
généraux publiés dans les annuaires, et ce, pour une seule ligne
par département et service;
- Il n'y a aucun frais mensuel
pour les boîtes vocales.
Services additionnels facturables
Tout service excédant le service de base est imputé au projet,
à la chaire, au groupe, au centre de recherche, au département ou
au service :
- Frais de service
- L'installation, le déplacement, la modification et le changement
de programmation d'une ligne (téléphonique, télécopieur, modem);
- La mise en service d'une boîte vocale.
- Appels interurbains
- Tous les appels interurbains;
- Autres frais
- Tous les frais mensuels pour une liaison téléphonique (appareil
et ligne) pour une personne, autre qu'un professeur, travaillant
pour une chaire, un centre de recherche, un projet commandité,
un groupe;
- Tous les frais mensuels pour une ligne (télécopieur, modem)
et tout autre équipement (sonnerie externe, téléphone main
libre, téléphone multiligne, numéro SDA, etc).
Responsabilités
- L'unité administrative est responsable de :
- déterminer et faire connaître au Service informatique le
nom de la seule personne responsable de la téléphonie dans
son unité ;
- fournir ses codes budgétaires ;
- les valider et en aviser officiellement le Service informatique
et le Service des finances ;
- gérer son inventaire téléphonique.
- Le Service informatique est responsable de :
- la gestion administrative de la téléphonie;
- l'opération, la surveillance, le contrôle et
l'entretien du système téléphonique ;
- coordonner, conseiller et planifier les modifications requises
par les usagers ;
- la répartition mensuelle des charges de chaque unité
administrative pour les services excédant le service
de base ;
- produire et transmettre mensuellement les données
administratives au responsable autorisé de chaque unité
administrative.
- Le Service de finances est responsable de :
- la validation des codes budgétaires ;
- des transferts de fonds.
