Courrier électronique

Description du service
Un compte courriel est attribué à toute personne qui dispose d'un code d'identification personnel (CIP) de Polytechnique Montréal.

À qui s'adresse le service
Étudiant, enseignant, personnel non-enseignant, unité administrative, unité de recherche, association étudiante, syndicat, diplômé, retraité, invité et visiteur

Détails fonctionnels

Il existe deux (2) systèmes de courriel : Zimbra (Web) et POP3 (IMP/Horde), selon votre profil.

Étudiant
  • Un compte courriel est attribué au moment de l'inscription;
  • Le serveur de courriers POP3 fournit des boîtes de courrier accessibles avec les protocoles de relève de courrier POP ou IMAP;
  • L'interface IMP/Horde permet l'accès aux boîtes de courrier via un navigateur;
  • Pour accéder à ce compte courriel (IMP/Horde), utilisez les mêmes identifiants (code d'identification personnel (CIP) et mot de passe) qui ont été attribués au moment de votre inscription dans le Dossier étudiant.
Enseignant, personnel non-enseignant et retraité
  • Un compte courriel est attribué dès l'entrée en poste;
  • Le compte courriel est créé sur le serveur POP3 (IMP/Horde) ou sur le serveur Zimbra.
  • POP3 (IMP/Horde) :
    • Le serveur de courriers POP3 fournit des boîtes de courrier accessibles avec les protocoles de relève de courrier POP ou IMAP;
    • L'interface IMP/Horde permet l'accès aux boîtes de courrier via un navigateur;
    • Pour accéder à ce compte courriel (IMP/Horde), utilisez les mêmes identifiants (code d'identification personnel (CIP) et mot de passe);
  • Zimbra :
Unité administrative, unité de recherche et association étudiante
  • Le Service informatique peut attribuer des adresses courriel génériques pour une unité administrative ou une unité de recherche de Polytechnique Montréal;
  • Un code d'identification sera remis au demandeur de tout groupe reconnu;
  • Le responsable doit transmettre sa demande au Comptoir de service pour les employés et enseignants;
  • Veuillez utiliser l'interface Zimbra pour accéder à votre courriel.
DIPLÔMÉ
  • Un compte courriel unique peut être attribué à chaque étudiant diplômé de Polytechnique qui n'ont pas ou jamais reçu de courriel de Polytechnique.
  • Cette adresse courriel peut être alors redirigée vers une autre adresse courriel.
  • S'il n'y a pas de redirection, vous pourrez accéder à ce compte courriel en utilisant les mêmes identifiants (code d'identification personnel (CIP) et mot de passe).
  • Utiliser l'interface IMP/Horde pour accéder à votre courriel sur POP3.
INVITÉ, VISITEUR, STAGIAIRE ET CONSULTANT
  • Le Service informatique attribue un compte courriel unique à qui aura obtenu un code d'identification personnel (CIP) (uNuméro).
  • Ce courriel peut être redirigé vers un autre courriel ainsi tous les messages reçus seront automatiquement redirigés vers l'adresse de redirection;
  • Le compte courriel peut être créé sur POP3 ou Zimbra selon le besoin;
  • S'il n'y a pas de redirection, vous pourrez accéder à ce compte courriel en utilisant les mêmes identifiants (code d'identification et mot de passe) que le code d'identification personnel qui vous a été attribué;
  • Veuillez utiliser l'interface IMP/Horde pour accéder à votre courriel sur POP3;
  • Veuillez utiliser l'interface Zimbra pour accéder à votre courriel sur Zimbra.
Obtention du service
Étudiant, enseignant et personnel non enseignant
  • Ces statuts donnent droit automatiquement au service de courrier électronique.
  • Généralement le code d'identification personnel (CIP) et le courrier électronique sont créés automatiquement.
Diplômé

Les diplômés qui désirent une adresse courriel de Polytechnique doivent faire une requête au Comptoir de service pour les employés et enseignants. La requête devra être accompagnée des renseignements suivants :

  • Prénom
  • Nom
  • Diplôme obtenu
  • Année de diplômation
  • Date de naissance
Unité administrative, unité de recherche, association étudiante, invité et visiteur

Vous devez faire une requête de service au Comptoir de service pour les employés et enseignants. La requête devra être accompagnée des renseignements suivants :

  • Prénom
  • Nom
  • Titre
  • Responsable
  • Date de début
  • Date de fin
  • Adresse courriel de redirection
  • Rémunéré (Oui/Non)
  • Services désirés (ex.: WiFi, VPN, INFOMOBILE, Laboratoires, etc.)
Utilisation du service
IMP/POP3

Le serveur de courriers Horde (POP3) fournit des boîtes de courrier accessibles avec les protocoles de relève de courrier POP ou IMAP. Donc, tous les clients compatibles avec les protocoles de relève POP ou IMAP peuvent être utilisés.

Procédures de configuration :

  • IPAD et IPHONE (.pdf)
  • Android (.pdf)
  • Mozilla Thunderbird (.pdf)
  • Microsoft Outlook (.pdf)
Si vous éprouvez des problèmes pour envoyer des messages, modifiez le port du serveur sortant à 587.

Interface d'accès Web

Pour accéder à votre courriel, vous aurez besoin de votre code d'utilisateur (nom de connexion) de courrier électronique (pMatricule - employés et enseignants ou code d'accès pour les étudiants) et votre mot de passe.

À l'aide d'un navigateur :

  • Ouvrir un navigateur Web (ex.: Internet Explorer, Google, etc.)
  • Accéder à ce lien : www.imp.polymtl.ca
  • Sélectionnez  la langue de travail (très important)
  • Entrez les informations suivantes :
  • Cliquez sur le bouton Connexion
ZIMBRA

Zimbra est accessible via Outlook soit à l'aide d'un connecteur Zimbra (permet la connexion avec des dossiers partagés) ou bien avec le protocole IMAP (seul le courriel sera acessible, les fonctions avancées seront inactives) ou encore avec le mode Exchange ActiveSync (pas de connexion avec des dossiers partagés).

Il est possible de configurer d'autres clients compatibles avec le protocole de relève IMAP tels IPad, IPhone, Android, Thunderbird, etc. Veuillez noter que le protocole POP n'est pas permis avec Zimbra.

Procédures de configuration :

  • Outlook avec le connecteur Zimbra
  • Outlook avec ActiveSync (.pdf)
  • IPad et IPhone (À venir)
  • Android (.pdf)
  • Paramètres de connexion pour tout autre outil :
    • IMAP :
      • Serveur entrant : Zimbra.polymtl.ca
      • Serveur sortant : smtp.polymtl.ca
      • Nom d'utilisateur : votre adresse courriel (facultatif : @polymtl.ca)
      • Servent entrant - connexion chiffré : SSL
    • ActiveSync :
      • Serveur entrant : Zimbra.polymtl.ca
      • Nom d'utilisateur : votre adresse courriel (facultatif : @polymtl.ca)

Interface d'accès Web

Vous avez accès à toutes les fonctionnalités de collaboration de Zimbra dont le courriel, le calendrier, les contacts et les tâches.

Votre code d’identification est votre adresse courriel sans le nom de domaine @polymtl.ca.  Exemple : le code d’accès de Jean Depoly deviendra jean.depoly dont l’adresse courriel est jean.depoly@polymtl.ca.  Le mot de passe est le même que le compte de courriel.

  • Ouvrir un navigateur Web (ex.: Internet Explorer, Google, etc.);
  • Accéder à ce lien : zimbra.polymtl.ca;
  • Dans la fenêtre d’authentification, inscrire votre adresse courriel et votre mot de passe courriel;
  • Cliquer sur le bouton Connexion.

Si vous éprouvez des difficultés à vous connecter avec la version Ajax par défaut, veuillez utiliser la version HTML (standard).

Pour vous aider dans l'utilisation de Zimbra, vous pouvez consulter l'aide-mémoire (.pdf).

Outlook (connecteur Zimbra)

Pour vous aider dans l'utilisation de Zimbra avec Outlook, vous pouvez consulter les aide-mémoires:

  • Courrier et contacts (.pdf);
  • Calendrier et tâches (.pdf);
  • Options avancées (.pdf);
  • Réservation des salles institutionnelles - utilisateur (.pdf);
  • Réservation des salles institutionnelles - utilisateur avec privilèges (.pdf).
Inclusions
  • Une adresse courriel de type prenom.nom@polymtl.ca;
  • Possibilité de définir des alias de courriel de la forme (première lettre du prenom.nom@polymtl.ca);
  • La redirection des courriels vers une boîte aux lettres externe, par exemple Hotmail, Google, Yahoo via l'interface Codes.si;
  • L'inscription automatique au service d'annuaire LDAP de Polytechnique;
  • POP3 (IMP/Horde) :
    • Boîte de courriels (100 Mo à 800 Mo);
    • IMP/Horde : calendrier, contacts et tâches;
  • Zimbra :
    • Boîte de courriels (1 Go à 30 Go);
    • Calendriers, contacts et tâches;
    • Partage des calendriers, des dossiers de contacts et de tâches en mode lecture ou écriture avec d'autres utilisateurs Zimbra et en mode lecture seulement avec d'autres utilisateurs externes.
Limitations
Étudiant

Durée de vie

  • Les étudiants non diplômés conservent leur compte de courriel jusqu'à trois trimestres après leur dernier trimestre d'inscription.

Règles et quotas

Votre boîte de courriels (POP3) a été créé avec un maximum de 500 Mo d'espace disque disponible pour l'ensemble de vos dossiers.

Chaque courriel envoyé ou reçu peut-être d'une grosseur maximum de 30 Mo incluant l'encodage d'où la grosseur maximum utile d'environ 24 Mo.

Lors de la création de votre compte, les dossiers suivants ont été automatiquement créés :

  • Boîte de réception (ou Inbox)
    • Dossier contenant les courriels arrivés.
  • Inbox-archive
    • Tous les courriels de votre Inbox plus vieux de 30 jours seront automatiquement transférés dans le dossier d'archive de l'année courante et ensuite effacés de votre Inbox. Si vous ne désirez pas de classement automatique, vous devez classer vous-même vos courriels dans le dossier approprié. Une fois dans un dossier Inbox-archive, tous les courriels plus vieux de un an qui n'auront jamais été lus seront detruits.
  • Polluriel
    • Tous les courriels détectés comme étant des polluriels seront automatiquement classés dans ce dossier avec l'indicateur [PP?] ajouté dans le sujet du message, ceci sans passer par votre dossier Inbox. Il est donc important de vérifier de temps à autre ce dossier afin de vérifier qu'un bon message n'aurait pas été détecté polluriel par erreur. De plus vous devriez détruire tous les polluriels qui s'y accumulent, puisqu'ils sont comptabilisés dans votre limite de 500 Mo.
  • Trash
    • Tous les messages que vous détruisez (si l'option a été activée dans votre logiciel de courrier) seront transférés dans ce dossier, permettant de récupérer un message détruit par erreur. Tous les messages plus vieux de 30 jours dans ce dossier seront détruits à toutes les semaines.

Tous les étudiants diplômés conservent leur compte de courriel tant et aussi longtemps qu'ils consultent leur boîte de courriels. Leur boîte de courriels sera fermée s'ils n'utilisent pas leur compte pendant plus de trois trimestres.

Enseignant, personnel non-enseignant et retraité

Durée de vie

  • Le personnel non-enseignant et les enseignants conservent leur compte courriel tant qu'ils sont à l'emploi ou retraités de Polytechnique.
  • Lorsqu'un personnel non-enseignant et enseignant quitte, il lui incombe de faire une sauvegarde des informations (courriels, tâches, calendrier, contacts, etc.) désirées avant son départ.
  • Le compte courriel sera supprimé une semaine après le départ.
  • S'il y a une entente avec le Service informatique, le compte courriel peut-être prolongé. Veuillez communiquer avec le Comptoir de service pour les employés et enseignants pour faire une demande de prolongation.
  • Le service sera interrompu après un an d'inactivité et sera réactivé si la personne retraitée en fait la demande écrite au Comptoir de service pour les employés et enseignants.
  • Le service sera interrompu au moment du décès de la personne retraitée.

Règles et quotas

Chaque courriel envoyé ou reçu peut-être d'une grosseur maximum de 30 Mo incluant l'encodage d'où la grosseur maximum utile d'environ 24 Mo.

Lors de la création de votre compte POP3 (500 Mo à 800 Mo), les dossiers suivants ont été automatiquement créés :

  • Boîte de réception (ou Inbox)
    • Dossier contenant les courriels arrivés.
  • Inbox-archive
    • Tous les courriels de votre Inbox plus vieux de 30 jours seront automatiquement transférés dans le dossier d'archive de l'année courante et ensuite effacés de votre Inbox. Si vous ne désirez pas de classement automatique, vous devez classer vous-même vos courriels dans le dossier approprié. Une fois dans un dossier Inbox-archive, tous les courriels plus vieux de un an qui n'auront jamais été lus seront detruits.
  • Polluriel
    • Tous les courriels détectés comme étant des polluriels seront automatiquement classés dans ce dossier avec l'indicateur [PP?] ajouté dans le sujet du message, ceci sans passer par votre dossier Inbox. Il est donc important de vérifier de temps à autre ce dossier afin de vérifier qu'un bon message n'aurait pas été détecté polluriel par erreur. De plus vous devriez détruire tous les polluriels qui s'y accumulent, puisqu'ils sont comptabilisés dans votre limite de 500 Mo.
  • Trash
    • Tous les messages que vous détruisez (si l'option a été activée dans votre logiciel de courrier) seront transférés dans ce dossier, permettant de récupérer un message détruit par erreur. Tous les messages plus vieux de 30 jours dans ce dossier seront détruits à toutes les semaines.

Lors de la création de votre compte Zimbra, les dossiers suivants ont été automatiquement créés :

  • SPAM (Zimbra)
    • Tous les courriels détectés comme étant des polluriels seront automatiquement classés dans ce dossier avec l'indicateur [PP?] ajouté dans le sujet du message, ceci sans passer par votre dossier Inbox. Il est donc important de vérifier de temps à autre ce dossier afin de vérifier qu'un bon message n'aurait pas été détecté polluriel par erreur. De plus vous devriez détruire tous les polluriels qui s'y accumulent, puisqu'ils sont comptabilisés dans votre espace. Toutefois, les messages plus vieux de 31 jours dans ce dossier seront détruits.
  • Corbeille (Zimbra)
    • Tous les messages que vous détruisez seront transférés dans ce dossier, permettant de récupérer un message détruit par erreur. Tous les messages plus vieux de 31 jours dans ce dossier seront détruits.

Le service est interrompu après un an d'inactivité et sera réactivé si la personne reatraitée en fait la demande écrite au Comptoir de service pour les employés et enseignants. Le service sera interrompu au moment du décès de la personne retraitée.

Diplômé

Dutrée de vie

  • Les étudiants diplomés conservent leur compte de courriel tant et aussi longtemps qu'ils utilisent leur boite de courriel.
  • Leur boite de courriel sera fermée s'ils n'utilisent pas leur compte pendant plus de trois trimestres.

Règles et quotas

Votre boîte de courriels (POP3) a été créé avec un maximum de 500 Mo d'espace disque disponible pour l'ensemble de vos dossiers.

Chaque courriel envoyé ou reçu peut-être d'une grosseur maximum de 30 Mo incluant l'encodage d'où la grosseur maximum utile d'environ 24 Mo.

Lors de la création de votre compte, les dossiers suivants ont été automatiquement créés :

  • Boîte de réception (ou Inbox)
    • Dossier contenant les courriels arrivés.
  • Inbox-archive
    • Tous les courriels de votre Inbox plus vieux de 30 jours seront automatiquement transférés dans le dossier d'archive de l'année courante et ensuite effacés de votre Inbox. Si vous ne désirez pas de classement automatique, vous devez classer vous-même vos courriels dans le dossier approprié. Une fois dans un dossier Inbox-archive, tous les courriels plus vieux de un an qui n'auront jamais été lus seront detruits.
  • Polluriel
    • Tous les courriels détectés comme étant des polluriels seront automatiquement classés dans ce dossier avec l'indicateur [PP?] ajouté dans le sujet du message, ceci sans passer par votre dossier Inbox. Il est donc important de vérifier de temps à autre ce dossier afin de vérifier qu'un bon message n'aurait pas été détecté polluriel par erreur. De plus vous devriez détruire tous les polluriels qui s'y accumulent, puisqu'ils sont comptabilisés dans votre limite de 500 Mo.
  • Trash
    • Tous les messages que vous détruisez (si l'option a été activée dans votre logiciel de courrier) seront transférés dans ce dossier, permettant de récupérer un message détruit par erreur. Tous les messages plus vieux de 30 jours dans ce dossier seront détruits à toutes les semaines.

Tous les étudiants diplômés conservent leur compte de courriel tant et aussi longtemps qu'ils consultent leur boîte de courriels. Leur boîte de courriels sera fermée s'ils n'utilisent pas leur compte pendant plus de trois trimestres.

Invité et visiteur

Durée de vie

  • Un invité ou un visiteur conserve leur compte courriel tant qu'ils ont un lien avec Polytechnique.

Règles et quotas

Chaque courriel envoyé ou reçu peut-être d'une grosseur maximum de 30 Mo incluant l'encodage d'où la grosseur maximum utile d'environ 24 Mo.

Lors de la création de votre compte POP3 (100 Mo à 500 Mo), les dossiers suivants ont été automatiquement créés :

  • Boîte de réception (ou Inbox)
    • Dossier contenant les courriels arrivés.
  • Inbox-archive
    • Tous les courriels de votre Inbox plus vieux de 30 jours seront automatiquement transférés dans le dossier d'archive de l'année courante et ensuite effacés de votre Inbox. Si vous ne désirez pas de classement automatique, vous devez classer vous-même vos courriels dans le dossier approprié. Une fois dans un dossier Inbox-archive, tous les courriels plus vieux de un an qui n'auront jamais été lus seront detruits.
  • Polluriel
    • Tous les courriels détectés comme étant des polluriels seront automatiquement classés dans ce dossier avec l'indicateur [PP?] ajouté dans le sujet du message, ceci sans passer par votre dossier Inbox. Il est donc important de vérifier de temps à autre ce dossier afin de vérifier qu'un bon message n'aurait pas été détecté polluriel par erreur. De plus vous devriez détruire tous les polluriels qui s'y accumulent, puisqu'ils sont comptabilisés dans votre limite.
  • Trash
    • Tous les messages que vous détruisez (si l'option a été activée dans votre logiciel de courrier) seront transférés dans ce dossier, permettant de récupérer un message détruit par erreur. Tous les messages plus vieux de 30 jours dans ce dossier seront détruits à toutes les semaines.

Lors de la création de votre compte Zimbra, les dossiers suivants ont été automatiquement créés :

  • SPAM (Zimbra)
    • Tous les courriels détectés comme étant des polluriels seront automatiquement classés dans ce dossier avec l'indicateur [PP?] ajouté dans le sujet du message, ceci sans passer par votre dossier Inbox. Il est donc important de vérifier de temps à autre ce dossier afin de vérifier qu'un bon message n'aurait pas été détecté polluriel par erreur. De plus vous devriez détruire tous les polluriels qui s'y accumulent, puisqu'ils sont comptabilisés dans votre espace. Toutefois, les messages plus vieux de 31 jours dans ce dossier seront détruits.
  • Corbeille (Zimbra)
    • Tous les messages que vous détruisez seront transférés dans ce dossier, permettant de récupérer un message détruit par erreur. Tous les messages plus vieux de 31 jours dans ce dossier seront détruits.

Le service est interrompu au départ du visité, de l'invité, du stagiaire ou du consultant.

Particularités du service
  • Dépassements de quota;
  • Un étudiant ou un diplômé qui devient employé conserve sa boite aux lettres sur POP3;
  • Un diplômé qui devient employé peut rediriger sa boîte aux lettres de diplômé sur sa boîte aux lettres d'employé;
  • L'adresse de courriel institutionnelle est utilisée par les enseignants et le personnel non-enseignant de Polytechnique pour communiquer avec les étudiants dans le cadre des cours et aux fins de l'administration du dossier étudiant;
  • Les candidats qui font une demande d'admission peuvent fournir une adresse de courriel personnelle. Cette adresse est utilisée tout au long du processus d'admission. À l'inscription, l'étudiant se voit attribuer une adresse de courriel institutionnelle;
  • Les infrastructures de courriel mises en place utilisent des mécanismes de protection contre la propagation des polluriels. 
Responsabilités de l'utilisateur
Disponibilité du service

Courrier électronique
Le service est disponible 24 heures par jour et 7 jour sur 7 sauf pendant les périodes de maintenance.

Soutien et assistance
Selon l'horaire du Comptoir de service pour les employés et enseignants.

Tarifs

Gratuit

Comptoir pour les employés et enseignants

Comptoir pour les employés et enseignants

Téléphonie, bureautique et réseau

Tél. : (514) 340-4711 p. 5858
L-6630 (Pavillons Lassonde)
5858@polymtl.ca

Heures d'ouverture :
Lundi au vendredi de 8h30 à 19h00
Téléphonie :
Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30