Dans une bibliothèque, on doit traiter chaque livre et chaque ressource documentaire, imprimés ou en format électronique, nouvellement acquis avant de le rendre accessible aux usagers.

Ce traitement prend du temps. Par surcroît, de plus en plus, il s'applique aux mêmes ressources dans toutes les bibliothèques universitaires. C'est notamment le cas des ressources électroniques qui sont achetées en lots ou encore par des consortiums et pour lesquelles les bibliothèques, chacune de leur côté, effectuent les mêmes opérations. Par conséquent, les chances de retrouver les mêmes notices dans tous les catalogues de nos bibliothèques universitaires se multiplient.

Les outils de traitement collaboratifs existants ont jusqu'à maintenant été créés par des bibliothèques anglophones pour desservir principalement des bibliothèques anglophones. Ils sont utilisés pour les trois principales étapes du traitement documentaire, soit le catalogage, l'indexation et le contrôle des points d'accès.

• Le catalogage est la description de l'ouvrage : auteurs, titre, numéro ISBN, adresse Internet, nom de l'éditeur, date de publication, titre de la collection à laquelle appartient l'ouvrage, nombre de pages et diverses autres notes sont des éléments de ce qu'on appelle une description bibliographique.

En général, lorsqu'une bibliothèque francophone comme la nôtre reçoit un nouveau livre, elle tente d'en trouver une description déjà rédigée par une autre bibliothèque de façon à ne pas avoir à refaire un travail déjà fait. La plupart du temps, cette recherche portera fruit. Par contre, il pourra arriver que cette description comporte des éléments à traduire ou à modifier parce qu'elle est rédigée en anglais. Bien que ces éléments ne soient pas nombreux, le fait de pouvoir repérer à coup sûr une notice rédigée en français ferait gagner du temps.

• L'indexation est l'ensemble des opérations qui permettent de repérer une description bibliographique à partir d'une recherche par sujet.

Comme pour le catalogage, la recherche d'une indexation existante constitue la première de ces opérations. Et même si elle existe, plusieurs éléments peuvent faire en sorte qu'il nous faille la modifier : par exemple, les termes d'indexation sont en anglais, ou ils proviennent d'un autre thésaurus que celui que la Bibliothèque utilise, ou encore notre bibliothèque est spécialisée en génie alors que l'indexation trouvée a été faite par une bibliothèque généraliste.

Même si toutes les bibliothèques universitaires francophones utilisent la même banque de sujets (le Répertoire des vedettes-matières de l'Université Laval), il arrive souvent qu'il faille traduire, modifier, compléter ou parfois même refaire une indexation qui provient d'une autre bibliothèque.

De plus, on ne retrouve pas, dans les notices des autres bibliothèques, certaines de nos pratiques locales reliées à l'indexation, comme les tables des matières pour les livres en français ou encore les codes de grands domaines issus de plans de classement.

• Par le contrôle des points d'accès, ou contrôle d'autorité, on s'assure que les noms (personnes, organismes, ministères, universités, conférences, etc.) et les titres (collections, lois, etc.) qui reviennent souvent dans les descriptions adoptent la même forme. Par exemple, on ne peut pas utiliser en même temps, dans notre catalogue, les formes « United States » et « États-Unis » pour des publications du gouvernement états-unien.

Il y a donc un contrôle à faire pour tous les points d'accès dans la description d'une ressource documentaire. En plus de la forme adoptée, ce contrôle doit inclure toutes les formes qui sont rejetées et qu'un usager de la Bibliothèque est susceptible d'utiliser lors de sa recherche. Ainsi, dans l'exemple précédent, l'utilisateur pourrait chercher « États-Unis », mais il est aussi susceptible de chercher sous des formes telles que « United States », « USA », « US », etc.

Contrairement aux bibliothèques anglophones, les bibliothèques francophones ne disposent pas d'un fichier commun dans leur langue en matière de contrôle des noms et des titres qui reviennent souvent dans les descriptions.

Le projet de traitement documentaire collaboratif est une initiative de l'Université de Montréal et du sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ. Non seulement les bibliothèques universitaires québécoises, mais également Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), Bibliothèque et Archives Canada (BAC) de même que le fournisseur de services bibliographiques états-unien OCLC se concertent pour créer les outils manquants et favoriser le partage de ceux qui existent entre toutes les bibliothèques universitaires québécoises francophones.

Ces principaux outils sont les suivants :

• bassins de notices rédigées en langue française;
• instruments de traduction automatique de notices de l'anglais vers le français;
• services de fournitures d'éléments d'enrichissement bibliographique tels des pages couvertures, des tables des matières ou des résumés, qui peuvent être ajoutés au catalogage local;
• gestion et développement en collaboration du Répertoire des vedettes-matières de l'Université Laval;
• plateforme et normes communes pour le contrôle d'autorité créé par les bibliothèques universitaires francophones.

Libéré du temps requis pour des opérations de traitement de livres édités aux États-Unis, en France ou en Grande-Bretagne, notre personnel pourrait se consacrer davantage aux publications des chercheurs, étudiants et professeurs de l'École Polytechnique, que ce soit en enrichissant les notices du répertoire des publications des professeurs ou du dépôt institutionnel, ou bien en ajoutant des sujets en français à toute une gamme de ressources autres que des livres, ou encore de nombreuses autres façons. En fait, on imagine à peine les avenues qui pourraient s'ouvrir en termes d'organisation et de visibilité des ressources documentaires locales. Mais une chose est sûre : ces avenues mettraient enfin notre bibliothèque en contact direct avec un univers de recherche qui existe ici, à Polytechnique.