L'attribution de sujets aux documents de la Bibliothèque se fait depuis janvier 2002. Dans le jargon bibliothéconomique, nous appelons cela l'indexation. Si, au départ, celle-ci ne touchait que nos nouveaux livres imprimés, elle s'est depuis étendue à plusieurs autres collections : livres électroniques, périodiques, mémoires et thèses publiés depuis 2004. Nous l'avons aussi appliquée à tous nos livres imprimés dont le copyright était postérieur à 1980. En effet, c'est en décembre 2004 que ce projet d'indexation rétrospective de nos documents a vu le jour. Il avait d'ailleurs fait l'objet d'un article dans l'Infotech 42 de mai 2005.

Eh bien, ce projet d'indexation rétrospective – qui aura touché environ 30 000 livres – s'est terminé en janvier 2010. Il aura duré cinq années, conformément à l'échéancier prévu. Prenons quelques instants pour en résumer les grandes étapes.

Dans un premier temps, au cours de l'automne 2004, un fournisseur extérieur a ajouté les sujets aux notices bibliographiques de nos livres publiés entre 1980 et 2001. À la suite de ce travail, nos quelque 30 000 notices ont pu être divisées en trois lots d'égale importance. Tout naturellement, le projet a donc été scindé en autant de phases.

La première phase a consisté à s'assurer que les sujets en français étaient conformes à ceux que nous utilisons maintenant. Ce travail s'est échelonné sur une année, de novembre 2004 à novembre 2005.

Dans la deuxième phase, nous avons traduit les sujets qui apparaissaient en anglais dans les notices. Ce travail de traduction a débuté en mai 2005 pour se terminer en novembre 2006.

Dans la troisième et dernière phase, nous avons ajouté des sujets aux quelque 9 000 notices restantes. C'est la phase qui a exigé le plus de travail de notre part. Elle aura duré trois années, soit de janvier 2007 à janvier 2010.

En tout, ce projet se sera donc étalé sur cinq ans et des poussières. Comme toute réalisation d'envergure, il a été le fruit du travail de plusieurs personnes : Carole Amyot (pour la production des listes nécessaires aux trois phases), Nathalie Dionne (phase I), Luc Foucault (supervision du projet et indexation) et Barbara Sandrzyk (phases II et III).

Luc Foucault