Réservation des salles de réunion institutionnelles

Description du service
Ce service permet de gérer les demandes de réservation des salles de réunion via Zimbra (Web) ou Outlook (connecteur Zimbra).

À qui s'adresse le service
Enseignant, personnel non-enseignant, association étudiante, syndicat, unité administrative et unité de recherche

Détails fonctionnels

La réservation des salles de réunion institutionnelles se fait à partir du collaboratif Zimbra (Web) ou Outlook (connecteur Zimbra). Pour obtenir un compte dans cet environnement, vous devez faire partie du personnel de Polytechnique.

Options

Des calendriers pour des salles de réunion d'unité administrative ou de groupe de recherche peuvent être créés.

Obtention du service

L’obtention d’un compte courriel sur Zimbra donne droit automatiquement au service de réservation des salles de réunion institutionnelles dans les pavillons Lassonde, principal et J.-Armand-Bombardier. Les droits par défaut sont : consultation des disponibilités de la salle de réunion institutionnelle et réservation. Pour obtenir un compte sur le serveur Zimbra, veuillez suivre les indications décrites dans la section Courrier électronique.

Pour obtenir un calendrier de réservation pour une salle de réunion institutionnelle ou privée, veuillez effectuer une requête auprès du Comptoir de service pour les employés et enseignants en fournissant les informations suivantes :

  • Numéro de local
  • Nombre de place
  • Numéro de téléphone de la salle (s'il y a lieu)
  • Équipements multimédias

Pour obtenir le droit de consulter le contenu des plages réservées, veuillez effectuer une requête auprès du Comptoir de service pour les employés et enseignants en fournissant les informations suivantes :

  • Prénom et nom du demandeur
  • Justification

Veuillez noter que ce droit n'est pas accordé à tous.

Utilisation du service

Zimbra (Web)

Pour vous aider dans l'utilisation de Zimbra, vous pouvez consulter l'aide mémoire (.pdf).

Outlook (connecteur Zimbra)

Pour vous aider dans l'utilisation de Zimbra avec Outlook pour la réservation des salles, vous pouvez consulter les aide-mémoires suivants :

  • Réservation des salles institutionnelles - utilisateur (.pdf);
  • Réservation des salles institutionnelles - utilisateur avec privilèges (.pdf).

Note : Les salles B-600.7 et M-4521 ne sont plus disponibles.

Si vous avez un doute concernant la réservation d'une salle, veuillez communiquer avec le personnel du Comptoir de service pour les employés et enseignants qui pourront vous confirmer on non une réservation.

Inclusions
  • Accès à la réservation de toutes les salles institutionnelles des pavillons Lassonde, principal et JAB;
  • Possibilité de consulter la disponibilité des salles de réunion institutionnelles;
  • Possibilité de créer un calendrier pour une salle de réunion privée d'un département ou d'un service;
  • Permet l'affichage en mode lecture sur le Web.
Limitations
  • L'utilisateur doit posséder un compte courriel dans Zimbra;
  • Seuls quelques utilisateurs peuvent consulter le contenu des rendez-vous des salles institutionnels;
  • Un calendrier par salle de réunion.
Disponibilité du service

L’accès est disponible à tout moment.

Le Service informatique communiquera avec les usagers de Zimbra si le service est interrompu.

Tarif

Gratuit