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  Numéro 49 , mars 2009  
 

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Dépôt de thèse à rendement élevé

Le dépôt électronique des mémoires et des thèses des étudiants : ça s'en vient. Genèse du projet de dépôt institutionnel.

Il y a environ trois ans, un comité a été mis en place pour étudier la possibilité de diffuser électroniquement les thèses et les mémoires rédigés par les étudiants de Polytechnique. Dirigé par Jean Dansereau, directeur des études supérieures à la Direction de l'enseignement et de la formation, ce comité était composé à l'origine des directeurs de la Bibliothèque, du Service informatique et du Département de génie informatique et génie logiciel.

Au printemps 2008, le comité a convenu d'aligner son approche sur celle en développement à l'Université de Montréal, en adoptant le format PDF pour la diffusion des mémoires et des thèses ainsi que l'utilisation du logiciel de dépôt à accès libre Eprints, développé à l'University of Southampton, en Angleterre.

Différence majeure par rapport à l'approche de l'Université de Montréal, à Polytechnique, c'est le personnel – et non l'étudiant – qui effectue le dépôt et la saisie des métadonnées. De cette façon, les documents sont ponctuellement déposés et disponibles, les métadonnées sont saisies de manière uniforme et sans erreur, et les étapes administratives habituelles menant à la diplomation sont effectuées sans trop de perturbations. De plus, par cette approche, on élimine la nécessité de créer un compte pour chaque étudiant qui soumet un mémoire ou une thèse, et de lui fournir un soutien technique pour une tâche qui, dans la majorité des cas, ne se répétera pas.

Dès l'été 2008, des membres du personnel de la Bibliothèque et du Service informatique se sont affairés à monter, à explorer et à configurer le système, nommé par la suite « PolyPublie ». Au cours de la même période, le comité s'est élargi et il a élaboré une proposition officielle pour la mise en œuvre de la diffusion électronique des mémoires et thèses, ainsi que pour l'établissement des premiers paramètres d'un projet pilote.

En novembre, un nouveau serveur dédié plus efficace a été installé et des tests ont débuté au sein du Département de génie informatique et génie logiciel et du Registrariat. Une chaîne de travail éprouvée a été mise en place et un guide d'utilisation détaillé a été préparé à l'intention du déposant (personnel du département) et de l'éditeur (personnel du Registrariat).

Depuis mars 2009, un projet pilote est en cours avec la participation du Département de génie informatique et génie logiciel. Le personnel affecté à ce projet a déjà effectué les premiers dépôts électroniques des thèses et mémoires des étudiants de ce département. Nous en sommes à valider toute l'opération. À l'automne 2009, nous prévoyons être prêts à étendre ce service à tous les départements si l'École nous en donne le feu vert.

PolyPublie est géré conjointement par le Service informatique (machine, système, sécurité, accès, etc.) et la Bibliothèque (paramétrage, configuration, normes, formation, soutien, etc.).

En terminant, mentionnons que la prochaine étape sera de déterminer les modalités d'implantation du dépôt des articles et d'autres types de documents produits à Polytechnique, et ce, à la demande de la Direction de la recherche et de l'innovation.

Minh-Thu Nguyen

Issn

Droits d'auteur : cet article est mis à disposition sous un contrat Creative Commons.

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