Tout d’abord, soyons clairs : Le fait d’être en situation de conflit d’intérêts n’est pas problématique; l’absence de gestion adéquate l’est.
Généralement, un conflit d’intérêts est une situation, des circonstances ou un contexte où le membre de la communauté universitaire risque de voir ses obligations ou ses décisions professionnelles compromises en raison d’intérêts personnels ou ceux d’un proche.
Le conflit d’intérêts représente une situation qui mérite d’être gérée adéquatement en raison des risques qu’elle fait peser sur les individus et les institutions. En effet, la mauvaise gestion d’un conflit d’intérêts est un manquement aux politiques applicables à la recherche et peut être sanctionnée par un établissement.
« Conflit d’intérêts » : toute situation potentielle, réelle ou apparente où les intérêts personnels ou commerciaux d’une personne chercheuse, ou les intérêts d’une Personne liée, entrent en conflit avec les intérêts de Polytechnique Montréal, de ses Partenaires ou tout autre détenteur d’un intérêt dans la situation, de même que toute situation qui compromet ou est susceptible de compromettre la loyauté, les devoirs, les obligations ou le jugement d’une personne chercheuse à l’égard de Polytechnique Montréal dans le cadre de ses fonctions.
« Intérêts » : une chose que l’on recherche, au nom de laquelle on agit ou que l’on essaie de satisfaire ou de réaliser. Les Intérêts peuvent être de diverses natures, notamment financière (p. ex. parts d’une entreprise, gain en capital, cadeau, etc.), matérielle (p. ex. accès à des ressources rares, obtention d’équipement, etc.), humaine (p. ex. maintien d’une relation interpersonnelle, accès à des personnes d’influence, etc.) ou symbolique (p. ex. signature de publication, obtention d’un poste, etc.).
« Conflit d’engagements » / « Conflit de loyauté » : Situation lorsque les engagements d’une personne entrent en compétition les uns avec les autres pour la gestion de son temps et la qualité de sa prestation de travail. Le cas le plus commun de conflit d’engagements est le conflit d’horaire quand deux rendez-vous en lien avec deux obligations distinctes confrontent la personne à choisir l’une d’entre-elles. Le conflit d’engagements est parfois appelé conflit de loyauté quand une personne est en situation de double emploi et qu’elle doit prioriser ses engagements ou ses obligations selon les intérêts de ses deux employeurs.
« Personne liée » : signifie (i) une personne mariée ou vivant maritalement depuis au moins un an (« le conjoint ou la conjointe »), l’enfant d’une personne ou l’enfant du conjoint ou de la conjointe, ou (ii) une société de personnes dont la personne ou le conjoint ou la conjointe, son enfant ou l’enfant de son conjoint ou sa conjointe est un associé; ou (iii) un tiers sous le contrôle de la personne, ou de son conjoint ou de sa conjointe, de son enfant ou de l’enfant de son conjoint ou de sa conjointe; (iv) tout tiers qu’une personne pourrait être porté à favoriser en raison de sa relation avec elle ou un autre tiers, de son statut, de son titre, des affinités partagées ou autre ou (v) une personne morale dont la personne détient des intérêts importants;
« Affiliation préoccupante » : Tout lien d’emploi, de nomination ou de recherche qu’une personne entretient avec une organisation, telle qu’une université, un institut de recherche ou un laboratoire, associé à des entités militaires, de surveillance, de défense nationale ou de sécurité d’État, et susceptible de poser un risque pour la sécurité nationale du Canada tel que déclaré par une autorité publique reconnue.
Le conflit d’intérêts peut apparaître soudainement ou couver pendant un long moment avant d’éclore.
Bien que nous puissions être en présence d’un réel conflit d’intérêts, certaines situations peuvent s’apparenter à un conflit d’intérêts pour une personne raisonnablement bien informée; nous parlerons alors de conflit d’intérêts apparent. Dans d’autres cas, la situation peut contenir les ingrédients pour devenir un conflit d’intérêts, mais rien n’est encore mis en action; nous parlerons alors de conflit d’intérêts potentiel.
Les membres du corps professoral sont obligés de remplir leur déclaration annuelle de conflit d’intérêts. Les autres membres des équipes de recherche sont invités à le faire en prenant contact avec la personne chargée de la conduite responsable en recherche.
Il existe plusieurs moyens de gérer une situation réelle, apparente ou potentielle de conflit d’intérêts ou de conflit d’engagements. Il importe d’emblée de vous rappeler qu’une saine gestion de ces situations appellent à des mesures proportionnelles à la probabilité, l’ampleur et la nature des conséquences des situations rencontrées. Nous vous invitons à discuter avec le personnel responsable de l’application des politiques en matière de conflit d’intérêts afin de mettre en place votre plan de gestion des conflits.
Voici quelques mesures pouvant être prises afin de mitiger les risques et conséquences associés aux situations de conflit d’intérêts ou de conflits d’engagements :
- Divulgation verbale : Dès que vous êtes conscient d’être en situation potentielle, apparente ou réelle de conflits, le dire! Par exemple, à l’occasion d’une réunion où un des sujets abordés concerne une personne proche de vous ou susceptible d’avoir un impact sur vos propres intérêts, le mentionner aux personnes présentes et discuter des mesures à prendre.
- Déclaration formelle : Déclarer par écrit aux instances responsables de l’application de la politique sur les conflits d’intérêts au sein de votre organisation toute situation potentielle, apparente ou réelle de conflit d’intérêts ou d’engagements afin que ces situations puissent être prises en considération au moment opportun (p. ex. signature d’un contrat, embauche de personnel, etc.).
- Évaluation par un tiers indépendant : Si la situation de conflit d’intérêts ou de conflit d’engagements implique une prise de décision dont vous êtes normalement la seule personne à prendre ce type de décision, il est possible de déléguer la décision à un tiers – qui n’est pas un subordonné ou une personne dépendant de vous (p. ex. étudiant, employé, etc.) – ou à former un comité dont l’impartialité ne pourra être remise en question.
- Désistement : Abandonner une action ou une décision avant sa conclusion.
- Récusation : La récusation consiste à se retirer des structures décisionnelles lorsqu’elles délibèrent sur un enjeu nous impliquant ou pour lequel une personne raisonnablement bien informée pourrait remettre en question notre impartialité. Il est à noter que la simple présence physique au sein d’un comité peut exercer une pression sur les autres participants qui pourraient limiter l’expression de leur point de vue en votre présence par crainte de représailles.
L’idée générale d’une bonne stratégie de gestion des conflits d’intérêts et des conflits d’engagements est de limiter l’influence des intérêts personnels d’une personne ou de son proche sur les actions, les décisions et les discours que la personne pose dans le cadre de ses obligations et responsabilités au sein de son organisation.
De plus, elle vise à limiter l’impact des intérêts personnels d’une personne ou de son proche sur les personnes qui dépendent de leur jugement et sur la confiance que ces derniers investissent en eux. Plus largement, une organisation qui démontre une saine gestion des conflits d’intérêts et d’engagements témoigne d’une conduite responsable dans ses partenariats et fait preuve d’une reddition de compte à la hauteur des attentes de la société.
