Listes de diffusion

Description du service
Ce service permet d’avoir accès à un service centralisé de listes de distribution de courriels.

À qui s'adresse ce service
Enseignant, personnel non-enseignant, association étudiante et unité de recherche

Voir aussi

Foire aux questions

Détails fonctionnels

Il y a deux gestionnaires de listes de diffusion :

Listes automatisées

Ce gestionnaire de listes de diffusion fonctionne dans un environnement Linux et est automatisé. Il est utilisé pour les besoins administratifs de l'enseignement (dans le cadre d'un programme, d'un cours ou d'une section). Les mises à jour de ces listes se font régulièrement à l'aide d'informations extraites du système de Gestion académique des dossiers étudiants (GEADE).

Les listes automatisées sont créées à chaque trimestre et sont mises à jour régulièrement. Elles contiennent la liste des étudiants inscrits à un programme, à un cours, à un laboratoire et à un groupe. Les listes automatisées ont une durée de vie de deux trimestres.

Nous décrivons dans cet article la nomenclature des listes afin que vous puissiez mieux vous y retrouver.

Listes par programme

En général, les listes par programme débutent par prog-
La partie centrale est composée généralement du type de programme et du sigle du programme typesigle
La dernière partie d'un nom se termine par -l'année en cours et le trimestre (exemple : -20131 pour le premier trimestre de 2013)
À ce nom, il faut ajouter @polymtl.ca

Donc, le nom d'une liste pour le baccalauréat serait :
prog-bi sigle du programme-l'année en cours et le trimestre@polymtl.ca

Exemple
La liste pour rejoindre tous les étudiants inscrits au baccalauréat en génie industriel au trimestre d'automne 2013 :
prog-biind-20133@polymtl.ca

Pour le certificat, le nom de la liste serait :
prog-ce sigle du programme-l'année en cours et le trimestre@polymtl.ca

Exemple
La liste pour rejoindre tous les étudiants inscrits au certificat en aéronautique et avionique au trimestre d'hiver de 2013 serait :
prog-ceaer-20131@polymtl.ca

Types de programme

Doctorat : dr
Diplôme d'études spécialisées : ds
Généralement pour la maîtrise recherche : mr
Généralement pour la maîtrise cours : mc
Stage post-doctoral : pd
Baccalauréat : bi
Certificat : ce

Listes de cours

En général, les listes où l'on retrouve tous les étudiants inscrits à un cours débutent par le sigle du cours
Par la suite, il faut y ajouter -l'année en cours et le trimestre
Se termine par @polymtl.ca

Exemple
civ1100-20133@polymtl.ca

Les listes où l'on retrouve tous les étudiants inscrits à un groupe d'un cours débutent par le sigle du cours
Par la suite, il faut y ajouter -l'année en cours et le trimestre
poursuivre par -le groupe du cours suivi de c
Se termine par @polymtl.ca

Exemple
civ1100-20133-01c@polymtl.ca

Les listes où l'on retrouve tous les étudiants inscrits à un laboratoire d'un cours débutent par le sigle du cours
se poursuivent par -le numéro du laboratoire suivi de l
se termine par @polymtl.ca

Exemple
civ1100-20133-01l@polymtl.ca

Listes SYMPA

Sympa est un outil de communication électronique à vocation académique ou administrative. Ce gestionnaire de listes permet de centraliser la création et la gestion de listes d'envoi dites à la demande pour l'ensemble de la communauté polytechnicienne. C'est le propriétaire de la liste qui doit voir à la saine gestion de la liste. Toute personne possédant une adresse courriel (@polymtl.ca ou externe (ex.: @gmail.com, @videotron.ca, etc.) peut être abonnée à une liste Sympa.

Obtention du service

Demande d'information

Pour obtenir de l'information supplémentaire, veuillez avec le personnel du Comptoir de service pour les employés et enseignants.

Listes automatisées

Si vous devez faire parvenir des courriels aux listes automatisées à l'aide d'une adresse courriel générique (code d'identification de type uNuméro) ou d'une adresse courriel d'un invité (code d'identification de type uNuméro), vous devez demander d'ajouter cette adresse courriel aux exceptions d'envois aux listes automatisées. Veuillez en faire la requête au Comptoir de service pour les employés et enseignants.

Listes Sympa

Demande de création d'une liste

Pour faire une demande de création de liste, veuillez faire parvenir les informations suivantes au Comptoir de service pour les employés et enseignants :

Nom de la liste (maximum 50 caractères avant le nom de domaine @liste.polymtl.ca);
Objet de la liste;
Propriétaire(s) de la liste (nom et adresse courriel);
Modérateur(s) de la liste (nom et adresse courriel);
Qui peut s'abonner (ouvert à tous/seulement le propriétaire);
Qui peut se désabonner (ouvert à tous/seulement le propriétaire);
Qui peut diffuser des messages (seulement aux abonnés avec ou sans modération/domaine @polymtl.ca/seulement le propriétaire ou le modérateur);
La liste des abonnés (facultatif).

Demande de création d'une liste de diffusion contenant des adresses courriels extraites de GEADE

Pour faire une demande de création d'une telle liste, veuillez faire parvenir un courriel à requetes-impromtu@polymtl.ca en mentionnant les critères de sélection (ex.: nombre de crédits, diplôme, département, etc.).

Veuillez noter que la création d'une telle liste nécessite un délai d'attente de 48 heures car des vérifications auprès du Registrariat sont nécessaires concernant la demande et le demandeur.

Important : Le Service informatique ne peut, à lui seul, autoriser la création de rapports Impromptu ou de listes d'étudiants avec des critères précis. Le Bureau du registraire et le Bureau des affaires académiques et des programmes du baccalauréat sont les seuls à pouvoir autoriser la création de listes ou de rapports Impromptu en tenant compte des dispositions de la Politique sur les données institutionnelles et des ressources disponibles pour les différents intervenants.

Demande d'accès aux listes Poly-

L'accès aux listes Poly- tels les listes des directeurs, du personnel, de la communauté est restraints à quelques utilisateurs. Pour obtenir la permission d'utliser ces listes, vous devez en faire la requête aurpès du Service des ressources humaines (srh@polymtl.ca).

Utilisation du service

Listes automatisées

Si vous détenez une adresse courriel de personnel non-enseignant ou d'enseignant (pmatricule), il suffit de connaître le nom de la liste. Pour obtenir plus d'information, veuillez consulter ce lien. Si vous devez faire parvenir le courriel via une adresse courriel générique ou d'invité, Veuillez en faire la requête au Comptoir de service pour les employés et enseignants.

Listes Sympa

Pour accéder aux listes Sympa, veuillez cliquer sur ce lien.

Document pour les abonnés aux listes Sympa (.pdf)
Document pour les gestionnaires des listes Sympa (.pdf)
Règles d'utilisation des listes Sympa (.pdf)

Inclusions

Inscription de l'adresse courriel de la liste dans l'annuaire LDAP de Polytechnique;
Liste automatisée :
- Si le besoin est récurrent, une liste automatisée peut-être crée, et ce, selon les besoins de la communauté.
Sympa
- Interface Web pour la gestion des listes pour les propriétaires;
- Gestion des abonnés de la liste par le propriétaire;
- Pour tout le monde, y compris les personnes ne faisant pas partie de la communauté :
  - Chercher des listes correspondant à ses centres d'intérêts ou à sa situation particulière;
  - Gérer ses abonnements (selon la configuration des listes);
  - Utiliser des listes de diffusion :
    - envoyer des messages aux listes auxquelles vous êtes abonné, si ces listes le permettent;
    - consulter les archives des listes auxquelles vous êtes abonné.
  - Rechercher des listes :
    - consulter les archives des listes auxquelles vous n'êtes pas abonné, c'est-à-dire lire en ligne les archives des messages envoyés sur ces listes, si ces archives sont publiques et que vos droits vous permettent d'accéder à ces listes.

Limitations

Sympa :
- Le propriétaire doit faire une requête au Comptoir de service pour les employés et enseignants pour faire des changements de configuration à la liste;
- La requête d'une création de liste doit être faite au Comptoir de service pour les employés et enseignants.
Il n'est pas possible de s'abonner ou de se désabonner des listes poly- (listes de diffusion des messages à la communauté polytechnicienne). L'abonnement et le désabonnement doivent être effectués par le(s) propriétaire(s) de la sous-liste qui compose la liste poly-;
Taille maximale des messages un peu moins de 5 Mo;
- Note : Pour les pièces jointes volumineuses, il est avantageux de déposer la pièce jointe sur un site Web et d'expédier seulement le lien.

Particularités du service

Liste automatisée :

En début de session, il est fort probable que les étudiants ne soient pas tous inclus dans les listes. Ils le seront au fur et à mesure de leur inscription.

Sympa :

Il est parfois possible d'envoyer des messages à une liste de diffusion sans y être abonné. Néanmoins, il faut impérativement être abonné à la liste pour en recevoir les messages.
Il est parfois impossible d'envoyer des messages à la liste même lorsque l'on y est abonné : c'est le cas pour les listes de type annonce, qui servent à diffuser des informations d'un émetteur unique vers un grand nombre de destinataires.
Certaines listes permettent l'abonnement et d'autres non. C'est le cas des listes poly-;
L’adresse de diffusion est toujours sous la forme « nom-de-la-liste@liste.polymtl.ca »;
Il n’est pas nécessaire de posséder une adresse du domaine « @polymtl.ca » pour s’abonner à une liste Sympa.

Disponibilité du service

Liste de diffusion
Le service est disponible 24 heures par jour et 7 jour sur 7 sauf pendant les périodes maintenance.

Soutien et assistance
Selon l'horaire du Comptoir de service pour les employés et enseignants.

Responsabilités de l'utilisateur

Sympa :