Table des matières

Titre : Politique sur les données institutionnelles

Responsable : Secrétaire général

Cette politique s'adresse à toute la communauté de l'École Polytechnique

Approbations

• Adoptée le 30 janvier 2002 par l'Assemblée de Direction (rés. AdD-2002-72)
• Adoptée le 14 février 2002 par le Conseil d'administration (rés. 4885.2)

• loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels du Québec;
• loi sur les archives;
• loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada.

• définir la notion de données institutionnelles et les catégoriser;
• préciser les responsabilités des divers intervenants;
• permettre la création, la mise à jour, la description et la diffusion de données institutionnelles justes et cohérentes;
• permettre le maintien de bases de données permettant de répondre aux besoins de gestion et aux obligations de diffusion;
• assurer aux gestionnaires un accès rapide, souple et sécuritaire à l'information utile à la gestion, à la planification stratégique et à la prise de décision;
• éviter que les données soient utilisées hors contexte;
• assurer la sécurité et l'intégrité de l'ensemble des données institutionnelles de même que la confidentialité des données à caractère nominatif;
• permettre l'archivage et la conservation des données institutionnelles.

• il est engendré par les opérations et les activités académiques de l'École;
• il sert à la planification, la gestion, l'exploitation, le contrôle ou la vérification d'une fonction de l'École;
• il est utilisé par plus d'une unité organisationnelle;
• il porte sur la clientèle ou le personnel de l'École;
• il entre dans la composition d'un rapport officiel de l'École;
• il permet de créer une autre donnée institutionnelle.

• les étudiants,
• les diplômés,
• le personnel,
• les activités de recherche,
• les finances,
• les biens,
• les lieux.

• la liste de tous les rapports obligatoires à transmettre aux différentes instances gouvernementales et autres rapports externes,
  
  
• les copies de tous les rapports pouvant servir à donner des informations à la communauté polytechnicienne ou autres,
  
  
• les demandes d'information de toutes sortes venant d'organismes, non énumérées dans les requêtes obligatoires ou annuelles auxquelles l'École doit ou décide de répondre.

• d'obtenir des données pertinentes, cohérentes et fiables ainsi que des analyses en regard des performances actuelles et passées de l'établissement;
  
  
• de générer les informations et les connaissances requises pour la gestion et la planification stratégique;
  
  
• de fournir des outils d'analyse et de gestion aux gestionnaires pour qu'ils puissent en tirer des rapports adaptés à leurs besoins;
  
  
• de collaborer à des rapports, études et enquêtes pour aider à la prise de décision;
  
  
• de faire connaître, aux diverses unités organisationnelles susceptibles d'être intéressées, les rapports ad hoc produits pour répondre à la demande d'unités en particulier.
  
  
• de répondre à toutes demandes de diffusion de données pour des fins externes.

• la mise au point et la proposition d'un modèle des données institutionnelles qui intègrent les modèles proposés par les fiduciaires pour les données dont ils sont responsables;
  
  
• la proposition, la mise en place et le support d'outils efficaces de gestion du modèle des données, destinés tant aux fiduciaires qu'au Service informatique;
  
  
• la mise au point, la proposition et la mise à jour continue d'un dictionnaire des données institutionnelles;
  
  
• les études techniques, la consultation des utilisateurs et la rédaction, en concertation avec les fiduciaires, de normes techniques portant sur les matériels, les logiciels et les systèmes de gestion de bases de données utilisés pour la mise en application de cette politique et la proposition aux instances appropriées;
  
  
• les mesures de sécurité et de relève nécessaires à la mise en application de cette politique;
  
  
• la formation technique et le support conseil des fiduciaires ou de leurs mandataires;
  
  
• le soutien et le support nécessaires à la préparation de rapports et de répertoires sur des thèmes d'envergure institutionnelle;
  
  
• l'aide au secrétaire général dans la mise au point et l'application de la politique, des procédures et des directives concernant l'administration et l'utilisation des données institutionnelles.

9.4.1   Données à usage interne   

Sous réserve de ce qui suit, toutes les données institutionnelles sont qualifiées de données à usage interne pour les besoins de l'École. Tous les employés admissibles peuvent les utiliser, sans restriction ou autorisation préalable, dans la mesure où elles sont nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Ces données, quoique librement utilisées à l'interne, ne sont pas publiques.

9.4.2   Données publiques   

Au besoin, les fiduciaires de données peuvent déclarer que l'utilisation de certaines données n'est soumise à aucune restriction et que le grand public peut les consulter. Ces données deviennent alors publiques.

9.4.3   Données à usage restreint   

S'il y a lieu, les fiduciaires de données peuvent qualifier certaines données institutionnelles de données à usage restreint. Dans ce cas, ils feront explicitement mention des contraintes légales, réglementaires, éthiques, de sécurité ou autres qui restreignent l'utilisation générale de ces données.

Ils établiront et tiendront à jour un inventaire précisant les catégories d'utilisateurs qui ont le droit d'y accéder en écriture ou en lecture, ainsi que les conditions ou les limites d'accès à ces données. Cet inventaire doit être accessible en tout temps au secrétaire général de l'École, à titre de responsable de l'accès aux documents en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Malgré ce qui précède, les données nominatives protégées par cette loi sont des données à usage restreint et sont obligatoirement qualifiées de telles par les fiduciaires. Les employés admissibles ne peuvent les utiliser que dans la mesure où ces données sont indispensables à l'exercice de leurs fonctions.

9.4.4   Procédures de demande d'accès   

Les fiduciaires de données travaillent ensemble pour définir une procédure générale qui permettra aux utilisateurs de demander l'accès en lecture à des données institutionnelles à usage restreint; ils ont aussi la responsabilité collective de documenter cette procédure.

Chaque fiduciaire est individuellement responsable de documenter une procédure de demande d'accès en lecture qui ne s'applique qu'aux données sous sa responsabilité.

Tout utilisateur peut demander à un fiduciaire de données ou au secrétaire général en tant que groupe de revoir les restrictions s'appliquant à une donnée ou une décision de refus d'utilisation d'une donnée à usage restreint. Au besoin, le secrétaire général a le dernier mot en matière de restrictions et de permissions d'utilisation des données institutionnelles.