Pour être reconnue par Polytechnique Montréal, une société technique doit obtenir un statut officiel (un agrément) décerné par l’Assemblée de direction (ADD). La pérennisation d’une société technique est liée au maintien d’un niveau d’activités et à sa participation annuelle à des compétitions universitaires. Les activités des sociétés techniques génèrent des retombées pour Polytechnique Montréal, notamment en terme de visibilité et de réputation.

Pour obtenir une reconnaissance officielle, une société technique doit déposer à la coordonnatrice ou au coordonnateur des sociétés techniques une demande d’agrément qui sera acheminée à l’Assemblée de direction (ADD) avec ses recommandations.

Un dossier d’agrément comprend les documents suivants :

• La présentation de la mission de la société technique et de sa vision;
• Une liste des membres de l'exécutif et des autres membres au moment de la demande;
• Un plan d'affaire, incluant un plan d'action annuel et une stratégie de pérennité (plan de relève étudiante);
• Un budget prévisionnel (revenus et dépenses) pour la première année d’activités ainsi qu’un plan de financement;
• Une liste détaillée de besoins particuliers (espaces, équipements, services, etc.);
• Une lettre de soutien d'une directrice ou d’un directeur de département;
• Une lettre de soutien d’une professeure ou d’un professeur de Polytechnique Montréal;

Pour qu’une demande d’agrément soit considérée et pour maintenir son statut valide, la société technique et ses membres s’engagent à respecter en tout temps tous les règlements, politiques et procédures en vigueur à Polytechnique et particulièrement le Code de conduite des étudiants, la Politique à l’égard des violences à caractère sexuel et la Politique concernant la gestion de la santé et de la sécurité. Le non-respect d’une politique ou d’un règlement peut mener au retrait immédiat du statut de société technique.

Les sociétés techniques reconnues doivent déposer à chaque année un rapport d’activités et participer à la rencontre d’information et de suivi des sociétés techniques (voir paragraphe 5 de la Directive concernant les sociétés techniques) pour maintenir valide leur statut. Une société technique qui n’a pas d’activités, qui ne dépose pas son rapport annuel d’activités ou qui ne participe pas à la rencontre annuelle d’information et de suivi, deux (2) années consécutives, perdra son statut de société technique. Dans une telle situation, la société technique devra déposer une nouvelle demande d’agrément avant de pouvoir reprendre ses activités et obtenir l’appui institutionnel.