Foire aux questions
Voilà déjà plusieurs années que nous utilisons le courrier électronique IMAP. Depuis, nos messages s'emmagasinent jour après jour sur les serveurs de courrier. Cette accumulation a fait passer les bases de données des serveurs d'environ 1 giga-octets (Go) la première année à plus de 600 giga-octets (Go) aujourd'hui (19 avril 2005).
L'application de bonnes pratiques permettra de diminuer la quantité d'information dans les bases de données et améliorera de beaucoup la vitesse d'accès à votre courriel suite à la diminution de la grosseur de votre boite postale.
Parmi ces bonnes pratiques, nous verrons la gestion des dossiers Trash (Corbeille) et du Journal. Nous parlerons du classement et de l'archivage des messages. Et pour terminer, nous parlerons de la compression des dossiers.
Si vous utilisez Netscape Messenger et que vous avez suivi la procédure de configuration du Service informatique (SI), tous les messages que vous supprimez sont automatiquement transférés dans le classeur Trash qui est en réalité la corbeille. Donc, votre corbeille accumule de plus en plus de messages sans que vous vous en rendiez compte. Pour les utilisateurs d'Outlook Express, les messages sont tout simplement marqués d'un X rouge indiquant qu'ils ont été supprimés. Ainsi, tant que le dossier contenant les messages supprimés n'a pas été compressé, les messages demeurent toujours dans la boîte postale.
Afin d'éviter que nos corbeilles ne croissent constamment, et ce, inutilement, les administrateurs du serveur de messagerie ont mis en place depuis quelques temps déjà des procédures de nettoyage.
Pour le courriel des étudiants et des employés, ces procédures suppriment tous les messages de la corbeille vieux de 30 jours et plus, et ce, une fois par mois.
De plus entre chaque nettoyage, une bonne pratique serait d'effectuer régulièrement le nettoyage de votre corbeille.
Le classeur Journal (Sent) est probablement celui le plus oublié de tous. Une copie de tous les messages que vous faites parvenir à vos correspondants est automatiquement envoyée dans le classeur Journal (Sent) par Netscape Messenger.
Microsoft Outlook Express, pour sa part, envoie une copie des messages expédiés dans le classeur Éléments envoyés.
Une très bonne pratique est d'effectuer régulièrement le nettoyage des classeurs. Il suffit alors de supprimer les messages non pertinents à conserver et de classer les messages importants à conserver.
Afin d'éviter que les corbeilles des étudiants ne croissent constamment, et ce, inutilement, les administrateurs du serveur de messagerie ont mis en place depuis quelques temps déjà une procédures de nettoyage. Cette procédure supprime tous les messages du classeur Journal vieux de 120 jours et plus, et ce, une fois par mois.
L'archivage proprement dit des messages consiste à déplacer les correspondances dans des dossiers créés sur le poste de l'utilisateur. Netscape Messenger et Outlook Express permettent de créer rapidement et facilement les dossiers d'archive.
Il suffit tout simplement de créer un classeur sous l'entrée Courrier Local pour les utilisateurs de Messenger ou Dossiers locaux pour ceux d'Outlook Express. La création d'un classeur local s'effectue de la même manière qu'un classeur sur le serveur courriel.polymtl.ca.
La bonne gestion de notre boîte postale nous apportera que des avantages. Parmi ces avantages, nous remarquerons une amélioration des performances d'accès à notre courriel. Ceci est d'autant plus vrai pour l'accès à notre courriel via l'outil Web ( www.courriel.polymtl.ca ).
De plus, le classement des messages reçus et envoyés par correspondant et/ou par sujet nous permettra de retrouver rapidement nos correspondances.
L'archivage et la compression des dossiers permettront d'alléger la base de données du serveur de messagerie.