Julie Boncompain, protectrice des droits à Polytechnique Montréal.

Le Bureau de la protection des droits a pour mandat d'intervenir pour faire corriger ou redresser des injustices ou des iniquités, à partir des demandes reçues. En activité depuis 1999 - jusqu'à récemment sous le nom de Bureau de l'ombudsman -, cette entité observatrice est impartiale et indépendante de l'administration de Polytechnique Montréal.

Julie Boncompain est la protectrice des droits à Polytechnique Montréal depuis 2020. Cette juriste, qui compte près de vingt années de pratique, possède une expertise en prévention et règlement de différends ainsi qu'en gestion des conflits dans les domaines de l’éducation, du droit du travail et des affaires. Elle est aussi ombudsman à l'Institut québécois d’intelligence artificielle (Mila) depuis 2021.

Mme Boncompain préside l’Association des ombudsmans des universités du Québec (AOUQ) depuis 2020 et siège au conseil d’administration de l’Association des ombudsmans des universités et collèges du Canada (AOUCC), dont elle préside le comité des relations internationales depuis 2019.

En quoi consiste la protection des droits à Polytechnique? Quels sont les apports des interventions du Bureau de la protection des droits? Julie Boncompain répond à nos questions.

Quel est le rôle d’une protectrice des droits?

Julie Boncompain : « À Polytechnique Montréal, mon rôle est de traiter les demandes d’assistance des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par une décision, par une action ou par une omission qu’ils estiment injuste ou inéquitable. Ces demandes peuvent être de nature académique, administrative, financière ou liée au droit et civisme.

« Également, j'établis un espace confidentiel où les personnes qui font une demande trouvent une écoute sans jugement et explorent les pistes de solutions de dernier recours, en prenant en compte les politiques et règlements internes de l’établissement. Je facilite la communication en utilisant différents modes de règlement pour aborder, dénouer et résoudre des situations ou des conflits qui sont jugés injustes du point de vue procédural, relationnel et décisionnel.

« Les actions d'un bureau de la protection des droits reposent sur les principes d’indépendance, de la confidentialité, d’impartialité et d’imputabilité, en prônant le respect, la justice et l’équité. Ce qui change, d'un protecteur ou d'une protectrice des droits à l'autre, ce sont leurs approches. Dans mon cas, je favorise la collaboration et la prévention. »

Quels sont les services offerts par le Bureau de la protection des droits?

Julie Boncompain : « Le Bureau offre un espace d'information et de conseil quant aux politiques et règlements de Polytechnique, pour identifier les recours possibles et expliquer les démarches à entreprendre. Il s'agit aussi d'un espace d’accompagnement et d’orientation pour les membres de la communauté qui s’interrogent sur le caractère juste et équitable d’une décision de l’administration de l'université.

« Le Bureau offre un espace de collaboration et de prévention pour faciliter les échanges entre les parties prenantes ou pour offrir une médiation qui vise à résoudre un conflit ou qui crée des ponts lorsque la communication est déficiente ou inexistante. On y procède à un examen approfondi auprès des parties impliquées pour enquêter de façon indépendante et impartiale sur le bien-fondé d'une demande d’assistance. »

Dans quels dossiers la protectrice des droits peut-elle intervenir?

Julie Boncompain : « Je peux intervenir pour des demandes de nature académique qui ont trait, par exemple, à l'évaluation, l'encadrement, le requis de diplomation ou l'application des règlements des études.

« Je peux aussi intervenir pour des demandes de nature administratives, qui sont liées à l'admission, aux équivalences ou aux transferts de crédits, ou pour des demandes de nature financière, qui portent sur les droits de scolarité, les bourses ou les prêts.

« Également, je peux intervenir pour des demandes liées aux droits et au civisme, par exemple en matière d'accommodement, de conflit d'intérêts ou de relations interpersonnelles. »

Dans quels dossiers la protectrice des droits ne peut-elle pas intervenir? Qui peut alors le faire à Polytechnique?

Julie Boncompain : « Je ne peux pas intervenir si une personne n'a pas épuisé tous ses recours internes administratifs, ou si un membre du personnel syndiqué ou faisant partie d’une association soumet un problème lié à une convention collective ou un protocole d’entente. Pour une situation de conflit, d’incivilité, de violence ou de harcèlement, le Bureau d’intervention et de prévention des conflits et de la violence (BIPCV) pourra intervenir.

« Le Bureau de la protection des droits ne peut pas infirmer ou imposer une décision, ni donner des conseils juridiques ou agir à titre de représentant, ni traiter une demande d’assistance anonyme, injustifiée, frivole ou prématurée. Également, il ne peut pas intervenir si un recours a été déposé devant une cour de justice ou si une mise en demeure en lien avec la demande a été communiquée à l'administration de l'université. »

Comment traite-t-on une demande?

Julie Boncompain : « D’abord, je dois déterminer si la demande est recevable. Dans l'affirmative, j'y réponds par une consultation ou par une enquête.

« La consultation peut prendre la forme d’échanges d’information avec la personne en quête d'assistance à propos de l’objet de sa demande ainsi que des politiques et des règles qui s’appliquent à sa situation. Dans d’autres instances, il peut s'agir d'une intervention informelle auprès de membres de l’administration qui prennent part aux décisions afin d'obtenir des éclaircissements. Une fois l’information obtenue, j'en évalue le bien-fondé selon les principes de l’équité décisionnelle et je la communique à la personne ayant formulé une demande pour lui expliquer les motifs de la décision prise par l’administration.

« L’enquête est nécessaire dans le cas d'une décision plus complexe ou qui a des conséquences importantes pour le membre de la communauté universitaire. Alors, j'entame une démarche officielle dont l'objectif est de s’assurer que la décision prise par l'administration respecte les trois critères d’équité procédurale, soit que la décision repose sur une politique ou une règle qui est claire et publique, que la personne ayant fait une demande soit mise au courant de la décision dans un délai raisonnable - afin de pouvoir exprimer son point de vue et exercer ses recours le cas échéant -, et que les échanges entre la personne et l’administration se déroulent dans un climat de respect et d’écoute. »

Quelles sont les retombées d’une intervention du Bureau de la protection des droits?

Julie Boncompain : « Comme l’a déjà dit Raymonde Saint-Germain, ex-Protectrice du citoyen du Québec : "Régler pour un, régler pour tous". Ce qui découle de la demande d'une personne ou d’un groupe ou bien d'une enquête à l'initiative de la protectrice des droits peut avoir des retombées pour l’individu, mais aussi pour l’ensemble de la communauté universitaire.

« Au-delà du redressement d'une injustice, d'une omission ou d'une iniquité, les retombées peuvent être l'amélioration des processus et des recours internes universitaires, la réduction des problèmes récurrents en allant à la source de la problématique, le changement d'une politique ou d'un règlement et la mise en place de pratiques exemplaires. »

Merci à Julie Boncompain d'avoir expliqué le rôle de la protectrice des droits à Polytechnique Montréal. Il est possible d'obtenir plus d'information et de communiquer avec le Bureau de la protection des droits par l'entremise de ce site web : https://www.polymtl.ca/protectiondroit/.

Pour en savoir plus sur le rôle de Mme Boncompain à Polytechnique et sur celui d’autres protecteurs et protectrices des droits dans divers secteurs, assistez au webinaire gratuit « La résilience, le respect et la résolution », présenté par l’Association des ombudsmans des universités du Québec (AOUQ) dans le cadre de la Journée de l’ombudsman, le 13 octobre 2022, de midi à 14 heures, en ligne. Pour assister au webinaire, consultez cette page : https://aoucc.ca/3169/.