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Examens finaux de la session d’automne 2020 : relever des défis et collaborer en situation extraordinaire

15 janvier 2021 - Source : NOUVELLES

En période de pandémie, les membres de la communauté de Polytechnique Montréal ont su coopérer et s’adapter avec célérité pour la tenue des examens du dernier trimestre universitaire. Voici un aperçu des actions et des collaborations réalisées pour une fin de session hors du commun.

Réalisation d'un examen sur ordinateur ou sur papier

(Images : Adobe Stock)


Dans le respect de mesures sanitaires strictes, quelque 17 000 examens finaux ont été réalisés en personne durant le mois de décembre. Environ 7 100 examens ont été tenus à distance et environ 9 900 examens ont été réalisés en personne au Palais des congrès de Montréal et à Polytechnique.

Polytechnique Montréal remercie ses étudiantes et ses étudiants, ses enseignantes et ses enseignants, ses associations étudiantes et syndicales, ses directions départementales, ses services ainsi que les membres de son personnel pour leur coopération individuelle et collective face à une situation sans précédent. Polytechnique remercie également la direction et le personnel du Palais des congrès de Montréal pour son soutien et sa collaboration lors de la tenue des examens en personne.

« Pour beaucoup de Québécoises et de Québécois, ce qui restera de la fin de l'année 2020, ce sera la seconde vague de la COVID-19 et l'élection américaine... Pour celles et ceux de Polytechnique qui y ont travaillé, l'organisation des finaux de l’automne restera longtemps gravée en mémoire », indique Pierre Baptiste, directeur adjoint à la formation et à la recherche. « Face à des contraintes sanitaires fluctuantes et diverses contraintes technologiques, l'organisation de ces examens fût un bouquet d'implication, d'innovation et de dévouement. »

« Certes, il y a eu un lot de défis et d’inquiétudes, ce qui est normal en situation anormale. Mais la communauté de Polytechnique a démontré des valeurs communes telles que la collaboration, la créativité, l’intégrité et le respect. Tant la coopération du personnel et des entités de notre établissement que la persévérance de nos étudiantes et nos étudiants ont été fort remarquables. »

Un effort collectif

Pour la tenue d’examens finaux, Polytechnique a dû relever plusieurs défis logistiques et technologiques rapidement, tout comme ce fut le cas lors de l’arrivée du coronavirus au Québec en mars 2020.

Plusieurs services de Polytechnique ont contribué à la préparation et la tenue d’évaluation de fin de session pour les programmes au baccalauréat, aux cycles supérieurs et aux certificats. Voici un aperçu des actions et des collaborations qui ont eu lieu au sein d’entités de l’établissement, dans un contexte de pandémie :


Service aux étudiants : maintenir l’accessibilité et favoriser l’inclusion

Le Service aux étudiants de Polytechnique (SEP), dont les activités favorisent le bien-être et la réussite des étudiantes et des étudiants sur le plan académique, personnel et social, était en soutien à la communauté étudiante durant la période des examens. Alors que ces services sont généralement fournis en personne, depuis le début du confinement le personnel du SEP a eu recours aux outils numériques de communication et de visioconférence pour répondre à celles et ceux qui avaient besoin d’informations ou de soutien.

« Par l’entremise du numérique, nos services aux étudiants et aux étudiantes ont été maintenus tels quels que ce soit pour la santé psychologique, les questions concernant l’aide financière, les séances de consultation, etc. », indique Éric Doré, directeur du SEP. « Notre personnel a démontré une résilience à apprendre à utiliser les outils et les plateformes qui ont servi à la prestation des services de soutien. Il était impressionnant de voir comment les gens se sont approprié les technologies. »

« Cette résilience prévaut aussi pour les étudiants et les étudiantes, qui avaient employé des outils pour la première fois lors des examens de mi-session et qui devaient utiliser de nouvelles plateformes lors des examens finaux », ajoute-t-il. « Toutes ces personnes ont utilisé ces outils avec brio, notamment avec l’aide du Service informatique, qui avait établi une ligne d’urgence. Ainsi, l’anxiété face à l’inconnu a beaucoup diminué. »

Collaboration accrue

Également, le SEP était impliqué dans la coordination d’environ 1 200 examens finaux pour des étudiantes et des étudiants en situation de handicap. En soulignant également la résilience de ces étudiants et ces étudiantes, Éric Doré fait état de l’appui du Service informatique, du Registrariat et des départements afin d’accommoder ces personnes ainsi que d’autres groupes d’étudiants et d’étudiantes dans le contexte particulier de la pandémie. Une collaboration accrue entre les services et les départements a permis de simplifier des procédures, de procurer du temps supplémentaire et d’accorder des assouplissements.

« Les entités impliquées ont brisé des silos, ce qui représentait un défi de longue date », remarque le directeur du SEP. « Plus que jamais, il y a eu une prise de conscience de l’importance de l’inclusion : en raison de la pandémie, les besoins des étudiants en situation de handicap, mais aussi des gens en région, des personnes immunosupprimées, des étudiants malades et des étudiants se trouvant à l’international ont été pris en considération. Cela a amené les gens à interagir au-delà des structures internes, et je suis persuadé que ces pratiques vont perdurer. »


Service informatique : du traitement numérique et des apports humains

En temps normal, les examens de fin de session sont réalisés au moyen de documents imprimés dans des classes ou sur ordinateur dans des laboratoires informatiques à Polytechnique, dans un environnement contrôlé, sous surveillance en personne. Également, certains examens sont réalisés sous forme électronique, au moyen de la plateforme numérique Moodle et sous surveillance en personne.

En raison de la pandémie, les examens ont été réalisés du 8 au 16 décembre soit dans les espaces aménagés au Palais des Congrès, soit à distance au moyen de diverses plateformes, à livre ouvert ou fermé. Puis du 17 au 21 décembre, en respect des consignes de santé publique, tous les examens ont été réalisés à distance par l’entremise de plateformes numériques.

Brigitte Champigny, directrice du Service informatique, explique que son service a dû définir et préparer les ressources technologiques nécessaires à la prestation des examens, en apportant des ajustements au gré de l’évolution des directives de la santé publique.

« On nous a demandé de nous assurer que les outils numériques pouvaient soutenir la charge liée au grand nombre d’utilisateurs concurrents sur Moodle », relate-t-elle. « Par souci de mitiger les risques, en se tournant sur un dix sous, nous avons eu recours à des plateformes alternatives et avons aiguillé vers la plateforme Alfresco le trafic lié au téléchargement et téléversement des documents nécessaires aux examens. Également, pour certains examens, l’accès aux ressources des laboratoires informatiques situés à Polytechnique s’est effectué en mode de bureau à distance. »

Travail d’équipe

Également, le Service informatique a défini les procédures à suivre par les étudiantes et les étudiants pour l’utilisation des outils numériques nécessaires à la tenue des examens à distance, puis formé une équipe de soutien technique par téléphone durant la période des examens.

« Cette équipe était disponible de 7 h 30 à 23 heures tous les jours pour assurer une aide aux étudiants et aux étudiantes en cas de problème technique ou pour aider à comprendre les instructions d’utilisation des outils », explique Brigitte Champigny. « Environ 30 personnes de notre service ont participé au soutien technique et quelques personnes provenant des départements ont prêté main-forte de jour, de soir et en fin de semaine. »

Malgré la complexité des configurations technologiques et les nombreux changements apportés rapidement en fonction des ressources nécessaires et des directives en santé publique, la prestation des examens à distance s’est bien déroulée dans l’ensemble. La directrice du Service informatique souligne l’implication du personnel de son équipe et de plusieurs entités à Polytechnique, notamment du Registrariat, du Bureau d’appui et d’innovation technologique (BAIP), du Service aux étudiants, de la Formation continue, de la Reprographie et des départements.

« Certes, nous avons rencontré certains enjeux techniques, mais les choses se sont relativement bien déroulées. Nous avons pu compter sur une belle collaboration entre les services et les départements, sur des personnes très engagées et impliquées », remarque Brigitte Champigny. « Il a fallu un certain temps pour apprendre à travailler ensemble afin d’atteindre les buts, ce qui est normal. Mais tout le monde était de bonne foi et voulait trouver rapidement des solutions. »

« Il y avait un sentiment d’urgence, mais aussi d’entraide. Plusieurs personnes ont consacré beaucoup d’heures, dans la bonne humeur. De cette situation inhabituelle, ensemble, nous avons appris des leçons et nous avons établi des façons de faire qui nous permettront, à mon avis, d’améliorer l’utilisation des ressources technologiques liées à l’enseignement et aux examens, mais aussi de collaborer pour l’atteinte des objectifs. »


Examens au Palais des congrès : des efforts concertés pour un objectif commun

La tenue des examens en personne au Palais des congrès de Montréal s’est avérée un exercice d’envergure tant sur le plan quantitatif, avec quelque 9 500 examens réalisés par des centaines d’étudiantes et d’étudiants en neuf jours, que sur le plan de la logistique. Alors que ces examens ont nécessité plusieurs semaines de préparation et l’implication de diverses ressources, l’évolution continuelle des directives en santé publique ont nécessité de nombreux ajustements en peu de temps.

« Ces changements de directives ont constitué un important défi », confirme Florence Scanvic, conseillère en communications et experte en organisation d’événements, qui faisait partie de l’équipe responsable de la gestion événementielle pour la tenue des examens. « Le Registrariat, le Secteur santé et sécurité (SST) et le Service des communications et des relations publiques ont dû travailler plusieurs scénarios en parallèle au cas où, en dernière minute, cela ne fonctionnerait pas au Palais des congrès. À un moment, le Palais pouvait accueillir 25 personnes par salle, puis zéro à un autre moment. Nous avons donc étudié ce qu’il serait possible de faire dans les pavillons de Polytechnique et dans les hôtels de la ville. »

« Le secteur SST a participé à toutes les étapes de planification et considéré les aspects de ventilation, de gestion des entrées et des sorties, de distance entre les tables, de désinfection des tables entre les examens, etc. L’équipe du Palais des congrès, qui possède une grande expérience en gestion des événements, avait tout anticipé. Leurs mesures s’ajoutaient aux nôtres et leur apport a été grandement apprécié », ajoute-t-elle.

Comme pour tout événement tenu pour la première fois, la journée initiale a eu sa phase de rodage et sa part d’aléas. Mais les choses sont entrées rapidement dans l’ordre et les examens ont eu lieu comme prévu. « Grâce aux nombreuses mesures sanitaires prises et à la responsabilité de chacune et chacun, il n’y a pas eu de cas d’éclosion lors des examens en personne », indique Florence Scanvic.

Implication appréciable

La conseillère souligne l’implication des membres du personnel de plusieurs services de Polytechnique lors des examens tenus en personne. « En plus du secteur SST en appui logistique et lors du montage ainsi que du Registrariat à l’accueil et à la coordination, nous avons compté sur l’apport du Service des ressources humaines pour le recrutement du personnel de gestion des déplacements et du Service du recrutement qui a fourni une ressource en soutien logistique », indique-t-elle.

« Également, nous avons eu l’aide du personnel du Service des immeubles pour le transport des examens, du Service de reprographie pour la numérisation et l’envoi des copies des examens aux enseignantes et aux enseignants, du Service de la sûreté pour la distribution des masques de protection individuelle et du SEP pour le soutien offert à distance aux étudiantes et aux étudiants. »

« Aussi, nous tenons à souligner la collaboration des étudiantes et des étudiants dans l’ensemble », ajoute Florence Scanvic. « D’ailleurs, l’équipe du Palais des congrès a mentionné que nos étudiants et étudiantes étaient sympathiques, polis et coopératifs. Cela a fait plaisir à entendre! ».


Activités pédagogiques à distance : saisir l’occasion d’aller plus loin encore

Des discussions pour une plus grande diversité des modes de diffusion des connaissances et d’évaluation des apprentissages étaient bien amorcées à Polytechnique à l’automne 2019. Cette évolution s’inscrit dans l’axe de développement du Plan stratégique 2018-2023 de Polytechnique.

Face aux contraintes imposées par la pandémie, les réflexions et les initiatives d’utilisation des technopédagogies en enseignement ont connu un essor considérable au cours de la dernière année. Après une adaptation rapide en cours de trimestre à l’hiver 2020, les enseignantes et les enseignants de Polytechnique ont été amenés à réfléchir sur des façons différentes d’évaluer les apprentissages des étudiantes et des étudiants.

« La question de l’évaluation préoccupe depuis longtemps Polytechnique et les autres universités », explique Lina Forest, directrice du Bureau d’appui et d’innovation pédagogique (BAIP). « Comment peut-on évaluer autrement qu’avec les méthodes traditionnelles? Comment proposer des situations d’évaluation plus authentiques ou, dit autrement, plus proches de la pratique du génie, plus motivantes pour les étudiants et les étudiantes? Et comment le faire à distance? Malgré ses inconvénients évidents, la COVID-19 a constitué une bonne occasion d’intensifier les efforts à ce sujet dans notre communauté. »

À cette fin, le BAIP a établi dans la plateforme numérique Moodle le site « Enseigner à l’ère de la COVID-19 », qui propose aux membres du corps professoral des façons d’adapter les cours et les évaluations à distance. On y trouve différentes ressources présentant des options d’évaluation avec leurs avantages et inconvénients, des conseils, des idées, etc. D’autre part, certaines méthodes d’évaluation font ou feront l’objet de projets au BAIP, de concert avec des membres du corps professoral.

« Pour l’évaluation à distance, on peut recourir à l’étude de cas, à la carte conceptuelle, au quiz en ligne à visée formative ou à l’examen oral. Il y a l’examen à la maison, qui permet d’évaluer des habiletés complexes, où il est motivant de présenter à l’étudiant ou l’étudiante un défi qui se rapproche de sa future profession », donne en exemple Lina Forest.

« Il y a aussi l’examen oral, où un projet pilote avec quelques professeures et professeurs se mettra en place cet hiver, dirigé par la conseillère pédagogique Judith Cantin. Il y a également l’examen collaboratif, pour lequel la conseillère Audrey Raynault est à mettre en place un projet de recherche et un projet pilote avec des professeurs, en collaboration avec une professeure de l’UQAM… Des options existent à l’évaluation traditionnelle, mais on se doit d’accompagner les professeurs dans ces changements! »

Intérêt remarquable

La directrice du BAIP souligne la collaboration des membres de son équipe ainsi que l’intérêt des enseignants et des enseignantes envers les activités d’appui pédagogique offertes à distance durant la pandémie. Cela témoigne de l’intérêt du personnel de Polytechnique envers les nouvelles façons de faire, mais aussi du fait que la réussite des étudiants et des étudiantes leur tient à cœur.

« Nous avons donné une cinquantaine d’ateliers et nous n’avons jamais vu autant de gens assister à nos formations. Nous avons reçu plusieurs demandes par courriel. Également, les enseignants ont eu plusieurs échanges au sein des départements, à distance et en ligne... Malgré la difficulté et la fatigue d’une situation qui se prolonge, il y a eu beaucoup de collaborations, d’échanges et de discussions. »

« Nos professeurs ont fait beaucoup de choses, très intéressantes pour les étudiantes et les étudiants, qui, à mon avis, seront conservées une fois que la pandémie sera terminée. Nous sommes très contents de ce qui s’est passé au sein de notre communauté », conclut Lina Forest.

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