En activité depuis juillet dernier à Polytechnique, l’outil de recherche Sofia est doté d’une interface utilisateur qui s’adapte à l’écran de l’appareil utilisé, par exemple un ordinateur, une tablette ou un téléphone mobile. L’outil est disponible en français et en anglais et les usagères et usagers obtiendront les mêmes résultats, quelle que soit la langue de l'interface utilisée.

Sofia permet d’une part de lancer une requête dans les collections de la Bibliothèque et de repérer les ressources tant numériques qu’imprimées qui sont accessibles aux membres de la communauté de Polytechnique. La Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre compte plus de 240 000 documents de tous types, dont plus de 76 000 monographies électroniques, 75 000 monographies imprimées, 48 000 revues électroniques et comptes rendus de conférence, 35 000 publications gouvernementales et 7 500 normes.

D’autre part, les résultats d’une recherche dans Sofia peuvent être élargis aux collections de documents de toutes les bibliothèques universitaires du Québec (BUQ), qui détiennent au total plus de 20 millions de documents. L’outil permet de voir en temps réel la disponibilité des documents dans chaque établissement. Pour les documents imprimés, les usagères et usagers peuvent, en quelques clics, les faire venir à Polytechnique pour les emprunter.

L’outil Sofia peut être utilisé par quelque 300 000 étudiantes et étudiants et 10 000 membres des corps enseignants et des communautés de la recherche à Polytechnique Montréal, l’Université Bishop, l’Université Concordia, l’École de technologie supérieure, l’École nationale d’administration publique, HEC Montréal, l’Institut national de la recherche scientifique, l’Université Laval, l’Université McGill, l’Université de Montréal, l’Université de Sherbrooke, l’Université TÉLUQ ainsi que dans les Universités du Québec à Chicoutimi, Montréal, Rimouski, Trois-Rivières, en Outaouais et en Abitibi-Témiscamingue.

Avantages nombreux

La mise en place de l’outil de recherche Sofia est le fruit d’un projet amorcé en 2014 par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). Ce projet, qui a été nommé le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises, vise à doter les BUQ d’outils technologiques communs pour mieux desservir les communautés universitaires québécoises, partager l’expertise et gagner en efficacité.

Sofia est l’une des composantes de la plateforme pour les bibliothèques nommée WorldShare Management Services (WMS), de la coopérative OCLC, la solution retenue en avril 2019 par le consortium d’établissements universitaires du Québec à la suite d’un appel d’offres. Outre l’outil de recherche, qui est fondé sur la solution de recherche et la base de données WorldCat, la plateforme est constituée entre autres de modules de gestion des prêts, de gestion des acquisitions, de catalogage et d’indexation des nouveaux titres.

Élise Anne Basque et Marie Tremblay sont bibliothécaires à la Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre. Elles expliquent que le recours à Sofia et aux modules connexes a permis l’harmonisation et la bonification de certaines pratiques dans toutes les bibliothèques universitaires, au bénéfice des usagères et des usagers.

« Avec l’arrivée de la nouvelle plateforme, les BUQ en ont profité pour revoir et unifier leurs règles de prêt. Il est maintenant possible d’emprunter jusqu’à 100 documents par personne pour une période de 30 jours, pour les documents ayant des règles de prêt similaires à celles des monographie  », indique Marie Tremblay. « Également, les prêts sont renouvelés automatiquement si les documents ne sont pas rappelés ou réservés par une autre personne. La plateforme permet aussi le paiement en ligne des frais de retard ou de certains services, par exemple le paiement d’une impression réalisée sur une imprimante 3D. »

La nouvelle plateforme de services procure également des avantages au personnel des bibliothèques universitaires. « Certaines tâches sont simplifiées dans chaque université : par exemple, les notices de document créées dans WMS pourront être utilisées directement par toutes les institutions, tandis qu’auparavant, on devait importer les notices dans notre système puis les adapter », indique Élise Anne Basque.

Développements tous azimuts

L’adoption de la plateforme dont fait partie l’outil de recherche Sofia a nécessité beaucoup de travaux de réflexion et de planification de la part du personnel des bibliothèques universitaires québécoises, au sein de divers comités et groupes de travail, au cours des dernières années.

« Pour se préparer, il a fallu harmoniser les façons de faire, alors que chacun avait une façon différente de fonctionner », relate Élise Anne Basque. « Par exemple, comment allions-nous entrer l’information afin que ce soit satisfaisant pour tout le monde? Des personnes se sont rencontrées en comité pour dire : "Voici comment nous procédons, voici pourquoi c’est positif, pourquoi nous souhaiterions conserver telle façon de faire…" Tout le monde a pu s’exprimer, puis une décision a été prise quant à un processus commun. »

 Comment entrer l’information dans le système, c’est une chose, mais comment les livres allaient être prêtés fut un autre gros travail de consultation, car chacun avait ses règles », ajoute-t-elle. « Maintenant, tout le monde a les mêmes règles. Aussi, lorsque les bibliothèques auront repris leurs activités de façon plus habituelle, si un membre de la communauté de Polytechnique visite une autre bibliothèque universitaire québécoise, il pourra y emprunter des documents avec sa carte d’identité de Polytechnique. Il y a eu beaucoup de travail à l’avance, pour cet aspect et pour bien d’autres – l’accès aux collections, les métadonnées et la description des documents, l’expérience usager, etc. – afin que tout le monde s’entende sur les façons de fonctionner. »
 

Marie Tremblay et Élise Anne Basque, bibliothécaires à la Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre. 

Par ailleurs, le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises constitue le consortium ayant le catalogue collectif le plus important à avoir adopté la plateforme WMS d’OCLC à l’échelle mondiale, ce qui crée des opportunités dont tous les intervenants tirent des bénéfices. « En unissant leurs forces, les bibliothèques universitaires du Québec deviennent un partenaire majeur d’OCLC et peuvent suggérer des améliorations de produits en fonction de leurs besoins », souligne Marie Tremblay.

« OCLC ne compte pas beaucoup de clients francophones pour la plateforme WMS, ce qui fait que nous apportons beaucoup au fournisseur en suggérant des traductions pour les outils. OCLC étant une coopérative de bibliothèques, il est intéressant de participer au développement des outils de la plateforme. Tout le monde, de part et d’autre, est content de participer à ce projet », ajoute Élise Anne Basque.

Mission accomplie… en temps de pandémie

Évidemment, la COVID-19 est survenue alors que s’amorçait le dernier droit du projet d’implantation de Sofia dans les établissements universitaires. Les deux bibliothécaires de Polytechnique soulignent que le projet a été complété à temps, malgré tout, grâce à la capacité d’adaptation rapide du personnel à la situation.

« Lorsque la COVID-19 et le confinement sont arrivés, tout le monde se préparait pour le lancement de Sofia au cours de l’été, et l’ensemble des intervenants ont réussi à respecter les délais », note Marie Tremblay.

« C’est impressionnant qu’on ait atteint nos objectifs malgré le contexte, car au mois de mars, plusieurs formations "sur place" des membres du personnel étaient sur le point de débuter », ajoute Élise Anne Basque. « Les personnes qui les organisaient ont dû transformer complètement leurs formations afin de procéder à distance, tout en adaptant leurs méthodes pour effectuer leurs tâches courantes. Alors que nous travaillions sur un nouveau projet, il a fallu s’adapter à nouveau en cours de route! »

En savoir plus

Outil de recherche Sofia de la Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre
Guides d’utilisation de Sofia à Polytechnique
Site de présentation de l’outil de recherche Sofia
Vidéo de présentation de l’outil de recherche Sofia