Service de la sûreté institutionnelle

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Organiser un événement spécial

Un événement est considéré spécial et doit être déclaré au Service de la Sûreté Institutionnelle lorsqu'il comporte :

  • la venue de dignitaires
  • la présence d'alcool et/ou qu'il requiert des aménagements particuliers dans une salle (scène, tente, kiosque, génératrice, BBQ, piscine, régie, etc.)
  • lorsqu'il implique le rassemblement de personnes dans un lieu à l'intérieur du campus de Polytechnique ou pour tout autre pavillon loué par Polytechnique à l'extérieur du campus pour lequel on modifie temporairement la fonction première (infrastructure et mobilier) mise en place par Polytechnique Montréal.
Procédure de déclaration d'événement (.pdf) - version du 31 octobre 2017

Le responsable d'un événement doit :

  1. Effectuer une demande de réservation d'une salle ou d'un local pour l'événement.
  2. Soumettre le plan d'aménagement de la salle réservée (si requis) au responsable de la gestion des événements du Service des immeubles (SDI) à l'adresse : gev.messages@polymtl.ca et attendre l'approbation du responsable de la gestion des événements du SDI pour le plan soumis. Si la demande de réservation d'un local est acceptée, remplir le formulaire de déclaration d'événement (.doc) qui vous sera expédié par courriel en même temps que votre confirmation de réservation de salle et l'envoyer à l'adresse gev.messages@polymtl.ca. Les déclarations d'événement doivent être faites quatre semaines avant l'événement.
  3. Le service des immeubles fera parvenir à la sûreté tous les documents relatifs à votre événement.
  4. Attendre l'approbation de l'événement du Service de la sûreté par courriel : une copie du formulaire de déclaration d'événement signée par le coordonnateur de la Sûreté.

informations sur les étapes à suivre pour déclarer un événement spécial

Plans des salles pour le plan d'aménagement à soumettre à : gev.messages@polymtl.ca

Pavillon principal - 1er - Caféteria (.pdf)
Pavillon principal - 1er - Rotonde (.pdf)
Pavillon principal  - 2e - Café étudiant (.pdf)
Pavillon principal  - 2e - Foyer (.pdf)
Pavillon principal  - 2e - Foyer et café étudiant (.pdf)
Pavillon principal  - 6e - Amphithéâtre Bell (.pdf)
Pavillon principal  - 6e - Galerie Rolland (.pdf)
Pavillons Lassonde - 1er étage - Hall d'accueil (.pdf)
Pavillons Lassonde -  1er étage (.pdf)
Pavillons Lassonde -  3e - Atrium (.pdf)
Pavillons Lassonde -  6e - Caféteria (.pdf)
Pavillons Lassonde -  6e étage (.pdf)

demande de permis d'alcool à la Régie

Deux façons de faire vos demandes de permis auprès de la RACJ une fois que la lettre d'autorisation du Service de la Sûreté Institutionnelle a été reçue :

1. En ligne
Vous pouvez faire vos demandes de permis de réunion avec boissons alcoolisées en ligne auprès de la RACJ en allant sur leur site. Merci de noter que les demandes en ligne sont traitées lorsqu’elles sont déposées au moins 15 jours avant l’évènement. Les demandes déposées moins de 15 jours avant l’évènement ne pourront être traitées.

Pour savoir comment compléter une demande de permis de réunion, consulter le document de référence conçu à cette effet : Comment compléter le formulaire de demande de permis d'alcool à la RACJ (.pdf)
2. Par courrier

Toute demande de permis doit être faite à la RACJ 15 jours avant la tenue de l’événement à l’adresse suivante :

Régie des alcools, des courses et des jeux
560, Boulevard Charest Est
Québec, QC G1K 3J3

Pour obtenir le formulaire de demande de permis d'alcool à la Régie, aller sur le site de la RACJ , télécharger le document .pdf dont le nom est RACJ-1060.

Pour savoir comment compléter une demande de permis de réunion, consulter le document de référence conçu à cette effet : Comment compléter le formulaire de demande de permis d'alcool à la RACJ (.pdf)

NOTE IMPORTANTE
Pour les demandes de permis pour vendre de l'alcool, merci de consulter les particularités à savoir pour ce type de demandes (.pdf).

Personnes ressources à contacter

Responsable de la gestion des événements
Service des immeubles
Téléphone : 514-340-4711 poste 3758 ou 4836

Adjoints opérationnels
Service de la sûreté institutionnelle
Téléphone : 514-340-4711 poste 2275

Règlement de Polytechnique Montréal concernant la consommation de boissons alcooliques :
Consulter le Règlement sur la consommation de boissons alcooliques à Polytechnique Montréal