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Préambule

Ce code de conduite des fournisseurs (ci-après : « Code de conduite ») a été développé en collaboration par des établissements universitaires québécois, en soutien à leurs objectifs de développement durable, ceux de l’État québécois ainsi que les objectifs de Développement durable de l’Organisation des Nations Unies.

Objectifs

Par ce Code de conduite, les établissements universitaires québécois l’utilisant visent à communiquer leurs attentes en matière de responsabilité sociale, économique et environnementale dans le cadre de leurs relations d’affaires avec des fournisseurs. Cela implique pour les fournisseurs la gestion des risques et la contribution positive à l’essor des communautés et écosystèmes le long des chaînes d’approvisionnement, le tout dans une perspective d’amélioration continue.

Portée

Ce Code de conduite s’applique à l’ensemble des fournisseurs¹ des établissements universitaires québécois l’utilisant, peu importe leur domaine d’activité. Son contenu et ses objectifs devraient également être communiqués à leurs sous-traitants. Les fournisseurs des établissements universitaires québécois sont encouragés à collaborer étroitement avec leurs propres fournisseurs et sous-traitants dans le but de respecter les visées de ce Code de conduite. Par ailleurs, les fournisseurs ne devraient pas se limiter aux principes et attentes exprimés dans ce Code de conduite, ceux-ci représentant un seuil minimal d’engagement que les fournisseurs peuvent, ou doivent, excéder selon leurs ententes contractuelles et les enjeux propres à leur domaine.

¹ Le terme fournisseur utilisé dans les présentes inclut les termes fournisseurs, prestataires de services et entrepreneurs utilisés dans la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1) et ses règlements.

Mandat

Les établissements universitaires québécois utilisant ce Code de conduite accordent une grande importance à la transparence et à l’amélioration continue. Ils exigent que leurs fournisseurs prennent les mesures nécessaires (système de gestion environnementale, certifications par une tierce partie, politiques, stratégies, etc.) pour se conformer à ce Code de conduite. Les fournisseurs sont encouragés à rendre compte, publiquement s’ils le souhaitent, des efforts qu’ils déploient pour améliorer le triple bilan (social, économique, environnemental) de leurs activités, de leurs produits, de leurs services et de leur chaîne d’approvisionnement. Cependant, ils ne peuvent ni promouvoir ni publiciser leur conformité en vertu de ce Code de conduite.

 

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite s’attendent à ce que leurs fournisseurs fassent preuve d’intégrité et de transparence dans l’ensemble de leurs relations d’affaires, incluant celles avec leurs propres fournisseurs et sous-traitants. Les principes suivants devraient s’appliquer :

1.1 Conformité règlementaire

Les fournisseurs doivent, minimalement, se conformer aux obligations règlementaires qui s’appliquent à l’ensemble de leurs activités, peu importe où celles-ci se déroulent, ici, ailleurs au Canada et à l’étranger. Cela inclut de faire preuve d’intégrité et de transparence dans leurs pratiques commerciales, notamment en respectant les lois, les règlements, et les codes locaux, régionaux, nationaux et internationaux relatifs à la divulgation de l’information sur leurs activités commerciales, de leur structure et de leur situation financière.

Lorsque les fournisseurs ont des activités là où les lois et les règlements divergent des conventions internationales, les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite s’attendent à ce que leurs fournisseurs appliquent les principes les plus ambitieux.

1.2 Principes éthiques

Les fournisseurs ne doivent pas offrir, donner directement ou indirectement d’avantages dans le but d’influencer le comportement d’un membre du personnel, d’un membre du corps professoral, d’un membre de la population étudiante ou d’un membre de la direction d’une manière qui contrevient aux politiques des universités. Sont visés par la présente disposition les cadeaux, les privilèges, les offres d’hébergement, les voyages et les divertissements ainsi que tous autres avantages semblables, sans égard à la personne à laquelle ils sont donnés ou offerts.

1.3 Saine concurrence

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite prennent toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la pluralité et la saine compétition parmi leurs fournisseurs. Ils s’attendent, par ailleurs, à ce que leurs fournisseurs fassent de même dans le cadre de leurs propres activités d’approvisionnement. Aucune information privilégiée (concernant les prix, les stratégies de soumissions, les conditions et modalité, les technologies et/ou spécifications) ne peut être partagée entre les soumissionnaires de manière à nuire ou restreindre la compétition. Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite collaborent avec les autorités compétentes dès qu’elles ont un doute quant à des activités de collusion.

1.4 Droits de propriété intellectuelle et confidentialité

Dans le cadre de leurs activités auprès des établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite, les fournisseurs ne peuvent utiliser des renseignements exclusifs, des technologies brevetées, des logiciels, documents, ou autres éléments protégés par des droits d’auteur, sans l’autorisation de leur propriétaire. Les fournisseurs doivent protéger les renseignements confidentiels et mettre en œuvre des mesures de surveillances efficaces et exécutoires appliquées rigoureusement, de sorte que les universités puissent vérifier que toutes leurs obligations contractuelles sont respectées.

 

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite visent à respecter les droits de la personne et le droit du travail tels que définis par les législations québécoise et canadienne, et par les organisations internationales pertinentes. Elles s’attendent à ce que leurs fournisseurs et leurs sous-traitants en fassent autant, à toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement. Le contenu des conventions et déclarations suivantes doit être respecté :

2.1 Droit de la personne et droits des peuples autochtones

Respect de principes établis dans la Déclaration universelle des droits de l’Homme (DUDH) et dans la Déclaration des Nations unies sur les droits des peuples autochtones (DNUDPA), dont :

a) Le droit à un salaire équitable, permettant de couvrir les besoins fondamentaux d’une famille (Art. 25 de la DUDH);
b) Le droit des peuples autochtones, sans discrimination, d’améliorer leur situation économique et sociale (Art.21 de la DNUDPA).

2.2 Droit du travail

Respect des principes et droits fondamentaux au travail et respect des onze instruments fondamentaux de l’Organisation internationale du Travail (OIT) :
a) Convention (n° 87) sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948
b) Convention (n° 98) sur le droit d'organisation et de négociation collective, 1949
c) Convention (n° 29) sur le travail forcé, 1930 (ainsi que son protocole de 2014 )
d) Convention (n° 105) sur l'abolition du travail forcé, 1957
e) Convention (n° 138) sur l'âge minimum, 1973
f) Convention (n° 182) sur les pires formes de travail des enfants, 1999
g) Convention (n° 100) sur l'égalité de rémunération, 1951
h) Convention (n° 111) concernant la discrimination (emploi et profession), 1958
i) Convention (n° 155) sur la sécurité et la santé des travailleurs, 1981
j) Convention (n° 187) sur le cadre promotionnel pour la sécurité et la santé au travail, 2006

2.3 Équité, diversité et inclusion

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite sont engagés en matière d’équité de diversité et d’inclusion dans l’ensemble de leurs activités. Ils encouragent leurs fournisseurs à adhérer aux mêmes principes dans le cadre de leur gestion des ressources humaines, incluant le recrutement et la promotion du personnel et des gestionnaires. Par ailleurs, les universités s’attendent à ce que les fournisseurs fassent de réels efforts d’inclusion des groupes minoritaires dans l’ensemble.

 

La capacité de la biosphère de soutenir l’activité humaine est limitée. Devant ce constat, les universités cherchent à limiter leur consommation de ressources naturelles et d’énergie, et privilégient les fournisseurs respectueux de l’environnement et des principes ci-après.

3.1 Gestion environnementale et cycle de vie

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite s’attendent à ce que leurs fournisseurs réduisent les impacts environnementaux négatifs de leurs activités, de leurs produits et de leurs services – ainsi que ceux de leur chaîne d’approvisionnement – du début à la fin du cycle de vie. En matière de gestion des flux d’énergie, d’eau et de matières, les fournisseurs doivent prendre leurs décisions à la lumière du principe de précaution et de la hiérarchie des 3RV-E (Réduction à la source, Réemploi, Recyclage, Valorisation matière, et Valorisation énergétique).

3.2 Mitigation et adaptation face aux changements climatiques

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite s’attendent à ce que leurs fournisseurs quantifient, gèrent et réduisent, dans la mesure du possible, les émissions de gaz à effets de serre qui proviennent de leurs opérations, leurs produits et leurs services, sur l’ensemble de leur cycle de vie. Les fournisseurs devraient promouvoir des options qui réduisent l’impact sur le climat et qui soutiennent les objectifs de carboneutralité des universités.

3.3 Biodiversité

Les établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite s’attendent à ce que leurs fournisseurs quantifient, gèrent et réduisent leurs impacts négatifs sur la biodiversité, et ce, tout au long de leur chaîne d’approvisionnement. Dans la mesure du possible, les fournisseurs devraient entreprendre des activités régénératrices qui visent à restaurer ou améliorer l’état des écosystèmes et de la biodiversité là où ceux-ci pourraient être affectés par leurs opérations, leurs produits ou leurs services.

 

Les fournisseurs ayant recours à des animaux dans l’exercice de leurs activités ou leur chaîne d’approvisionnement doivent adhérer aux meilleures pratiques en matière de bien-être animal et mener leurs activités dans le respect des cinq libertés des animaux, reconnues dans le monde entier :

a) Ne pas souffrir de la faim ou de la soif ;

b) Ne pas souffrir d’inconfort ;

c) Ne pas souffrir de douleurs, de blessures ou de maladies ;

d) Pouvoir exprimer les comportements naturels propres à l’espèce ;

e) Ne pas éprouver de peur ou de détresse.

Lorsque les lois et règlements locaux en matière de bien-être animal diffèrent des cinq libertés précitées, les modalités les plus strictes ont préséance et doivent être respectées par les fournisseurs des établissements universitaires québécois utilisant le Code de conduite et leurs sous-traitants.