Mandat
Sous l'autorité du conseil d'administration, l'ombudsman est un observateur impartial de l'administration, de la Loi sur la Corporation de l'École Polytechnique de Montréal et de ses Règlements. Il est tenu à la confidentialité dont il ne peut être libéré qu'avec l'accord des parties. À partir des plaintes qu'il reçoit, il intervient en équité pour faire corriger toute injustice ou discrimination. L'ombudsman jouit d'une indépendance absolue à l'égard de la direction de l'École Polytechnique et rend compte de son action au conseil de l'École.
Son mandat à être déterminé par le Conseil d'administration, est d'une durée minimum de 2 ans, maximum de 5 ans et ne peut être renouvelé qu'une seule fois.
Tâches et responsabilités principales :
L'ombudsman traite les plaintes qui lui sont adressées par les membres de la communauté polytechnicienne, examine leur bien-fondé, vérifie si tous les recours internes ont été préalablement épuisés.
« L'ombudsman doit refuser d'intervenir ou mettre fin à son intervention lorsque, à son avis,
L'ombudsman, sur réception d'une demande, avise la personne ou le groupe de sa décision d'intervenir ou non.
L'ombudsman fait enquête, a droit d'accès à la documentation pertinente et il peut interroger toute personne susceptible de lui fournir les renseignements qui lui sont nécessaires.
L'ombudsman analyse la nature et la portée des litiges qui lui sont présentés, examine avec les parties en cause les solutions possibles, s'efforce d'obtenir une réconciliation des parties et fait rapport, s'il le juge utile, aux officiers de l'École Polytechnique ou au conseil d'administration. Il peut requérir d'être informé des mesures prises pour corriger une situation qu'il considère irrégulière ou injuste et des suites données à ces recommandations. S'il estime qu'aucune mesure ou suite n'a été prise dans un délai raisonnable, il peut en aviser le président du conseil d'administration et exposer le cas dans son rapport annuel.
L'ombudsman possède un devoir de recommander des solutions formelles auprès du supérieur immédiat, du supérieur hiérarchique, du directeur fonctionnel, du directeur général et même du Conseil d'administration.
Il doit veiller à ce que son action et son existence même soient accompagnées du consensus le plus général possible. Pour ce faire, l'ombudsman doit entretenir des relations harmonieuses avec toute la communauté et montrer beaucoup de tact, de doigté et de force de persuasion.
L'ombudsman soumet un rapport annuel au conseil d'administration. Ce rapport fait état des dossiers qu'il a eu à traiter durant l'année écoulée et des lacunes qu'il a eu l'occasion de constater. Le rapport comporte également toute recommandation que l'ombudsman juge utile de faire au conseil en vue de corriger les déficiences et iniquités constatées.
Mandat ratifié par le Conseil d’administration de la Corporation de l’École Polytechnique le 19 mars 2009.