Le responsable interne de l'unité administrative (ou son délégué) doit expédier sa demande d'accès, par courriel, au Service de la sûreté institutionnelle, à l'adresse sur-acces@polymtl.ca si possible 48 heures d'avance et fournir les informations suivantes :
- le nom, prénom, matricule de l'employé ou de l'étudiant concerné par la demande d'accès,
- le numéro du local (locaux) pour lequel l'accès est demandé et/ou le niveau d'accès,
- la raison de la demande d'accès,
- préciser si un prêt de carte d'accès ou de clé est requis,
- les dates de couverture de l'accès demandé (dates du début et de fin de l'accès).
Le Service de la sûreté institutionnelle transmet au demandeur un accusé réception qui lui confirme que le traitement de sa demande est en cours.
Activation d'un accès
Un agent de sûreté informe le demandeur, par courriel, dès que l'accès au local est activé.
Prêt d'une clé ou d'une carte d'accès
Pour obtenir une clé ou une carte d'accès pour un local donné, le demandeur doit :
- se présenter au poste de sûreté du pavillon où est situé le local auquel il désire accéder,
- remettre à l'agent de sûreté, une copie du courriel qui confirme l'autorisation d'accès au local,
- remettre à l'agent de sûreté, une pièce d'identité avec photo, en échange d'une clé ou d'une carte d'accès,
- signer le registre de prêts de clés ou de cartes d'accès présenté par l'agent de sûreté.
Toute personne qui emprunte une clé ou une carte d'accès au Service de la sûreté institutionnelle est tenue de :
- fermer les portes du local auquel elle a accédé lorsqu'elle le quitte,
- s'assurer que ces portes soient verrouillées,
- rapporter à la sûreté tout problème rencontré lors de l'occupation du local,
- remettre à l'agent de sûreté la clé ou la carte d'accès empruntée,
- récupérer sa pièce d'identité.
