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Téléphonie

Offre de service

La mise en place de moyens de contrôle s'avère primordiale afin d'assurer une meilleure imputabilité de la demande des services téléphoniques. Pour ce faire, cette offre de service vient clarifier les zones grises (qui paie quoi et pourquoi). Elle permet d'encadrer les pratiques administratives tout en jouant un rôle de ticket modérateur.

Les bases de cette offre, décrites ci-dessous, découlent des pratiques établies au cours des années antérieures. Les principes qui soutiennent cette offre s'appuient sur la définition d'un service de base qui est payé par le fonds général de la téléphonie. Tout service dépassant ce seuil devient alors facturable.

Cette offre a pour but de nous donner un instrument de gestion de la téléphonie permettant d'offrir un service qui reflète les attentes des utilisateurs et permettant également de contrôler l'expansion du coût de la téléphonie.

Services de base

• Le fonds général de la téléphonie assume les frais mensuels pour une ligne téléphonique et un appareil pour les personnels réguliers de l'École à raison d'une ligne par personne, et ce, dans un seul local;
• Le fonds général de la téléphonie assume les frais mensuels tant pour les numéros SDA que pour les numéros généraux publiés dans les annuaires, et ce, pour une seule ligne par département et service;
• Il n'y a aucun frais mensuel pour les boîtes vocales.

Services additionnels facturables

Tout service excédant le service de base est imputé au projet, à la chaire, au groupe, au centre de recherche, au département ou au service :

• Frais de service
  • L'installation, le déplacement, la modification et le changement de programmation d'une ligne (téléphonique, télécopieur, modem);
  • La mise en service d'une boîte vocale.
• Appels interurbains
  • Tous les appels interurbains;
• Autres frais
  • Tous les frais mensuels pour une liaison téléphonique (appareil et ligne) pour une personne, autre qu'un professeur, travaillant pour une chaire, un centre de recherche, un projet commandité, un groupe;
  • Tous les frais mensuels pour une ligne (télécopieur, modem) et tout autre équipement (sonnerie externe, téléphone main libre, téléphone multiligne, numéro SDA, etc).

Responsabilités

• L'unité administrative est responsable de :
  • déterminer et faire connaître au Service informatique le nom de la seule personne responsable de la téléphonie dans son unité ;
  • fournir ses codes budgétaires ;
  • les valider et en aviser officiellement le Service informatique et le Service des finances ;
  • gérer son inventaire téléphonique.
• Le Service informatique est responsable de :
  • la gestion administrative de la téléphonie;
  • l'opération, la surveillance, le contrôle et l'entretien du système téléphonique ;
  • coordonner, conseiller et planifier les modifications requises par les usagers ;
  • la répartition mensuelle des charges de chaque unité administrative pour les services excédant le service de base ;
  • produire et transmettre mensuellement les données administratives au responsable autorisé de chaque unité administrative.
• Le Service de finances est responsable de :
  • la validation des codes budgétaires ;
  • des transferts de fonds.

 

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