Les dernières années ont entraîné leur lot de défis pour tous les secteurs d’activité et Polytechnique Montréal n’y a pas échappé. Pour la Bibliothèque, les défis amenés par la pandémie touchent plusieurs plans : prestation de services à distance, puis sur place dans le respect des mesures sanitaires, arrivée en fonction d’une nouvelle directrice, mouvement de personnel fréquent, révision en profondeur de certains processus de travail et mise en place de nouveaux outils communs au Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ).
Grâce à des mesures d’adaptation agiles et à sa capacité d’innover, la Bibliothèque a su se montrer à la hauteur des défis rencontrés. Le contexte difficile a fait ressortir les forces de l’équipe et la solidité de ses méthodes de travail.
Le présent bilan fait donc état de l’évolution de la Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre au courant des années 2019 à 2022.
Équipe et gouvernance
Une nouvelle directrice
Mélissa Beaudry entre en poste en mars 2020 en tant que nouvelle directrice de la Bibliothèque après une période d’intérim assurée par Richard Labrie à partir de juillet 2019.
Augmentation du nombre de postes de bibliothécaire
À la suite de transformations d’un poste de commis et d’un poste de technicienne, le nombre de bibliothécaires s’accroît en juillet 2019 et en mai 2022. En juillet 2019, un nouveau bibliothécaire se joint à l’équipe des Services-conseils afin de consolider l’offre de services pour les données géospatiales et pour animer des formations et les ateliers CAP7005. En mai 2022, une bibliothécaire se joint pour une première fois à l’équipe de l’Espace client. Celle-ci a pour mandat de participer au développement d’une stratégie de communication pour la Bibliothèque, d’accroître les liens entre la communauté de Polytechnique Montréal et la Bibliothèque ainsi que de mettre à profit ses compétences linguistiques et pédagogiques au travers de divers projets et formations.
Repositionnement stratégique
La Bibliothèque réalise un repositionnement stratégique avec l’aide d’une firme de consultation externe en 2021-2022. Après plusieurs rencontres avec le personnel de la Bibliothèque, le corps enseignant et la communauté étudiante, de nouveaux énoncés de mission, de vision et d’objectifs stratégiques sont établis. Des règles d’engagement pour l’équipe de la Bibliothèque sont aussi mises en place. Ce repositionnement permet à la Bibliothèque de se définir en tant que service novateur en soutien à l’enseignement et à la recherche.
Adaptations en temps de pandémie
Services à distance accrus
En mars 2020, la Bibliothèque ferme l’accès à ses lieux en réponse aux demandes du gouvernement québécois en temps de pandémie. La Bibliothèque mise sur ses milliers de ressources électroniques et adapte ses services afin de migrer vers une offre en ligne. Le prêt entre bibliothèques est maintenu pour les ressources électroniques.
Les équipes de l’Espace client et des Services-conseils sont au rendez-vous à distance pour communiquer l’information essentielle à leurs usagères et usagers.
Les techniciens et techniciennes aux systèmes informatisés continuent d’offrir le service d’aide à la configuration du proxy (pour les ressources numériques de la Bibliothèque) et l’installation d’EndNote (résolution de problèmes lors de l’installation du logiciel par les étudiants sur leur poste informatique), le tout, à distance. Ils et elles soutiennent également le personnel de Polytechnique qui doit travailler à distance. La Bibliothèque contribue à cette transition en prêtant sa flotte d’ordinateurs et de portables destinés à la clientèle étudiante, au personnel de l’université.
L’offre de numérisation de documents est lancée en juin 2020. Les usagers et usagères peuvent demander la numérisation d’un article ou d’un chapitre de livre qui leur est ensuite transmis par courriel.
En avril 2020, plusieurs éditeurs scientifiques offrent temporairement l’accès à des ressources habituellement payantes afin de soutenir les institutions d’enseignement. La Bibliothèque analyse l’offre pour connaître le nombre de livres placés à la Réserve des cours et couverts par cette offre. Elle en informe les membres du corps enseignant concernés.
Communications et lien avec la communauté
Dès mars 2020, une page Web est créée qui regroupe tous les renseignements utiles en rapport avec la pandémie. Sa mise à jour fréquente permet de refléter l’évolution de la situation. Tout au long de l’année 2020-2021, la Bibliothèque mise également sur les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube) pour rejoindre et informer sa communauté. En novembre 2020 et novembre 2021, la Bibliothèque participe aux portes ouvertes virtuelles de Polytechnique Montréal.
Retour graduel en personne
En mai 2020, la Bibliothèque offre le prêt de documents sans contact aux personnes autorisées à venir sur le campus sur réservation. Des membres de l’équipe sont de retour sur place pour offrir le service.
À partir de septembre 2020, les espaces de la Bibliothèque sont de nouveau accessibles sur réservation. Le service d’aide aux usagers et usagères fait son retour sur place. Le prêt des documents de la Réserve est adapté. Les documents de la Réserve peuvent maintenant être empruntés 24 h (au lieu de 4 h).
L’équipe de la Bibliothèque adopte un mode de travail hybride à l’automne 2021 tout en s’assurant que sa présence sur place répond bien aux besoins de la communauté.
Les outils de réservation de salles de la Bibliothèque mis à profit
L’outil LibCal acquis par la Bibliothèque à l’été 2020 par l’entremise du Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ) pour la réservation de salles est étendu à tout le campus de Polytechnique en février 2021. Des salles de classe à travers le campus sont transformées en salles de rencontres d’équipe ou en salles de places individuelles. Le personnel de la Bibliothèque est sollicité pour paramétrer LibCal pour les centaines de places offertes.
Collections et ressources
Élagage et optimisation de l’espace
De l’été 2020 à l’été 2021, la Bibliothèque se lance dans un projet majeur d’élagage, de numérisation et de relocalisation des collections papier. L’équipe des Services-conseils travaille en collaboration avec la conseillère principale au développement des collections pour établir les critères sur lesquels la Bibliothèque s’appuie pour l’élagage ou la conservation des documents physiques. Le projet avance rapidement à l’été 2021 au niveau de l’élagage, ce qui permet de gagner de l’espace pour un réaménagement éventuel de la Bibliothèque. En 2021, le personnel numérise les rapports techniques et les notes de cours afin de faciliter leur préservation à long terme. En janvier 2022, un bail est signé pour la location d’un centre de conservation hors campus.
Achats d’archives électroniques de périodiques
En ayant en tête l’accès à distance de ses ressources, la Bibliothèque acquiert plusieurs collections d’archives de périodiques électroniques : 242 titres électroniques de IEEE à l’hiver 2021, 28 titres de périodiques électroniques de l’éditeur Wiley à l’automne 2021, puis au printemps 2022, des archives de périodiques d’INFORMS. En plus de faciliter l’accès à ces ressources à la communauté, ces collections électroniques permettent d’effectuer un élagage important de leur équivalent en format imprimé.
Une collection de guides documentaires en croissance
Entre 2019 et 2022, la Bibliothèque bonifie l’offre de guides documentaires disponibles sur son site Web en y ajoutant les guides suivants : Bien-être, Citer selon le style APA 7e, Cybersécurité, Publier un mémoire ou une thèse, Zotero.
GéoIndex
La promotion de Géoindex auprès de la communauté de Polytechnique débute à l’automne 2019. Lancée par l’Université Laval au courant de l’été 2019, cette ressource a été achetée en consortium par le PBUQ.
Third Iron et Browzine
À l’automne 2021, la Bibliothèque participe à l’acquisition consortiale par l’entremise du Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ), de Third Iron. Third Iron permet d’offrir à la communauté de Polytechnique deux nouveaux outils pour faciliter l’accès aux revues et aux articles scientifiques :
- La plateforme Browzine, qui permet aux usagers et usagères de consulter les numéros de revues auxquelles la Bibliothèque est abonnée et de créer des alertes pour la publication d’articles sur des sujets en particulier ;
- LibKey, un résolveur de liens qui permet l’accès en un seul clic au plein texte d’un grand nombre d’articles (incluant ceux en libre accès).
Des mangas à la Bibliothèque
À l’automne 2021, afin de répondre à la demande des étudiants et étudiantes, la Bibliothèque ajoute des mangas à sa collection de bandes dessinées. Le personnel expert avec ce type de littérature fait la sélection et celle-ci vient enrichir la collection Culture. C’est environ 30 titres qui sont ajoutés.
CSA OnDemand
En novembre 2021, la Bibliothèque fait l’acquisition de CSA OnDemand, une base de données de normes. Comprenant l’ensemble des normes en français et en anglais développées par l’Association canadienne de normalisation (CSA), y compris les anciennes versions des normes, cette acquisition est très appréciée par tout le personnel de Polytechnique.
Services et formations
Nouvelles avancées pour le Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises (PBUQ)
L’objectif principal du partenariat pour une plateforme partagée de service aboutit finalement en 2020. La plateforme retenue, WorldShare Management Services (WMS) de la coopérative OCLC, fournit l’outil de recherche Sofia, des modules de gestion des prêts, de gestion des acquisitions, de catalogage et d’indexation. Cette plateforme sera utilisée par toutes les BUQ. L’implantation de l’outil de recherche Sofia en juillet 2020 fait l’objet d’un article sur le Carrefour de l’actualité de Polytechnique Montréal. Tipasa, le module de prêt entre bibliothèques, est mis en place à l’hiver 2022. La Bibliothèque Louise-Lalonde-Lamarre est l’une des quatre institutions pilotes du projet. Au printemps 2022, la fonction prêt réseau est intégrée à WMS et à l’outil de recherche Sofia. Celle-ci permet d’effectuer des demandes de documents dans le réseau des 18 bibliothèques universitaires du Québec de manière simplifiée.
Plus grande étendue des heures d’ouverture
À l’hiver 2022, l’heure d’ouverture régulière de la Bibliothèque passe de 8 h 30 à 8 h afin d’accommoder les besoins de la communauté.
Des formations en évolution
Au cours des années 2019 à 2022, la Bibliothèque ajoute des formations à son offre et augmente son implication dans les cours de Polytechnique afin d’offrir des formations sur mesure. Les nouvelles formations se centrent sur le libre accès scientifique, les données de recherche, les données géospatiales, la recherche avancée d’articles scientifiques et l’outil de gestion bibliographique Zotéro.
Depuis 2020, une plus grande proportion des formations sont animées en mode virtuel. La diminution du nombre d’heures de formations s’explique entre autres par l’ajout de capsules sur la chaîne YouTube de la Bibliothèque.
En mars 2020, les formations et ateliers de la Bibliothèque connaissent un virage numérique. En plein milieu de la session, les bibliothécaires des Services-conseils adaptent le contenu et le mode d’enseignement des ateliers obligatoires crédités pour les cycles supérieurs CAP7005 pour permettre aux élèves de terminer le trimestre d’hiver.
Les ateliers de la rentrée d’automne 2020 ainsi que les formations offertes au baccalauréat et cycles supérieurs sont donnés à distance ou sont remplacés par des capsules vidéo mises en ligne sur YouTube.
Prêt de nuit pour les documents de la Réserve
À l’automne 2021, le service de prêt de nuit pour les documents de la Réserve est mis en place. Ce service permet aux membres de la communauté d’emprunter un document de la Réserve à partir du soir jusqu’au lendemain matin.
Des portables toujours plus courus
La Bibliothèque étend son offre de service de portables et mettant de l’avant des prêts de 24 h pour une petite flotte de portables. Chaque portable « 24 h » est accompagné d’une souris et d’un cordon électrique et est prêté avec un sac de protection. Les portables « 24 h » représentent 30 % des emprunts de portables au début de l’année 2022.
Services spécialisés
Soutien aux cycles supérieurs, à la recherche et à l’enseignement
De nouvelles formations sur le libre accès et la gestion des données de recherche ont permis aux membres du corps professoral de mieux comprendre les enjeux liés à ces aspects importants de la recherche scientifique.
De nouveaux guides documentaires spécifiquement conçus pour appuyer la recherche et l’enseignement ont été créés : Enseignement et apprentissage du génie et page Dataverse du guide sur les Données de recherche.
Dataverse
Depuis 2018, une entente conclue entre le Bureau de coopération interuniversitaire et l’Université de Toronto permet aux chercheurs et chercheuses des universités du Québec d’utiliser la plateforme Dataverse de Scholars Portal (désormais Borealis, le dépôt Dataverse canadien). Cette ressource permet le dépôt et le partage des données issues de la recherche et prend en charge une variété de types et de formats de données. Dès l’hiver 2020, les bibliothécaires des Services-conseils donnent un webinaire sur Dataverse pour renseigner la communauté sur ce dépôt.
PolyPublie
De 2019 à 2022, 3 219 nouveaux documents sont ajoutés à PolyPublie, le dépôt institutionnel numérique géré par la Bibliothèque.
Soutien à la direction, aux départements et aux services de Polytechnique Montréal
Études bibliométriques en demande
Le dossier bibliométrie est en pleine expansion ! En offrant de plus en plus de soutien à la communauté de Polytechnique Montréal, la Bibliothèque voit son nombre d’heures de consultation en bibliométrie augmenter de plus de 60 % de 2019 à 2022.
Assistance au Bureau d’appui et d’innovation pédagogique (BAIP)
La Bibliothèque poursuit sa collaboration avec le BAIP. De 2019 à 2022, celui-ci fait appel au service de consultation de la Bibliothèque pour obtenir de l’information lui permettant d’offrir du soutien au personnel des divers services de Polytechnique et au corps professoral, plus précisément en matière de design thinking, de droit d’auteur pour l’utilisation d’images et d’acquis expérientiels.
Fondation et alumni
Pour une dixième année en 2022, la Bibliothèque fait collaboration avec Fondation et alumni de Polytechnique Montréal. Entre 2019 et 2022, 40 demandes de recherche stratégique ont été complétées par le personnel de la Bibliothèque pour Fondation et alumni.
Quiz sur le plagiat
À l’automne 2021, l’équipe des Services-conseils a procédé à la mise à jour du quiz sur le plagiat. Tous les nouveaux étudiants et nouvelles étudiantes de Polytechnique doivent remplir ce quiz, et ce, qu’ils soient au baccalauréat ou aux cycles supérieurs. Ce quiz est rendu disponible à la communauté étudiante sur la plateforme Moodle. En plus du quiz, la page sur le plagiat sur le site Web de Polytechnique a été mise à jour.
Expositions et animations
Une salle de détente à la période des examens
Pour la période des examens, en décembre 2021, la Bibliothèque inaugure une salle de détente temporaire où les étudiants et étudiantes peuvent venir se reposer. L’éclairage est tamisé, des plantes naturelles sont dispersées sur des bureaux individuels, une petite collection de livres sur le bien-être, des revues et des bandes dessinées sont mis à la disposition des personnes. La salle est également agrémentée de poufs et d’un faux foyer, le tout pour inviter les étudiants et étudiantes à décompresser dans une ambiance propice à la détente. La salle est un franc succès. L’expérience est répétée à la fin de la session d’hiver 2022.
Mise en valeur des travaux de la communauté polytechnicienne
Entre 2019 et 2022, la Bibliothèque collabore avec plusieurs groupes et comités étudiants de Polytechnique Montréal afin d’animer ses espaces. Deux ponts conçus dans le cadre du cours CIV 1910 sont exposés à la Bibliothèque en novembre 2021. Le bac à sable de réalité augmentée de la professeure Elmira Hassanzadeh et de ses étudiants et étudiantes est exhibé à la Bibliothèque en avril 2022. Quelques démonstrations du bac à sable sont présentées. Dans le cadre du concours le Génie et l’art tenu au cours de l’année académique 2021-2022, la Bibliothèque présente les deux œuvres gagnantes au printemps 2022. Elles y sont exposées jusqu’en mai 2022.
Lancement du nouveau livre de la professeure Virginie Francoeur
En mai 2022 a lieu le lancement du livre Green behaviors in the workplace: Nature, complexity, and trends de la professeure Virginie Francoeur et de Pascal Paillé dans les espaces de la Bibliothèque. Un vins et fromages est organisé pour l’occasion. Une séance de discussion et de questions et réponses avec l’auteure et l’auteur est organisée. Une trentaine de personnes assistent à l’événement.
Collaborations avec la communauté
Poly-Forum
Depuis l’automne 2020, des membres de l’équipe de la Bibliothèque participent au soutien à la communauté de Polytechnique à distance en contribuant au personnel répondant aux questions des étudiantes et étudiants reçus sur Poly-Forum et à l’adresse info@polymtl.ca.
Contribution à Centraide
La Bibliothèque continue sa vente annuelle de dons de livres pour Centraide. Cette vente qui a lieu à la Bibliothèque permet de ramasser plusieurs centaines de dollars pour Centraide.
Rayonnement professionnel
Partage d’expertise quant aux formations documentaires créditées et obligatoires
L’équipe de bibliothécaires des Services-conseils publie deux articles (en libre accès) portant sur les formations documentaires créditées et obligatoires CAP7005 pour les étudiantes et étudiants des cycles supérieurs. Le premier article, « Credited information literacy training sessions for graduate students—still relevant after 18 years: A case study » est publié en juin 2020. Celui-ci fait l’objet d’une présentation dans le cadre du congrès annuel de l’American Society for Engineering Education (ASEE). Il a également été sélectionné comme meilleur article de la Engineering Libraries Division (ELD) et mis en nomination pour le prix du meilleur article du Professional Interest Council IV (dont fait partie la ELD).
En mars 2021, le second article, « Formation documentaire créditée et obligatoire aux cycles supérieurs : Contexte et bénéfices pour la clientèle étudiante et le corps professoral », est publié par la revue Documentation et bibliothèques, qui est la revue trimestrielle de l’Association pour l’avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED).
Le rôle des techniciennes et techniciens en documentation à la référence
Deux techniciennes de l’Espace client présentent « La valorisation des ressources documentaires par les techniciens en documentation à la Bibliothèque » au Congrès des professionnels de l’information tenu à l’automne 2020.
Soutien technique et informatique
Projet PFAN
Dès 2019, la Bibliothèque est impliquée dans le Programme francophone des autorités de noms (PFAN) établi par Bibliothèque et archives Canada, Bibliothèque et Archives nationales du Québec et 15 universités québécoises. À l’hiver 2021, cette implication fait l’objet d’un projet de mentorat avec l’Université de Montréal pour des techniciens et techniciennes des services techniques et systèmes informatisés. La Bibliothèque procède à des ajouts au fichier d’autorités Canadiana pour des membres du corps professoral de Polytechnique à partir de l’hiver 2022. L’objectif consiste à mettre de l’avant plus de 300 professeurs et professeures en créant ou en rehaussant des notices d’autorités qui reflètent leur affiliation à Polytechnique Montréal ainsi que leurs domaines d’expertises. Une centaine de notices ont déjà été rehaussées ou créées.
Sofia s’enrichit
Afin d’améliorer la recherche thématique dans l’outil de recherche Sofia, la bibliothécaire des métadonnées a effectué un travail rétrospectif d’enrichissement automatique sur plus de 6 000 des notices maîtresses du catalogue de Polytechnique. Des classes Library of Congress (LC) ont été ajoutées à 2 500 notices maîtresses et des sujets Répertoire des Vedettes Matières/LC ont été ajoutés à 3 700 notices maîtresses.
Statistiques
| 2019-2020* | 2020-2021 | 2021-2022 | |
| Diffusion de la recherche | |||
| Nombre de références ajoutées au répertoire des publications | 2 499 | 2 858 | 4 497 |
| Nombre de nouvelles fiches de professeurs et d'unités ajoutées dans le répertoire des expertises | 42 | 55 | 19 |
| Nombre de fiches corrigées dans le répertoire des expertises | 124 | 102 | 71 |
| Nombre de documents ajoutés dans PolyPublie | 415 | 732 | 3 634 |
| Formations et référence** | |||
| Heures de formations | 305 | 166 | 196 |
| Nombre de séances de formations | 127 | 108 | 122 |
| Nombre de participants aux formations | 2 012 | 1 488 | 1 894 |
| Nombre de questions de référence, de renseignements et d'aide technique | 3 175 | 965 | 2 657 |
| Nombre de réponses fournies par clavardage (inclut dans le total de questions de référence) | 143 | 331 | 182 |
| Bibliométrie - nombre de consultations | 13 | 16 | 36 |
| Bibliométrie - nombre d'heures | 137 | 144 | 226 |
| Nombre de consultation avec les bibliothécaires | 231 | 265 | 284 |
| Accueil | |||
| Fréquentation annuelle | 440 238 | 14 367 | 277 950 |
| Nombre d'heures d'ouverture par semaine | s.o. | s.o. | 87,25 |
| Nombre de prêts de portables | 9 359 | n.d. | 2 252 |
| Nombre de réservations de salles de travail à la Bibliothèque et au Pavillon Lassonde | 7 025 | 1 711 | 8 616 |
| Nombre de places assises | 641 | 607 | 749 |
| Utilisation des ressources | |||
| Nombre de téléchargements | 694 684 | 683 465 | 834 149 |
| Nombre de livres imprimés | n.d. | n.d. | 111 887 |
| Nombre de livres électroniques | n.d. | n.d. | 206 154 |
| Nombre de bases de données | n.d. | n.d. | 79 |
| Prêts initiaux et renouvellements | 39 133 | 6 899 | 17 715 |
| Nombre de demandes de prêts entre bibliothèque | 3 643 | 3 194 | 2 207 |
* Les espaces physiques de la Bibliothèque étaient fermés du 13 mars à août 2020. De septembre 2020 à avril 2021, la Bibliothèque était ouverte avec accès limité aux lieux et services en raison des mesures sanitaires.
** La baisse du nombre de formations et des heures en 2020-2021 s'explique par le fait que, pendant la pandémie de COVID-19, plusieurs formations au baccalauréat ont été annulées ou transformées en capsules vidéos et que la durée des formations CAP7005 a été réduite de 3 h 15 à 1 h 45.