Foire aux questions - VIA

Cette foire aux questions concerne le service VIA d'enseignement à distance (classe virtuelles).

NOTE-1 :  Problèmes actuellement avec les ordinateurs MAC et l'application VIA

  • Utiliser le fureteur FireFox avec la Version Flash

NOTE -2 : Si vous avez un problème durant votre activité, S.V.P. téléphoner

  • Directement au support technique de VIA au 1-866-843-4848 poste 1
    ou
  • À l'audiovisuel au poste #4902

 

Travaux d'équipe en soirée : comment mes étudiants peuvent faire leurs rencontres d'équipe

L'outil de collaboration Cisco Webex Teams est à la disposition des étudiants.

Ils ont tous un compte d'accès personnel et peuvent donc se créer des équipes de travail pour chacun de leur cours

Téléchargement pour les postes personnel

Cisco WebEx Teams peut être téléchargé à partir de ce lien.

Téléphones intelligents

Cisco WebEx Teams est aussi disponible pour les téléphone Intelligents, il suffit de les télécharger à partir de App Store et de Google Play.

Version en ligne

Cisco WebEx Teams peut aussi être utilisé en ligne. Veuillez cliquer sur ce lien.

Votre identifiant dans cette page devra être votre adresse courriel de Polytechnique.

Vous serez alors dirigé vers la page d'authentification de Polytechnique :

Entrer votre pmatricule et mot de passe unique et cliquer sur Se connecter.

IMPORTANT : Si le système ne vous dirige pas vers la fenêtre d'authentification CAS de Polytechnique, vous devez communiquer avec le personnel du Comptoir de service pour les employés et enseignants pour faire créer votre compte dans notre tenant Cisco.

Liens utiles

Je vais où pour créer mon cours à distance ?

Dans Moodle, Activer le mode édition dans le menu en haut à droite de la page web

 

Vous devez cliquer sur Ajouter une activité à la fin de la section où vous voulez créer l'activité de cours.

Choisir  VIA  (  )  dans la liste des ressources disponibles.
(note : VIA est la plate-forme de formation à distance (classe virtuelle) disponible à Polytechnique)

Vous vous retrouvez dans la page de création de votre activité de cours.

Indiquer le titre de votre cours -->  s.v.p., inscrire le sigle de votre cours dans le titre pour nous aider à surveiller la plate-forme et apporter le soutien à distance

Indiquer la bonne date et heure pour votre activité.

Enregistrements de vos séances de cours : paramètres par défauts

  • Les enregistrements démarrent automatiquement
  • Le mode Multiple permet de créer un fichier différents à chaque fois que l'enregistrement est arrêté puis redémarré

  • Par défaut, les étudiants n'ont pas accès aux enregistrements à la fin du cours (case Rendre public tous les enregistrement par défaut à NON)

Si votre intention est de permettre aux étudiants d'avoir accès aux enregistrements dès la fin du cours, dites OUI tout de suite à la case Rendre public tous les enregistrement par défaut

Si vous souhaitez attendre avant que les étudiants aient accès aux enregistrements pour les éditer ou tout autre raison, le temps venu, vous devrez retourner modifier l'activité dans Moodle pour dire OUI à la case Rendre public tous les enregistrement par défaut

Puis-je créer une activité avec une périodicité (répétition) ?

NON, malheureusement.

Actuellement, l'intégration de VIA sur la plate-forme Moodle ne le permet pas.

Dans Moodle il est possible de faire une copie (dupliquer) dans les outils de modification de Moodle, mais cela ne copie pas les éléments complexes de l'activité.  C'est donc très peu utile de dupliquer l'activité VIA.

Si vous dupliquez votre activité, prendre soin de renommer votre copie et d'en modifier la date et heure.

Dois-je inviter manuellement les étudiants de mon groupe ?

NON

Par défaut, les étudiants inscrits au cours sont automatiquement versés au cours lorsque vous créez votre activité VIA.

Rôles que chacun des participants ont dans VIA

VIA a 3 catégories de participants

  • Hôte = présentateur = professeur
    • Toujours en contrôle des droits et des documents dans la rencontre, il peut déléguer l’animation à un animateur et reprendre le contrôle en tout temps.
    • Il n'y a qu'un seul hôte par activité
       
  • Animateurs = assitants d'enseignement
    • Il est en mesure de démarrer son microphone ou sa caméra par défaut, et possède les droits sur la présentation de la rencontre. Il est en mesure de contrôler les droits des participants dans la rencontre (droits d'annoter, d'utiliser son microphone et sa caméra).
       
  • Participants = étudiants
    • Il est en mesure de clavarder et doit demander pour obtenir les droits d’annoter, d’utiliser la vidéo ou la voix.

Changer les rôles qu'ont les différents participants dans l'activité

  • En mode Éditeur sélectionner l'activité pour laquelle vous souhaitez changer le rôle d'un (ou des) participant(s)
     
  • Cliquer sur Gérer les utilisateurs
  • Aller dans le menu Inscription des participants où un nouveau sous-menu sera apparu.
  • Sélectionner dans la liste de gauche le nom du participant à qui vous voulez donner le rôle d'animateur.
  • Avec la flèche centrale déplacer ce participant dans la liste de droite.
  • Pour enlever le rôle d'animateur à un participant, faire le processus inverse.
  • Enregistrer (au bas de la page)
     

Pour remplacer l'hôte de l'activité

  • Sélectionner le participant à qui vous souhaitez attribuer le rôle d'hôte
  • Cliquer sur Remplacer l'hôte
  • Enregistrer (au bas de la page)
     
Comment je fais pour passer d'un document à l'autre sur la zone centrale

Avec l'outil Présentation, vous pourrez passer d'un document à l'autre.

Aussi, vous pourrez sélectionner le visionnement de l'ensemble des caméras, de tableaux blancs, de partager votre écran, etc.

 

Zone centrale
Groupes d'étudiants qui travaillent ensemble durant mes cours, est-ce possible dans VIA ?

OUI

Il est possible de séparer les étudiants en sous-groupes. Nous parlons alors d'ateliers.

L'enseignant pourra :

  • Naviguer d'un sous-groupe à l'autre durant le cours.
  • Parler à tous les étudiants même s'ils sont répartis dans leurs atelier (coupe les caméras des étudiants à ce moment-là)
  • Clavarder avec l'ensemble des étudiants même s'ils sont répartis dana leurs atelier
  • Aller voir les enregistrements de chacun des sous-groupes.

Note : en entrant dans l'atelier, l'étudiant doit activer sa caméra et son microphone

Deux méthodes
  1. Groupes d'étudiants séparés à l'avance dans leurs ateliers respectifs par le professeur
  2. Groupes formés aléatoirement

Détails pour la création des ateliers

  • Bouton permettant d'accéder aux ateliers


1. Groupes d'étudiants séparés à l'avance 

  • Cliquer sur le + pour ajouter le nombre d'ateliers (groupes) requis,
  • Vous pouvez moditifier le nom de l'atelier avec l'outils crayon,
  • Sélectionner le nom d'un participant dans la liste de gauche et cliquer sur l'atelier que ce participant joindra,
  • Sauvegarder.


2. Groupes formés aléatoirement :

  • Cliquer sur l'icône de répartition automatique des utilisateurs.
  • Cocher la case Permettre aux participants de se déplacer entre les ateliers si vous voulez que les étudiants puissent changer d'atelier durant le cours

     
  • Choix qui s'offrent à vous :
    • Répartir selon le nombre de groupes que vous voulez
      • Exemple : pour les labos où il y a 30 étudiants et des groupes de 2, je dirais 15 ateliers
         
    • Répartir selon le nombre de participants dans un groupe
      • Exemple : je veux des groupes de 3 étudiants, je dirais 3 utilisateurs par atelier
         
    • Inclure les étudiants qui ne sont pas présents dans l'activité
      • À cocher si vous créez les ateliers avant le cours, car personne ne sera présent outre vous-même
         
    • Si les animateurs doivent faire partie des groupes d'étudiants, cocher la case.  Sinon, ne pas cocher la case
       
    • Cliquer sur Appliquer

       
  • Cliquer sur Sauvegarder, mais si vous êtes dans l'activité et que vous voulez démarrer les ateliers, cliquer sur Sauvegarder et activer

 

Gestion des ateliers

  • Lorsque les ateliers sont démarrés, une nouvelle barre apparaît au haut de la page. 
  • Vous pourrez ainsi naviguer d'un atelier à l'autre

  • Une nouvelle barre d'outils apparaît également à gauche dans haut de la page. Ces nouveaux outils vous permettront de :
     
    • Mettre fin à la séance d'ateliers en un seul clic (le X)
    • Clavarder à tous les participants qui sont actifs dans leurs ateliers respectifs (bulle)
    • Parler à tous les participants qui sont actifs dans leurs ateliers respectifs tout en coupant leurs caméras (intercom)

 

Voir le clip vidéo explicatif sur la gestion des ateliers.

Ateliers dans VIA : C'est trop long faire les groupes, qu'est-ce que je peux faire ?

Voici une astuce pour répartir les groupes : Tricher un peu avec l'option Répartir automatiquement les utilisateurs

  • Établir une liste du nombre d'ateliers requis
  • Ouvrir le menu des ateliers
  • Cliquer sur l'icône + pour ajouter un atelier à la fois et ce jusqu'à ce qu'il y ait le nombre d'ateliers requis pour votre cours.
  • Cocher la case Permettre aux participants de se déplacer entre les ateliers.
  • Cliquer sur Sauvegarder, mais si vous êtes dans l'activité et que vous voulez démarrer les ateliers, cliquer sur Sauvegarder et activer.
  • Le menu des ateliers au haut de la page ouvrira et les étudiants pourront se déplacer d'un atelier à l'autre. 
Les étudiants pourront donc se déplacer tout seul dans l'atelier qui leur était dédié selon une liste que vous auriez préalablement transmise aux étudiants ou qu'ils choisiront ensemble durant le déroulement du cours.
Lorsque je crée mon cours, c'est long avant que le processus soit terminé, est-ce normal ?

Dans une certaine mesure OUI.

Si vous avez beaucoup d'étudiants et que c'est la première fois que ces étudiants participent à une activité VIA, les comptes individuels sont alors créés sur la plate-forme VIA et le processus peut être long.

Un pop-up ouvre et me demande d'installer une application, est-ce normal ?

OUI

Lorsque vous allez ouvrir votre activité VIA disponible sur Moodle, vous verrez le menu suivant apparaître.

Vous pourrez dans un premier temps télécharger et lancer l’application et lors des prochaines connexions, vous pourrez cliquer sur J’ai déjà l’application.
 
Dans la mesure du possible, ne PAS sélectionner Version Flash.

Après avoir installé l'application de VIA, ça ne démarre pas

Deux choses peuvent être faites :

  1. Réinstaller la petite application, en cas de mauvaise installation initiale (cliquer sur Télécharger et lancer l'application).

    Il arrive que le lancement de l'application après son installation ne se passe pas bien, dans ce temps, simplement cliquer sur J'ai l'application.  (vécu entre autre avec les MAC) 

    Le menu suivant apparaîtra, simplement cliquer  Ouvrir VIA  :


Par la suite ça bascule vers la connexion sur le compte de Polytechnique.  Vous n'avez rien à faire, tout ce fait tout seul.

C'est sur cette page que parfois ça déconnecte, si c'est trop long pour rejoindre le serveur (Internet trop lent)

Dans un tel cas, cliquer de nouveau sur J'ai l'application.



 

2. Essayer un autre fureteur

J'utilise LINUX et l'application VIA est pour Windows et MAC

Continuer à utiliser Flash Player en cliquant Version Flash.

À noter que Flash Player ne sera plus en usage à la fin de l'année 2020. 

L'application que VIA propose de télécharger est pour permettre la transition vers le HTML5 complet, qui lui, sera fonctionnel avec Linux d'ici la fin de l'année 2020.

Comment désactiver les mises à jour qui se déclenchent parfois automatiquement

Il y a souvent des icônes qui se situent en bas a droite à côté de l'heure indiquant si c'est mises à jour sont nécessaire ou indiquant que ce programme ouvert pourrait faire une mise à jour lorsqu'elle est disponible.

Il est possible de fermer ces programmes manuellement en cliquant avec le bouton droit de la souris dessus et en sélectionnant "quitter" ou "fermer".

Une vérification de mise à jour Windows est possible à faire en tout temps.  Dans Windows 10, il suffit de chercher "mise à jour" dans le menu démarrer et de cliquer sur "rechercher des mises à jour" pour suspendre les mises à jours ou les reporter.

Voici aussi les points à vérifier ou à essayer de votre côté pour améliorer la connexion internet si vous rencontrer des problèmes :

  • Assurez vous d'avoir une connexion haute vitesse
  • Vérifiez que votre connexion est stable et que vous êtes connecté avec un fil directement au modem Internet.
  • Assurez vous d'être l’unique utilisateur du réseau à utiliser la connexion internet.
  • Assurez vous que rien n'est en train de télécharger durant l'activité VIA (par exemple une ou plusieurs mise à jour de l'ordinateur)
  • Fermez tout autre application susceptible d’utiliser votre connexion internet ou de ralentir votre ordinateur. (par exemple Skype, messenger et les disques dur virtuels)
  • Essayez de vous connecter à l'aide de notre application si ce n'est déjà fait
  • Au besoin, redémarrez votre poste de travail.
Ma connexion réseau n'est pas bonne, qu'est-ce que je peux faire

Une connexion réseau dite filaire est recommandée, donc si vous pouvez éviter d'utiliser une connexion au réseau sans-fil, c'est ce qui est le mieux.

À la maison, si vous pouvez vous connecter avec un fil réseau directement sur votre base réseau, cela vous aidera grandement

Vérifier qu'aucune mise à jour ne se fait sur votre ordinateur.

Assurez-vous que, dans votre résidence, personne d'autre utilise votre bande passante (par exemple en écoutant Netflix ou autre).

Capsule vidéo pour vous aider à mieux comprendre et gérer l'utilisation de votre bande-passante internet (3:07 min) :

Voici des liens pour tester votre connexion réseau :

RISQ :

https://www.risq.quebec/
Cliquer sur Tester votre connexion en haut à droite de la page web

Bell :

https://soutien.bell.ca/services-internet/verification-de-la-vitesse-internet#INT=Search_SearchResults_TitleLink

Vidéotron :

https://testvitesse.videotron.ca/index-fr.html

Réduire la qualité vidéo (pour réduire la bande passante requise)

Durant votre activité, vous réalisez que les participants (et peut-être même vous) avez des problèmes de connexions, vous pouvez diminuer la résolution des caméras et ainsi diminuer la bande passante requise.

Si l'indicateur à la gauche du nom des participants tourne au jaune et même rouge au lieu de rester stable et de couleur verte, c'est signe de problème de bande passante et de risque de déconnexion.

Pour diminuer la résolution vidéo des caméras :

  1. Ouvrir le meunu Options et configuration

  1. Sélectionner Paramètres multimédia


 

  1. Il y a trois étapes possibles :
     
    1. Baiser le niveau du curseur de la Diffusion pour réduire le niveau de Réception et diffusion
    2. Dans la section Option Vidéo, réduire la Résolution (actuellement assez bas à 320x240 durant la COVID-19)
    3. Cocher la case Activer le mode vidéo pour les appareils mobiles

Comment je télécharge mes documents dans VIA ?

Il faut importer vos fichiers sur la plate-forme VIA pour qu'ils soient converties. 

Deux chemins sont possibles : directement dans l'activité VIA ou dans Moodle :

1) Dans votre activité VIA (que ce soit en mode préparation ou actif) :

Assurez-vous que l'îcone Présentation est sélectionné.

Comment télécharger un fichier - étape 1

Sélectionner l'icône Ajouter/gérer les contenus

Comment télécharger un fichier - étape 2

 

Comment télécharger un fichier - étape 3

Votre gestionnaire de fichier ouvrira pour vous permettre de sélectionner le fichier que vous souhaitez présenter.

La conversion du fichier démarrera toute seule (automatiquement). Le processus de conversion est parfois long en fonction du fichier à convertir. 

***  Voir les consignes pour que la conversion se déroule bien ***

 

2) Dans Moodle :

Accéder à  Gérer le contenu

Gestion des documents dans Moodle

Après avoir sélectionner l'application VIA vous serez dirigé vers l'outils de gestion des contenus dans VIA.  Soit le processus décrit ci-haut où il faut Importer de mon ordinateur votre document qui sera automatiquement converti par la plate-forme VIA.

 

Gestion des documents - réutiliser le même document plusieurs fois

OUI, il est possible d'utiliser le même document dans plusieurs activités VIA de façon simple et rapide.

Certains de vos documents servirons à plus qu'une activité VIA, pour ne pas devoir les importer de votre ordinateur et qu'ils se convertissent à chaque fois, vous pouvez les transtérer dans vos contenus VIA (votre librairie VIA). 

À noter, ce processus peut être fait même si l'activité où se trouve votre fichier à réutiliser est terminée.

 

Voici comment faire :

1) Dans Moodle, accéder à  Gérer le contenu

Gestion des documents dans Moodle

2) Après avoir sélectionner l'application VIA vous serez dirigé vers l'outils de gestion des contenus dans VIA.  C'est là qu'il faut Importer de mon ordinateur pour la première fois votre document qui sera automatiquement converti par la plate-forme VIA (processus parfois long en fonction du fichier à convertir).

Ouverture page Gestion des document dans VIA

3) Une fois la conversion terminée, sélectionner la flèche correspondant au document à exporter vers votre librairie VIA

Exporter le document vers ma bibliothèque - étape 1

4) Choisir le dossier Mon contenu et cliquer sur Exporter...

Exporter le document vers ...

5) Pour réutiliser un de ces fichiers exportés dans vos contenus VIA, sélectionner Importer de mes contenus VIA et non pas de votre ordinateur.

Importer de mes contenus VIA

6) Vos documents qui sont dans Mon contenu VIA seront rapidement accessibles pour toutes nouvelles activités VIA que vous crérez. Il ne reste qu'à sélectionner le(s) fichier(s) à Importer dans votre nouvelle activité VIA.

Mes contenus VIA - Sélection de fichiers
Comment je crée un tableau blanc

Vous pouvez créer le nombre de surfaces de tableaux blancs que vous souhaitez :

En sélectionnant l'icône permettant d'ajouter/gérer les contenu, vous pouvez renommer les tableaux blancs pour les reconnaître facilement :

Dans la gestion du contenu de l'activité, il est aussi possible de créer des tableaux blancs

Sondages : comment puis-je interroger mes étudiants ?

Voici l'information officielle disponible au sujet des sondages à partir de la page 22 du Guide d'utilisation - interface de collaboration

Il est possible de faire des Sondages dans VIA.

Les sondages peuvent être préparés à l'avance ou être décidés à la dernière minute en fonction de l'interaction avec vos étudiants.

Note :
Certains professeurs et assistants n'arrivent pas à voir leurs sondages actuellement.  Pourtant, les sondages devraient leur être accessibles en tout temps, même lorsqu'ils ne sont pas encore accessibles aux étudiants.

Il y a présentement un problème entre la plate-forme Moodle et VIA et la solution temporaire pour contourner ce problème est de démarrer la Version Flash lorsque le "pop-up menu" ouvre, au lieu de dire « j'ai l'application ».

VIA travaille actuellement sur cette problématique.

Enregistrer mon cours -> comment je fais ?

Enregistrements de vos séances de cours sur VIA :

  1. Paramètres par défauts
  • Les enregistrements démarrent automatiquement
  • Le mode Multiple permet de créer un fichier différent à chaque fois que l'enregistrement est arrêté puis redémarré

  • Par défaut, les étudiants n'ont pas accès aux enregistrements à la fin du cours (case Rendre public tous les enregistrements par défaut à NON)

Si votre intention est de permettre aux étudiants d'avoir accès aux enregistrements dès la fin du cours, dites "OUI" tout de suite à la case Rendre public tous les enregistrements par défaut

Si vous souhaitez attendre avant que les étudiants aient accès aux enregistrements pour les éditer ou tout autre raison, le temps venu, vous devrez retourner modifier l'activité dans Moodle pour dire OUI à la case Rendre public tous les enregistrements par défaut

  1. Le mode Unifié

Permet de faire plusieurs enregistrements et ils seront automatiquement mis bout à bout pour faire qu'un seul fichier.

À noter que le fichier unique sera créé seulement lorsque l'activité sera terminée.  Si vous êtes en mode "préparation" les enregistrements demeurent indivisuel.

 

Où sont mes enregistrements ? Je ne vois pas le lien dans Moodle

Certains professeurs et assistants n'arrivent pas à voir leurs enregistrements actuellement.  Pourtant, les enregistrements devraient être accessibles à eux en tout temps, même lorsqu'ils ne sont pas encore accessibles aux étudiants.

Il y a présentement un problème entre la plate-forme Moodle et VIA et la solution temporaire pour contourner ce problème est de démarrer la Version Flash lorsque le pop-up menu ouvre, au lieu de dire j'ai l'application.

Note : VIA travaille actuellement sur cette problématique

Mes étudiants ne voient pas les enregistrements du cours

Par défaut, les enregistrements ne sont pas visibles aux étudiants et ce, même s'ils sont prêts et disponibles dès la fin du cours.  Par défaut, ils sont visibles pour le présentateurs et les animateurs.

Vous devez les rendre visibles pour que tout le monde les voit. 

  • Aller dans la configuration de votre activité en tant qu'éditeur
  • Dans la section Enregistrements disponibles, sélectionner Modifier

 

  • Cliquer Visible pour les utilisateurs associés à la classe virtuelle
  • Enregistrer

 

Vous pouvez les rendre visibles lors de la création de votre activité si tel est votre choix.  Sinon, vous devrez retourner modifier la configuration de votre activité après la fin ce celle-ci.

Voici comment rendre visibles les enregistrements lors de la création de votre activité :

Dans les paramètres de la session, dites OUI  à la question Rendre public tous les enregistrements par défaut

Éditer mes enregistrements

OUI, il est possible d'éditer les enregistrements que vous avez faits dans VIA.

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Note :
Certains professeurs et assistants n'arrivent pas à accéder au mode d'édition actuellement.

Il y a présentement un problème entre la plate-forme Moodle et VIA et la solution temporaire pour contourner ce problème est de démarrer la Version Flash lorsque le pop-up menu ouvre, au lieu de dire  j'ai l'application.

VIA travaille actuellement sur cette problématique.

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Vous devez démarrer la lecture de votre enregistrement et activer le mode d'édition avec le bouton qui se trouve en bas à droite du curseur de défilement

Couper le début et la fin de votre enregistrement :

  • Déplacer les petits curseurs pour marquer le point de départ et le point de fin de votre enregistrement. 
  • Revisionner pour vous assurer que tout est comme vous le souhaiter et sauvegarder.

Couper des bouts au centre de l'enregistrement :

  • À l'endroit que vous souhaitez couper, faites un arrêt (pause) dans le défilement de la lecture
  • Cliquez sur l'outils "ciseau" est une zone rouge entre deux curseurs apparaîtra.
  • Vous pouvez déplacer les curseurs pour identifer le début et la fin de la zone à couper.
  • Revisionner pour vous assurer que tout est comme vous le souhaiter et sauvegarder.
  • Pour couper d'autres bouts de votre enregistrement, répéter simplement la même manoeuvre

Récupérer mon enregistrement sous forme de fichier ?

OUI, cela est possible

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Note :
Certains professeurs et assistants n'arrivent pas à récupéerer leurs enregistrements actuellement.

Il y a présentement un problème entre la plate-forme Moodle et VIA et la solution temporaire pour contourner ce problème est de démarrer la Version Flash lorsque le pop-up menu ouvre, au lieu de dire j'ai l'application.

VIA travaille actuellement sur cette problématique.

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Vos étudiants ont accès à vos enregistrements en allant sur le site Moodle de votre cours.
Mais si pour une raison "x" vous avez besoin de récupérer le fichier de votre enregistrement, il est possible d'exporter vos enregistrements en format vidéo .mp4 et audio .mp3

Lorsque vous accédez au visionnement de votre enregistrement ;

  • Ouvrir les Options de visionnement (roue en haut à droite de la page)
  • Cliquer sur Exporter dans le menu qui vient d'apparaître

Dans le menu :

  • Sélectionner les résolutions de vidéo voulues ou fichier audio.
  • Vous pouvez sélectionner plusieurs formats à la fois.
  • Cliquer sur Exporter

Un message vous indique que l'Exportation est demandée et qu'un courirel vous sera transmis lorsque l'opération sera terminée

  • Votre demande se retrouvera dans une queue de requêtes, vous serez peut-être la 100e demande dans cette queue...
  • Plus votre enregistrement est long, plus la création du fichier prend du temps
  • Ne soyez donc pas surpris si cela prends une journée, voir plus, avant que vous receviez le courriel pour vous dire que l'exportation est compléter.


 

  • Une fois votre courriel reçu :     
     
  • Retourner sur votre activité VIA et dans la section Enregistrement(s) disponible(s) vous verrez les fichiers disponibles au téléchargement
    (dans l'exemple, c'est un fichier Mobile (MP4))

Enregistrements : il reste en ligne combien de temps ?

Contractuellement, les enregistrements sont disponibles et accessible au travers des activités durant 6 mois, mais dans les faits, ils sont disponibles plus d’un an.

Par la suite, ils sont archivés pour environ un an.

Suite à la suppression d’une activité sur Moodle les données sont supprimées de Via réellement sur le disque (serveur) et les enregistrements ne sont donc plus  disponibles du tout.

Note :  Lorsque vous supprimez l'activité dans Moodle, elle est déplacée dans la corbeille Moodle.  Les éléments sont alors conservés durant 15 semaines dans la corbeille Moodle. Une fois  l'activité supprimée de la corbeille, elle est supprimée définitivement des
serveurs Via.

 

Sécurité : qui a accès à mes activités et enregistrements ?

Seules les personnes inscrites dans votre site Moodle peuvent accéder à vos activités Via et aux enregistrements que vous y avez faits

Note : Si les enregistrements sont cachés, les étudiants ne pourront pas les visionner.

Pour pouvoir vous offrir du support technique, l'équipe Moodle, l'équipe de l'audiovisuel ainsi que les gens au support technique chez Via ont également accès à vos activités et aux enregistrements.

J'ai un conférencier invité : peut-il joindre le cours VIA ?

OUI

Il existe un code visiteur dans Moodle pour chaque cours.  Ce code visiteur est, comme les étudiants de votre classe, inscrit automatiquement à l'activité VIA que vous créez.

Le code visiteur est indiqué dans le fichier nommé Informations à lire et conserver situé habituellement dans la première section du site du cours sur Moodle :

​​​​​​​

Vous pouvez donner ce code visiteur (avec son mot de passe généré automatiquement) à votre conférencier invité.

Nous vous suggérons de donner le rôle d'animateur à votre invité pour qu'il puisse avoir automatiquement accès à ouvrir son microphone et sa caméra.  De plus, en tant qu'animateur, il pourra télécharger à l'avance (en mode préparation) les documents qu'il souhaite présenter (PowerPoint et autres).

Votre conférencier devra, lui aussi, se connecter à votre cours sur la plate-forme Moodle pour accéder à l'activité VIA.

Si vous avez plus d'un conférencier dans une même activité, il vous faudra plusieurs codes visiteurs, dans un tel cas, il est possible d'en faire la demande à l'équipe Moodle@polymtl.ca

Si le fichier est absent, les enseignants peuvent contacter Moodle@polymtl.ca pour qu'ils puissent vous transmettre les informations de connexion du code visiteur de votre site.

Est-ce que mes étudiants peuvent utiliser une tablette ou téléphone pour suivre le cours ?

OUI

Les étudiants doivent télécharger l'application VIA mobile à partir du Play store ou Apple store

Lors de la création de votre activité vous verrez dans la section Paramètres de la session qu'il y a une case à cocher qui se nomme Activer le mode vidéo pour les appareils mobileAvant de la cocher, prendre en considération ceci :

Si vous cochez cette case, un codec moins performant sera utilisé et les gens sur mobiles pourront voir les vidéos des participants.

Si la case n'est PAS cochée, un codec vidéo plus performant (H264) sera utilisé et les utilisateurs sur mobiles ne recevront pas les vidéos des participants, mais seulement la voix.  Ils auront malgré tout, accès à l'ensemble des autres fonctions multimédia (documents, annotations, partage d'écrans, etc.)

Dans la mesure du possible, il est recommandé de ne pas cocher cette case.

Aussi voir :  Téléchargement de l'application VIA mobile

Salles d'attentes

Il est possible d'avoir une salle d'attente pour les participants. 

Ainsi, l'hôte et les animateurs peuvent permettre aux participants d'entrer dans l'activité seulement lorsqu'ils le souhaitent, ce qui leur permet de préparer et discuter ensemble dans l'activité en toute confidentialité.

Note : l'activité VIA "ouvre" 30 minutes avant l'heure indiquée.  Si le participant cherche à se connecter avant l'ouverture de l'activité, il recevra un message pour lui dire la date et heure de l'activité et de réessayer plus tard.  L'assistant de configuration est par contre accessible pour que le participant puisse se préparer à l'avance.

Rappel : Par défaut, les participants n'ont pas accès à l'usage de leur caméra et micro, il faut que l'hôte ou les animateurs le leur donne accès.

Trois type d'accès à l'activité VIA sont possibles :

  1. Aucune salle d'attente :
    1. Lorsque l'activité est ouverte et que le participant s'y connecte, il entre automatiquement dans l'activité, même si l'hôte ou les animateurs ne sont pas connectés.
       
  2. Salle d'attente : En l'absence de l'hôte
    1.   Les particiants dans la salle d'attente seront automatiquement diriger vers l'activité dès que l'hôte arrivera dans l'activité ;
    2. Voici le message que les participants auront alors :
  1. L'hôte recevra un courriel comme celui-ci pour lui dire que les participants l'attendent :

 
  1. Salle d'attente : En attente d'autorisation
    1. Les participants reçoivent le message suivant :
  1. Si l'hôte n'est pas dans l'activité, il recevra un courriel (comme celui démontré au point précédent) ;
  2. Si l'hôte est déjà dans l'activité, il aura un message qui lui apparaîtra dans le coin supérieur droite de l'interface ;
  3. L'hôte pourra ainsi, au moment de son choix, donner accès à l'activité aux partipants un à la fois ou tous en même temps :
Vidéo-Surveillance (Vidéo-Examen)

VIA offre un mode Vidéo-Examen pour permettre de surveiller vos étudiants.

Par contre, VIA ne surveille pas l'ordinateur de l'étudiant.  Il n'est actuellement pas possible de savoir si un étudiant ouvre une application ou site web autre que Moodle, qui lui, est permis pour la diffusion de votre examen.

Le mode vidéo-examen (vidéosurveillance) active les webcams des étudiants et vous les voyez tous dans une mosaïque de petites vignettes. Plus il y a d'étudiants, plus il y a de vignettes et plus elles sont petites. Si vous avez un gros groupe, il faut penser à le séparer en sous-groupes et avoir un surveillant par groupe.

Avec les webcams des étudiants allumées, vous pouvez les voir et les identifier avant le début de l'examen (les étudiants peuvent présenter leur carte d'identitée pour que vous puissiez la voir à l'écran).  Ils peuvent aussi montrer la pièce dans laquelle ils sont installer pour prouver qu'ils n'ont pas d'autres ordinateurs, moniteur, documentation, etc. et ce, même sous la table.

Vous pouvez aussi enregistrer dans VIA.

Si l'étudiant se connecte sur VIA avec une tablette ou cellulaire au lieu de prendre la webcam intégré à son ordinateur, l'appareil pourrait être installé à l'arrière de l'étudiant (derrière lui) pour que vous puissiez le voir de biais en même temps que de voir son ordinateur et ainsi optimiser la surveillance.

Avec une tablette ou cellulaire, il faudra sélectionner (cocher) que vous voulez Activer le mode vidéo pour appareils mobiles

Pour activer le mode Vidéo-examen (ou vidéo-surveillance)

Une fois dans l'activité, dans la section de droite, sélectionner l'outil caméras et cliquer sur la roue des paramètre :

VIA - video-examen-0Via - Vidéo-examen -1

En sélectionnant Ouvrir la fenêtre de la zone Affichage indépendant, vous pourrez avoir une fenêtre à part avec toutes les webcams des étudiants.  Si vous travaillez à deux moniteurs, ça peut même être intéressant durant le cours comme tel si les étudiants ont leur webcams allumées.

Pour « Activer le mode vidéo pour appareil mobiles »

Voir plus haut dans la FAQ sous la rubrique «Ma connexion réseau n'est pas bonne (...), sous-rubrique : Réduire la qualité vidéo (pour réduitre la bande passante requise)

Sélection et ajustements du microphone (et haut-parleurs)

Réglage du gain du micro sous Windows 10 :

Dans la barre de tâches, près de l’affichage de l’heure, cliquer sur l’icône de haut-parleur avec le bouton de droite et le menu contextuel suivant apparaîtra Ouvrir les paramètres de son.

Je veux faire un test avec un technicien, est-ce possible

OUI

Communiquer avec l'audiovisuel (audiovisuel@polymtl.ca ou au poste # 4902) pour qu'un rendez-vous puisse être fixé avec un technicien de notre équipe.

Ce dernier pourra se joindre à vous dans votre activité et confirmer avec vous que tout fonctionne bien.

Installer l'application VIA à l'avance

Il est possible d'installer la petite application de VIA à l'avance au lien suivant (celle du pop-up menu).

Assistant de configuration : je veux tester ma configuration avant le cours

L'assistant de configuration est disponible en tout temps sur le site d'assistance technique de VIA

Par contre, suite à une problématique que VIA devra régler très prochainement, le test d'assistant de configuration à partir de leur site web n'est possible qu'avec la version flash.

Soutien technique du fournisseur de VIA
Tous les jours
de 8h00 à 22h00