Service des finances

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(514) 340-4396

Local
B-602, Pavillon principal

Rémunération (paie)

Approvisionnements et gestion des marchandises

Mandat

La division Approvisionnements supervise l’ensemble des activités reliées à l’acquisition et la réception des biens et services.  Elle est responsable de la négociation d’ententes cadres avec les fournisseurs de l’École, en conformité avec les politiques internes de l’École tout en voyant à l’application de la politique sur les marchés publics du Gouvernement du Québec ainsi que le respect des accords provinciaux de libéralisation des marchés publics. Elle assure la réception, la distribution et l’expédition du courrier.

Horaires des comptoirs

Réception des marchandises
Du lundi au vendredi
8h15 à 12h00 et 13h15 à 15h00

Courrier
Du lundi au vendredi
9h30 à 11h30 et 13h00 à 15h00

Règles et politiques

Avis public

Avis d'homologation de produits

Date de publication :  1er février 2012

  •  Biens homologués :
    • Mobilier autoportant de la collection Air Line du manufacturier Artopex inc.
    • Mobilier autoportant de la série Expansion Desking du manufacturier Teknion Roy & Breton

Date de publication :  1er février 2013

  • Biens homologués :
    • Mobilier autoportant de la collection Air Line du manufacturier Artopex inc.
    • Mobilier autoportant de la série Expansion Desking du manufacturier Teknion Roy & Breton

Date de publication : 1er février 2014

  • Biens homologués :
    • Mobilier autoportant de la collection Air Line du manufacturier Artopex inc.
    • Mobilier autoportant de la série Expansion Desking du manufacturier Teknion Roy & Breton

Liens utiles

Budgets

Budget de fonctionnement - Mandat

  • participer à la préparation, d’analyser et de faire le suivi du budget de fonctionnement;
  • produire différents rapports et documents d’analyse pour l’administration générale;
  • conseiller les unités de l’École en matière de gestion budgétaire;
  • gestion des accès finances au système comptable SAFIRH.

 

Budget d'investissement - Mandat

  • coordonner, préparer et contrôler le budget d'investissement;
  • préparer les prévisions budgétaires d'investissement;
  • voir à la gestion du contrôle budgétaire d'investissement;
  • préparer et faire le suivi des réclamations annuelles d'investissement pour le gouvernement;
  • voir à l'application des normes et règlements établis;
  • participer à la préparation des états financiers de Polytechnique Montréal;
  • participer à la préparation du dossier de vérification (annuelle) du fonds des immobilisations.

 

Droits de scolarité

Mandat

  • de facturer, encaisser et recouvrer les droits de scolarité et les autres frais.

Pour en savoir davantage sur les modalités de paiement, consulter le site du registrariat.

COMPTES À PAYER

Mandat

  • Approuve les dépenses conformément aux règles établis, coordonne l’enregistrement comptable des documents suivants :
    • Avance de voyage et frais de déplacement;
    • Demande de paiement;
    • Facture relié au bon de commande;
    • Paiement par versement.
  • Et en assure les paiements.

Courriel :  compte-a-payer@polymtl.ca               

Téléphone :  (514) 340-5244

  • Calendrier des paiements (.xls)
  • Calendrier pour la fermeture de l'année financière (.xls)
  • Outil de calcul pour taxes et ristournes - 1er janvier 2013 (.xls)  - toujours en vigueur

Demande de demande de paiement

  • compléter chacune des informations demandées sur le formulaire;
  • le numéro de matricule, le numéro du fournisseur, le numéro d’employé sont essentiels au traitement;
  • l’identification de vos pièces en facilite le traitement;
  • les approbations exigées sont obligatoires avant de faire l’envoi au Service des finances.

Rapport de déplacement et de représentation

  • compléter chacun des renseignements demandés sur le formulaire;
  • ne pas oublier de mentionner l’avance ou les avances en lien avec vos frais de déplacement;
  • vous avez des frais en devises étrangères, cliquez sur Convertisseur de devises
  • les approbations sont essentielles;
  • ne pas oublier de joindre votre chèque dans le cas d’un trop-perçu.

Avances de voyage

  • compléter chacune des informations demandées sur le formulaire;
  • les dates de début et de retour sont essentielles;
  • la politique des frais de déplacement, volet avance
  • les approbations exigées sont obligatoires avant de faire l’envoi au Service des finances;

Paiement par versements (frais de subsistance et loyer)

  • compléter chacune des informations demandées :  date de début, date de fin, le nombre de versements sur le formulaire;

Paiement des factures liées à un bon de commande

Modes de paiement

  • dépôt direct :  les employés qui ont ce mode de paiement pour le versement de leurs salaires;
  • paiement par chèque : pour les fournisseurs canadiens;
  • paiement par traite :  pour les fournisseurs autres que canadiens qui exigent d’être payés en devises autres que le dollar canadien;
  • les transferts bancaires :  dans le cas des inscriptions aux colloques qui l’exigent.  N’oubliez pas  que des frais sont associés à ce mode de paiement.

Dates importantes à retenir

Calendrier des dates importantes à retenir

Rémunération (paie)

Mandat

  • s’assurer que tous les employés de l’École qu’ils soient permanents ou occasionnels reçoivent leur rémunération aux périodes établies;
  • fournir annuellement tous les documents nécessaires à la production des rapports d’impôt;
  • livrer les relevés d’emplois ou tout autre document demandé.

Le mandat se fait en accord avec les règles fiscales.

Procédures pour certains changements

  • Pour tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone, prière d'utiliser le formulaire en ligne Avis de changement.
  • Pour adhérer au système de dépôt direct ou modifier vos coordonnées bancaires, veuillez utiliser le formulaire d'adhésion au système de dépôt direct et le retourner au secteur de la paie du Service des finances.
  • Pour toutes modifications à vos exemptions personnelles pour les impôts fédéral et provincial, vous pouvez vous procurer les formulaires nécessaires auprès du secrétariat de votre département ou service ou  au Service des ressources humaines ou par internet aux adresses suivantes :
    • Pour obtenir le formulaire fédéral (TD1), l’adresse du site est www.arc.gc.ca, dans la section Formulaires et publications (les formulaires sont classés par ordre alphabétique et numéro), vous allez à la lettre T, ensuite TD, TD1 et enfin TD1-05F, (pdf).
    • Pour obtenir le formulaire provincial (TP-1015.3), l’adresse du site est www.revenu.gouv.qc.ca/fr, dans la section Publications et formulaires, dans la liste des formulaires d’impôt, choisir le TP-1015.3  et pdf dynamique.
  • Lorsque le ou les formulaires seront complétés, vous les retournez au secteur de la paie du Service des finances. Veuillez prendre note que si vous avez un changement à votre situation personnelle qui implique une modification aux formulaires TD1 et TP1015.3, il est de votre responsabilité de produire une mise à jour de ces formulaires et d'en aviser le secteur de la paie.

Calendrier des dates de tombée des formulaires relatifs à la paie

Dates de tombée Dates de paiement
Les documents doivent être reçus en avant-midi.
22 octobre 2018 08 novembre 2018
1er novembre 2018 22 novembre 2018
12 novembre 2018 06 décembre 2018
19 novembre 2018 * 20 décembre 2018
26 novembre 2018 ** 20 décembre 2018
07 décembre 2018 03 janvier     2019
* Pour les transactions de la paie régulière / Doc. SRH / Personnel régulier
** Date de tombée exclusive pour tous les documents autres que les transactions de la paie régulière, c’est-à-dire feuilles de temps, demandes de rémunération, contrats d'engagement, temps supplémentaire, prime(s), aides financières et honoraires professionnels.
Les documents doivent être reçus au courant de la journée.
04 janvier 2019 ** en avant-midi 17 janvier 2019
14 janvier 2019 31 janvier 2019
28 janvier 2019 14 février 2019
11 février 2019 28 février 2019
25 février 2019 14 mars 2019
11 mars 2019 28 mars 2019
25 mars 2019 11 avril 2019
08 avril 2019 25 avril 2019
23 avril 2019 09 mai 2019
06 mai 2019 23 mai 2019
21 mai 2019 06 juin 2019
03 juin 2019 20 juin 2019
17 juin 2019 04 juillet 2019
02 juillet 2019 18 juillet 2019
15 juillet 2019 1er août 2019
29 juillet 2019 15 août 2019
12 août 2019 29 août 2019
26 août 2019 12 septembre 2019
09 septembre 2019 26 septembre 2019
23 septembre 2019 10 octobre 2019
07 octobre 2019 24 octobre 2019
21 octobre 2019 07 novembre 2019

Consultation en ligne des relevés de salaire

Fonds en fidéicommis

Mandat

  • Assure l'enregistrement et le suivi comptable des subventions de recherche, contrats et autres fonds en fiducie;
  • Prépare les rapports financiers périodiques et annuels requis;
  • Assiste les titulaires dans l'administration des fonds leur ayant été octoyés.

Liens avec les organismes subventionnaires :

Gestion de la banque

Mandat

  • Vérifie l’encaissement d’un chèque;
  • Fait les demandes d’arrêt de paiement;
  • Assure le balancement des activités bancaires, déboursés et recettes;
  • Assure  la gestion des autres outils de perception et de paiement utilisés par Polytechnique.