TECHNICIENNE, TECHNICIEN EN ADMINISTRATION (Poste régulier) DIRECTION DE LA FORMATION ET DE LA RECHERCHE

Nº00001284
Affichage externe
du 25 octobre 2019 au 6 décembre 2019
Supérieur immédiat
Directrice des études supérieures
Delphine Perie-Curnier
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la direction de la supérieure immédiate, collabore à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Assure la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations administratives, financières, matérielles et l'organisation du travail.

Principales responsabilités

  • Discute avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre l'orientation de ces projets, la précision qu'ils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation et assure la responsabilité de l'aspect technique de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets;

  • Participe au développement et l'implantation de procédures administratives. Assiste à des réunions avec la direction et met en place les nouvelles procédures (Poursuite de GO-Poly ES, processus électronique de soutenance (thèse et mémoire), processus d'attribution du représentant de la directrice ES, processus électronique de traitement des dossiers d'admission). Informe la directrice des études supérieures des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités des études supérieures, identifie les causes et émet des recommandations;

  • Coordonne et supervise le bon fonctionnement d'activités de son secteur exigeant des connaissances spécialisées. Gère l'agenda de la directrice des et des courriels des études supérieures;

  • Collige, codifie et analyse des données, des rapports et des statistiques reliés à son secteur d'activité;

  • Organise les rencontres de la commission des études supérieures (CESUP) et rédige des procès-verbaux (préparations des documents relatifs aux rencontres, préparation du calendrier annuel des rencontres, réservation de la salle pour l'année, réservation du service traiteur pour l'année, etc.). Interagit avec les coordonnateurs de programmes aux études supérieures et les professeurs;

  • Assume la responsabilité d'opérations de la création et des modifications des cours et des programmes dans un logiciel interne d'archivage, dans le gestionnaire de l'admission en ligne et procède à l'affichage sur les sites Web « Études » et « Études supérieures »;

  • Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités telles que la mise à jour et les corrections du système informatisé de gestion des dossiers des étudiantes et étudiants, la rédaction et la mise à jour du procédurier des opérations, la planification, l'organisation et le suivi de différents traitements informatiques et participe à la préparation du calendrier universitaire et de l'horaire;

  • Informe et conseille les étudiantes et les étudiants, ainsi que les agentes, sur les structures de programmes, cheminements, conditions d'admission et règlements pédagogiques assurant une présence lors des portes ouvertes, journée d'accueil, séances d'information sur les passages accélérés, etc. Aide les agentes à bien comprendre les règlements et les programmes;

  • Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités administratives auprès des départements, du Registrariat, des instances de Polytechnique et de l'Université de Montréal pour toutes les activités académiques des études supérieures. Entre autres, fait le suivi et s'assure de l'approbation par toutes les instances (Poly et UdeM) de l'ensemble des modifications, créations et abolitions de cours (formulaire C), de programmes (formulaire D) et des règlements des ES (formulaire E);

  • Effectue la gestion du comité 14 (préparation des dossiers, organisation des rencontres et rédaction des lettres aux étudiants, etc.) et assure les suivis requis auprès du Registrariat, SEP et des départements;

  • Fait les suivis requis avec le SEP (dossiers, immigration, fonds de dépannage, etc.), en fonction des besoins des étudiants identifiés ou soumis, et assure les suivis requis auprès du Registrariat, SEP et des départements;

  • Assume la responsabilité et la gestion des concours d'excellence (meilleurs mémoires et thèses, médaille du Lieutenant-gouverneur, etc.). Analyse les dossiers afin de déterminer l'éligibilité des candidatures reçues selon les critères. Extrait les données académiques afin de donner un portrait global de chaque dossier aux membres du jury;

  • Assume la responsabilité et l'organisation d'évènements (concours internes tels que : « Ma thèse en 180 secondes », journée de l'enseignement et de l'apprentissage, etc.). Coordonne les inscriptions, effectue la publicité, recherche l'animateur et les membres du jury, coordonne l'ensemble de la logistique de la journée de l'évènement, coordonne l'ensemble des besoins audiovisuel, etc.;

  • Prépare et rédige des rapports, approuve des formulaires administratifs;

  • Effectue des recherches relatives à son champ d'activités. Résout les problèmes qui lui sont soumis;

  • Informe la direction des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de son secteur, identifie les causes et émet des recommandations;

  • Communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements de nature technique;

  • Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l'exécution;

  • Consulte divers magazines et ouvrages spécialisés et se tient au courant des développements dans son domaine. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d'activités et participe au développement de nouvelles applications;

  • Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur, télécopieur, calculatrice;

  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité
  • Diplôme d'études collégiales en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
  • Équivalence : Une combinaison de scolarité et d'expérience pertinente pourra être reconnue, suivant l'entente intervenue entre les parties portant sur les équivalences au diplôme d'études collégiales pour les quatre grandes fonctions.
Expérience
  • Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.
Tests et évaluations
  • Une évaluation des connaissances du logiciel Word (base) ainsi qu'Excel (base et intermédiaire) sera exigée. Il est à noter que la note de passage est de 65%. Tous ces tests doivent avoir été complétés à la date de clôture de l'affichage.
  • Une évaluation de la langue française sera exigée (grammaire et orthographe) et rédaction (mise en situation). Il est à noter que la note de passage pour chacun des blocs du test est de 60%. Tous les blocs du test grammaire et orthographe ainsi que le test de rédaction doivent avoir été complétés à la date de clôture de l'affichage.
Autres
  • Maîtrise de la langue française.
  • Connaissance usuelle de l'anglais parlé et écrit (le niveau de l'anglais sera déterminé ultérieurement.
  • Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage  (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).

Rémunération

De 27,43 $ à 35,74 $, classe 9.

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures par semaine.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 6 décembre 2019 à 17 h.