COMMIS-SECRÉTAIRE (Poste régulier) SERVICE AUX ÉTUDIANTS

Nº00001330
Affichage externe
du 14 février 2020 au 28 février 2020
Supérieur immédiat
Coordonnatrice- Secteur vie étudiante
Michelle Ste-Marie
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la direction de la supérieure immédiate, assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité. Accueille et informe les usagers (étudiantes et étudiants, employées et employés d'autres services et départements, professeures et professeurs, chargées et chargés de cours, etc.). Participe à l'organisation et à la coordination de rencontres de son unité. Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion et prépare de courtes publications pour des plateformes électroniques.

Principales responsabilités

  • Répond aux questions concernant les services offerts par le SEP sur toutes les plateformes et lors des évènements. En collaboration avec les personnes professionnelles de l'équipe, entretien, alimente et met à jour les contenus informationnels sur les sites Web, les infolettres et les médias sociaux ciblés (portail Web, page Facebook, page Instagram, CyberImpact, etc.) en préparant de courtes publications et à l'occasion crée des mises en pages avec outils numériques;

  • Sollicite et fait le lien avec les agentes et agents d'accueil (étudiantes et étudiants), fais leurs horaires de travail et effectue le suivi de leurs feuilles de temps. Prépare les concours de sélection de candidature sur les systèmes appropriés. Répond aux questions, vérifie les dossiers et communique avec les étudiantes et les étudiants au besoin pour les programme de reconnaissance et de commandites (p. ex. Action-Poly, Profil international);

  • Organise les rencontres, les comités et les réunions de son secteur de travail, convoque et communique avec les participantes et participants, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Au besoin, assiste au réunion, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;

  • Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques notamment en lien avec la rentrée (réservation de salles, demande de soumission aux fournisseurs, commande de nourriture, vérification des aménagements de salle, préparation des cartables de formation, compiler sondages de satisfaction, etc.). Communique avec les personnes-ressources afin d'identifier les besoins, donne suite selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;

  • Collabore à la bonne marche de son unité en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités;

  • Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de texte, présentations (PowerPoint, Prezi, etc.), bases de données, moteur de recherche, courrier électronique, logiciel maison. Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application (p. ex. : GEADE, SAFIRH, Alfresco, Moodle ou tout autres applications pertinentes pour le poste);

  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure. Informe cette dernière des urgences et des conflits d'horaires et de l'emploi du temps en fonction de ces changements et de ses priorités;

  • Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils de bureau tels que : ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur. Fait les appels de service lorsque requis;

  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité
  • Diplôme d'études secondaires (DES)
Expérience
  • Deux (2) années d'expérience pertinente.
Aptitudes et qualités recherchées
  • Détenir un grand sens de l'organisation.
  • Avoir un esprit collaboratif et une aisance dans le travail d'équipe.
  • Être en mesure de gérer plusieurs dossiers en parallèle.
  • Détenir une connaissance usuelle de l'anglais parlé et écrit (le niveau de l'anglais sera déterminé ultérieurement).
Autres
  • Connaissance des logiciels de traitement de textes, de données et de communication internet;
  • Connaissance des logiciels utilisés dans le secteur d'activités (par exemple, Moodle);
  • Connaissance des différentes plateformes électroniques (Facebook, CyberImpact, Twitter etc).

Rémunération

De 22,41 $ à 26,96 $, classe 5.

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 28 février 2020, à 17 h.

Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.