COMMIS-SECRÉTAIRE (Affectation temporaire) DÉPARTEMENT DE MATHÉMATIQUES ET GÉNIE INDUSTRIEL

Nº00001276
Affichage externe
du 1 novembre 2019 au 24 novembre 2019
Supérieur immédiat
Adjointe au directeur de département-gestion administrative
Marie-Carline Lajeunesse
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la direction de la supérieure immédiate, assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité. Accueille et informe les usagers (Professeurs ou professeures, étudiants ou étudiantes, chargés ou chargées de cours, etc.). Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents. Effectue des tâches pour les différentes unités du département.

Principales responsabilités

  • Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières ainsi que des pages Web de son unité administrative. Produit les listes et des rapports requis à l'aide de logiciels appropriés. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;

  • Produit des listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés. Vérifie l'exactitude des données (comptable, administratives, académiques ou autres) et apporte les corrections qui s'imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes, demandes d'approvisionnement, réquisition de paiement. Peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administratives;

  • En collaboration avec les autorités administratives et les personnes ressources de l'unité, voit à la préparation, à l'organisation et à la coordination des examens. Transmet l'information aux instances et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis;

  • Effectue la saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique) tels que lettres, rapports, examens, demande de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation et s'assurer de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d'ordre courant;

  • Organise les réunions de l'unité, convoque les participants, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;

  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure ou de son supérieur, l'Informe des urgences et conflits d'horaires et de l'emploi du temps en fonction de ces changements et des priorités;

  • Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que : ateliers, colloques, congrès, expositions. Communique avec les personnes-ressources afin d'identifier les besoins, donne suite selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;

  • Collabore à la bonne marche de son unité en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités;

  • Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de texte, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique, logiciel maison. Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application : GEADE, SAFIRH;

  • Assume la responsabilité du système de classement de son secteur et effectue le classement et l'archivage requis, et tient à jour les tableaux d'affichage;

  • Effectue des recherches dans la documentation (papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements;

  • Accueille les visiteurs et les visiteuses, donne des informations générales concernant les services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son secteur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l'usager à la personne responsable;

  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques : note et transmet les messages. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;

  • Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils de bureau tels que : micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur, dictaphone, calculatrice. Fait les appels de service lorsque requis;

  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité
  • Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
  • Une (1) à deux (2) années d'expérience pertinente.
Tests et évaluations
  • Une évaluation de la langue française sera exigée (grammaire et orthographe) et rédaction (mise en situation). Il est à noter que la note de passage pour chacun des blocs du test est de 60%. Tous les blocs du test grammaire et orthographe ainsi que le test de rédaction doivent avoir été complétés à la date de clôture de l'affichage.
  • Une évaluation de la connaissance du logiciel Word (base) sera exigée. Le test de Word de base doit avoir été complété à la date de clôture de l'affichage.
Autres
  • Connaissance des logiciels de traitement de textes, de données et de communication internet.

Rémunération

De 22,41 $ à 26,96 $, classe 5.

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures par semaine
Durée : indéterminée

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : dimanche 24 novembre 2019, à 17 h.

Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.