COMMIS AU SERVICE DES IMMEUBLES (Poste régulier) SERVICE DES IMMEUBLES

Nº00001332
Affichage externe
du 6 février 2020 au 21 février 2020
Supérieur immédiat
Adjoint au directeur - gestion administrative
Jean Vaillancourt
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la direction du supérieur immédiat, effectue principalement des tâches à l'un ou l'autre des axes de services suivants : préparation et suivi des feuilles de temps pour la paie des salariés du SDI, stationnement et service à la clientèle. De façon plus générale, assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans son unité. Accueille et informe les usagers. Prépare et concilie divers documents administratifs. Effectue la saisie des données et la mise à jour des systèmes informatisés.

Principales responsabilités

  • Met à jour, imprime et distribue les feuilles de temps du personnel syndiqué du SDI et les dossiers s'y rattachant. Tient à jour les documents relatifs au suivi des feuilles de temps (tableau des affectations temporaires, mise à jour des banques de temps, etc.);

  • Compile les feuilles de temps complétées par les employés et autorisées par les gestionnaires responsables. Effectue les vérifications de base, fait le suivi auprès du gestionnaire responsable et apporte les corrections requises;

  • Effectue la vérification, la saisie et la correction des données dans le système informatisé de gestion des affaires administratives (SIGA). Produit des listes et des rapports requis à l'aide de logiciels appropriés;

  • Photocopie et distribue les feuilles de temps complétées aux gestionnaires responsables et au Service des ressources humaines;

  • Informe le Service des ressources humaines des absences de longue durée, des journées de maladie, vacances, congés personnels, des affectations temporaires, des modifications de paiement des primes, des corrections à apporter pour le paiement de la paie, etc;

  • Prépare et concilie les fonds de caisse pour les parcs de stationnement; enregistre les encaissements. Garde des petites sommes d'argent et applique les règles de sécurité (tenue de la petite caisse);

  • Planifie et organise annuellement la vente des permis de stationnement lors du renouvellement et ce, aux trois (3) stationnements. Collabore à la préparation du matériel nécessaire à la vente des permis tel que, achat de vignettes, publicité, etc. Maintien à jour les listes d'attentes, coût des permis, dates d'échéance pour l'usage des espaces de stationnement et types de permis. Reçoit, vérifie et corrige les rapports informatisés pour les permis émis qui sont payés par retenues sur salaire. Informe la direction des finances lors d'abandon du permis; calcule le montant dû; fait arrêter les retenues sur salaires ou créditer les clients;

  • Accueille et informe les clients au sujet des tarifs en vigueur et des modalités de paiement, émet les permis annuels et les billets quotidiens, encaisse l'argent; balance la caisse et prépare les rapports et les dépôts; émet les reçus. Expédie les recettes à la direction des finances;

  • Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés (ACCES1) de gestion des parcs de stationnement (GPS). Produit les listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés. Effectue la distribution de listes et de rapports reliés aux diverses catégories de permis de stationnement selon un échéancier préétabli;

  • Communique avec les unités administratives concernant les achats de permis et billets quotidiens (laissez-passer, gratuités, chargés de cours, visiteurs, etc.), et les transferts de fonds pour le paiement des permis et billets quotidiens. Communique avec les clients lors d'émission de chèques sans provision; s'assure des paiements. Transmet les cas problèmes au gestionnaire responsable. Assure le suivi administratif pour les chèques postdatés;

  • Accueille la clientèle et les visiteurs au téléphone, en personne au comptoir, par courriel ou via le site Web du Service des immeubles (SDI);

  • Reçoit et tient à jour un registre des demandes (requêtes) diverses de la clientèle. Elle transmet celles-ci à qui de droit. Elle en assure le suivi auprès des personnes concernées pour la réalisation des tâches suite à cette demande. Elle tient informer le requérant. Elle informe le gestionnaire responsable lors de dépassement indu du délai de réalisation des demandes;

  • Reçoit les demandes pour l'organisation d'événements spéciaux (entre autres via l'application informatique GEV). Elle tient un registre des événements. Effectue, selon les directives reçues de son supérieur immédiat, les demandes de statistiques relativement aux événements: statistiques sur les coûts, la fréquence, le nombre, les événements facturables ou non, etc;

  • Soutient les gestionnaires dans l'organisation d'événements et de réunions : réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Assiste aux réunions, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;

  • Tient à jour le site Web du Service des immeubles (SDI). À cet égard, collige l'information, effectue la vérification, la saisie et la correction des données des pages Web du SDI;

  • Effectue la saisie (clavier d'ordinateur ou de machine à écrire) et la mise en page de documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation. Rédige la correspondance d'ordre courant;

  • Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur. Vérifie l'exactitude des données (comptable, administratives ou autres) et apporte les corrections. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Peut aider les personnes responsables de la gestion administrative;

  • Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies telles que les demandes de remboursement de dépenses, réquisition pour commande de biens et services, retour de marchandises, maintien de l'inventaire des fournitures de bureau, réservation de matériel, de locaux ou de services;


  • Participe à la préparation et à l'organisation matérielle des réunions. Convoque les participants aux réunions, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;

  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. Informe ce dernier des urgences et conflits d'horaires et de l'emploi du temps en fonction de ces changements et des priorités;

  • Effectue des recherches dans la documentation (support papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements;

  • Accueille les visiteuses et visiteurs, donne des informations générales concernant les services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son secteur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l'usager à la personne responsable;

  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages; prend des rendez-vous;

  • Effectue le classement. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue ou commande des travaux de photocopie en s'assurant du respect des normes; trie et assemble les documents;

  • Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de textes, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique. Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application;

  • Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils de bureau tels que : micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur, dictaphone, calculatrice. Fait les appels de service lorsque requis;

  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité
  • Diplôme d'études secondaires.
Expérience
  • Un minimum d'une (1) année d'expérience pertinente.
Tests et évaluations
  • Les candidatures présélectionnées devront passer avec succès une évaluation de la langue française (grammaire et orthographe) et une évaluation des connaissances des logiciels Word.
Autres
  • Bonne connaissance du logiciel SAFIRH et des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données, etc).
  • Connaissance usuelle de l'anglais parlé et écrit (le niveau de l'anglais sera déterminé ultérieurement).

Rémunération

De 22,41$ à 26,96$, classe 5.

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures par semaine.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 21 février 2020, à 17 h.

Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.