Listes de diffusion
Beaucoup d'envois de courriels utilisant les listes Sympa nécessitent l'envoi d'un ou de plusieurs fichiers attachés. Lorsqu'on attache un document à un courriel, ce document est automatiquement distribué dans chaque boîte de courrier des membres de la liste. Ce qui occupe beaucoup d'espace sur le serveur de courriels de l'École. Voici un exmple :
Un document de la taille de 1024 kilo-octets (1 Mo) est envoyé à 1000 utilisateurs. L'espace requis pour emmagasiner ce document sur le serveur de courriels sera de 1000 x 1 mégaoctets soit 1 gigaoctets ce qui représente environ 695 disquettes de 1,44 mégaoctets. Imaginez l'espace requis pour un envoi comportant plus d'un fichier.
Afin d'éviter l'accumulation de tels documents sur le serveur de courriels, il est possible d'utiliser l'« espace partagé » de Sympa lors de l'envoi d'un message à une liste de diffusion.
L'« espace partagé » de Sympa est un espace privé pour une liste. Cette espace est directement sur le serveur. Chaque espace peut contenir tous les documents que les expéditeurs de messages désirent envoyer aux membres de cette liste. Ce que l'expéditeur du message aura à transmettre aux abonnés de la liste sera seulement le lien vers ce(s) document(s). Afin de faciliter la recherche de documents, ces documents peuvent être classés dans des sous-dossiers. Ils peuvent demeurer privés aux membres de la liste ou être publics.
L'utilisation de cet « espace partagé » permet d'alléger considérablement les courriels et les boîtes de courriels des abonnés à la liste puisque seuls les liens aux documents sont transmis par courriel.
De plus, ces documents demeurent disponibles dans « l'espace partagé » tant que le(s) propriétaire(s) le désire(nt). Donc, le(s) document(s) pourront être consulté(s) autant de fois que désiré sans en posséder une copie dans son courriel ou son poste de travail.
Lors de l'envoi du message, si le document contient une erreur, le propriétaire du document pourra écraser la version incorrecte par une version corrigée sans avoir à retransmettre le document à tous les membres de la liste. Le changement sera immédiat.
Pour déposer un fichier à partager sur une liste de distribution, veuillez consulter le document : Document explicatif de l'interface Web pour l'ajout d'un document à partager entre les membres d'une liste de diffusion [pdf].
Lise Bernier, Chef de section - Support à la bureautique