Alfresco (Gestion documentaire)

Description du service

Alfresco est une plate-forme de gestion de contenus (documents, dossiers, contenu Web, etc.).  L'application permet à des utilisateurs issus de plusieurs groupes de travail ou même d'organisations indépendantes d’échanger des informations, des données et des fichiers. Alfresco dispose de services et de contrôles qui permettent la gestion des contenus tels que la gestion des métadonnées, les droits d’accès, le contrôle de version, la gestion de flux de données, de recherche, etc.

À qui s'adresse ce service
Enseignant, personnel non-enseignant, unité administrative, unité de recherche et visiteur

Obtention du service

Pour obtenir un site Alfresco ou pour obtenir de l'information concernant l'application, n'hésitez pas à communiquer avec le Comptoir de service pour les employés et enseignants.

Utilisation du service
Inclusions
  • Mise en ligne des documents disponibles (.pdf, .doc, .xls. etc.) sur le portail web de Polytechnique Montréal;
  • Recueil et analyse des besoins d’affaires particuliers (ex. : flux de documents);
  • Analyse fonctionnelle;
  • Architecture d’information;
  • Proposition de solution (conceptualisation); etc.
Limitations
  • La création des flux de documents nécessite la collaboration du responsable d'Alfresco et est ainsi limitée aux besoins essentiels;
  • Toutes les fonctionnalités d'Alfresco ne sont pas disponibles par défaut;
  • L'accès à Alfresco est restreinte à ceux qui sont invités dans des sites;
  • Des règles de conservation pourront être mises en place pour certains sites;
  • Durée de vie d’un site :
    • 1 an pour les sites non utilisés;
    • 2 mois après le début de la session suivante pour les sites de cours ou les comptes étudiants;
    • Suppression des données au départ d’un employé;
    • Toute autre entente peut être considérée;
    • Les documents des sites seront compressés en format ZIP et remis à l’administrateur du site;
  • Il ne sera pas permis de créer des sites à moins d’une entente spéciale;
  • Il ne sera pas permis d’inviter des participants externes à moins d’une entente spéciale;
  • Les gestionnaires d’un site pourront gérer les permissions des utilisateurs à la pièce.
Disponibilité du service

L’accès est disponible à tout moment.

Responsabilités de l'utilisateur
Tarifs
  • Le demandeur doit défrayer le coût de développement et de programmation s'il y a lieu;
  • La consultation, le service conseil, l'assistance sont gratuits.