Bureau des archives
La mission
Le Bureau des archives a comme mission de faciliter la gestion des documents administratifs et la gestion des archives en apportant une aide aux unités administratives dans la gestion de leur information, et en s'assurant que cette gestion se fait dans le respect des lois en vigueur au Québec et plus particulièrement de la Loi sur les archives, de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information . Cette information peut avoir été créée par l'unité ou encore il peut s'agir de documents officiels. Dans les deux cas, des outils permettant l'organisation physique et le repérage des informations quelqu'en soit le support sont mis à la disposition des personnes qui l'utilisent.
Les deux grands volets de la mission
La gestion des documents administratifs a pour objet de permettre de bien gérer les documents actifs et semi-actifs permettant aux unités d'accomplir leur mission respective en facilitant la gestion de l'information pertinente contenue dans les documents et de prendre ainsi les meilleures décisions ou d'accomplir les activités prévues. À cette fin, le Bureau des archives fournit deux outils principaux que sont le Calendrier de conservation des documents de l'École Polytechnique et le Guide de classification uniforme; il voit également à développer un programme complet de gestion des documents incluant une formation qui vise à faciliter l'acquisition des habiletés pour une saine gestion des documents par tous les membres du personnel et plus particulièrement les personnes responsables des postes de classement.
La gestion des archives a pour objet de traiter les documents inactifs et les registres officiels. Dans le premier cas, il s'agit de documents dont la valeur administrative, légale ou financière est de beaucoup diminuée. Certains de ces documents sont détruits selon des règles de conservation des documents contenues dans le Calendrier de conservation des documents de l'École Polytechnique; d'autres sont conservés pour leur valeur de recherche à des fins historiques ou pour permettre de constituer la mémoire institutionnelle de l'École. Les registres officiels quant à eux sont des documents qui, la plupart du temps, ont une valeur permanente et qui ont été jugés essentiels ou importants pour assurer les droits et obligations de l'École. Certains de ces documents se retrouvent dans la section Documents officiels du site web du Secrétariat général et peuvent y être aisément consultés. Dans tous les cas, le Bureau des archives a comme mandat d'organiser ces documents et d'y effectuer des recherches à la demande soit des unités administratives, soit du personnel du Secrétariat général, ou encore des chercheurs provenant de l'extérieur de Polytechnique. La constitution du fonds des documents historiques de l'École permet également de contribuer au développement du patrimoine historique national.
Les services offerts
Ils se répartissent en quatre domaines d'intervention:
- la gestion des documents actifs;
- la gestion des documents semi-actifs;
- la gestion des registres officiels et leur accès contrôlé;
- la gestion des documents historiques et leur diffusion;
- l'aide à la rédaction des documents officiels
(Directive sur la rédaction et la diffusion des documents officiels).
