Annexe 3: composantes des différents types de documents officiels (modifié le 2002-12-17 13:25)

                s'applique:  0 =  jamais   1 = peu souvent   2 = assez souvent  3 = toujours rè-
gle-
ment		 poli-
ti-
que		 pro-
cé-
dure		 di-
rec-
tive		 avis

Identification    Numéro  :  10-01-01                  
                                 Titre :  titre du document
                                 Ce (document) sadresse à   Toute la communauté
                  Responsable de l'application  : la direction, le service, le département
                   Approbations:   Adopté le: (date) par (instance) et  résolution numéro (...)
                                                     Modifié le: (date) par (instance) et  résolution numéro (...)

 3 3 3 3 1

Énoncé de principe  et présentation des buts
Un principe présente de façon générale l'objectif recherché avec le type de document. Il précise les grandes lignes d'action et les justifications qui amène l'organisme à agir dans un domaine précis relevant de sa compétence. Les buts énoncés doivent être suffisamment précis pour décrire ce qui est visé.  La formulation doit permettre d'en vérifier l'application.

3 3 3 3 3

Cadre juridique ou cadre de référence  
Il s'agit d'énumérer les (L, R , P ou D  ci-dessous) dont découle ce type de document et qui servent de cadre général à son application et qui en explique le contexte.                                           L= lois   R= règlements  P= politiques   D= décisions

 3
L
 3
L R
 3
RP
D		 3
RP
D		 2
D

Champs d'application  
Cette section présente la portée du type de document. Elle définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts ou auxquels le type de document s'applique.

 3 3 3 3 0
Définitions   
Les définitions peuvent être utilisées pour éviter une ambiguïté ou éviter des répétitions dans le corps du texte où l'on doit se servir à multiples reprises d'une longue expression qui viendrait alourdir inutilement le texte		 3 3 3 2 0

Principes directeurs(politiques), articles (règlements), activités (directives)
Il s'agit d'établir, de définir ou de préciser les règles, les modalités et les moyens permettant d'atteindre les buts.  Il s'agit du coeur du type de document  où sont présentés dans le détail les éléments qui le constituent.

3 3 0 3 0
Structure fonctionnelle
A) Responsabilités des différents intervenants :  il s'agit d'établir les rôles, les devoirs et les obligations des intervenants impliqués dans la réalisation ou la mise en oeuvre de ce type de document.  Au besoin, lorsque plusieurs intervenants sont impliqués et que beaucoup de responsabilités sont identifiées, un tableau peut être utilisé pour structurer l'information.
B) Responsabilité de l'application : il s'agit de préciser les devoirs et les pouvoirs qui sont accordés à la personne responsable de l'application. 		0 3 3 3 0
Entrée en vigueur 
Le type de document entre en vigueur à compter de la date de son adoption. OU  Le type de document entre en vigueur à compter du (préciser la date).   Les (parties du type de  document) s'appliquent à compter du (préciser la date)		 3 3 3 3 3
Modalités d'application (procédures seulement)
Elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées, et les précisions supplémentaires. On y explique en détail et de façon précise, la manière d'accomplir une certaine activité.  Il s'agit d'une série de tâches reliées entre elles  définissant ce qu'il faut accomplir pour produire un résultat.		 0 0 3 0 0
Formulaires   (procédures et directives seulement)
Un formulaire doit être rattaché à au moins une procédure; il en fait donc partie intégrante. Le recours à des formulaires doit être limité. Au lieu de concevoir un nouveau formulaire, il est préférable de préciser en annexe de la procédure les données à transmettre.  Un formulaire, sous forme papier ou informatisé, renferme un  grand nombre de données standardisées, provenant de plusieurs intervenants. 		0 0 2 2 0