3.1   Les étapes   

• le dossier de candidature peut être déposé dès que le professeur a annoncé, par écrit, son intention ferme de prendre sa retraite et au plus tard deux ans après la date de retraite du professeur.
• les propositions de candidatures sont déposées par un ou des professeur(s) au directeur de département. Le professeur retraité peut proposer lui-même sa candidature.
• le directeur de département fait les consultations qu'il juge appropriées.
• le dossier de candidature est déposé par le directeur de département au Bureau des affaires professorales, accompagné de sa recommandation et de celle de son Assemblée départementale.
• le Comité de l'éméritat procède à l'étude du dossier pour recommandations.
• la recommandation est déposée au Conseil académique pour décision.
• la décision du Conseil académique est déposée au Conseil d'administration pour information.
• la proclamation des titres de professeur émérite est faite lors de la collation solennelle des grades de l'année en cours.

3.2   Le Comité   

Le Comité de l'éméritat est formé de six membres :

• le directeur général de l'École, qui agit comme président du comité,
• le directeur de l'enseignement et de la formation ou le directeur de la recherche et de l'innovation,
• un directeur de département non interpellé par les candidatures soumises, choisi par l'Assemblée de direction,
• deux professeurs titulaires nommés par le Conseil académique,
• un professeur émérite nommé par le directeur général.

Le directeur du Bureau des affaires professorales agit comme personne ressource.

Le quorum sera constitué de quatre membres, excluant le directeur général.

3.3   Les critères d'admissibilité   

Pour être admissible au titre de professeur émérite, le candidat doit avoir contribué de façon exceptionnelle à la qualité de la formation d'ingénieurs et de chercheurs par ses activités d'enseignement et de recherche ainsi qu'au développement et au rayonnement de l'École;

De plus, le candidat doit :

1. être à la retraite depuis deux ans ou moins;
2. avoir été au service de l'École à titre de professeur pendant au moins dix ans;
3. être professeur titulaire au moment de la retraite;
4. n'avoir jamais été candidat à l'éméritat.

Nonobstant ce qui précède, le directeur général peut, exceptionnellement, soumettre au comité une candidature qui ne satisfait pas à l'un ou l'autre de ces quatre critères. Dans un tel cas, il devrait faire connaître au comité les raisons qui prévalent à un tel examen.

3.4   Le contenu du dossier de candidature   

Le dossier de candidature doit contenir les documents suivants :

• la recommandation du directeur de département et de l'Assemblée départementale;
• le curriculum vitae du candidat, devant comprendre les éléments suivants :
  • formation académique;
  • résumé de carrière à l'École Polytechnique;
  • activités de rayonnement à l'extérieur de l'École Polytechnique;
  • prix et distinctions;
  • initiatives pédagogiques;
  • contributions à la formation, à l'avancement des connaissances et innovations;
  • financement de recherche obtenu au cours des années;
  • liste des publications;
  • lettres de recommandations de collaborateurs de l'École ou de l'extérieur;
  • tâches actuelles et celles prévues dans le futur.

3.5   L'étude du dossier de candidature   

Le Comité de l'éméritat maintient une pratique claire et constante en matière de nomination au titre de l'éméritat, laquelle repose sur un ensemble de modalités procédurales qui sont les suivantes :

• chaque année, le Comité de l'éméritat procède de façon confidentielle à l'étude des dossiers qui lui sont présentés par les directeurs de département;
• chaque dossier est évalué dans son ensemble et non seulement sous les aspects spécifiquement académiques de l'enseignement et de la recherche; le cas échéant, le Comité tient compte du rayonnement du professeur dans son milieu professionnel, de son leadership, de ses réalisations comme bâtisseur, innovateur, etc.;
• le Comité de l'éméritat n'est soumis à aucune restriction quant au nombre de professeurs pouvant être nommés au titre de l'éméritat.

3.6   Les niveaux décisionnels   

• Après l'étude des dossiers, le Comité de l'éméritat rend sa décision quant aux noms des candidats retenus aux fins d'une nomination à titre de professeur émérite;
• le   directeur général transmet les décisions du Comité de l'éméritat au Conseil académique;
• le titre de professeur émérite est ratifié par le Conseil académique.

3.7   La proclamation   

• Le titre de professeur émérite est proclamé par le directeur général ou son représentant au cours de la collation solennelle des grades de l'année en cours;
• le candidat devrait être présent lors de la cérémonie de la collation des grades afin de recevoir cette distinction.

3.8   Le diplôme   

Le Secrétariat général assume la responsabilité de la préparation des diplômes des professeurs émérites.