6.1   Autorisation   

Tout voyage entraînant des frais remboursables en vertu de la présente directive doit au préalable être autorisé par le supérieur habilité à autoriser un tel déplacement et à approuver les comptes de dépenses.

Toute demande d’avance de voyage et / ou de remboursement de frais de déplacement doivent comprendre les signatures suivantes :

• Imputation sur des fonds de recherche

  La signature du titulaire de la subvention et la signature du directeur de département (en son absence la signature du professeur qui le remplace). Conformément à la politique sur l’administration des fonds de recherche et ses modalités d’application.

• Imputation sur le budget de fonctionnement

  La signature du directeur du département, pour les requérants de ce département ;
  La signature du directeur du service, pour les requérants de ce service ;
  La signature du directeur fonctionnel concerné, pour les directeurs de service ;
  La signature du directeur général, pour les directeurs fonctionnels ainsi que les directeurs de département ;
  La signature du directeur des ressources financières et matérielles pour le directeur général et le président.

La délégation de signature en usage actuellement à Polytechnique est toujours valable et elle doit s’appliquer conformément aux règlements des organismes subventionnaires tels : CRSNG, IRSC, CRSH, FQRNT, FQRSC et FRSQ.

Pour être remboursables, les frais de déplacement doivent être nécessaires, raisonnables et encourus.

6.2   Avance   

Six semaines avant la date prévue du déplacement, la personne peut recevoir une avance correspondant à 80% de l’estimation des frais qu’elle aura à encourir pour ce déplacement. La limite de six semaines ne s’applique pas pour les dépenses devant être déboursées à l’avance (inscription, billet d’avion). La somme des avances émises pour un même déplacement ne doit pas excéder 80% de l’estimation des frais.

Pour obtenir une avance, le formulaire «Avances de voyage» (SF-2) doit être complété et transmis au Service des finances après avoir été autorisé.

6.3   Paiement   

La demande de remboursement des frais de déplacement doit être faite à l’aide des formulaires «Rapport de déplacement et de représentation» (SF3) et «Annexe au rapport de déplacement et de représentation état des dépenses» (SF-3C). Les formulaires, accompagnés des pièces justificatives, doivent être complétés et transmis au Service des finances après avoir été autorisés.

La demande de remboursement des frais de déplacement doit être produite au plus tard quarante-cinq (45) jours de calendrier suivant le retour du voyage.

6.4   Trop-perçu   

Lorsque les frais de voyage sont inférieurs au montant de l’avance reçue, le voyageur doit joindre au formulaire «Rapport de déplacement et de représentation» (SF3) un chèque, pour rembourser le trop-perçu, fait à l’ordre de l’École Polytechnique de Montréal et encaissable sur réception.

Ceci doit être fait au plus tard quarante-cinq (45) jours de calendrier suivant le retour du voyage.

6.5   Taux de change   

Les dépenses engagées sont payées en dollars canadiens. À défaut de présenter une preuve du taux de change utilisé, toute transaction en devise étrangère est convertie en utilisant soit le taux de change du jour de la transaction, soit le taux moyen des taux en vigueur durant le séjour dans le pays concerné.

Le site de référence utilisé pour déterminer les taux est le suivant : http://www.oanda.com/convert/classic?lang=fr

6.6   Préséance des politiques des organismes subventionnaires   

• En l’absence d’une politique explicite de l’organisme subventionnaire, la directive de Polytechnique s’applique.
• Lorsqu’une politique de l’organisme et la directive de Polytechnique coexistent, la politique de l’organisme a préséance sur celle de Polytechnique.
• Lorsque la directive de Polytechnique est plus stricte que celle de l’organisme, la directive de Polytechnique prévaut sur la politique de l’organisme.

7.1   Frais de transport   

Le moyen de transport le plus économique et raisonnable doit être utilisé selon les contraintes et les circonstances du déplacement.

7.2   Frais d’hébergement   

La norme en matière d’hébergement est l’utilisation d’une chambre simple dans des établissements commerciaux raisonnables, sûrs, pratiques et convenables. Le voyageur peut séjourner chez un parent ou un ami.

Polytechnique rembourse les frais raisonnables encourus sur présentation d’une pièce justificative (facture originale détaillée). Un per diem de 22,00 $ par nuit est alloué pour un coucher chez un parent ou un ami.

Un forfait de 6,00 $ par nuit est alloué pour des frais divers lors de chaque déplacement comportant un coucher. Cette indemnité sert à couvrir des frais pouvant être attribués à un déplacement.

Pour tout dépassement, une justification par écrit est remise au supérieur immédiat, autorisée par ce dernier et jointe au rapport de déplacement. Lorsque ces frais sont payés par un organisme subventionnaire, une consultation est requise auprès de l'adjointe de la directrice du Service des finances - Comptabilité et fideicommis qui fera le lien avec cet organisme.

7.3   Frais de repas   

Polytechnique rembourse les dépenses réelles et raisonnables sur présentation des pièces justificatives.

Les frais de repas sont remboursés, sans qu’il soit nécessaire de présenter des pièces justificatives, jusqu’à concurrence des montants maximaux suivants incluant les pourboires et les taxes :

7.4   Frais de représentation   

Polytechnique rembourse les frais raisonnables de repas partagés avec un ou plusieurs invités sur présentation des pièces justificatives. Il faut indiquer le nombre de personnes et leur nom.. Cependant, s’il s’agit d’un comité dûment formé, le nom du comité et le nombre de personnes sont suffisants.

7.5   Congrès, colloque ou séminaire   

Les frais d’inscription à un congrès, un colloque ou un séminaire sont remboursés sur présentation du reçu officiel (avec dates et description de l'événement) de l’organisme responsable de l’événement ou la documentation d'appui officielle (prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers).

À cette occasion, si le voyageur prolonge son déplacement pour visiter un laboratoire ou autre installation pertinente, la demande de remboursement doit être accompagnée d’une copie de la lettre d’invitation.

7.6   Passeport   

Polytechnique ne rembourse pas les frais de passeport.

7.7   Rappel   

Lorsque le déplacement est fait dans le cadre d’un projet subventionné, il faut s’assurer que les politiques des organismes subventionnaires sont respectées pour le type de dépenses, les autorisations et les pièces justificatives exigées, entre autre CRSNG, IRSC et CRSH CRSNG- Administration financière ; FQRNT Fonds de recherche sur la nature et les technologies ; FQRSC Fonds québécois de la recherche sur la société et la culture ; FRSQ FRSQ - Accueil.

8.1   Entente de l’ACPAU (CAUBO) pour le Canada   

Cette entente concerne les membres de l'ACPAU (CAUBO). Les tarifs sont applicables aux voyages d’affaires et personnels. Le programme corporatif est destiné au personnel des universités canadiennes qui voyagent au Canada. Lors de la réservation, il faut mentionner le numéro corporatif suivant : COO-06-70-15. Les réservations peuvent être faites à une agence de voyage ou directement aux numéros de téléphone suivants :
service en français 1-800-267-3837,
service en anglais 1-800-424-6423. Vous avez la liste des hôtels, des tarifs et d’autres informations à l’adresse Internet suivante :

http://www.caubo.ca/pr/agreements_hotels_f.cfm

Pour des informations supplémentaires, vous pouvez communiquer avec le Service des finances-approvisionnements au numéro de téléphone 4795.

8.2   Entente du Gouvernement du Québec pour le Québec   

Cette entente couvre les tarifs hôteliers au Québec. Pour obtenir les tarifs, vous devez communiquer soit avec le Service des finances-approvisionnements au numéro de téléphone 4795, soit avec l’hôtel.

Voici la liste des hôtels sous entente à l’adresse Internet suivante :
http://www.cap.acquisitions- quebec.gouv.qc.ca/category.asp?catalog%5Fname=HO&category%5Fname=&Page=1