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Documents officiels
Directive relative au contrôle budgétaire des projets de rénovation et de réaménagement |
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1 Identification 
2 Énoncé de principe
Conformément au principe de saine gestion des fonds publics, la présente directive a pour objet d'assurer le contrôle budgétaire des projets de rénovation et de réaménagement dans les bâtiments en propriété de l'École Polytechnique de Montréal. 3 Champ d'application
La présente directive décrit les règles budgétaires et les modalités devant s'appliquer à tout projet de rénovation et de réaménagement qui se réalise dans les bâtiments en propriété de l'École Polytechnique de Montréal. 4 Cadre de référence
5 Définitions
6 Règles générales
6.1 La gestion et la réalisation des projets de rénovation et de réaménagement sont confiées au SDI. Lui seul est habilité à exécuter ou faire exécuter des travaux de rénovation et de réaménagement dans les bâtiments en propriété de Polytechnique. 6.2 La portée des travaux impliqués dans des projets de rénovation et de réaménagement sous la responsabilité du SDI comprend la gestion des espaces, des travaux d'architecture, de structure, de civil, de mécanique et d'électricité. 6.3 Pour chaque projet de rénovation et de réaménagement, le SDI doit préparer un ordre de grandeur des coûts ou une estimation budgétaire de classe « D » selon le degré de précision des besoins définis par le requérant. 6.4 Le programme des travaux annuels des départements et des services ainsi que le programme des travaux annuels de maintien des actifs doivent être approuvés par l'Assemblée de direction. 6.5 Pour chaque projet spécial de rénovation et de réaménagement, le requérant doit préparer un montage financier. 6.6 Les frais engagés (frais de gestion, honoraires professionnels externes, etc.) par le SDI pour un projet de rénovation et de réaménagement sont chargés au projet. 6.7 Le montage financier doit être approuvé par le directeur du département ou le directeur du service concerné et par le directeur de la DRFM. 6.8 Le SDI commence les projets de rénovation et de réaménagement seulement après avoir reçu l'autorisation du directeur de la DRFM. 6.9 Chaque projet de rénovation et de réaménagement doit être exécuté à l'intérieur de l'enveloppe budgétaire qui lui a été accordée ou du montage financier autorisé. 6.10 Le contrôle budgétaire des projets de rénovation et de réaménagement est confié conjointement au SDI, au SF et à la DRFM pour la partie qui est sous leur juridiction. 7 Structure fonctionnelle
7.1 Pour le programme des travaux annuels des départements et services, les départements et les directions fonctionnelles des services doivent établir leurs besoins annuels en projets de réaménagement et les soumettre au SDI. 7.2 Pour un projet spécial de rénovation et de réaménagement, le requérant doit définir l'ensemble de ses besoins et les soumettre à qui de droit:
À cet effet, le SDI et le SI sont responsables d'évaluer leurs coûts respectifs et de s'assurer que leur estimation des coûts est effectuée selon les échéanciers requis entre autres, dans les temps pour compléter une demande de subvention. Le requérant a la responsabilité de trouver le financement et de préparer un montage financier sur la base des informations fournies par les différents services concernés. Il doit obtenir l'autorisation du directeur de son département ou du directeur de son service. 7.3 Le SDI réalise et gère les projets de rénovation et de réaménagement. Il doit s'assurer de leur faisabilité conformément aux normes en vigueur. Il conseille et assiste les départements, les services et le requérant. Lorsque nécessaire, il fait appel à l'expertise externe. Le SDI doit s'assurer que chaque phase (évaluation, estimation, exécution des travaux, etc.) du projet de rénovation et de réaménagement se fait à l'intérieur d'un délai raisonnable en prenant en compte les échéanciers requis, les ressources disponibles, au moindre coût et selon les codes, normes et standards de construction. Il doit se coordonner avec les autres fournisseurs internes de biens et services (SI, départements, services). Il doit suivre la Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services de Polytechnique et le Règlement sur les contrats de construction des immeubles des commissions scolaires. Le SDI doit obtenir les autorisations requises qui sont en usage à Polytechnique. 7.4 Les autres fournisseurs internes de biens et services (SI, départements, services) impliqués dans un projet de rénovation et de réaménagement conseillent et assistent les départements, les services et le requérant. Ils doivent s'assurer de fournir les biens et les services à l'intérieur d'un délai raisonnable en prenant en compte les échéanciers requis, les ressources disponibles et au moindre coût. Ils doivent suivre la Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services de Polytechnique. Ils doivent obtenir les autorisations requises qui sont en usage à Polytechnique. 7.5 Le directeur de la DRFM propose le programme des travaux annuels des départements et services et le programme des travaux annuels de maintien des actifs à l'Assemblée de direction pour recommandation. Par la suite, il s'assure de leur réalisation. Le directeur de la DRFM approuve le montage financier d'un projet spécial de rénovation et de réaménagement. Il a un rôle de conseil. Il autorise le SDI à entreprendre les projets de rénovation et de réaménagement. 7.6 Le SF doit s'assurer que le financement prévu pour un projet de rénovation et de réaménagement est inscrit dans SIGA. Il doit contrôler l'application de la Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services et du Règlement sur les contrats de construction des immeubles des commissions scolaires. Il doit s'assurer que les autorisations en usage à Polytechnique sont respectées. Conjointement avec le SDI et la DRFM, il a la responsabilité du contrôle budgétaire. Il a un rôle de conseil. 8 Modalités d'application
8.1 Programme des travaux annuels des départements et services et programme des travaux annuels de maintien des actifs
8.1.1 Définition des besoins
8.1.1.1 Du début de septembre à la 1ère semaine de décembre, les départements et les directions fonctionnelles des services communiquent au SDI leurs besoins en projets de réaménagement pour la prochaine année financière. Le SDI détermine les besoins institutionnels en projets de rénovation pour la prochaine année financière selon les orientations identifiées par la direction générale et/ou l'Assemblée de direction. 8.1.1.2 Le SDI analyse chaque demande afin d'en évaluer la faisabilité et de préparer un ordre de grandeur ou une estimation budgétaire selon le degré de précision des besoins présentés. 8.1.1.3 Au cours de la 1ère semaine de février, la DRFM confirme au SDI, le montant de l'enveloppe budgétaire disponible pour le programme des travaux annuels des départements et services et celui pour le programme des travaux annuels de maintien des actifs pour la prochaine année financière. 8.1.1.4 Le SDI prépare un tableau des demandes indiquant : une brève description, le niveau de priorité du demandeur, l'estimation budgétaire ou l'allocation recommandée par le SDI et l'enveloppe budgétaire disponible. 8.1.2 Autorisation
8.1.2.1 En mars, le SDI prépare le programme des travaux annuels des départements et services et le programme des travaux annuels de maintien des actifs. Il les dépose au directeur de la DRFM accompagnés de recommandations. Si nécessaire, le SDI apporte des corrections aux programmes et il les dépose à nouveau au directeur de la DRFM. Ce dernier les propose à l'Assemblée de direction pour recommandation. 8.1.2.2 Au plus tard à la 1ère semaine d'avril, le directeur de la DRFM confirme par écrit ou par courriel au SDI le programme des travaux annuels des départements et services et le programme des travaux annuels de maintien des actifs recommandés par l'Assemblée de direction. Le SDI peut initier les travaux. 8.1.2.3 Le SF, en collaboration avec le SDI et la DRFM, attribue un UBR à chaque projet de rénovation et de réaménagement. 8.2 Projet spécial de rénovation et de réaménagement
8.2.1 Définition des besoins
8.2.1.1 Pour chaque projet spécial de rénovation et de réaménagement, le requérant doit s'assurer qu'il dispose des espaces requis. S'il y a ajout d'espace, cet ajout doit avoir été autorisé par son directeur. Il communique ses besoins à qui de droit:
Chaque intervenant analyse la partie des besoins qui le concerne en vue d'en évaluer la faisabilité et de préparer un ordre de grandeur ou une estimation budgétaire de classe « D » selon le degré de précision des besoins définis par le requérant. Chaque intervenant s'assure de respecter les échéanciers exigés, notamment dans le cas de demandes de subvention. 8.2.1.2 L'ordre de grandeur et l'estimation budgétaire de classe « D » sont signés par chacun des responsables concernés qui les remet, selon les délais requis, au requérant qui prépare un montage financier. Le requérant signe le montage financier et doit obtenir la signature de son directeur de département ou de service. Le document original est transmis au directeur de la DRFM avec une copie des ordres de grandeur et/ou des estimations budgétaires de classe « D ». 8.2.2 Autorisation
8.2.2.1 Le directeur de la DRFM valide l'ensemble des informations contenues dans le montage financier et il s'assure de l'équilibre budgétaire. * Si le projet spécial de rénovation et de réaménagement est en équilibre budgétaire, le directeur de la DRFM accepte le montage financier. Il le signe et il confirme par écrit ou par courriel au SDI qu'il peut commencer la préparation des plans et devis pour les appels d'offres. Il avise aussi par écrit ou par courriel le requérant, le directeur du département ou le directeur du service concerné, le SF et les autres intervenants s'il y a lieu, tels que le SI, etc. . Il leur envoie une copie du montage financier approuvé. Les autres fournisseurs internes de biens et services et le SDI se coordonnent pour réaliser les travaux. Ce paragraphe est valable pourvu que le point 8.2.2.2 ait été satisfait. * Si le projet spécial de rénovation et de réaménagement est en déséquilibre budgétaire, le directeur de la DRFM demande au requérant un nouveau montage financier. Il en avise le directeur du département ou le directeur du service concerné ainsi que le SDI et les autres intervenants s'il y a lieu. Une réévaluation des besoins, du financement et des coûts est faite pour obtenir l'équilibre budgétaire. Le projet ne démarre pas jusqu'à ce qu'un nouveau montage financier soit présenté par le requérant au directeur de la DRFM et approuvé par lui. Ce paragraphe est valable pourvu que le point 8.2.2.2 ait été satisfait. 8.2.2.2 Le directeur de la DRFM donne son approbation finale au montage financier après avoir reçu les confirmations des différentes sources de financement (subventions, contributions internes et ou externes). 8.2.2.3 Une fois l'approbation finale du montage financier émise, le SF, en collaboration avec le SDI et la DRFM, attribue un UBR au projet spécial de rénovation et de réaménagement. 8.3 Inscription du financement dans SIGA
À partir du programme des travaux annuels des départements et services et du programme des travaux annuels de maintien des actifs, approuvés par l'Assemblée de direction, et du montage financier pour un projet spécial de rénovation et de réaménagement, la DRFM transmet au Service des finances les données financières. Le Service des finances inscrit le financement dans SIGA à l'UBR dédié à chacun des projets de rénovation et de réaménagement en enregistrant un revenu par nature. Lorsque le financement provient d'un autre fonds (fonds de fonctionnement, fonds avec restriction), sous la forme de transfert des dépenses, le formulaire Transfert de fonds (SF-15) est complété et acheminé au Service des immeubles avec les signatures requises conformément aux autorisations en usage à Polytechnique. Le SDI l'approuve et l'envoie au SF pour être saisi dans SIGA à l'UBR dédié au projet de rénovation et de réaménagement. Avant de traiter le transfert des dépenses, le SF fait les vérifications suivantes : la provenance et la destination du financement, le montant, la disponibilité des fonds, les autorisations. Le document est approuvé par le SF. Lorsqu'il y a une irrégularité, le transfert des dépenses n'est pas traité jusqu'à ce que la situation soit régularisée. Le SDI et les autres intervenants, s'il y a lieu, en sont avisés. 8.4 Inscription des dépenses dans SIGA
Avant d'engager des dépenses, le SDI et les autres fournisseurs internes de biens et services doivent s'assurer que les fonds sont disponibles dans SIGA. Si tel n'est pas le cas, ils communiquent avec le SF pour clarifier la situation. Les dépenses sont engagées conformément à la Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services, du Règlement sur les contrats de construction des immeubles des commissions scolaires et des pratiques en usage à Polytechnique. Ils remplissent les formulaires financiers requis entre autres ceux de Transfert de fonds (SF-15), de Demande d'achat (SF-1), de Demande de paiement (SF-7) et qu'ils acheminent au SF après s'être assuré que les documents aient reçu les approbations conformément aux autorisations en usage à Polytechnique. Le Service des finances reçoit les formulaires financiers afin d'être vérifiés et enregistrés dans SIGA à l'UBR concerné. Il effectue les contrôles financiers suivants : UBR ouvert, budget disponible, autorisations des documents selon les normes en vigueur à Polytechnique. S'il y a une irrégularité, le document n'est pas traité. Le SF communique avec le SDI et/ou les autres fournisseurs internes de biens et services pour régulariser la situation. Le Service des finances s'assure que la Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services, le Règlement sur les contrats de construction des immeubles des commissions scolaires ainsi que les normes régissant la gestion des fonds publics sont respectés. Après vérification, il approuve les documents et il saisit les données dans le système comptable. Dans le cas des demandes d'achat, il émet un bon de commande qui devient l'engagement de Polytechnique auprès du fournisseur. Les dépenses sont enregistrées par nature dans SIGA. 8.5 Suivi budgétaire des projets de rénovation et de réaménagement
Mensuellement, le Service des immeubles et la DRFM font le suivi budgétaire de tous les projets de rénovation et de réaménagement et ils s'assurent que les budgets sont respectés. Un état de situation trimestriel commenté est remis au directeur de la DRFM. Lors de cette étape, une attention particulière est apportée à l'avancement de chaque projet de rénovation et de réaménagement en lien avec son échéancier prévu ou sa date d'autorisation en l'absence d'échéancier. Lorsqu'il n'y a pas d'échéancier prévu, un projet de rénovation et réaménagement doit être terminé au plus tard un an après son autorisation à moins que des circonstances particulières ne justifient son prolongement. En général, cette situation se produit pour les projets du programme des travaux annuels des départements et services et du programme des travaux annuels de maintien des actifs. Sur demande, le requérant peut obtenir un rapport budgétaire de son projet. 9 Modifications à la présente directive
Le directeur des ressources financières et matérielles peut apporter des modifications mineures à la présente directive. Il doit en informer l'Assemblée de direction. 10 Entrée en vigueur
Cette directive entre en vigueur au moment de son approbation par l'Assemblée de direction. |