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Documents officiels
Procédure d’invitation des stagiaires de recherche en provenance d’un établissement étranger |
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1 Identification 
Titre : Procédure d’invitation des stagiaires de recherche en provenance d’un établissement étranger. Responsable de l'application : le directeur des affaires académiques et internationales (DAAI). Cette procédure s'applique à : tous les étudiants - stagiaires de recherche en provenance d’un établissement étranger. Approbation :
2 Énoncé de principe
L'École Polytechnique de Montréal (EPM) reçoit chaque année un grand nombre d'étudiants en provenance d'un établissement étranger qui désirent effectuer un stage de recherche en laboratoire dans le cadre de leur programme d'études. Ces étudiants-stagiaires apportent une dimension internationale et interculturelle dans nos unités de recherche et contribuent au rayonnement de Polytechnique. À cet égard, leur présence s'inscrit dans la vision stratégique de se distinguer comme une école d'ingénierie de classe internationale et un partenaire actif dans le développement technologique, économique et social. La présente procédure a pour objectif d'harmoniser et de faciliter les processus d'invitation des stagiaires de recherche en provenance d'un établissement étranger. Il contient également des exemples des formulaires à remplir. 3 Définitions
Stagiaires de recherche étudiant dans un établissement étranger: un étudiant qui vient effectuer un stage sous la forme d’une activité de recherche dans le cadre d’un programme d'études de niveau universitaire poursuivi dans un établissement étranger. 4 Procédures d'admission
(Diagramme - procédures révisées : Annexe A ) 4.1 Le stagiaire
Le stagiaire qui veut effectuer un stage à l’École Polytechnique de Montréal et être supervisé par un de ses professeurs doit d’abord s’assurer d’y être admissible. Il doit pour cela respecter les critères suivants :
Le stagiaire admissible doit : 4.2 Le professeur
Le professeur doit :
Le professeur avisera l'adjoint au directeur de département – gestion administrative de tout changement dans le dossier, y compris le désistement de l'étudiant, s’il y a lieu. 4.3 L'adjointe au directeur de département - gestion administrative
Une fois que le professeur accepte de superviser l'activité de recherche d'un stagiaire, l'adjoint au directeur de département- gestion administrative ouvre un dossier au nom du stagiaire, vérifie s’il existe une entente avec son établissement d'attache et envoie une lettre d’invitation officielle au stagiaire, sur papier à en-tête du département. La lettre d’invitation précise les modalités du stage (sujet, dates, encadrement), le type d’entente qui existe avec l’établissement d’attache du stagiaire, le type de compensation financière et son montant, et la responsabilité du stagiaire de se procurer une assurance maladie adéquate pour son séjour à l’étranger. L’information est consignée dans une base de données qui doit rester accessible pour fins de statistiques. La lettre est expédiée à l'adresse indiquée sur le CV du stagiaire. Un courriel est envoyé simultanément au professeur et au stagiaire pour les aviser de l'envoi de la lettre d’invitation. S'il y a une convention de stage à signer, elle doit être signée au sein du département par une personne en autorité habilitée à représenter Polytechnique. L’adjoint au directeur de département devra s’assurer auparavant que son contenu est conforme aux modalités fixées par le professeur. 5 Compensation financière
Chaque professeur est libre de décider s'il indemnise financièrement ou non les stagiaires qu'il encadre, sous quelle forme et pour quel montant. Cette question est précisée dans la lettre d'invitation. Voici les types d'arrangements financiers qui peuvent être proposés:
6 Autorisations de séjour
Le stagiaire n’a pas le statut d'étudiant à l'École Polytechnique de Montréal. Il doit donc obligatoirement être en possession d'un permis de travail valide pour toute la durée du stage, quelle que soit sa durée. Les délais d'obtention d’un permis de travail varient d'un pays à l'autre et peuvent être de plusieurs mois. La demande de permis de travail s'effectue auprès du Bureau canadien des visas qui dessert son lieu de résidence. Une demande classique de permis de travail nécessite l'obtention d'un AMT (Avis sur le marché du travail) de RHDCC (Ressources Humaines et Développement des Compétences Canada) et d’un CAQ (Certificat d’acceptation du Québec) pour travail temporaire du MICC (Ministère de l’Immigration et des communautés culturelles). Puisque l’obtention d’un AMT et d’un CAQ dans le cadre d'un stage à Polytechnique n’est pas envisageable, le stagiaire doit être en mesure d'obtenir un permis de travail qui soit dispensé d'AMT et de CAQ. Voici différentes situations qui peuvent dispenser le stagiaire d’AMT et de CAQ:
Exception: Les étudiants à statut militaire dont le stage fait l'objet d'un ordre de mission par un établissement relevant d'une armée présente au Canada (listée à la section 3 du guide IR1 de Citoyenneté et Immigration Canada) peuvent être dispensés de permis de travail. L'ordre de mission de l’établissement d’attache doit mentionner explicitement le pays de provenance. 7 Frais
Sauf arrangement contraire avec le professeur qui l’invite, les frais de demandes d’autorisations de séjour, de transport, de logement et de nourriture sont à la charge du stagiaire. Aucun frais n’est exigé par l’EPM dans le cadre de cette procédure d’accueil. Comme le stagiaire n’a pas le statut d'étudiant à l'EPM, il pourrait avoir à défrayer certains frais s’il désire avoir accès aux services du campus destinés aux étudiants (ex : Centre sportif CEPSUM). 8 Assurance-maladie
Aucune couverture d'assurance maladie n'est offerte aux stagiaires de recherche de l'EPM. Il est de leur responsabilité de se procurer une couverture adéquate des risques maladie et hospitalisation qui les couvrira durant leur séjour au Canada. Les stagiaires qui sont citoyens des pays partenaires du Québec en matière de sécurité sociale (Belgique, Danemark, Finlande, France, Grèce, Luxembourg, Norvège, Portugal, Suède) peuvent bénéficier de l'assurance maladie de la RAMQ (Régie d'Assurance Maladie du Québec) s'ils remplissent les conditions. Ils doivent obtenir une attestation auprès de l'organisme compétent de leur pays avant leur départ (pour les Français détenteurs de permis de travail, il s'agit du formulaire SE-401-Q104), et des démarches sont à effectuer auprès de la RAMQ à leur arrivée. 9 Formalités administratives à l'arrivée
A son arrivée à l'École Polytechnique de Montréal, le stagiaire doit se présenter dans le département d’attache de son professeur à l’adjoint du directeur – gestion administrative, (ou à la personne qu’il a désignée), qui l'informera ensuite des différentes démarches à compléter pour son séjour à l’EPM. Le stagiaire doit lui présenter :
Si un salaire est versé, une copie du dossier du stagiaire est envoyée au service des ressources humaines pour l’octroi d’un matricule d’employé (pMatricule). Dans tous les autres cas, un matricule visiteur (uMatricule) est demandé au service informatique. Une fois le matricule obtenu, le département fait la demande de carte d’identité de Polytechnique au service de la sûreté institutionnelle. 10 Modification mineure
Des modifications mineures à la présente procédure peuvent être effectuées par le directeur des affaires académiques et internationales. Ces modifications sont déposées à l'Assemblée de Direction pour information. |