Titre : Statuts du Conseil consultatif de l'École Polytechnique (COCEP)

Approbations :

• Adoptés par le Conseil d'administration le 1986-02-17
• Modifiés par le Conseil d'administration le 1989-01-26
• Modifiés par le Conseil d'administration le 1991-02-14 (CAD-3619)
• Modifiés par le Conseil d'administration le 1995-09-28 (CAD-4236)
• Modifiés par le Conseil d'administration le 1998-11-19 (CAD-4583.2)
• Modifiés par le Conseil d'administration le 2001-05-24 (CAD-4819.2)
• Modifiés par le Conseil d'administration le 2004-01-22 (CAD-973-4998)
• Modifiés par le Conseil d'administration le 2009-11-05 (CAD-1011-5244)

Le mandat du Conseil consultatif de l'École Polytechnique (COCEP) est de fournir, à la demande de Polytechnique, des avis stratégiques, des conseils et des critiques constructives sur les programmes d'enseignement, les orientations de recherche, les activités de service au milieu (formation continue, recherche commanditée, placement des finissants), la fidélisation des étudiants ou autre, en vue d'améliorer l'enseignement et la recherche et d'établir la stratégie de développement de Polytechnique à moyen et à long terme.

De plus, selon les circonstances et les modalités, le COCEP peut être invité à fournir les appuis appropriés aux démarches publiques de Polytechnique.

Le COCEP est formé :

• d'un comité d'orientation stratégique relevant de la Direction générale;
• d'un comité pour les départements et les services, selon les besoins ou tel que déterminé par le directeur général.

2.1    Comité d'orientation stratégique

Le Conseil d'administration de l'École Polytechnique nomme un comité d'orientation stratégique formé d'au moins sept membres externes à Polytechnique, dont un membre désigné par l'Association des diplômés de Polytechnique, ainsi que du président sortant. Il nomme également un président. Les mandats sont de deux ans et sont renouvelables pour deux autres termes.

Le président du Conseil d'administration et le directeur général de l'École Polytechnique agissent comme personnes ressources.

Le comité d'orientation stratégique a pour rôle de conseiller la direction de Polytechnique sur les grandes orientations et sur les questions fondamentales ainsi que de l'aider dans ses démarches publiques.

Le comité d'orientation stratégique maintient des liens directs avec le directeur général.

2.2    Les comités

Chaque comité est composé normalement de quatre à huit membres, en plus d'être appuyé par le directeur et un autre membre de l'unité concernée.

Le mandat des membres est de trois ans. Ce mandat est renouvelable une fois.

Le comité d'orientation stratégique se réunit au besoin mais tient au moins une réunion par année au cours de laquelle les sujets suivants sont normalement traités :

• Rapport du président sur le travail effectué depuis la dernière réunion annuelle et dépôt des recommandations au directeur général;
• Présentation par le directeur général des objectifs de l'année pour la réalisation desquels il sollicite la collaboration du comité d'orientation stratégique;
• Présentation du thème choisi ainsi que des questions soulevées par la problématique;
• Discussion des objectifs et planification du travail de l'année.

Le comité d'orientation stratégique tient les activités qu'il juge à propos pour atteindre les objectifs qu'il s'est fixés (réunions plénières, sous-comités, rencontres avec des membres de la communauté de Polytechnique, etc.).

En vue de remplir les mandats du COCEP, les différents comités du COCEP maintiennent des relations avec les directeurs des départements et services avec lesquels ils ont des liens directs. Ces relations peuvent prendre différentes formes.

Les comités se réunissent lorsque le besoin est exprimé par le directeur de département ou de service. C'est durant ces réunions que s'accomplit le travail du comité. La méthodologie n'est pas imposée, mais la formule d'un expert-conseil semble compter parmi les plus efficaces, soit : sélection d'un thème, recueil de données, statistiques et témoignages, analyse de ceux-ci, formulation de conclusions et recommandations, rédaction d'un rapport et communication des résultats auprès de l'unité.

Il est de la responsabilité du directeur de l'unité:

• d'appuyer la formation et le maintien du comité;
• de suggérer les sujets et les thèmes qu'il désire soumettre pour étude au comité;
• d'assurer un lien constant avec le comité et de l'orienter aux sources de données utiles à son travail d'analyse;
• d'agir comme récipiendaire du produit final du travail du comité.

Il est de la responsabilité du président du comité:

• de recruter des nouveaux membres au comité, avec l'appui du directeur;
• de gérer la tenue des réunions et le travail même du comité;
• de remettre une copie du rapport annuel des activités au comité d'orientation stratégique;
• de communiquer les résultats des travaux du comité auprès de l'unité.

Le secrétariat du comité d'orientation stratégique et le suivi des différentes activités sont assurés par la Direction des affaires institutionnelles et secrétariat général.

Le secrétariat des comités est assuré par les départements ou services avec lesquels ils ont des liens directs.