1 Identification
Titre : Politique opérationnelle en matière de gestion des mesures d'urgence et de gestion de crise
Ce document s'adresse à : tout le personnel enseignant et non-enseignant des départements et services de Polytechnique.
Responsable : le secrétaire général et directeur du Service juridique et à la gouvernance est responsable du respect de cette politique opérationnelle
Approbations :
- Adoptée par le Conseil d'administration le 22 décembre 2006 (CAD-992-5136)
- Modifications mineurs apportées le 27 août 2007
- Modifications présentées à l'Assemblée de direction du 20 janvier 2009
- Modifications mineures apportées le 20 juillet 2011
2 Énoncé de principe
La sécurité des étudiants, des professeurs, des chercheurs, du personnel et des visiteurs, du savoir (brevets, documents de recherche, etc.), ainsi que la protection de l'environnement font partie intégrante de la planification des affaires de Polytechnique. Le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise permet d'assurer une intervention appropriée en cas de sinistre ou de crise, de réduire au minimum les conséquences d'un sinistre ou d'une crise et de satisfaire aux lois et règlements applicables.
3 Objectifs
Les objectifs du Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise sont les suivants:
- Assurer la sécurité de la communauté de Polytechnique lors d'un sinistre ou d'une crise.
- Aider les décideurs de Polytechnique à prendre rapidement les mesures appropriées en cas de sinistre interne ou externe ou de crise.
- Éliminer, prévenir ou réduire les risques de destruction des biens, du savoir (brevets, documents de recherches, notes de cours) et des immeubles.
- Réduire l'ampleur des répercussions sur l'environnement interne et externe lors d'un sinistre.
- Réduire le temps et les coûts de rétablissement lors d'un sinistre.
- Inspirer la confiance à la communauté de Polytechnique et autres intervenants externes.
- Respecter les exigences légales qui sont applicables.
4 Cadre de référence
- La norme CAN/CSA-Z731-03 extraite du document de l'Association canadienne de normalisation et du Conseil canadien des normes intitulé Planification des mesures et interventions d'urgence.
- Loi sur la sécurité dans les édifices publics (L.R.Q., C.S-3).
- Règlements sur la sécurité dans les édifices publics (L.R.Q., C.S-3, r.4).
- Loi sur la santé et la sécurité du travail (L.R.Q., C.S.-2.1).
- Le Manuel de planification des mesures d'urgence pour les établissements du réseau de la santé et des services sociaux du Ministère de la Santé et des Services sociaux.
- Le document du Centre patronal de santé et sécurité du travail du Québec : Planification des mesures d'urgence.
5 Champs d'application
Le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise vise tous les types de sinistre internes ou externes ou des situations de crise majeure et s'applique à toutes les installations de Polytechnique. Cette politique s'applique à tous les départements, directions, services, unités de recherche et associations de Polytechnique.
6 Définitions
- Crise
Situation qui découle d'un événement pouvant mettre en péril la mission ou la réputation d'une organisation. Elle se produit lorsqu'il y a perte de contrôle ou lorsque les conséquences de l'événement sont catastrophiques, perturbant ainsi l'ensemble des activités de l'entreprise et affectant ses occupants.
- Plan de mesures d'urgence ou de gestion de crise
Programme d'actions détaillées visant à réduire au minimum les conséquences d'un sinistre ou d'une crise dans tous les départements, directions, services, unités de recherche et associations de Polytechnique. Ce plan, regroupant toute l'information pertinente à l'application des mesures d'urgence et de gestion de crise, est présenté sous la forme de deux volumes qui sont intitulés: Volume I - Structure organisationnelle et mise en oeuvre, Volume II- Procédures d'intervention spécifiques.
- Responsable des opérations
Le responsable des opérations (RDO) est le directeur du Service de la sûreté institutionnelle et en son absence, c'est l'adjoint opérationnel désigné. Il applique les procédures d'intervention appropriées selon l'urgence tout en arrimant les interventions opérationnelles avec les décisions du directeur général et le plan de communication.
- Sinistre
Événement grave, réel, attendu ou inattendu, causé par un incendie, un accident, une explosion, un phénomène naturel ou une défaillance technique, découlant d'une intervention humaine ou non, qui, par son ampleur, cause ou est susceptible de causer des blessures ou la mort de personnes, une atteinte à leur sécurité ou à leur intégrité physique ou des dommages étendus aux biens.
- Situation d'urgence
Situation découlant d'un événement qui met en péril la sécurité, l'intégrité physique ou psychologique de personnes ou qui cause des dommages matériels et qui nécessite une intervention rapide.
- Urgence
État d'une situation qui est pressante et dont on doit s'occuper rapidement pour éviter son aggravation.
7 Principes directeurs
- Le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise permet de cerner les sinistres ou crises susceptibles de se produire dans l'environnement interne ou externe de Polytechnique et permet la mise en place de procédures d'intervention adaptées aux différentes situations d'urgence et de crise.
- Le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise est simple, concis, bien structuré et comporte suffisamment de détails pour assurer un accès rapide à de l'information critique lors de situations d'urgence ou de crise.
- Le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise implique des intervenants internes et externes à Polytechnique. Chaque département, direction, service, unité de recherche et association de Polytechnique doit participer, lorsque requis, à la mise à jour de ce dernier.
- Le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise est facilement accessible et connu de tous les départements, directions, services, unités de recherche et associations de Polytechnique.
- Une revue systématique du Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise de Polytechnique est effectuée au moins à tous les 2 ans de façon à assurer sa mise à jour. Un programme de formation pour les différents intervenants en mesure d'urgence et en situation de crise, fait partie de sa mise en oeuvre.
8 Structure fonctionnelle
Le Secrétaire général et directeur du Service juridique et à la gouvernance est responsable du respect de cette politique opérationnelle et de sa mise à jour, de la formation d'un comité des mesures d'urgence et de la nomination de ses membres. Le directeur de l’administration est président du comité des mesures d'urgence.
Le Comité des mesures d'urgence (CMU) est un comité consultatif. Il a un rôle d'orientation stratégique et est responsable de l'élaboration, de la mise en oeuvre et de la mise à jour du Plan de mesures d'urgence. Il doit déposer annuellement un rapport d'activités à la direction générale.
Les membres permanents du Comité des mesures d'urgence sont :
- le secrétaire général et directeur du Service juridique et à la gouvernance,
- le directeur de l'administration,
- le directeur du Service de la sûreté institutionnelle (RDO),
- le directeur du Service des communications et et des relations publiques,
- le directeur du Service des ressources humaines,
- le directeur du Bureau de la recherche et du Centre de développement technologique,
- le directeur du Service des immeubles,
- le directeur du Service informatique,
- l'adjoint au directeur des affaires académiques et internationales,
- le conseiller principal en santé et sécurité,
- un professeur de Polytechnique ayant une expertise dans le domaine des mesures d'urgence,
- l'agent de développement en mesure d'urgence.
Le CMU peut s'adjoindre tout directeur de service, un ou des représentants de départements ou services, concernés par le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise. Ces directeurs de service et représentants participent au besoin, aux réunions du Comité des mesures d'urgence et si nécessaire, à l'application du Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise lors d'un sinistre ou d'une crise.
Le Comité de direction des mesures d'urgence (CDMU) est formé des personnes suivantes:
- le directeur général est le responsable du CDMU,
- le directeur du Service de la sûreté institutionnelle (RDO),
- le directeur de la recherche et de l'innovation,
- le secrétaire général et directeur du Service juridique et à la gouvernance,
- le directeur des affaires académiques et internationales,
- le directeur de l'administration,
- le directeur des ressources informationnelles,
- le directeur du Service des immeubles.
Le CDMU peut s'adjoindre tout directeur de département et/ou de service dès qu'il le juge nécessaire pour ses prises de décisions stratégiques. Ces directeurs participent au besoin, aux réunions du Comité de direction des mesures d'urgence et si nécessaire, à l'application du Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise lors d'un sinistre ou d'une crise.
8.1 Chaîne de commandement en situation d'urgence ou de crise
La chaîne de commandement générique établie dans le Plan de mesures d'urgence et de gestion de crise pour les situations d'urgence est schématisée à la figure 1. Chaque situation possède une chaîne de commandement spécifique et peut nécessiter la mobilisation des intervenants de la chaîne de commandement établie en situation d'urgence.
| Figure 1 - Chaîne de commandement en situation d'urgence ou de crise |
8.2 Rôles et responsabilités des intervenants de la chaîne de commandement
8.2.1 Le directeur général
Le directeur général fait le lien avec le Conseil d'administration. Ses principales responsabilités consistent à :
- Répondre à l'appel du RDO concernant une situation d'urgence et au besoin, établir le centre de commandement des mesures d'urgence.
- Mobiliser au besoin et diriger les membres du Comité de direction des mesures d'urgence (CDMU).
- Activer les plans de continuité opérationnelle et de retour à la normale appropriés.
- Communiquer avec le responsable des opérations (RDO) et le directeur du Service des communications et des relations publiques pour obtenir des informations sur le déroulement des opérations.
- S'assurer de la mobilisation et de la disponibilité des ressources internes et externes.
- Autoriser les budgets requis.
- S'assurer que les procédures d'intervention appropriées sont mises en opération correctement.
- Approuver au besoin, en fonction des procédures d'intervention et des plans de continuité opérationnelle appropriés :
- l'évacuation des occupants, s'il y a lieu,
- l'arrêt complet ou partiel d'un ou plusieurs secteurs d'activités et sa durée,
- la reprise des activités d'un ou plusieurs secteurs,
- la fermeture d'un ou plusieurs pavillons et sa durée,
- la réouverture d'un ou plusieurs pavillons,
- la réintégration des occupants.
- Approuver les stratégies de communication.
- Approuver le retour à la normale des activités.
- Approuver le rapport d'analyse.
8.2.2 Le comité de direction des mesures d'urgence (CDMU)
Le Comité de direction des mesures d'urgence fait le lien avec l'Assemblée de direction et le Conseil académique. Ses principales responsabilités consistent à :
- Répondre à l'appel du directeur général concernant une situation d'urgence.
- Supporter et conseiller le directeur général.
- Activer les plans de continuité opérationnelle et de retour à la normale des directions concernées.
- Coordonner et diriger les activités des directions concernées.
- S'assurer que le personnel soit disponible pour répondre aux besoins requis.
- S'assurer que les directeurs des départements (et au besoin, des directeurs de service) touchés par un sinistre soient informés rapidement.
- Mobiliser l'équipe de support posttraumatique dès qu'il le juge nécessaire (cette équipe est composée par les directeurs du Service des ressources humaines et du Service aux étudiants).
8.2.3 Le directeur du Service des communications et des relations publiques
Le directeur du Service des communications et des relations publiques joue le rôle de porte-parole officiel de Polytechnique. Ses principales responsabilités consistent à :
- Répondre à l'appel du RDO ou du poste de sûreté concernant une situation d'urgence.
- Mobiliser son équipe au centre de ralliement des communications.
- Informer le directeur des communications de l'Université de Montréal lors d'un sinistre ou d'une situation de crise.
- Assumer la gestion des communications.
- Agir à titre de porte-parole.
- Activer le plan de communication en concertation avec le directeur général et le responsable des opérations (RDO).
- Arrimer le plan de communication de Polytechnique avec les services externes d'urgence.
- Décider des moyens internes et externes de communication à privilégier.
- Déléguer au besoin, un membre de son équipe qui jouera le rôle d'agent de liaison.
- Rédiger des messages clés destinés aux publics internes et externes, des communiqués, des déclarations officielles, etc.
- Établir au besoin, un centre d'information des médias (salle de presse).
- Maintenir la communication avec les médias, au besoin.
- Recommander au directeur général des stratégies de communication au besoin et informer le responsable des opérations, s'associer des experts internes lorsque requis.
- Informer le directeur du Service des ressources humaines dès qu'il le juge nécessaire et arrimer son plan de communication avec le plan de continuité opérationnelle du Service des ressources humaines.
- Former la réceptionniste de l'institution en fonction des messages à véhiculer selon la situation et du message officiel transmis dans la boîte vocale à Polytechnique.
- Organiser une rencontre postévénement avec son équipe et au besoin, avec les services externes d'urgence.
- Rédiger un rapport d'analyse qualitative et quantitative sur les opérations durant l'événement.
8.2.4 Le Directeur du Service de la sûreté institutionnelle (Responsable des opérations (RDO))
Le responsable des opérations est le directeur du Service de la sûreté institutionnelle. Il prend en charge les opérations dont la sécurité des lieux, l'évacuation des personnes et le suivi des interventions au poste de sûreté du pavillon principal. Il applique les procédures d'intervention appropriées selon l'urgence tout en arrimant les interventions opérationnelles avec les décisions du directeur général et le plan de communication. Il doit déposer annuellement un rapport d'activités à la direction générale. Ses principales responsabilités consistent à :
- Répondre à un appel d'urgence de l'adjoint opérationnel et colliger les informations.
- Se rendre au poste de sûreté.
- Déterminer la nature et le degré de la situation d'urgence.
- S'assurer de l'application des procédures d'intervention appropriées.
- Prendre en charge les opérations dont la sécurité des lieux, l'évacuation des personnes et le suivi des interventions.
- Évaluer en tout temps si la situation est contrôlable ou non.
- S'assurer de la mobilisation de la brigade d'intervention, de la brigade technique, des services externes (911).
- Décider et ordonner au besoin, l'évacuation ou le confinement
- S'assurer du déclenchement de l'alarme générale et de la diffusion des messages appropriés.
- Informer le directeur général et le directeur du Service des communications.
- Faire les recommandations au directeur général dont l'enclenchement du processus de retour à la normale des activités.
- Participer au besoin, à la réalisation des plans de retour à la normale des activités.
- Vérifier le rapport d'événement.
- Organiser une rencontre postévénement.
- Déposer un rapport au comité des mesures d'urgence, si nécessaire.
8.2.5 L'adjoint opérationnel
Il y a un adjoint opérationnel présent sur chaque quart de travail et joignable en tout temps. Le bureau des adjoints opérationnels est situé au pavillon principal de Polytechnique. Les principales responsabilités des adjoints opérationnels consistent à :
- Répondre à un appel concernant une situation d'urgence.
- Se rendre au poste de sûreté du pavillon touché par l'événement.
- S'assurer de la mobilisation des services externes par l'appel au (911), de la brigade d'intervention et de la brigade technique.
- Superviser, guider et exercer un rôle d'encadrement auprès des agents de sûreté.
- Communiquer avec le RDO et le tenir informé tout au long des opérations.
- Assurer le rôle du RDO tant que le RDO n'a pas pris en charge les opérations.
- Exercer une coordination avec les intervenants internes et externes de Polytechnique.
- Décider et ordonner l'évacuation ou le confinement ou le recommander au RDO selon la situation.
- S'assurer du déclenchement de l'alarme et de la diffusion des messages appropriés.
- S'assurer que le poste de sûreté de l'Université de Montréal soit informé au début et à la fin de la situation d'urgence et si requis, qu'il a bloqué temporairement les accès (guérites, métro UdeM).
- Visionner les moniteurs afin de vérifier toute situation anormale.
- Accueillir et informer les services externes d'urgence (SIM, SPVM,...).
- S'assurer de la remise en marche des fonctions secondaires du système d'alarme incendie, s'il y a lieu.
- Vérifier le rapport d'événement.
- Participer à la rencontre postévénement organisée par le RDO.
8.2.6 La brigade d'intervention
La brigade d'intervention est formée d'au moins un agent de sûreté. Les agents qui en font partie sont les premiers intervenants à être appelés sur le lieu de l'urgence. Le rôle de la brigade est d'assurer la sécurité des personnes, des biens et des lieux et la communication entre le lieu de l'urgence et l'adjoint opérationnel. En toute situation d'urgence, l'agent de sûreté a la responsabilité de colliger l'information et de la transmettre immédiatement à l'adjoint opérationnel.
Les principales responsabilités de la brigade d'intervention consistent à :
- Répondre à un appel d'urgence et colliger les informations.
- Mobiliser immédiatement le (911) dans les situations suivantes :
- explosion
- fuite de gaz naturel
- prise d'otages et tireur actif
- incendie
- matières dangereuses : contamination, déversement, odeurs suspectes
Pour les autres situations d'urgence, aller sur le lieu de l'urgence et rapporter à l'adjoint opérationnel l'état de la situation.
- Appeler l'adjoint opérationnel et l'informer.
- Ouvrir le journal des opérations.
- Ouvrir le numéro du rapport d'événement.
- Se rendre sur le lieu de l'urgence pour évaluer l'état de la situation.
- Rapporter l'état de la situation à l'adjoint opérationnel.
- Assurer la sécurité des personnes, des biens et des lieux :
- Évacuer, déplacer et porter secours aux victimes.
- Prendre les actions appropriées avec l'accord de l'adjoint opérationnel.
- Dresser un périmètre de sécurité.
- Préserver les éléments de preuve nécessaires pour les services et organismes qui les requièrent.
- Rédiger un rapport d'événement.
- Participer à la rencontre postévénement.
8.2.7 La brigade technique
Selon les circonstances, les acteurs suivants peuvent être responsables des interventions techniques sur le lieu de l'urgence et ainsi former la brigade technique :
- le conseiller principal en santé et sécurité,
- le chef plombier,
- le chef électricien,
- le chef des opérateurs de la centrale thermique ou l'opérateur de la centrale thermique,
- le chef de la section infrastructures du Service informatique.
Les principales responsabilités de la brigade technique consistent à :
- Répondre à un appel concernant une situation d'urgence.
- Se rendre sur le lieu de l'urgence, au besoin.
- Prendre les actions techniques pour minimiser les conséquences de l'événement.
- Faire rapport à l'adjoint opérationnel du déroulement de ses interventions et des ressources requises.
- Préserver les éléments de preuve nécessaires pour les services et organismes qui les requièrent.
- Rédiger un rapport d'événement et participer à la rencontre postévénement.
Les rôles de toutes autres personnes pouvant apporter un appui aux intervenants cités précédemment, sont définis dans les procédures d'intervention lorsque leur aide est sollicitée.
8.2.8 Sécurité incendie de Montréal (SIM) 1
Les principales responsabilités du service de Sécurité incendie de Montréal consistent à :
- Répondre à un appel via le (911).
- Se rendre au poste de sûreté du pavillon de Polytechnique affecté par la situation d'urgence.
- Colliger auprès du RDO, les informations pertinentes sur la situation d'urgence et le lieu.
- Établir leur poste de commandement adjacent au poste de sûreté (PC).
- Dépêcher une équipe de pompiers sur le lieu de l'urgence.
- Prendre en charge les lieux de l'urgence en coordination avec le RDO.
- S'assurer qu'il n'y a personne à proximité du foyer d'incendie ou de la zone considérée dangereuse.
- Ordonner s'il y a lieu, l'évacuation générale d'un ou plusieurs pavillons.
- Combattre l'incendie ou contrôler la situation d'urgence et se rapporter au poste de commandement (PC) du SIM.
- Autoriser l'accès des lieux de l'urgence et transmettre cette information au RDO.
- Enquêter sur les causes de l'incendie et s'il est d'origine criminelle, mobiliser le SPVM.
1 Leur rôle a été défini selon les informations reçues directement de leur service.
8.2.9 Service de police de la Ville de Montréal (SPVM) 2
Les principales responsabilités du Service de police de la Ville de Montréal consistent à :
- Répondre à un appel via le (911).
- Se rendre au poste de sûreté du pavillon de Polytechnique affecté par la situation d'urgence.
- Colliger auprès du RDO, les informations pertinentes sur la situation d'urgence et le lieu.
- Déléguer un officier responsable au poste de sûreté durant toute la durée de l'événement.
- Requérir au besoin, la présence d'effectifs supplémentaires afin d'assurer un contrôle des accès.
- Prendre en charge les lieux de l'urgence en coordination avec le RDO.
- Dresser un périmètre de sécurité et au besoin, un périmètre d'accès interdit.
- Contrôler la situation d'urgence et s'assurer de la sécurité des personnes, des biens et des lieux.
- Ordonner au besoin l'évacuation générale d'un ou plusieurs pavillons.
- Apporter son support au poste de sûreté et/ou au SIM ou autres services externes d'urgence.
- Collaborer à l'établissement des périmètres de sécurité internes et externes.
- Diriger la circulation aux abords de l'établissement touché.
- Autoriser l'accès des lieux de l'urgence et transmettre cette information au RDO.
- Protéger au besoin la scène jusqu'à l'arrivée des enquêteurs spécialisés.
2 Leur rôle a été défini selon les informations reçues directement de leur service.
9 Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur au moment de sa ratification par le Conseil d'administration.
Si des modifications mineures doivent être apportées, sur recommandation du comité des mesures d'urgence (CMU), le comité de direction des mesures d'urgence (CDMU) procèdera à celles-ci et en informera l'Assemblée de direction avant leur mise en application.
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