1 Introduction 
Note DG-235 le 22 novembre 1995 (remplace DG-207)
Compte tenu des faits suivants :
- la directive générale intitulée « Administration des services
scientifiques et techniques rendus par Polytechnique » (DG-207) date du
1er juin 1990 et elle nécessite une mise à jour ;
- les directeurs de département1 expriment la volonté d'intervenir
davantage dans l'administration des activités de recherche ;
- les activités de recherche (subventions et contrats) se sont
considérablement accrues à Polytechnique au cours des dernières années
et, en conséquence, les obligations de l'École se sont amplifiées. Par
ailleurs, la distinction entre ces deux types d'activités est souvent
difficile à établir ;
- les subventions de recherche et les contrats de recherche
entraînent des frais indirects réels qui doivent être remboursés tant
à la direction et aux services administratifs de Polytechnique qu'aux
départements ;
Polytechnique juge opportun de mettre à jour sa politique sur
l'administration des fonds de recherche en vue d'atteindre les
objectifs suivants :
- coordonner l'administration des subventions et celle des contrats
de recherche ;
- associer davantage les directeurs de département à
l'administration des activités de recherche et à l'application de la
présente politique ;
- s'assurer que l'ouverture de tout nouveau compte de recherche et
l'imputation de tout revenu de recherche à un compte de l'École soient
au préalable approuvées par un responsable administratif désigné ;
- harmoniser la politique des frais indirects de Polytechnique avec
les politiques des autres universités québécoises et canadiennes ;
- récupérer les frais indirects découlant des activités de
recherche à Polytechnique ;
- partager équitablement avec les départements concernés les frais
indirects perçus, qu'il s'agisse de subventions de recherche ou de
contrats de recherche.
2 Ouverture de comptes et imputations de revenus de recherche
L'ouverture de tout nouveau compte de recherche 2 ainsi que le
versement dans un compte de l'École de tout revenu destiné à financer
des activités de recherche doivent, pour être traités par le Service
des finances de Polytechnique, avoir été approuvés par le directeur du
département et avoir été autorisées par le Bureau de la
recherche (B.R.) dans le cas des subventions de recherche, ou par le Centre de
développement technologique (C.D.T.) dans le cas des contrats de
recherche.
3 Administration des subventions de recherche
Le B.R. est le mandataire officiel de l'École Polytechnique ayant pour
responsabilité d'administrer, en étroite collaboration avec le
département concerné, toute subvention de recherche accordée pour la
réalisation d'un projet sous la direction d'un ou de professeurs
3 4 et
impliquant soit le nom de Polytechnique, son personnel, ses étudiants
ou ses équipements.
Rôle et responsabilités du B.R.
Le B.R. informe, guide et, conjointement avec le directeur de
département, appuie et conseille les professeurs de Polytechnique pour
l'obtention de financement auprès d'organismes de subvention, en vue
de la réalisation d'un projet ou d'un programme de recherche.
Le B.R. est le mandataire officiel de l'École Polytechnique pour
transmettre une demande de subvention de recherche engageant la
responsabilité de Polytechnique.
Le B.R. assure ainsi le lien entre les professeurs de Polytechnique et
les organismes de subvention. Il informe les professeurs sur les
programmes offerts, leur transmet les renseignements diffusés par ces
organismes et les conseille dans la préparation de leurs demandes de
subvention. Le B.R. gère aussi les programmes coopératifs de
subvention faisant appel à la participation, financière ou autre, de
partenaires industriels.
Le B.R. a la responsabilité de négocier les ententes régissant les
subventions de recherche, d'administrer ces ententes, la facturation
afférente et la politique des frais indirects s'y rattachant.
Le B.R. est mandaté pour appliquer la politique de la propriété
intellectuelle technologique de Polytechnique5 et pour valoriser les
résultats de la recherche.
Le B.R. participe à l'établissement des unités de recherche telles que
les centres, les groupes et les chaires. Il supervise leur
fonctionnement et leur relation avec les différentes unités
administratives de Polytechnique.
4 Administration des contrats de recherche
Le C.D.T. est le mandataire officiel de l'École Polytechnique ayant
pour responsabilité d'administrer, en étroite collaboration avec le
département concerné, tout contrat de recherche et de développement,
tout travail de consultation, tout contrat de financement d'étudiants
et tout essai scientifique financés par des organismes externes à
Polytechnique, réalisés par les professeurs et impliquant soit le nom
de Polytechnique, son personnel, ses étudiants ou ses équipements.
Rôle et responsabilités du C.D.T.
Le C.D.T. est un service ayant pour mandat de promouvoir et de
développer les relations entre Polytechnique et l'industrie, en
matière de recherche et de développement, de transfert technologique,
de partenariat et d'alliance stratégique.
Le C.D.T. est le mandataire officiel de l'École Polytechnique pour
soumettre une proposition officielle de recherche et de développement
engageant la responsabilité de Polytechnique.
Le C.D.T. a donc la responsabilité administrative de présenter des
propositions, de négocier des ententes et de recommander les contrats
pour signature par les personnes dûment mandatées. La responsabilité
du C.D.T. comporte également la rédaction des ententes-cadre de
collaboration, la préparation des montages financiers et
l'administration de tous les contrats de recherche.
Le C.D.T. participe avec les professeurs à la préparation, à la
négociation et à la gestion de projets particuliers tels que les
chaires industrielles et les projets d'envergure.
Le C.D.T. doit s'assurer que tous les coûts directs encourus dans le
cadre d'un contrat soient facturés au client. A ces coûts directs, des
frais indirects seront inclus au contrat selon les modalités décrites
à la section 10 de la présente politique.
Le C.D.T. a aussi, en exclusivité, la responsabilité de la
préparation, de l'émission et du suivi des factures pour tout contrat
de recherche réalisé pour une entreprise ou autre organisme extérieur.
5 Responsabilité du Directeur de département
Toute demande de subvention de recherche et toute proposition
officielle visant l'obtention d'un contrat de recherche seront
soumises à l'approbation du directeur de département concerné et
porteront sa signature.
Tout document contractuel relatif à une subvention ou à un contrat de
recherche sera soumis à l'approbation du directeur de département et
portera sa signature.
La signature du directeur de département signifie qu'il assume, dans
l'exécution du projet, une responsabilité portant principalement sur
les points suivants :
- le directeur confirme que la réalisation du projet est compatible
avec les tâches, professorales ou autres, et les responsabilités
régulières ou contractuelles de son personnel, en cours ou prévues au
sein du département ;
- le directeur confirme la disponibilité des ressources
d'infrastructure de son département prévues pour la réalisation du
projet et autorise leur utilisation aux fins du projet ;
- le directeur interviendra activement, avec l'appui du B.R. et du
C.D.T., dans le règlement de problèmes risquant de compromettre le
succès du projet et, plus particulièrement, dans le règlement de
litiges associés à la participation du personnel et des étudiants de
son département.
6 Responsabilité du professeur
Dans le cadre d'une subvention ou d'un contrat, le professeur est
responsable de la réalisation du projet de recherche conformément aux
règlements des organismes de subvention, aux engagements contractuels
et aux règlements et politiques de l'École Polytechnique. Il doit, en
collaboration avec son département, veiller à l'engagement du
personnel, recruter des étudiants et se procurer les équipements, les
fournitures et le matériel requis.
Le professeur, désigné comme titulaire d'un compte, est l'ultime
responsable de son compte et des transactions qui y sont effectuées.
Il s'assure que les revenus sont versés et que les dépenses sont
imputées au compte approprié. Il s'assure que ce compte est
suffisamment pourvu pour couvrir les dépenses qui y sont imputées et
que les dépenses sont directement liées au but pour lequel les fonds
ont été attribués.
7 Coûts de la recherche
La réalisation de projets de recherche occasionne des coûts directs et
des frais indirects. Les critères suivants distinguent ces coûts :
- Les coûts directs sont des coûts que l'on peut identifier,
comptabiliser aisément et imputer directement à un projet de
recherche. Ils comprennent habituellement les dépenses de rémunération
du personnel, qu'il s'agisse de salaires, d'honoraires ou d'aides
financières, les fournitures et le matériel, l'achat et l'utilisation
d'équipement et les frais de déplacement. Dans certains cas, les coûts
directs peuvent inclure des frais de location des locaux.
- Les frais indirects sont des frais réels encourus par
Polytechnique, mais que l'on ne peut identifier, comptabiliser
aisément et imputer directement à un projet. Les frais indirects de la
recherche sont encourus tant par le C.D.T., le B.R., la Direction de
l'École, les départements que par de nombreux services de l'École tels
le Service des ressources humaines, la Bibliothèque, le Service des
finances, le Service informatique, le Service de l'équipement, etc.
Parmi les frais indirects, on reconnaît les frais de développement des
activités de recherche, d'administration de ces activités, de
transfert technologique, d'utilisation des espaces, d'immobilisation
ainsi que les frais d'administration, d'entretien, de réparation et de
renouvellement des équipements.
8 Caractéristiques des subventions de recherche
Les subventions de recherche sont destinées au financement d'un
programme ou d'un projet de recherche défini par le professeur, lui
laissant toute latitude quant à la conduite de la recherche et à la
diffusion des résultats. Les obligations de Polytechnique portent
essentiellement sur la qualité de la recherche.
La plupart des subventions proviennent d'organismes gouvernementaux ou
paragouvernementaux offrant des programmes structurés comportant un
concours et une évaluation par les pairs.
8.1 Modalités de réalisation des projets
Pour les subventions, les exigences quant au suivi, aux rapports et au
calendrier d'activités sont généralement très souples. Le pourvoyeur
de fonds se satisfait généralement de la production de résultats
scientifiques et de leur diffusion, avec la qualité nécessaire pour
justifier un renouvellement du financement. Bien que, dans le cadre
des subventions, on n'exige généralement pas de biens livrables, on
peut demander au professeur de remettre un rapport final ou de brefs
rapports d'avancement des travaux.
8.2 Proposition et entente
Les propositions de recherche pour fins de subvention portent
généralement sur les aspects scientifiques et budgétaires du projet ou
du programme de recherche. Les subventions ne font habituellement
l'objet d'aucune entente individuelle ou spécifique régissant les
conditions de réalisation de la recherche, sauf l'obligation de
respecter les règles et les politiques générales des organismes de
subvention.
8.3 Propriété des résultats
En conformité avec la politique de Polytechnique, la propriété
intellectuelle des résultats appartient à Polytechnique. Les
subventions n'imposent aucune restriction sur la diffusion des
résultats.
8.4 Rémunération des professeurs
Les subventions ne permettent pas le paiement d'honoraires ni d'autres
formes de traitement en supplément du salaire du professeur.
8.5 Versements
Une subvention de recherche est versée, soit en totalité lors du
démarrage du projet, soit par versements étalés selon un échéancier
convenu à l'avance, possiblement assujetti à certaines exigences
scientifiques ou administratives minimales. Le versement de
subventions de recherche ne requiert pas de pièces justificatives.
9 Caractéristiques des contrats de recherche
Un contrat est une entente, avec un ou plusieurs organismes ou
entreprises, en vertu de laquelle Polytechnique s'engage à réaliser,
en collaboration avec ce ou ces partenaires, un projet de recherche et
de développement, des travaux de consultation ou des essais, sous la
responsabilité d'un professeur.
On identifie les types suivants de contrats à Polytechnique : les
contrats de recherche et de développement, les contrats de
consultation professionnelle, les contrats d'essais scientifiques et
les contrats de financement d'étudiants.
9.1 Contrat de recherche et de développement
Un contrat de recherche et de développement a pour objet la
réalisation d'un projet sous la direction d'un professeur ; il fait
appel à du personnel, à des étudiants ou à des équipements de
Polytechnique ; il implique une composante importante d'originalité,
d'innovation ou de conception dans la recherche d'une solution à un
problème ou à un besoin précis ; un ou plusieurs rapports sont soumis
au partenaire pour faire état de la méthodologie utilisée et des
résultats obtenus et pour présenter des conclusions ou des
recommandations.
Un contrat de recherche comporte habituellement des obligations
précises concernant le budget, la méthodologie de travail, les
résultats escomptés, le calendrier, le caractère confidentiel des
travaux, la gestion de la propriété intellectuelle, les rapports
périodiques et le rapport final. Il comporte souvent des restrictions
quant à la publication des résultats et, généralement, le partenaire
détient des droits à l'égard de la propriété intellectuelle. Un
contrat de recherche permet généralement le paiement d'honoraires en
supplément du salaire du professeur.
9.2 Contrat de consultation professionnelle
La consultation professionnelle est un travail effectué seulement par
un ou plusieurs professeurs et qui résulte habituellement en un
rapport présentant des conclusions et des recommandations. Le
professeur n'utilise pas d'autres ressources de Polytechnique que
celles du C.D.T. et il fait usage du nom, du sigle, du symbole ou de
l'adresse de Polytechnique.
Lorsque la consultation professionnelle ne touche aucunement
Polytechnique, elle peut être réalisée à titre personnel, conformément
aux autres politiques de l'École, notamment celles concernant les
activités professionnelles personnelles des professeurs. Dans un tel
cas, cette activité ne bénéficie pas de la couverture des assurances
de responsabilité professionnelle et de responsabilité civile de
Polytechnique et le professeur ne peut faire usage du nom, du sigle,
du symbole ni de l'adresse de Polytechnique ou de son département.
9.3 Contrat d'essais scientifiques
Un essai scientifique est un travail faisant appel principalement à
des équipements de laboratoire et à du personnel. Il ne comporte
qu'une faible part d'innovation, d'originalité ou de conception, et
mène habituellement à la présentation au partenaire d'un rapport dans
lequel on fournit les résultats expérimentaux, généralement commentés.
9.4 Contrat de financement d'étudiants
Un contrat de financement d'étudiants vise le financement d'un projet
de maîtrise ou de doctorat. Les montants octroyés sont généralement
modestes et sont destinés exclusivement à un étudiant dans le but de
lui procurer une aide financière et parfois un budget minimal de
fonctionnement. L'objectif de l'entente étant lié à la formation
d'étudiants, le budget ne comprend ni honoraires, ni salaires. Les
obligations contractuelles de Polytechnique et du professeur sont
minimales et, conformément à sa politique à cet égard, Polytechnique
conserve la propriété intellectuelle sur les résultats obtenus ainsi
que le droit de publier librement, sous réserve des engagements
relatifs à la confidentialité.
10 Frais indirects
10.1 Frais indirects pour les subventions de recherche
Les subventions, tout comme les contrats, entraînent des frais
indirects de recherche. Dans le cas de subventions, les frais
indirects de la recherche peuvent être assumés, en tout ou en partie,
par Polytechnique comme contribution au projet de recherche.
Le gouvernement du Québec verse à Polytechnique un montant pouvant
atteindre 15 % du total des subventions obtenues d'organismes
accrédités aux fins du programme de subventions générales pour le
financement des frais indirects de la recherche universitaire.6 La
quasi-totalité des subventions accordées à Polytechnique proviennent
de tels organismes accrédités.
Pour toute subvention de recherche reçue d'un organisme non accrédité
aux fins du programme de subventions générales pour le financement des
frais indirects de la recherche universitaire, Polytechnique
prélèvera, à même chaque subvention, un montant égal à au moins 15 %
du total de la subvention7. Polytechnique utilisera ces montants pour
défrayer une partie des frais indirects encourus. Les catégories
suivantes de subventions de recherche pourraient cependant faire
l'objet d'exemption de frais indirects, soit :
- les subventions et bourses provenant de fonds propres à
Polytechnique constitués de dons faits à Polytechnique et canalisés
dans un fonds de développement ou une fondation universitaire ;
- les bourses d'étudiants dont la gestion est confiée à
Polytechnique dans le cadre d'un concours interne, d'une affectation
nominative par un organisme externe, sans contrainte sur la recherche
de l'étudiant, ou d'un programme instauré spécifiquement par un
organisme ou une entreprise ;
- les sommes versées pour une chaire de recherche approuvée et
administrée par Polytechnique. Dans ce cas, les frais indirects non
réclamés par Polytechnique constituent une contribution à la chaire.
10.2 Frais indirects pour les contrats de recherche
Les frais indirects pour les contrats de recherche, également appelés
frais généraux, sont calculés suivant la base d'imputation et les
pourcentages indiqués au tableau ci-dessous et varient selon le type
de contrats et le type de partenaires.
| |
T y p e s d e p a r t e n a i r e s |
| Types de contrats |
Gouvernement du Canada |
Gouvernement du Québec |
Entreprises et
autres organismes |
Recherche et
développement
et
Essais
scientifiques |
65% des coûts de main-d'oeuvre et des avantages sociaux, et 2% des frais de déplacement |
75% des coûts de main d'oeuvre8 9 |
40% du total des coûts directs |
Consultation
professionnelle |
25% du total des coûts directs |
| Financement d'étudiants |
15% du total du contrat de financement |
Le taux de frais indirects associés à l'acquisition d'un appareil
scientifique peut être réduit lorsque toutes les conditions suivantes
sont réunies :
- la valeur de l'appareil excède 10 000 $ par unité et sa vie utile
excède la durée du projet de recherche ;
- tous les coûts d'installation, de raccordement et d'entretien de
l'appareil sont assumés par le budget du projet ;
- l'appareil demeure la propriété de Polytechnique au terme du
projet.
Le taux réduit de frais indirects sera alors de 15 % des coûts de
l'appareil et des coûts qui y sont associés.
10.3 Répartition des frais indirects
Les frais indirects payés à Polytechnique pour les subventions reçues
d'organismes non accrédités et pour les contrats de recherche sont
répartis à parts égales entre le département concerné et la direction
de l'École.
La part des frais indirects qui revient à Polytechnique sert à
rembourser les frais indirects de la recherche incluant, en priorité,
les coûts de l'ensemble des activités du C.D.T. et des activités de
valorisation de la recherche, selon un budget établi annuellement.
1 Pour les fins de ce document, le terme « département » inclut
aussi le terme « institut ».
2 Le terme « compte de recherche » est utilisé dans sa
signification la plus courante et est désigné « UBR » dans le
système comptable de Polytechnique.
3 Pour les fins de ce document, le terme « professeurs » inclut
aussi le terme « chercheurs ».
4 Afin d'alléger la lecture de cette politique, le masculin
est utilisé pour désigner toute personne sans distinction de
genre.
5 Voir à ce sujet la « Politique concernant la propriété
intellectuelle technologique », jointe à la note DG-218, 29 août
1991.
6 On reconnaît parmi les principaux organismes de subvention
accrédités le CRSNG, le CRSH, le CRM et le FCAR. La liste
complète est disponible au B.R.
7 Voir à ce sujet la « Politique des établissements
universitaires du Québec relative aux frais indirects des projets
de recherche subventionnés par des organismes non accrédités
(PROJET) », CREPUQ, décembre 1994.
8 Ces coûts incluent les aides financières versées aux
étudiants.
9 Les avantages sociaux sont assumés par les frais indirects
perçus.
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