0   Identification   

Titre : Politique de reconnaissance des dons et des commandites

Approbations :

• Approuvée par le Conseil d'administration de la Fondation de Polytechnique le 12 mai 2004
• Reconnue par le Conseil d'administration de l'École Polytechnique le 23 septembre 2004 (CAD-977-5025)

1   Préambule   

La possibilité d'un témoignage de gratitude public et permanent est souvent un élément décisif pour le donateur pressenti. Dans certains cas, cela peut même inciter le donateur à augmenter le montant du don pour obtenir la désignation à son nom d'un endroit, d'un fonds, d'une chaire, d'une bourse ou pour faire partie d'une catégorie particulière de donateurs.

Dans un programme de témoignages de gratitude pour des salles, la valeur attribuée aux différentes possibilités de désignation au nom d'un donateur n'est pas fondée sur le coût réel de la salle ou de l'objet, mais bien sur sa visibilité et son prestige.

Cependant, les fonds pour les bourses, la recherche et les chaires ainsi que pour le matériel et les collections de la bibliothèque doivent être faits en fonction du coût total entraîné par ceux-ci afin de faire en sorte que l'École ou la Fondation doit dépenser à même ses fonds de fonctionnement pour pallier le manque à gagner dudit fonds.

Aucune proposition de désignation au nom d'un donateur ne doit être faite à l'École sans consultation avec la direction de Polytechnique et la Fondation afin d'éviter les doubles emplois et les injustices face aux donateurs.

Les désignations au nom d'un donateur seront accordées en fonction de la date de confirmation officielle du don; la priorité sera donc accordée aux premiers donateurs qui confirmeront leur don par écrit. Par contre, lorsque des pourparlers sont entamés avec un donateur en particulier pour un espace donné, il est primordial de mener à terme les discussions avant d'offrir à un autre donateur la possibilité d'obtenir l'espace en question à titre de reconnaissance.

Les témoignages de gratitude constituent un élément primordial pour le succès de toutes les campagnes majeures; c'est pour cette raison qu'ils font l'objet du présent document.

2   Principes de base   

Le principe fondamental de la politique de reconnaissance des dons et des commandites fait en sorte que la sauvegarde de la liberté universitaire et son exercice soient garantis et que les dons et les commandites ne fassent que renforcer ces derniers en permettant de nouvelles opportunités au plan universitaire.

Afin d'encourager les dons et commandites faits selon les priorités définies par la direction de l'École et pour lesquelles des sommes d'argent seront recueillies à l'aide des campagnes de financement présentes et à venir, Polytechnique devra :

• fournir des reconnaissances visibles et durables pour les dons majeurs seulement afin que les investissements de haut niveau servent d'exemple aux générations futures d'étudiants, de diplômés et d'amis;
• établir des normes uniformes de reconnaissance qui soient appliquées à toute l'École, afin de protéger l'attrait des reconnaissances visibles pour les donateurs dans l'avenir;
• augmenter l'indépendance des actions universitaires en s'assurant que les dons et les commandites dans ce cadre de dons majeurs respectent ce principe;
• s'assurer que les reconnaissances soient soumises à la Fondation pour approbation par l'École.

3   Projet de reconnaissance Polytechnique (montant à confirmer)   

4   Descriptif des catégories de reconnaissances   

5   Reconnaissance et suivi auprès des donateurs   

La Fondation en accord avec l'École et les départements concernés doit pouvoir offrir une reconnaissance appropriée au donateur dans le cadre d'un don majeur.

Cette reconnaissance comprend notamment :

• Une lettre de la Fondation et de l'École pour remercier le donateur.
• Une inauguration officielle lors d'une cérémonie avec les personnes appropriées pour représenter l'École, la Fondation et les départements concernés.
• Une annonce envoyée aux médias avec photo de la remise du chèque ou de la signature de l'entente.
• La mention du don dans les publications de l'École et sur le site web avec hyperlien vers l'entreprise, le cas échéant.
• L'installation de plaques lorsque des espaces sont rendus possible grâce à la contribution d'un donateur en guise de visibilité.
• La mention appropriée du nom du donateur dans les documents de conférences et colloques.
• Lors d'achat d'ouvrages destinés à la bibliothèque, un ex-libris pour les livres au nom du donateur pour les ouvrages venant enrichir les collections.
• Pour les bourses, le nom du donateur est attribué à la bourse appropriée et les documents devraient refléter cette information lors des concours et des remises officielles.
• Un rapport annuel sur le statut du fonds créé par le donateur et sur l'utilisation des sommes durant l'année devrait être envoyé au donateur. Ce rapport inclurait notamment la croissance du capital et les revenus d'intérêts de l'année courante dans le cadre d'un fonds capitalisé, ainsi que la distribution des montants octroyés.

L'École et la Fondation devraient communiquer régulièrement avec les donateurs afin de faire connaître les projets importants, les événements clés incluant les conférences et remises de bourses officielles, afin de susciter leur intérêt continu. Cette façon de garder le contact et de resserrer les liens est la manière la plus efficace et la plus sûre d'assurer le succès futur des dons majeurs à Polytechnique.

Les dons majeurs sont l'affaire de tous et chacun. Chaque professeur, chercheur et employé de Polytechnique est un ambassadeur auprès des étudiants, des diplômés et des corporations. C'est pourquoi chaque contact ou lien avec ces clientèles est primordial, car l'étudiant, le diplômé ou le fournisseur d'aujourd'hui peut être le grand donateur de demain.