Identification

Titre : Directive sur la rédaction et la diffusion des documents officiels

Ce document s'adresse à : toute la communauté

Responsable de l'application : Secrétariat général

Approbations :

• Adoptée par l'Assemblée de direction le 3 octobre 2001 (résolution AdD-2001-63)
• Adoption des niveaux d'approbation par le Comité exécutif le 16 octobre 2001 (résolution CEX-3913)

Énoncé de principe

Cette directive vise à définir une norme objective et publique quant à la rédaction de règlements, politiques et procédures dans le cadre de l'accomplissement des activités découlant de la mission ou des plans d'action de l'École.

Elle vise également à apporter des précisions sur la nature et la forme des documents officiels, les relations à établir entre eux, leurs niveaux d'approbation par les instances appropriées et enfin, leur diffusion à l'intérieur de l'École.

Champs d'application

Les règlements, politiques, directives, procédures et avis adoptés comme documents officiels.

Cadre de référence

Aucun

Entrée en vigueur

Le 3 octobre 2001

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Contenu

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1   Définition des types de documents et de leurs relations   

1.1   Règlement   

Un règlement est un ensemble ordonné de règles assurant l'application d'une loi et qui définit la discipline à observer à l'intérieur d'une organisation; il constitue une action imposée, choisie parmi un certain nombre d'autres possibilités. Un règlement exige qu'une action particulière et bien définie soit ou ne soit pas entreprise, eu égard à la situation. Il ne laisse aucune latitude aux personnes à qui il s'adresse. Il précise le quoi et le pourquoi sans préciser le comment et le quand. Il prévoit des sanctions dans les cas de non conformité au règlement.

De par sa nature, le règlement est conçu pour ne laisser aucune marge de manoeuvre.

1. Préparation
   • la direction générale
   • le secrétariat général
   • les directions fonctionnelles
2. Révision
   • le secrétariat général
3. Approbation
   • Conseil d'administration
         ou
     
   • Conseil académique en vertu de la délégation de pouvoir du Conseil d'administration au Conseil académique pour l'approbation des modifications « mineures » aux règlements pédagogiques (art. 7 des Statuts du Conseil académique)

1.2   Politique   

C'est un plan qui sert de guide et de cadre aux décisions et qui détermine les frontières de l'action où le dirigeant se trouve engagé. Elle précise le quoi, le pourquoi et les intervenants.

Une politique devra posséder de préférence les qualités suivantes:

• être reliée à un objectif de l'organisme et expliquée à toute personne qui devra l'appliquer;
• laisser une marge d'interprétation à ceux qui sont responsables de son application sinon, elle devient plutôt un règlement ou une directive;
• être exprimée clairement, de façon compréhensible et par écrit;
• indiquer les limites et les moyens de mesures pour les actions futures;
• être raisonnable et réalisable;
• demeurer stable mais ouverte à la possibilité d'être changée;
• être conforme aux facteurs extérieurs tels que les lois;
• être bien comprise par tous les gens qu'elle affecte.

1. Préparation
   • la direction générale
   • le secrétariat général
   • les directions fonctionnelles
2. Révision
   • le secrétariat général
3. Approbation
   • Conseil d'administration
     ou
   • Comité exécutif

1.3   Directive   

La directive découle d'une politique ou d'un règlement et en précise le cadre. Elle précise les règles de conduites internes, les objectifs opérationnels à atteindre et départage les responsabilités entre les différentes unités administratives.

Elle vise à rendre uniforme une activité ou une situation commune à tous les employés afin

• d'assurer une plus grande cohérence des actes accomplis par les employés dans l'application des lois et des règlements, et
• d'expliquer aux personnes intéressées le sens dans lequel on doit orienter la prise de décision.

1. Préparation
   • directions ou services
2. Révision
   • le secrétariat général si le document est présenté à l'Assemblée de Direction
3. Approbation
   • Assemblée de direction si des unités de plusieurs directions sont concernées
     ou
   • la direction générale
   • le secrétariat général
   • les directions fonctionnelles

1.4   Procédure   

Une procédure est une série de tâches reliées entre elles et formant une séquence préalablement définie qu'il faut accomplir pour produire un résultat; elle précise le quoi, le comment, le quand et les intervenants. Les procédures sont des plans qui définissent les méthodes qui devront être utilisées dans l'exécution des activités prévues. Elles guident davantage l'action que la réflexion et expliquent en détail et de façon précise, la manière d'accomplir une certaine activité. Essentiellement, elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu.

La procédure doit être précise et ne laisser aucune place à l'interprétation.

1. Préparation
   • directions ou services
2. Révision
   • le secrétariat général si le document est présenté à l'Assemblée de Direction
3. Approbation
   • Assemblée de direction si des unités de plusieurs directions sont concernées
     ou
   • la direction générale
   • le secrétariat général
   • les directions fonctionnelles

1.5   Avis   

C'est un point de vue exprimé officiellement par une autorité signalant un ou des faits dont il faut tenir compte pour la conduite d'une affaire particulière.

1. Préparation
   • directions ou services
2. Révision
   • aucune
3. Approbation
   • directions et services

1.6   Relations entre les différents types de documents   

Les documents se présentent habituellement dans un ordre allant du général au particulier :

      mission > objectifs > règlements > politiques > directives > procédures ou avis

Les termes « mission » et « objectifs » ne sont pas définis ici; il s'agit de concepts qui servent de cadre général pour la rédaction des documents officiels.

Tableau synthèse

L'« annexe 2: caractéristiques des différents types de documents officiels et de leurs niveaux d'approbation » présente de facon succinte les caractéristiques propres à chacun des types de documents

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2   Composantes du document   

2.1   Identification du document   

• Numéro : ....
• Titre :  titre du document
• Ce document s'adresse à   : clientèle visée
• Responsable de l'application  : la direction, le service, le département
• Approbations:
  • Adopté le: date par instance et résolution numéro (...)
  • Modifié le: date par instance et résolution numéro (...)

2.2   Énoncé de principe et présentation des buts   

Un principe présente de façon générale l'objectif recherché avec le type de document. Il précise les grandes lignes d'action et les justifications qui amènent l'organisme à agir dans un domaine précis relevant de sa compétence. Les buts énoncés doivent être suffisamment précis pour décrire ce qui est visé. La formulation doit permettre d'en vérifier l'application.

2.3   Cadre juridique ou cadre de référence   

Il s'agit d'énumérer les lois (L), règlements (R), politiques (P) ou décisions (D) dont découle ce type de document et qui servent de cadre général à son application et qui en expliquent le contexte.

2.4   Champs d'application   

Cette section présente la portée du type de document. Elle définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts ou auxquels le type de document s'applique.

2.5   Définitions   

Les définitions peuvent être utilisées pour éviter une ambiguïté ou éviter des répétitions dans le corps du texte où l'on doit se servir à multiples reprises d'une longue expression qui viendrait alourdir inutilement le texte

2.6   Articles (règlements), principes directeurs (politiques), activités ou contenu (directives)   

Il s'agit d'établir, de définir ou de préciser les règles, les modalités ou les moyens permettant d'atteindre les buts. Il s'agit du coeur du type de document où sont présentés dans le détail les éléments qui le constituent.

2.7   Structure fonctionnelle   

a) Responsabilités des différents intervenants : il s'agit d'établir les rôles, les devoirs et les obligations des intervenants impliqués dans la réalisation ou la mise en oeuvre de ce type de document. Au besoin, lorsque plusieurs intervenants sont impliqués et que beaucoup de responsabilités sont identifiées, un tableau peut être utilisé pour structurer l'information.

b) Responsabilité de l'application : il s'agit de préciser les devoirs et les pouvoirs qui sont accordés à la personne responsable de l'application.

2.8   Entrée en vigueur   

« Le type de document entre en vigueur à compter de la date de son adoption » OU « Le type de document entre en vigueur à compter du (préciser la date) ». Les (parties du type de document) s'appliquent à compter du (préciser la date)

2.9   Modalités d'application (procédures seulement)   

Elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées, et les précisions supplémentaires. On y explique en détail et de façon précise, la manière d'accomplir une certaine activité. Il s'agit d'une série de tâches reliées entre elles définissant ce qu'il faut accomplir pour produire un résultat.

2.10   Formulaires (procédures et directives seulement)   

Le document peut s'accompagner d'un formulaire mais il est préférable de préciser en annexe du document les données à transmettre. Dans le cas contraire, le formulaire doit être rattaché à au moins une procédure et en faire partie intégrante. Que ce soit sous forme papier ou informatisé, il renferme un grand nombre de données standardisées provenant de plusieurs intervenants.

Tableau synthèse

L'« annexe 3: composantes des différents types types de documents officiels » présente de facon succinte les composantes propres à chacun des types de documents