1    Identification

Titre : Procédure de nomination et de renouvellement de mandat des directeurs d'institut.

Responsable : le directeur général assisté par le secrétariat général.

Approbations :

• Recommandée par l'Assemblée de direction le 22 mai 2007 (ADD-469-273)
• Adoptée par le Conseil d'administration le 20 septembre 2007 (CAD-997-5157)

2    Objet

Le présent document a pour but de préciser la procédure à suivre pour la nomination et le renouvellement de mandat d'un directeur d'institut à l'École Polytechnique, lorsque les actes constitutifs ne prévoient pas une telle procédure.

3    Définition

Institut : structure administrative qui coordonne ou dispense des programmes de formation spécialisée et qui coordonne des activités de recherche dans le domaine concerné.

4    Durée du mandat d'un directeur d'institut

Le mandat d'un directeur d'institut est de trois (3) ans, renouvelable.

5    Nomination d'un directeur d'institut

5.1 Un avis est envoyé aux professeurs et aux chercheurs de l'institut afin d'amorcer le processus de nomination d'un nouveau directeur, d'expliquer la procédure applicable et de préciser les échéanciers fixés.

5.2 Un appel de candidatures est effectué par le directeur général à l'interne et à l'externe, selon le cas.

5.3 Les mises en candidatures peuvent être faites directement par les candidats intéressés ou par toute autre personne.

5.4 Un comité de consultation composé des quatre (4) personnes suivantes est formé: deux (2) membres de l'Assemblée de direction nommé par celle-ci, dont un qui agit à titre de président, un (1) professeur et un (1) chercheur de l'institut nommés par le directeur général.

En cas d'impossibilité de nommer un professeur ou un chercheur, celui-ci est remplacé par une personne nommée au choix par le directeur général.

Un cas d'égalité des voix, le président du comité de consultation a un vote prépondérant.

5.5 Le directeur général contacte les candidats qui satisfont aux exigences du poste pour confirmer leur acceptation de se porter candidats.

5.6 La liste des candidats consentant à accepter le poste est rendue publique auprès des différentes catégories de membres de l'institut.

5.7 Le comité de consultation rencontre les candidats retenus, en présence du directeur général, s'il le désire.

5.8 S'il l'estime nécessaire, le comité de consultation peut effectuer une consultation auprès de toute personne ayant un intérêt dans l'institut, dont les professeurs et les chercheurs de l'institut. Le comité de consultation détermine la nature de la consultation effectuée.

5.9 Le comité de consultation, par son président, consulte également l'Assemblée de direction.

5.10 Le comité de consultation formule sa recommandation au directeur général qui nomme le directeur de l'institut en tenant compte des diverses consultations effectuées.

5.11 En l'absence de candidature ou si aucune candidature n'est recommandée par le comité de consultation parmi toutes celles reçues, le directeur général choisit un professeur à titre de directeur intérimaire de l'institut pour une durée maximale de un (1) an.

6    Renouvellement de mandat d'un directeur d'institut

La procédure décrite dans la présente section ne s'applique qu'au renouvellement d'un second mandat.

6.1 Au moins cent jours (100) jours avant l'expiration de son premier mandat, le directeur de l'institut avise le directeur général de son intention ou non de solliciter un second mandat.

6.2 S'il ne sollicite pas un second mandat, la décision du directeur de l'institut est notamment transmise aux professeurs et aux chercheurs de l'institut.

6.3 S'il sollicite un second mandat, la décision du directeur de l'institut est transmise aux professeurs et aux chercheurs de l'institut par le directeur général au moins quatre-vingt-cinq (85) jours avant l'expiration du mandat.

6.4 En cas de sollicitation d'un second mandat, le directeur de l'institut doit présenter aux membres du comité de consultation un bilan de son mandat et ce qu'il entend développer durant son prochain terme.

6.5 Les articles 5.4 à 5.11 de la procédure de nomination s'appliquent à la procédure de renouvellement d'un second mandat en faisant les adaptations nécessaires.

7    Modification mineure

Toute modification mineure à la présente procédure est effectuée par le directeur général qui en informe l'Assemblée de direction.

8    Entrée en vigueur

La présente procédure entre en vigueur le 22 mai 2007.