1 Identification
Titre : Procédure de nomination et de renouvellement de mandat des directeurs fonctionnels
Responsable : le directeur général, assisté dans ce processus par le secrétariat général.
Approbations :
- Adoptée par le Conseil d'administration le 7 décembre 2000 (CAD-4764.4)
- Modifiée par le Comité exécutif le 19 mars 2003 (CEX-435-3962)
- Modifiée par le Comité exécutif le 17 février 2011 (CEX-459-4016)
2 Objet
Le présent document a pour but de préciser la procédure à suivre pour la nomination et le
renouvellement de mandat d'un directeur fonctionnel à l'École Polytechnique.
3 Nomination
Un directeur fonctionnel relève du directeur général de Polytechnique et fait partie
de ce qu'on appelle « la Direction ». Toute nomination à ce poste est entérinée par le Conseil
d'administration de Polytechnique.
Un directeur fonctionnel incarne la direction de Polytechnique en ce qui a trait à un secteur d'activité
relié à un volet spécifique de la mission de l'institution et oeuvre en étroite collaboration avec le
directeur général de Polytechnique qui est son supérieur immédiat.
Puisqu'un directeur fonctionnel doit entretenir des relations suivies avec divers groupes de
personnes au sein de Polytechnique, celles-ci seront consultées sur la nomination.
Compte tenu de ce qui précède :
- un directeur fonctionnel est entériné par le Conseil d'administration, sur
recommandation du directeur général de Polytechnique et après consultation du milieu;
- la responsabilité du déroulement de la procédure de nomination incombe au directeur
général de Polytechnique.
4 Sollicitation des candidatures
Le plus tôt possible, le directeur général de Polytechnique annonce à l'interne et à l'externe le poste à
combler et invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature.
À l'intérieur de Polytechnique, cette information est transmise par voie d'affichage et un avis du
directeur général à toute la communauté. À l'extérieur, différents médias traditionnels ou
électroniques peuvent être utilisés pour faire connaître l'ouverture du poste.
Les candidatures sont soumises au directeur général de Polytechnique.
5 La consultation
Pour chaque poste à combler, un comité de consultation pour la nomination d'un directeur
fonctionnel est constitué tel qu'il est défini plus bas.
Ce comité a pour mandat :
- de rencontrer les personnes ou les organismes qui voudraient se faire entendre;
- d'étudier les candidatures au poste;
- de proposer, s'il le désire, d'autres candidatures;
- de déterminer quelles sont les candidatures acceptables et les mettre en ordre de
préférence.
Le directeur général de Polytechnique, après avoir pris avis du comité de consultation, a entière discrétion
quant au choix final du candidat. Il recommande ce choix au Conseil d'administration pour décision
finale.
6 Comité de consultation
6.1 Composition du comité
Le comité de consultation pour la nomination d'un directeur fonctionnel est composé comme suit :
- du directeur général de Polytechnique qui représente aussi le Comité exécutif;
- d'un (1) directeur fonctionnel autre que celui à remplacer ou à renouveler;
- d'un (1) directeur de département choisi par l'Assemblée de direction;
- de deux (2) représentants désignés par l’Association des professeurs de Polytechnique (APEP) choisis parmi les professeurs et chargés d’enseignement ayant un statut régulier;
- de deux (2) étudiants, l'un désigné par l'Association des Étudiants aux Cycles supérieurs
de Polytechnique (AÉCSP) et l'autre par l'Association des étudiants de Polytechnique
(AEP);
- d’un (1) directeur de service n’étant pas affecté à la direction fonctionnelle sujette à la procédure;
- d’un (1) membre du personnel choisi par le directeur général provenant de recommandations sollicitées auprès
des différentes associations et syndicats de personnel autres que les membres de l’Association des professeurs de Polytechnique (APEP).
6.2 Fonctionnement du comité
- le directeur général de Polytechnique préside le comité;
- le secrétaire général agit à titre de secrétaire du comité, et ce, sans droit de vote;
- le comité est libre de décider des autres modalités de fonctionnement.
7 Modalités de consultation pour un renouvellement de mandat
Cette modalité de consultation s’applique nonobstant le nombre de mandats à tous les renouvellements dans le cas où le directeur général aurait une évaluation positive des réalisations du candidat dans ses mandats antérieurs.
7.1 Pour le directeur de l'enseignement et de la formation et le directeur de la recherche et de l'innovation
- quatre mois avant l'expiration de son mandat, le directeur fonctionnel
avise par écrit le directeur général qu'il désire que son mandat soit renouvelé;
- le directeur général demande au secrétaire général de convoquer le comité de
consultation prévu à la section 6;
- le mandat du comité consiste à recevoir le directeur fonctionnel, lequel devra faire état
du bilan de ses réalisations au cours du mandat se terminant et du plan d'action qu'il
entend poursuivre lors du renouvellement de mandat;
- le comité doit vérifier s'il est opportun de renouveler le mandat. Cette opportunité doit
être jugée en considérant le contexte actuel, les besoins de Polytechnique et la capacité du
directeur fonctionnel d'y répondre, notamment à la lumière du mandat écoulé;
- le directeur général de Polytechnique, après avoir pris avis du comité de consultation, a entière
discrétion quant au renouvellement de mandat sollicité par le directeur fonctionnel. Il
recommande ce choix aux membres du Conseil d'administration pour décision finale;
- sur avis du directeur général, les membres du Conseil d'administration décident s'ils
renouvellent le mandat du directeur fonctionnel. Dans le cas contraire, le directeur
général met en branle la procédure de nomination d'un nouveau directeur fonctionnel et
le comité qui a agi aux fins de l'étude de l'opportunité du renouvellement devient le
comité de nomination prévu à la section 5.
7.2 Pour les autres directeurs fonctionnels
Le renouvellement de mandat des autres directeurs fonctionnels est laissé à l'entière
discrétion du directeur général qui recommande le choix aux membres du Conseil
d'administration pour décision finale.
8 Approbation de la procédure
Cette procédure est approuvée par le Conseil d'administration ou par le Comité
exécutif.
