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Documents officiels
Politique relative à l'intégrité et aux conflits d'intérêts en recherche |
P - Préambule
1 - Responsable
2 - Objectifs
3 - Cadre juridique
4 - Définitions
5 - Champ d'application
5.1 - Activités visées
5.2 - Personnes visées
6 - Intégrité dans la conduite des activités de recherche
6.1 - Principes
6.2 - Responsabilités
7 - Normes d'intégrité
7.1 - Honnêteté et intégrité dans la conduite des activités de recherche
7.2 - Reconnaissance des contributions
7.3 - Respect et traitement équitable des personnes
7.4 - Gestion et utilisation transparentes et rigoureuses des fonds
7.5 - Déclaration de tout conflit d'intérêt
8 - Procédure relative au traitement des conflits d'intérêts en recherche
8.1 - Gestion des conflits d'intérêts
8.2 - Rôle du directeur de département ou du supérieur hiérarchique
8.3 - Confidentialité
9 - Procédure relative aux cas de manquements
9.1 - Démarche informelle
9.2 - Dépôt d'une plainte
9.3 - Analyse préliminaire
9.4 - Enquête formelle
10 - Structure fonctionnelle
10.1 - Diffusion de la politique et sensibilisation à ses exigences
11 - Dispositions générales
12 - Modification mineure
13 - Bibliographie
A1 - Annexe 1
A2 - Annexe 2
0 Identification
Titre : Politique relative à l'intégrité et aux conflits d'intérêts en recherche
Responsable : Le directeur de la recherche et de l'innovation
Approbations :
- Recommandée par l'Assemblée de direction le 9 juin 2009 (ADD-500-351)
- Adoptée par le Conseil d'administration le 5 novembre 2009 (CAD-1011-5242)
P Préambule
L'École Polytechnique se caractérise par sa forte intensité en recherche, ce qui la classe parmi les plus grandes écoles et facultés d'ingénierie au Canada. En accord avec sa vision qui consiste à être une institution de formation d'ingénieurs et de chercheurs de calibre mondial, reconnue pour son rôle actif dans le développement technologique, économique et social, sa mission en recherche est de réaliser des recherches pertinentes et de haut niveau qui sont à la base de la formation à la maîtrise et au doctorat et qui tiennent compte des besoins de l'industrie et de la société.
L'École Polytechnique prône un climat d'ouverture et de respect qui soit de nature à favoriser l'apprentissage et l'exercice responsable de la pensée, de la libre expression et du jugement critique. Elle s'attend par conséquent à ce que ses chercheurs 1 agissent avec intégrité et consacrent leurs compétences à la réalisation de cette mission. Ces conditions sont indispensables à la contribution spécifique de l'École Polytechnique au bien-être de la société.
La recherche, qui était jadis une activité principalement à caractère individuel, revêt aujourd'hui les caractéristiques d'un système complexe toujours plus exigeant en temps, en ressources humaines et en matériel scientifique coûteux. La compétition en recherche, qui a souvent un effet stimulant sur la créativité, peut se transformer en une concurrence entre les chercheurs pour obtenir la reconnaissance de leurs pairs et les fonds nécessaires afin de poursuivre leurs travaux et demeurer compétitifs.
Tout en reconnaissant que les chercheurs se distinguent généralement par leur haut niveau d'intégrité intellectuelle, les universités et les organismes qui financent la recherche sont conscients que ceux-ci peuvent se retrouver plus que jamais auparavant dans des situations délicates.
L'adoption de la présente politique fait suite à l'adhésion de l'École Polytechnique au Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales par lequel elle s'est engagée à respecter les normes les plus rigoureuses en matière d'intégrité en recherche et de conflits d'intérêts.
C'est dans cette optique que l'École Polytechnique s'est dotée de la présente politique qui énonce les principes auxquels elle adhère et les règles auxquelles elle s'attend que la communauté se conforme en matière d'intégrité en recherche et de conflits d'intérêts 2. Elle présente également les responsabilités et devoirs des chercheurs et de toute personne liée de près ou de loin à la réalisation et à la gestion des activités de recherche. Les règles prévoient la consultation et la divulgation des conflits d'intérêts, de même qu'une procédure d'enquête sur les allégations d'inconduite.
1 Responsable
Le directeur de la recherche et de l'innovation est responsable de l'application de la présente politique.
2 Objectifs
La présente politique vise à :
- décrire les attentes de Polytechnique en matière d'intégrité en recherche;
- valoriser l'intégrité comme un des éléments fondamentaux des activités de recherche et de la formation à la recherche afin de prévenir les conflits d'intérêts et d'assurer le respect de l'intégrité scientifique dans la recherche sous toutes ses formes, qu'elle soit libre ou contractuelle, subventionnée ou non subventionnée;
- identifier les principes généraux qui sous-tendent la Politique et son champ d'application et en informer la communauté polytechnicienne;
- encadrer les activités liées à la recherche par l'entremise de normes découlant de ces principes;
- établir les responsabilités respectives de tous les partenaires universitaires impliqués dans des activités de recherche en ce qui a trait à l'application de cette politique;
- sensibiliser et former la communauté polytechnicienne à l'importance du respect de ces principes et des normes qui en découlent;
- mettre en place un mécanisme de gestion des conflits d'intérêts;
- mettre en place un mécanisme équitable et efficace pour le traitement des allégations de manquement aux principes et normes de la présente politique;
le tout, afin de préserver à la fois la confiance du public envers Polytechnique et de répondre aux attentes de la société et des organismes subventionnaires québécois, canadiens et internationaux.
3 Cadre juridique
Sans vouloir restreindre la présente énumération, les politiques, directives, procédures et normes suivantes peuvent également s'appliquer :
- la Politique en matière de probité;
- le Règlement sur les conflits d'intérêts des membres du personne;
- la Déclaration des droits et responsabilités des étudiants de l'École Polytechnique;
- la Politique sur l'administration des fonds de recherche;
- la Politique sur les relations avec les entreprises dérivées;
- la Politique sur la propriété intellectuelle technologique;
- la Politique en matière de droit d'auteur;
- la Politique sur l'éthique de la recherche avec des sujets humains;
- la Procédure visant la certification des travaux de recherche utilisant des produits biologiques dangereux;
- la Procédure visant la certification de conformité éthique des travaux de recherche avec des animaux;
- la Procédure de certification des travaux de recherche comportant ou pouvant comporter des risques informatiques;
Les politiques et règlements des organismes de subventionnaires fédéraux (CRSNG, CRSH, IRSC, FCI, etc.) et provinciaux (FQRNT, FQRSC, FRSQ, etc.) peuvent également s'appliquer.
4 Définitions
4.1 Recherche
Le terme « recherche » comprend l'ensemble des activités liées à la découverte scientifique, à la création ou au développement, faisant appel à une démarche rigoureuse et systématique, visant un accroissement des connaissances et pouvant être réalisées dans un contexte de formation ou de transfert des connaissances.
L'activité de recherche comprend généralement l'élaboration d'une problématique, la réalisation d'un protocole ou d'une démarche de recherche et la diffusion des résultats. Elle comporte également d'autres éléments comme les demandes de fonds aux organismes externes, l'établissement de contrats et la participation aux divers processus d'évaluation.
L'activité de recherche peut être financée par le biais d'une subvention, d'un contrat ou d'une commandite allouée à un professeur-chercheur par un ou des organismes externes (ex. organisme subventionnaire, entreprises, fondations, particuliers, etc.) ou encore par l'École Polytechnique elle-même. L'activité de recherche peut également ne bénéficier d'aucun financement particulier.
4.2 Intégrité
L'intégrité en recherche repose sur la rigueur scientifique de la démarche et l'honnêteté intellectuelle des chercheurs, sur le respect des normes, lois et règlements applicables à la réalisation d'un projet, sur la gestion rigoureuse des données recueillies et des fonds alloués audit projet, et sur le respect des droits de toutes les personnes associées à sa réalisation.
4.3 Fraude
Le terme « fraude » fait référence à un ensemble de comportements dont la nature essentielle est de fausser volontairement la nature ou l'exactitude de certaines informations ou de certaines données relatives à des activités de recherche. La fraude inclut notamment la fabrication et la falsification.
Le terme « fabrication » fait référence à l'invention de données ou d'informations.
Le terme « falsification » fait référence à la modification de données ou de résultats avec l'intention d'y introduire un biais.
Les erreurs involontaires, les divergences au plan des méthodes, des théories, des paradigmes ou de l'interprétation de certains résultats ne sont pas considérées comme des fraudes.
4.4 Inconduite
L'inconduite signifie qu'un chercheur ne se conforme pas aux lois, politiques et directives ainsi qu'aux règlements spécifiques (fédéraux, provinciaux, institutionnels ou autres) qui régissent certaines composantes de ses activités de recherche.
La duperie et la tromperie, procédés par lesquels on induit volontairement en erreur les participants à une recherche quant aux objectifs ou à la nature d'un projet, constituent des exemples d'inconduite.
4.5 Plagiat
Le terme « plagiat » fait référence à une usurpation ou à une violation des droits de la propriété intellectuelle (données, écrits ou inventions) d'une autre personne en vue notamment, de se reconnaitre l'auteur en tout ou en partie du travail effectué.
4.6 Conflit d'intérêts
Le terme « conflit d'intérêts » fait référence à toute situation pouvant placer une personne visée par la présente politique dans un conflit réel, apparent ou potentiel entre, d'une part, ses intérêts ou avantages personnels, professionnels ou financiers, incluant ceux de ses proches parents, et d'autre part, ses obligations et responsabilités envers Polytechnique ou envers ses partenaires de recherche.
Le terme « proche parent » désigne les conjoints, les enfants, les frères et soeurs, les pères et mères, les beaux-pères et belles-mères, les beaux-frères et belles-soeurs, les beaux-fils et belles-filles ou toute autre personne habitant sous le même toit que la personne visée par la présente politique.
Le concept de « conflit d'intérêts » couvre un large éventail de situations où les décisions et les actions d'une personne peuvent être influencées par l'existence d'intérêts multiples et contradictoires. Plusieurs exemples sont décrits à l'Annexe I de la présente politique.
4.7 Organismes subventionnaires
Le terme « organisme subventionnaire » désigne les organismes distribuant des fonds de recherche principalement sur la base de concours avec évaluation par les pairs. Cela comprend notamment :
- les organismes provinciaux tels que le Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies (FQRNT), le Fonds québécois de la recherche en santé (FRSQ) et le Fonds québécois de recherche sur la société et la culture (FQRSC);
- les organismes fédéraux tels que le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI) et les Chaires de recherche du Canada (CRC);
- les organismes internationaux tels que les National Institutes of Health (NIH) ou la National Science Foundation (NSF).
4.8 Chercheur
Le terme « chercheur » désigne toute personne qui réalise de façon habituelle ou ponctuelle des activités de recherche, de création, de développement ou de formation à la recherche incluant les professeurs à l'emploi de Polytechnique, les chargés de cours, les professeurs invités, les chercheurs, incluant les chercheurs invités, le personnel de recherche salarié, les stagiaires postdoctoraux et les étudiants.
4.9 Collaborateur
Le terme « collaborateur » fait référence à toute autre personne liée de près ou de loin à la réalisation ou à la gestion des activités de recherche, de création ou de développement.
4.10 Directeur de recherche
Le terme « directeur de recherche » désigne toute personne qui dirige ou codirige le projet de recherche d'un étudiant en vue de l'obtention d'un diplôme universitaire.
4.11 Administrateur et personnel de soutien
Le terme « administrateur et personnel de soutien » fait référence à toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions, est impliquée dans l'administration générale de la recherche à Polytechnique.
5 Champ d'application
La présente politique s'applique à toutes les activités de recherche et de formation à la recherche menées par les personnes visées, quelles qu'en soient les sources de financement et peu importe l'endroit où elles se déroulent. Ces activités comprennent notamment, l'élaboration, la production, la diffusion, l'évaluation, la valorisation, la gestion, le soutien et la formation à la recherche.
La présente politique s'applique à tous les chercheurs, collaborateurs, directeurs de recherche, administrateurs ainsi qu'au personnel de soutien de l'École Polytechnique. Ces personnes ont l'obligation d'en prendre connaissance et de s'y conformer intégralement.
6 Intégrité dans la conduite des activités de recherche
La société s'attend à ce que les chercheurs fassent preuve d'intégrité. Ils ont l'obligation d'être de bonne foi et compétents, étant entendu toutefois que le processus de recherche peut donner lieu à des erreurs pouvant être commises de bonne foi, à des données contradictoires ou à des différences valides dans les protocoles expérimentaux, ou dans l'interprétation des informations.
L'intégrité en recherche repose, entre autres, sur les principes suivants :
6.1.1 Principe d'avancement des connaissances
Les activités de recherche ont pour but premier l'avancement et la diffusion des connaissances et s'inscrivent dans le contexte de la mission de formation des personnes et de développement du savoir de l'École Polytechnique.
6.1.2 Principe d'équité
La contribution de chacun des partenaires impliqués dans une démarche de recherche doit être reconnue de façon juste et équitable.
6.1.3 Principe de probité
La réalisation de toutes les étapes d'un processus de recherche, de la conception initiale jusqu'à la diffusion, incluant la gestion des fonds de recherche, doit être caractérisée par la rigueur intellectuelle et l'honnêteté.
6.1.4 Principe de transparence
Les informations associées à des activités en lien avec la recherche doivent être accessibles de façon à permettre la consultation et la vérification. Ce droit à l'accès est cependant limité par le respect de la confidentialité, ainsi que par le respect de la paternité des résultats ou des productions et des brevets et droits d'auteur s'y rapportant.
6.1.5 Principe de compétence
Les activités en lien avec la recherche que les personnes visées sont appelées à réaliser ou à évaluer doivent normalement être reliées de près à leur domaine d'expertise.
6.1.6 Principe d'indépendance
Les activités en lien avec la recherche ne doivent pas avoir d'incidences financières, professionnelles ou personnelles susceptibles de compromettre l'indépendance et l'objectivité du jugement et des décisions à êtres prises par les personnes visées.
La présente politique implique un nombre important de partenaires qui partagent tous à des degrés divers des responsabilités eu égard à celle-ci. Ces responsabilités sont décrites ci-dessous.
6.2.1 Responsabilités de l'École Polytechnique
Polytechnique joue un rôle de premier plan dans le maintien des plus hauts standards d'intégrité en recherche et dans la formation à la recherche. En tant qu'institution universitaire, elle est garante envers la société de l'intégrité de la recherche dont elle a la responsabilité. Comme organisation, elle est imputable auprès de ses partenaires de l'utilisation des fonds qu'ils allouent à la recherche universitaire. Afin de répondre à leurs exigences, l'École Polytechnique met en place des mesures visant à :
- diffuser et promouvoir la présente politique;
- sensibiliser les personnes visées par la présente politique à l'importance du respect des valeurs et principes fondamentaux en matière d'intégrité en recherche;
- guider et conseiller les personnes visées par cette politique sur les questions d'éthique et de conflits d'intérêts;
- enquêter sur les allégations d'inconduite et, si nécessaire, prendre les actions appropriées en veillant à protéger les droits et la réputation de toutes les personnes concernées;
- de communiquer aux intéressés concernés les conclusions qui ont été tirées et les mesures qui ont été prises.
6.2.2 Responsabilités des personnes visées par la politique
Toute personne visée par la présente politique doit en prendre connaissance et la respecter intégralement. Toute personne visée par la présente politique a également l'obligation de respecter toutes les autres politiques, procédures et directives institutionnelles relatives à la recherche incluant la Politique en matière de probité, la Politique sur l'éthique de la recherche avec des sujets humains, la Procédure visant la certification de conformité éthique des travaux de recherche avec des animaux et la Procédure visant la certification des travaux de recherche utilisant des produits biologiques dangereux.
De plus, dans le cadre de ses activités liées à la recherche, le chercheur, et selon le cas, le collaborateur en recherche, le directeur de recherche, doit, notamment, respecter les principes et règles qui suivent.
L'École Polytechnique s'attend également au respect des principes et normes énoncés dans la présente politique par les chercheurs, collaborateurs en recherche et co-directeurs de recherche n'étant pas à son emploi mais néanmoins impliqués dans une de ses activités de recherche.
7 Normes d'intégrité
Les normes d'intégrité s'appuient sur les principes énoncés plus haut et décrivent plus spécifiquement, mais de manière non exhaustive, les attentes de l'École Polytechnique envers toutes les personnes visées par la présente politique. Ces normes s'appliquent à toutes les étapes du processus de recherche.
Toutes les personnes visées par la présente politique doivent notamment :
- s'assurer que les activités de recherche sont cohérentes avec la mission de l'École Polytechnique;
- assumer la responsabilité scientifique et éthique du choix et de la conduite des activités de recherche et veiller à ce que les travaux abordent de façon adéquate et justifiée les questions soulevées par la problématique étudiée;
- respecter, dans toutes les activités de recherche, les principes de rigueur et d'intégrité scientifique et ne commettre, notamment, aucun acte de fraude, de falsification ou de fabrication lors de l'obtention, l'enregistrement et l'analyse des données ou d'informations, ainsi que lors de la communication des résultats de recherche;
- rendre disponibles, visibles et accessibles, dans la mesure du possible, tous les résultats de la recherche, et ce, dans le respect des politiques et règlements en vigueur à l'École Polytechnique;
- conserver les données et les produits tangibles de la recherche pour permettre de vérifier la validité des résultats de recherche 3;
- respecter les ententes de confidentialité auxquelles elles se sont engagé;
- respecter les normes et les exigences relatives à la recherche avec des êtres humains, à l'expérimentation animale, à la prévention des risques biologiques, informatiques et environnementaux;
- ne commettre aucun acte d'inconduite, de tromperie ou de duperie;
- rendre compte, lorsque nécessaire, des erreurs commises dans le déroulement de la recherche;
- utiliser, pour les seules fins prévues, les informations privilégiées obtenues dans l'exercice d'un mandat d'évaluation ou d'une expertise;
- privilégier les intérêts de Polytechnique dans des opérations de transfert technologique et dans des activités de recherche réalisées pour des tiers et remplir leurs obligations en vertu des lois, politiques, règlements ou ententes s'y rattachant;
- produire des documents de recherche originaux et ne contenant ni fausse déclaration ni résultat plagié, fraudé, fabriqué ou falsifié.
Toutes les personnes visées par la présente politique doivent :
- reconnaitre la participation des autres chercheurs par la mention de leur nom à titre d'auteur principal ou de coauteur, lorsque l'ampleur de leur contribution le justifie;
- reconnaitre à sa juste valeur et de manière adéquate toute contribution intellectuelle ou matérielle des étudiants et des stagiaires postdoctoraux dans leurs activités de recherche au même titre que celle d'autres chercheurs;
- citer, dans la mesure du possible, toutes leurs sources et références et obtenir obligatoirement de l'auteur de travaux ou de matériels inédits l'autorisation expresse de les citer ou de les utiliser aux fins d'un projet;
- respecter la Politique sur la propriété intellectuelle technologique et la Politique en matière de droit d'auteur.
Toutes les personnes visées par la présente politique doivent notamment :
- manifester une ouverture d'esprit propice aux échanges intellectuels et nécessaire à l'avancement de la connaissance;
- conformément à la Charte des droits et des libertés de la personne du Québec, n'exercer aucune discrimination basée notamment sur la race, la couleur, le sexe, la langue, la religion, les convictions politiques, l'origine nationale ou la condition sociale, à l'égard des personnes impliquées de près ou de loin dans les diverses étapes de réalisation ou de gestion des activités de recherche, notamment lors de la sélection des étudiants, stagiaires postdoctoraux, lors de l'embauche du personnel de recherche ou dans la direction de ces personnes;
- exercer leur autorité, le cas échéant, sans abuser de leur pouvoir auprès du personnel affecté à la recherche et auprès des étudiants et des stagiaires postdoctoraux;
- offrir aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux des projets de recherche tenant compte des objectifs de formation.
Toutes les personnes visées par la présente politique doivent notamment :
- respecter les ententes contractuelles définissant le traitement et les conditions de travail des personnels de recherche embauchés à même une subvention ou un contrat de recherche;
- respecter les dispositions de l'entente de financement en ce qui a trait aux dépenses admissibles;
- utiliser les fonds de recherche publics ou privés pour les fins justifiant leur affectation par l'organisme subventionnaire, les donateurs, bailleurs de fonds ou partenaires de recherche concernés, et ce, conformément à la Politique sur l'administration des fonds de recherche.
Toutes les personnes visées par la présente politique doivent révéler et déclarer tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel selon la procédure qui suit.
8 Procédure relative au traitement des conflits d'intérêts en recherche
La réalisation d'activités de recherche peut donner lieu à des situations de conflits d'intérêts. Une liste d'exemples de situations pouvant donner lieu à des conflits d'intérêts est fournie en Annexe 1.
L'existence d'un conflit d'intérêts n'empêche pas nécessairement la personne concernée de s'impliquer dans la situation où le conflit se manifeste ou est susceptible de se manifester, dans la mesure où ce conflit est déclaré, évalué et géré selon les procédures prévues à la présente politique. Ces mesures préservent et renforcent le climat de confiance nécessaire au maintien de la réputation d'intégrité et d'objectivité de Polytechnique, de ses chercheurs, de ses administrateurs et de ses personnels.
Afin d'en permettre une gestion adéquate, il importe que tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel soit déclaré, examiné et solutionné de la façon la plus objective possible, afin de répondre aux attentes des organismes subventionnaires et de la société et de protéger les intérêts et la réputation de l'École Polytechnique.
L'École Polytechnique et les personnes visées par la présente politique ont la responsabilité de prendre toutes les mesures nécessaires à la gestion appropriée des conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels.
Il est impératif que Polytechnique reçoive, en temps opportun, les informations pertinentes à toute situation de conflits d'intérêts.
Dès qu'un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel risque d'influencer ses actes ou décisions dans le cadre d'une activité liée à la recherche, toute personne visée par la présente politique doit révéler les faits se rapportant à une telle situation et demander l'avis de son directeur de département ou de son supérieur hiérarchique qui détermine si la nature du conflit d'intérêts nécessite en raison des circonstances le dépôt du formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts (Annexe II). Même si les circonstances ne nécessitent pas le dépôt du formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts, le directeur de département ou le supérieur hiérarchique peut demander à ce que certaines mesures soient prises pour pallier la situation révélée.
Si le directeur de département ou le supérieur hiérarchique a un intérêt personnel dans la situation de conflit d'intérêts, la personne concernée doit s'adresser à la personne du niveau hiérarchique supérieur.
La demande d'avis est traitée le plus tôt possible, afin que des mesures soient prises pour éviter ou résoudre les conflits d'intérêts ou l'apparence de conflits.
Si le directeur de département ou le supérieur hiérarchique détermine que les faits révélés dans la Déclaration de conflits d'intérêts constituent un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, il rencontre la personne concernée afin de convenir des mesures pour le résoudre ou le prévenir. Il consigne son opinion par écrit à l'endroit prévu dans la Demande d'avis.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
- l'établissement d'un processus de supervision de la situation par des personnes indépendantes;
- l'obligation pour la personne concernée ou ses proches de se départir de leurs intérêts dans une entreprise ou encore de les mettre en fiducie;
- la modification d'un projet de recherche ou des termes d'un contrat;
- le retrait de la direction d'un projet de recherche ou d'une position pouvant influencer l'orientation de la recherche.
Le dossier est ensuite transmis au directeur de la recherche et de l'innovation. Celui-ci voit à ce que les mesures appropriées soient prises.
Toutes les demandes d'avis faites conformément à la présente politique sont traitées de façon confidentielle. Un dossier confidentiel de toutes les déclarations ayant exigé une approbation ou une intervention du directeur de la recherche et de l'innovation est tenu à jour à la Direction de la recherche et de l'innovation.
9 Procédure relative aux cas de manquements
Tout manquement à la présente politique constitue une faute ou une inconduite dont le niveau de gravité et le caractère dommageable ou répréhensible dépendent du contexte spécifique de chaque situation.
Des plaintes d'inconduite peuvent provenir de diverses sources, de l'intérieur comme de l'extérieur de l'École Polytechnique. Celles-ci peuvent être fondées ou erronées, honnêtes ou de mauvaise foi. Quelle qu'en soit la motivation, la source ou l'exactitude, ces plaintes et la façon dont elles sont traitées peuvent causer du tort à la personne visée, à celle qui allègue l'inconduite, à l'École Polytechnique et à la communauté scientifique en général. C'est pourquoi les plaintes doivent être traitées avec diligence et dans le respect des droits des personnes concernées.
Afin de protéger la vie privée de la personne visée par la plainte et de l'auteur de celle-ci, toute information concernant une plainte d'inconduite, le déroulement ou les conclusions des vérifications préliminaires et des enquêtes sur les cas d'inconduite est confidentielle. Le traitement de ces informations doit être fait dans le respect de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). Ainsi, ces informations ne pourront être divulguées que si la loi l'autorise ou si la personne concernée y consent.
Les cas de manquement seront gérés comme suit :
Lorsque la situation s'y prête, l'École Polytechnique encourage les personnes concernées à résoudre les problèmes équitablement par des discussions franches entre elles, ou par la médiation par un collègue.
Les cas de manquement de nature criminelle ne peuvent faire l'objet d'une entente entre les personnes concernées. En effet, ceux-ci doivent être référés aux autorités appropriées, auxquelles l'École Polytechnique ne peut en aucun cas se substituer.
Toute personne peut déposer, auprès du Directeur de la recherche et de l'innovation, une plainte alléguant un manquement à la présente politique. Une plainte doit être signée. Les plaintes anonymes ne peuvent être retenues. Une plainte doit identifier la personne visée et contenir suffisamment de faits à l'égard de l'inconduite reprochée pour en permettre l'évaluation et être accompagnée, le cas échéant, des documents pertinents.
Dès qu'une plainte est déposée, le Directeur de la recherche et de l'innovation examine sommairement la plainte afin d'écarter immédiatement toute plainte futile ou irrecevable en vertu de la présente politique.
Si la plainte est jugée futile ou irrecevable, le dossier est aussitôt fermé et le Directeur de la recherche et de l'innovation en informe par écrit le plaignant.
L'analyse préliminaire de la plainte peut également permettre de régler efficacement et équitablement les cas simples. Dans ce cas, la solution dont conviennent les personnes concernées et le Directeur de la recherche et de l'innovation peut conduire à la fermeture du dossier.
Lors de son analyse préliminaire, le Directeur de la recherche et de l'innovation peut se faire assister par le Directeur de département ou le supérieur hiérarchique du plaignant, ainsi que toute personne pouvant lui être utile.
Le Directeur de la recherche et de l'innovation informe la personne visée de l'existence de la plainte, de son contenu et du fait qu'une analyse préliminaire est en cours dans les plus brefs délais. Il s'assure que l'identité de la personne ayant déposé la plainte ne soit pas divulguée sans son consentement. Si la personne ayant déposé la plainte refuse que son identité soit divulguée, le Directeur de la recherche et de l'innovation décide si l'analyse préliminaire doit être abandonnée ou si les informations dont il dispose lui permettent de poursuivre son analyse sans le bénéfice de cette divulgation.
S'il y a lieu, le Directeur de la recherche et de l'innovation discute avec le plaignant de l'opportunité de prendre des mesures particulières pour éviter toute forme de représailles à son égard.
Si nécessaire, le Directeur de la recherche et de l'innovation peut prendre des mesures provisoires afin de préserver la santé ou la sécurité des personnes, ou pour éviter que des fonds administrés par l'École Polytechnique soient utilisés de façon inappropriée. Aucune mesure disciplinaire n'est prise à cette étape.
Lorsque le Directeur de la recherche et de l'innovation juge qu'une enquête plus poussée s'avère nécessaire, il forme un « comité d'enquête » et communique par écrit avec le plaignant, ainsi qu'avec la personne visée par la plainte, pour leur expliquer les règles de confidentialité et leur décrire le déroulement de la procédure.
L'analyse préliminaire de la plainte doit, dans la mesure du possible, être complétée dans les trente (30) jours suivant son dépôt.
9.4.1 Composition du comité d'enquête
L'enquête est menée par un comité formé d'au moins trois membres impartiaux, n'ayant pas participé à la vérification de la plainte. Les membres du comité d'enquête sont nommés par le Directeur de la recherche et de l'innovation et sont liés par la confidentialité.
Le comité d'enquête est composé :
- d'au moins un professeur choisi par le Directeur de la recherche et de l'innovation parmi les membres de la Commission de la recherche;
- d'une personne considérée comme un pair de la personne visée par la plainte;
- d'une personne issue de l'extérieur de la communauté polytechnicienne.
Au moment de choisir les membres du comité d'enquête, le Directeur de la recherche et de l'innovation tient compte, entre autres, du sujet de l'enquête et de l'avantage de retrouver au sein du comité d'enquête des compétences dans un domaine particulier de recherche.
Le Directeur de la recherche et de l'innovation informe la personne visée par la plainte et le plaignant de la composition du comité d'enquête. Ces derniers doivent, dans un délai de cinq (5) jours ouvrables de la réception de cette information, lui signifier par écrit toute objection, le cas échéant, quant à l'impartialité ou la possibilité de conflit d'intérêts de l'un ou l'autre des membres du comité. Le Directeur de la recherche et de l'innovation prend en considération ces objections et prend les mesures appropriées.
9.4.2 Mandat du comité d'enquête
Le Directeur de la recherche et de l'innovation nomme le président du comité d'enquête et informe ses membres du mandat qui leur est confié. Il leur rappelle les principes d'équité procédurale et s'assure qu'ils sont informés, le cas échéant, des dispositions applicables de la loi.
Le président du comité d'enquête détermine des règles précises quant au déroulement de l'enquête. L'application de ces règles devra être suffisamment flexible pour répondre aux situations particulières.
Le comité procède à une audience qui se déroule à huis clos. Toute personne participant à l'enquête, à titre de témoin, de conseiller, d'observateur, doit signer une entente de confidentialité.
Au terme de son enquête, le comité doit conclure s'il y a eu inconduite ou non. À moins de circonstances exceptionnelles, le comité remet son rapport dans les cent vingt (120) jours suivant la réception de son mandat.
Au moins vingt et un (21) jours avant la tenue de l'audience, le président du comité informe la personne visée par la plainte :
- de sa décision de recommander ou non le maintien des mesures provisoires imposées, le cas échéant, par le Directeur de la recherche et de l'innovation;
- de la liste des personnes qui devraient normalement être entendues;
- du jour, de l'heure et du lieu de la tenue de l'audience;
- de la décision, le cas échéant, de procéder à l'enregistrement sonore ou sténographique de l'audience;
- de la possibilité que la personne visée par la plainte présente une déposition écrite résumant l'essentiel de son point de vue;
- de la possibilité qu'elle soumette des documents ou autres preuves et témoignages lui permettant d'appuyer son point de vue;
- de la possibilité qu'elle prenne connaissance de tout document déposé au comité comme élément de preuve par le plaignant;
- de la possibilité qu'elle soit accompagnée d'un conseiller de son choix, le rôle de cette personne étant de se limiter à lui fournir des avis et à ne pas intervenir directement lors de l'audience;
- de la possibilité qu'elle invite des personnes à témoigner et à déposer des preuves tangibles lui permettant d'appuyer son point de vue;
- de la possibilité qu'elle questionne les témoins sur tout aspect de leur déposition;
- de la possibilité qu'elle invite un représentant syndical ou de son association à assister à l'audience en tant qu'observateur, sans droit d'intervention.
Dans le cadre de ses travaux, le comité d'enquête peut consulter des experts et, avec l'autorisation du Directeur de la recherche et de l'innovation, engager des frais à cet égard. Une copie de tout rapport d'expertise est remise à la personne visée par la plainte.
Si le comité d'enquête découvre des motifs raisonnables de croire que des mesures doivent être prises sans délai afin de préserver la santé ou la sécurité des personnes ou pour éviter que des fonds administrés par l'École Polytechnique soient utilisés de façon inappropriée, il doit en informer le Directeur de la recherche et de l'innovation qui voit à ce que les mesures provisoires adéquates soient mises en place.
La personne visée par la plainte collabore avec les membres du comité d'enquête afin que l'audience se déroule sans retard indu, et que le comité puisse remettre son rapport dans les délais prévus.
9.4.3 Rapport du comité d'enquête
Le comité d'enquête remet son rapport écrit au Directeur de la recherche et de l'innovation. Ce rapport doit conclure :
- que la plainte n'est pas fondée et que le dossier doit être clos ou;
- que l'enquête a permis d'établir qu'il y a eu manquement aux dispositions de la Politique sur l'intégrité en recherche et les conflits d'intérêts.
Si, dans le cours de ses travaux, le comité d'enquête constate que des situations n'impliquant pas de manquement à la présente politique requièrent néanmoins des correctifs, il le mentionne dans son rapport. Le Directeur de la recherche et de l'innovation indique aux personnes responsables les correctifs devant être mis en place et le délai requis pour le faire.
Dans l'éventualité où le comité constate que la plainte était non fondée et de mauvaise foi, il en informe le Directeur de la recherche et de l'innovation, qui voit à ce que les actions appropriées soient prises.
Plainte non fondée
Si le comité d'enquête conclut que la plainte n'est pas fondée, le dossier est définitivement clos et le Directeur de la recherche et de l'innovation en informe immédiatement les personnes concernées. Toute référence à la plainte est retirée du dossier de la personne visée par la plainte.
Plainte fondée
Si l'enquête a révélé que des dispositions de la présente politique n'ont pas été respectées, le comité d'enquête précise, dans son rapport, la nature des manquements et évalue leur degré de gravité.
9.4.4 Suivi du Directeur de la recherche et de l'innovation
Sur réception du rapport du comité d'enquête, le Directeur de la recherche et de l'innovation en transmet copie à la personne visée par la plainte et au plaignant.
Si le rapport conclut que les dispositions de la présente politique n'ont pas été respectées, le Directeur de la recherche et de l'innovation doit, s'il y a lieu, faire part du résultat de l'enquête à l'organisme subventionnaire, aux donateurs, bailleurs de fonds ou partenaires de recherche concernés, selon les modalités prévues aux ententes qui les lient à l'École Polytechnique.
Le cas échéant, des sanctions ou des mesures appropriées seront prises en respect des Statuts, règlements, conventions collectives, protocoles ou de toute autre disposition applicable à l'École Polytechnique. Les décisions peuvent être portées en révision selon les procédures prévues en vertu d'une convention collective, d'un protocole ou de toute autre disposition applicable.
Si, dans son rapport, le comité d'enquête mentionne que des correctifs administratifs de nature générale sont requis, le Directeur de la recherche et de l'innovation en informe l'Assemblée de direction, qui voit, s'il y a lieu, à ce que les mesures appropriées soient prises.
Si l'existence de la plainte a fait l'objet d'une diffusion publique et que la personne visée par la plainte n'en est pas responsable, l'École Polytechnique, après discussion avec celle-ci, peut prendre les mesures raisonnables pour rétablir la réputation de cette personne.
Tout manquement à la confidentialité d'une plainte est susceptible d'entraîner une sanction, conformément aux règlements, politiques, directives, conventions collectives ou aux autres normes applicables.
10 Structure fonctionnelle
Compte tenu de la nature même de la présente politique et de l'importance que l'École Polytechnique entend lui donner, toutes les personnes engagées dans des activités de recherche doivent assumer une responsabilité quant à sa diffusion et son application.
10.1.1 Le directeur de la recherche et de l'innovation
L'École Polytechnique, par l'entremise de son Directeur de la recherche et de l'innovation, communique et diffuse la présente politique aux personnes visées et leur rappelle leur obligation d'en prendre connaissance.
L'École Polytechnique organise régulièrement des séances d'information et d'échanges afin de sensibiliser ou de sensibiliser à nouveau les personnes visées par cette politique sur les conflits d'intérêts et les principes et règles d'intégrité en recherche devant guider leurs actions.
La diffusion de la politique et l'organisation des séances d'information sont sous la responsabilité du Directeur de la recherche et de l'innovation.
Si lors de l'application de la présente politique le Directeur de la recherche et de l'innovation ne peut intervenir de manière impartiale et indépendante dans la situation en cause, le directeur général intervient en lieu et place du Directeur de la recherche et de l'innovation.
10.1.2 Les directeurs de département
Les directeurs de département collaborent à la diffusion de la présente politique au sein de leur département. Ils apportent leur soutien aux responsables d'unités de recherche dans l'exercice de leurs responsabilités. Ils conseillent les personnes visées par la présente politique sur toute question concernant l'intégrité en recherche ou les conflits d'intérêts.
10.1.3 Les responsables d'unités de recherche
Les responsables d'unités de recherche (centres, laboratoires, groupes etc.) voient à la diffusion des principes et des règles d'intégrité en recherche ainsi que des règles sur les conflits d'intérêts. Avec l'aide des chercheurs, ils contribuent à la sensibilisation du personnel de recherche à ces questions.
10.1.4 Les chercheurs
Les chercheurs doivent s'informer des principes, normes et règles d'intégrité en recherche et des règles sur les conflits d'intérêts en vigueur à l'École Polytechnique ainsi que dans leur domaine de recherche et dans les organismes subventionnaires qui les financent. Ils sensibilisent et conseillent leurs collaborateurs ainsi que les personnes sous leur autorité.
10.1.5 Les directeurs de recherche
Les directeurs de recherche sensibilisent leurs étudiants et stagiaires postdoctoraux aux divers principes, normes et règles d'intégrité en recherche, ainsi qu'aux règles en matière de conflits d'intérêts.
10.1.6 Les collaborateurs de recherche
Les collaborateurs en recherche doivent voir à ce que tous les travaux de recherche auxquels ils collaborent se déroulent dans le respect de la présente politique.
11 Dispositions générales
La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil d'administration. Elle ne remplace pas les autres politiques et directives de l'École Polytechnique, ni les dispositions des conventions collectives traitant d'éthique ou de déontologie mais les dispositions de la présente politique prévalent en matière de recherche.
12 Modification mineure
Toute modification mineure à la présente politique peut être apportée par la Direction de la recherche et de l'innovation qui en informe les membres de l'Assemblée de direction.
13 Bibliographie
Politique, règles et procédures sur l'intégrité en recherche et sur les conflits d'intérêts, Université de Sherbrooke, en date du 30 mai 2006.
Politique relative à l'intégrité scientifique, Université Laval, en date du 15 mai 1995.
Politique d'intégrité dans les activités de recherche et de création, Université du Québec en Outaouais, en date du 21 novembre 1995.
Politique sur la probité intellectuelle en recherche, Université de Montréal, en date du 13 décembre 2004.
Politique et règles en matière d'éthique et d'intégrité en recherche, École de technologie supérieure, en date du 14 juin 1995.
A1 Annexe 1
Exemples de situations pouvant donner lieu à des conflits d'intérêts |
La liste d'exemples ci-après n'est pas exhaustive. Toute personne visée par la présente politique qui se trouve dans une ou l'autre des situations présentées ci-dessous, ou dans des situations semblables, est susceptible d'être en conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel :
- elle exerce des activités professionnelles externes qui peuvent nuire à l'exercice de son bon jugement de chercheur ou à la conduite éthique de ses tâches et responsabilités en recherche à l'École Polytechnique;
- elle possède sa propre entreprise qui offre des services de consultation ou exécute des contrats de recherche, ou encore fabrique ou commercialise des biens ou des services, lorsque cela empiète sur ses obligations envers l'École Polytechnique ou nuit à la recherche universitaire;
- elle embauche des proches parents dont le salaire est versé à partir de ses fonds de recherche;
- elle utilise des services d'étudiants, de stagiaires postdoctoraux, ou de personnes à l'emploi de l'École Polytechnique, sur lesquels elle exerce des responsabilités académiques ou de supervision, pour des fins autres que celles directement associées à leurs recherches à l'École Polytechnique;
- elle oriente ses étudiants ou leur fait exécuter des travaux de recherche pour son avantage personnel au détriment de leur formation universitaire;
- elle utilise des ressources de l'École Polytechnique (personnel et services, locaux, équipement, matériel) pour des fins autres que celles reliées à ses tâches et responsabilités à l'École Polytechnique;
- elle utilise de l'information confidentielle ou des résultats de recherche auxquels elle a accès dans le cadre de ses fonctions à l'École Polytechnique à des fins personnelles, pour des activités externes, ou pour une entreprise externe;
- elle utilise le nom de l'École Polytechnique dans des ententes ou contrats conclus à titre personnel avec des tiers, d'une façon pouvant laisser croire que l'entente ou le contrat est conclu avec l'École Polytechnique, ou qu'elle s'en porte garante ou y est impliquée de quelque façon que ce soit;
- elle utilise le nom de l'École Polytechnique contre rémunération ou d'autres avantages, pour faire la promotion d'un produit, d'un service, d'un procédé ou d'une technologie;
- elle accepte un présent ou un avantage indu ou démesuré pour son usage personnel de la part de personnes ou d'entreprises faisant affaire avec l'École Polytechnique;
- elle acquiert, sous le couvert de la recherche et dans certains cas en contrevenant aux lois de pays étrangers, des biens culturels aux fins de profits personnels, d'enrichissement de collections privées ou de commerce;
- elle-même, son entreprise, ou à sa connaissance un de ses proches, bénéficie ou est susceptible de bénéficier ou de profiter d'un avantage financier de la part d'un tiers, d'une entreprise externe ou d'une entreprise dérivée dont les activités sont reliées à ses obligations en tant que chercheur à l'École Polytechnique;
- elle-même, son entreprise, ou à sa connaissance un de ses proches, est ou sera en position d'influencer ou de jouer un rôle dans une relation quelconque entre l'École Polytechnique et un tiers pour qui, elle-même ou son entreprise anticipe fournir des services professionnels ou négocier d'autres affaires;
- elle-même ou à sa connaissance un de ses proches, occupe ou occupera un poste de gestion ou de membre d'un conseil d'administration ou d'un conseil de direction d'une entreprise ou d'un organisme externe dont les activités sont reliées à ses activités de recherche;
- elle fait partie d'un comité de sélection de bourses et se prononce sur des dossiers de candidats étudiant avec un collègue du même département, de la même équipe de recherche, ou d'un collègue qui aide au financement de ses propres activités de recherche;
- elle dirige, dans le cadre de ses fonctions universitaires, un étudiant en recherche dans un domaine connexe aux activités de sa propre entreprise;
- elle est membre du jury de maîtrise ou de doctorat (à l'exception du directeur et du co-directeur de recherche) tout en étant impliquée dans le travail de l'étudiant (par exemple, à titre de co-auteur d'articles scientifiques publiés ou en préparation)
A2 Annexe 2
Déclaration sur les conflits d'intérêts |
Avant de remplir cette déclaration, veuillez lire attentivement la Politique institutionnelle sur l'intégrité en recherche et les conflits d'intérêts de l'École Polytechnique de Montréal ainsi que l'Annexe 1.
Nom du déclarant ou de la déclarante : ____________________________________________________________
Département ou service : ________________________________________________________________________
Fonction : ____________________________________________________________________________________
Date : ____________________________________________________________________________________
Je soussigné(e) déclare ce qui suit :
J'estime être en situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel pour les motifs suivants :
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
(Joindre des pages supplémentaires à ce formulaire au besoin).
Si les faits décrits ci-dessus concernent vos relations avec des tiers ou des entreprises, comme dans l'un des exemples décrits aux alinéas 12, 13 ou 14 de l'Annexe 1 de la Politique sur l'intégrité en recherche et les conflits d'intérêts, inscrivez toutes les informations pertinentes. Ces informations doivent inclure, non limitativement :
- Le nom des tiers concernés et vos relations avec ces personnes;
- Le détail des avantages financiers pertinents (par exemple : droit de propriété, actions, honoraires, compensations financières, etc.);
- Le nom de vos proches et vos relations avec ces personnes et la nature générale de toute implication de celles-ci;
- Le nom des étudiants, employés, employés de l'École Polytechnique ou de toute autre personne à son service et la nature de l'implication de ces personnes;
- La nature de vos activités consistant à fournir des conseils ou des services professionnels (incluant la participation à un conseil d'administration ou à un conseil de direction ou autres) et la rémunération à laquelle elle donne lieu;
- Tous les détails de l'utilisation projetée des ressources de l'École Polytechnique.
La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., chapitre A-2.1, comporte des restrictions concernant la collecte de renseignements personnels. Si, pour compléter votre déclaration, il s'avère nécessaire de fournir des précisions sur les intérêts d'un de vos proches, de telles informations doivent provenir directement de cette personne et il serait utile qu'elles soient jointes à votre déclaration.
La déclaration d'un de vos proches doit comprendre l'attestation suivante :
| En tant que proche de ________________________ (nom du déclarant), je donne les renseignements contenus dans ce document afin de fournir des précisions sur mes intérêts et avantages financiers pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel pour ________________________ (nom du déclarant), en tant que chercheur, collaborateur de recherche ou directeur de recherche eu égard à ses obligations envers l'École Polytechnique. Je comprends que ces renseignements sont collectés en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., chapitre A-2.1. Je consens à ce qu'ils soient utilisés par l'École Polytechnique afin de déterminer si ________________________ (nom du déclarant) est en situation de conflits d'intérêts réel, potentiel ou apparent. Si, postérieurement à la présente déclaration, les circonstances changent et requièrent des réponses différentes, je m'engage à soumettre une déclaration révisée. ____________________________________ ____________________________________ Signature Année, mois, jour |
J'ai lu la Politique sur l'intégrité en recherche et les conflits d'intérêts de l'École Polytechnique de Montréal et l'Annexe 1. Je comprends que les informations fournies dans la présente Déclaration sur les conflits d'intérêts sont requises pour des fins d'application de cette politique et que les renseignements personnels qu'elle contient sont protégés par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels. Je consens à leur utilisation aux seules fins d'examiner s'il existe ou non une situation de conflits d'intérêts réelle, potentielle ou apparente.
De plus, dans l'éventualité où la diffusion de certaines informations est considérée appropriée pour gérer un conflit déclaré, je comprends que je serai consulté et que j'aurai l'occasion de donner un consentement éclairé.
________________________________________________ ____________________________________
Signature Année, mois, jour
Demande d'avis |
Par la présente, je demande l'avis de ________________________________________________
sur les faits décrits dans la présente Déclaration de conflits d'intérêts.
____________________________________ ____________________________________
Signature Année, mois, jour
Avis |
Je soussigné(e) ____________________________________ , déclare avoir pris connaissance de la présente Déclaration de conflits d'intérêts.
À mon avis :
Les faits décrits ne constituent pas une situation de conflit d'intérêts;
Les faits décrits constituent une situation de conflit d'intérêts réel;
Les faits décrits constituent une situation de conflit d'intérêts potentiel;
Les faits décrits constituent une situation de conflit d'intérêts apparent;
Les mesures suivantes doivent être prises pour gérer cette situation :
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
____________________________________ ____________________________________
Signature Année, mois, jour
Je soussigné(e) ____________________________________ , signataire de la présente Déclaration de conflits d'intérêts, me déclare d'accord sur les mesures décrites ci-dessus et m'engage à les respecter.
____________________________________ ____________________________________
Signature Année, mois, jour
1 Afin d'alléger la lecture, le masculin est utilisé dans l'ensemble du document pour désigner toute personne sans distinction de genre.
2 La présente politique s'inspire des dispositions pertinentes adoptées par d'autres établissements universitaires, dont la Politique, règles et procédures sur l'intégrité en recherche et sur les conflits d'intérêts de l'Université de Sherbrooke adoptée par son Conseil d'administration (résolution CA-2006-05-30-08) le 30 mai 2006 et la Politique relative à l'intégrité scientifique de l'Université Laval adoptée par son Conseil d'administration (résolution CA-95-44) le 15 mars 1995.
3 À titre d'exemple, les documents constituant les dossiers de l'ingénieur devraient être conservés pour une durée de 10 ans, d'après les directives de l'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ). La CREPUQ exige pour sa part que les documents de travail utilisés dans le cadre d'un projet de recherche soient conservés à tout le moins pour une durée de 7 ans ou conformément aux exigences contractuelles des organismes subventionnaires et des partenaires.