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titre : La politique d'information et de communication
approbation : Adoptée par le Conseil d'administration le 26 août 1993 (CAD-3979)
1 La politique des communications
La nouvelle politique de communication énonce les volontés et les principes guidant les
grandes orientations des communications à Polytechnique et encadre les applications
stratégiques de l'École en ce domaine.
Elle établit les principes et les buts à poursuivre afin d'optimiser la contribution de
l'ensemble des ressources en communication à Polytechnique.
Ce document explique les mécanismes mis en ouvre afin de rehausser la qualité de toutes
les interventions en communication de l'École et définit les différents types de
communication.
La politique de communication vise à harmoniser les activités de communication et à
permettre d'y reconnaître une direction commune.
Dans ce contexte, le terme communication est employé dans son sens le plus large et
englobe la publicité, la promotion, les relations publiques et l'information.
2 L'énoncé de la mission de l'École
« Progresser dans l'harmonie »
L'École Polytechnique offre à l'ensemble de sa clientèle une formation de qualité en
ingénierie à tous les cycles, en mettant l'accent sur les valeurs humaines; en réalisant des
recherches pertinentes et de haut niveau qui constituent la base d'une formation de
qualité pour la maîtrise et le doctorat et qui tiennent compte des besoins du milieu
industriel et de la société; en ayant un rayonnement intellectuel et social concrétisé par
des interactions avec les milieux externes tant au Canada qu'à l'étranger.
3 Les valeurs fondamentales
L'École Polytechnique base sa réussite sur l'action de l'ouvre de toutes les personnes
évoluant au sein de l'établissement, en se fondant sur trois objectifs fondamentaux :
- un souci constant de satisfaire la clientèle ;
- une philosophie d'amélioration continue et de travail d'équipe;
- un fort sentiment d'appartenance.
4 Les principes généraux
4.1 Orientation
L'École Polytechnique transmet de façon uniforme sa mission, sa culture, ses valeurs
et ses orientations à l'ensemble de ses publics. Elle les consulte, les informe et
s'adresse à eux avec respect, courtoisie, diligence et efficacité.
4.2 But
La politique de communication veut établir et mettre en place un système et des
mécanismes de communication qui favoriseront la circulation et la diffusion de
l'information auprès des publics interne et externe.
4.3 Objectifs
- Améliorer la qualité dans l'ensemble des communications de l'École
Polytechnique.
- Assurer une plus grande cohérence des messages et maximiser l'efficacité des
communications.
- Favoriser une meilleure circulation de l'information à l'interne.
5 Le champ d'application
La politique s'applique aux communications de l'École Polytechnique avec ses publics :
le public interne et le public externe.
5.1 Le public interne
comprend les professeurs, les membres du personnel, les étudiants, les syndicats et les
associations, les membres du COCEP et du Conseil d'administration ainsi que les
retraités.
5.2 Le public externe
est constitué des diplômés, de la Fondation de Polytechnique, du gouvernement et de
ses ministères, des fournisseurs de l'École, des entreprises et organismes
subventionnaires, des représentants des médias, des autres écoles ou universités
(l'Université de Montréal et les HEC en particulier), des contribuables de même que
des groupes constitués avec lesquels l'École est en relation à l'intérieur ou à
l'extérieur du Québec.
6 L'organisation
6.1 Les responsables de l'implantation
Sous l'autorité du directeur de l'École, le directeur/la directrice des communications
est reponsable d'implanter la politique de communication, de veiller à sa diffusion
dans l'ensemble de l'École et d'en suivre l'application dans le cadre de son mandat.
6.2 Les responsables de l'application
Chaque directeur (fonctionnel, de département, d'institut ou de service) est
responsable de l'application de la présente politique dans son « unité » et doit en
assurer le contrôle. Il verra, le cas échéant, à se référer au directeur/à la directrice des
communications.
6.3 La mission du service des communications
Le service des communications a pour mission de promouvoir l'image de l'École
Polytechnique en faisant connaître ses projets et ses réalisations ainsi que les services
offerts à ses publics interne et externe.
Il doit également encadrer, proposer, concevoir et voir à l'exécution des principales
activités de communication de l'École et mettre en place des mécanismes qui garantissent
la qualité, l'harmonie et la cohérence de toutes les activités de communication.
Le service a, par ailleurs, la responsabilité de déterminer les grandes stratégies annuelles,
en tenant compte des orientations, des réalités et des besoins des différents départements,
instituts et services. Il joue également un rôle de conseiller et de soutien opérationnel en
matière de communication interne et externe.
7 Le principe de la communication
En fonction de la réalité et des enjeux et de façon à maximiser le rendement et l'efficacité
des activités de communication à l'École Polytechnique, les types de communication ont
été regroupés en deux grandes catégories.
- la communication corporative
- la communication sectorielle
7.1 La communication corporative
La communication corporative a pour fonction de bâtir et de diffuser une iimage positive
de l'École Polytechnique dans l'ensemble de ses marchés. Par ses campagnes
d'envergure et ses actions ponctuelles, elle fixe les paramètres de la communication
sectorielle.
7.1.1 Les enjeux de la communication corporative interne
Par la communication corporative interne, l'École Polytechnique vise la mobilisation des
ressources et le développement du sentiment d'appartenance afin que tous les individus
contribuent pleinement à la réussite et à la performance de l'institution.
7.1.2 Les enjeux de la communication corporative externe
Sous l'angle de la communication corporative externe, l'École Polytechnique traite des
différents aspects reliés à l'identité corporative, l'image de marque, le positionnement et
la perception de Polytecnnique, en fonction d'obtenir un accueil favorable de l'ensemble
de l'opinion publique.
7.2 La communication sectorielle
La communication sectorielle a pour fonction de faire la promotion et la mise en marché
des produits et services (départements, instituts, services) offerts aux différentes
catégories de clientèles en fonction d'enjeux spécifiques.
La communication sectorielle est menée conformément aux normes et aux paramètres
établis dans le but d'assurer la cohésion et l'uniformité des communications.
7.2.1 Les enjeux de la communication sectorielle
Par la communication sectorielle, l'École Polytechnique vise à encadrer, soutenir et
conseiller les différents services, départements et instituts dans l'élaboration et la
réalisation de leurs actions de communication.
8 Les principes directeurs
8.1 Principe directeur I
Les gestionnaires animent leur milieu de travail, suscitent la participation des
employés, informent les publics concernés par leurs activités et expliquent leurs
décisions et celles de l'entreprise aux publics qui en font la demande.
À cette fin, l'École :
- s'assure que l'information sur ses activités est fournie aux gestionnaires;
- fournit aux gestionnaires un encadrement, des objectifs et des outils de
communication;
- met à la disposition des gestionnaires des programmes d'animation qui favorisent le
rapprochement des unités administratives;
- fait de l'aptitude à communiquer un critère de sélection et d'évaluation des
gestionnaires;
- forme les gestionnaires, les responsables de projets et autres porte-parole en matière
de communication interne et externe;
- fournit aux gestionnaires l'aide de spécialistes en communication (via le Service des
communications).
8.2 Principe directeur II
L'École Polytechnique attend de tous les membres de son personnel qu'ils agissent
comme des agents d'information. Elle les informe et les consulte.
À cette fin, l'École :
- s'assure que l'information sur ses activités circule à l'interne;
- met de l'avant des programmes de communication afin de susciter des consensus et
favoriser l'adhésion des personnels aux décisions;
- favorise la tenue de rencontres d'information;
- stimule la participation de tous à la vie de l'École et valorise leur contribution;
- recueille les attentes, opinions, réactions et suggestions des employés, les analyse, y
répond et en tient compte dans l'organisation de ses activités au moment de prendre
des décisions;
- s'attend à ce que le personnel connaisse ses activités et se tienne informé de leur
évolution.
8.3 Principe directeur III
L'École Polytechnique a le souci constant de la qualité de ses communications avec
ses publics externes.
À cette fin, l'École :
- s'assure qu'une information de qualité est diffusée afin de faire connaître ses
programmes, ses activités de recherche et ses services;
- considère que la qualité de ses communications avec ses publics externes est un
facteur de rentabilité de ses activités et contribue à l'avantage concurrentiel de ses
programmes d'enseignement et de recherche;
- se tient à l'écoute des besoins de l'industrie et de la société en général;
- sensibilise son personnel à l'importance du concept « client »;
- exige de l'ensemble de son personnel le respect des valeurs de communication qu'elle
a choisies (courtoisie, diligence, respect, efficacité).
8.4 Principe directeur IV
L'École Polytechnique informe ses publics externes et demeure à leur écoute afin
d'harmoniser ses activités à leurs attentes.
À cette fin, l'École :
- s'assure que l'information sur ses programmes est accessible;
- répond avec diligence aux besoins d'information qui lui sont exprimés ou qu'elle
perçoit d'elle-même;
- consulte les groupes concernés (industries et autres) et explique, au besoin, ses choix;
- tient compte des préoccupations et aspirations des personnes qui sont appelées à
travailler de concert avec l'établissement et favorise l'expression des attentes des
publics externes;
- entretient avec les médias des relations soutenues et les considère comme des relais
d'information efficaces et des agents de promotion et de diffusion de ses activités;
- participe à l'animation ou aux débats du milieu en s'associant à des initiatives ayant
un impact socio-technico-économique en relation avec les objectifs même de
l'établissement;
- encourage la participation des étudiants et du personnel à la vie de leur collectivité.
9 Le mandataire des communications
Étant donné l'importance d'obtenir une grande cohésion entre les activités de
communication (corporative et sectorielle), de voir à la réalisation des orientations
stratégiques et au respect de la politique de communication, le service des
communications est reconnu comme mandataire de l'École Polytechnique en matière de
communication.
10 Les représentants officiels
Les représenants officiels aux différentes tribunes publiques, internes et externes seront :
- le président de l'École Polytechnique, pour les interventions d'ordre public;
- le directeur de l'École, pour les interventions reliées à la gestion et à l'administration;
- le directeur/la directrice du service des communications pour les interventions reliées
à son mandat.
Ils seront secondés, selon les projets de communication, par le secrétaire général et les
directeurs fonctionnels, de départements, d'instituts ou de services.
11 L'encadrement
Dans le respect de l'autonomie des services, départements et instituts, la publication
d'une guide officiel de communication avec les grilles de références et les normes
graphiques favorisera la cohésion et l'efficacité de la promotion de l'image de l'École
Polytechnique dans les activités de communication sectorielle.
12 La mesure de la performance
L'École Polytechnique désire se doter d'instruments appropriés pour mesurer la
performance de ses activités stratégiques en matière de communication. En ce sens, un
accent sera mis sur la recherche qualitative, les sondages et les enquêtes ponctuelles, à
l'interne comme à l'externe, en fonction des besoins.
12 La signature
