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| Documents officiels |
| Politique de gestion des documents administratifs et des archives à l'École Polytechnique |
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Table des matières 1 - Note DG-194 du 26 août 19872 - Principes directeurs 3 - Annexe 1 - Critères de conservation des documents aux archives de l'École Polytechnique 4 - Annexe 2 - Guide de classification uniforme
1 Note DG-194 du 26 août 1987 
Le Bureau du Directeur de l'École Note DG-194 le 26 août 1987 AUX DIRECTEURS FONCTIONNELS, DIRECTEURS DE DÉPARTEMENTS ET D'INSTITUTS ET LEURS COLLABORATEURS IMMÉDIATS Le Comité exécutif, à sa séance du 18 août 1987, a adopté une politique de gestion des documents administratifs et des archives dont vous trouverez copie ci-jointe. La mise en oeuvre de cette politique se traduira par une réduction des documents conservés dans les unités, une meilleure protection des documents à valeur historique et un repérage plus rapide de la documentation utilisée fréquemment. Je vous suggère également d'adopter le guide de classification, bien que ce dernier ne soit pas obligatoire, afin d'assurer l'uniformité dans les différents secrétariats. Je suis assuré que le personnel de la section des archives sera à votre disposition et recevra votre collaboration pour la réussite de cette politique notamment pour la récupération des documents inactifs. Le directeur de l'École Roland Doré, ing. 2 Principes directeurs
L'adoption par l'Assemblée nationale des lois sur les archives, et sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, de même que les coûts élevés de traitement de la ressource documentaire entraînent pour l'École la nécessité d'établir une gestion rigoureuse de ses documents administratifs, A cette fin, la section des archives a été crée et placée sous la juridiction du secrétaire de la direction et adjoint au directeur de l'École. Sa mission principale consiste à élaborer et à mettre en oeuvre les mécanisme de gestion des documents administratifs. La gestion des documents administratifs repose d'abord sur le Calendrier de conservation des documents qui définit les périodes pendant lesquelles ces documents sont conservés. Tous les documents inactifs, c'est-à-dire ceux qui n'ont plus aucune utilité courante pour l'unité sont versés à la Section des archives qui en devient le propriétaire. Ces documents sont conservés ou détruits selon les règles déjà établies en annexe 1. Les documents semi-actifs, c'est-à-dire ceux qui ne sont plus consultés qu'occasionnellement, sont déposés à la Section des archives. Ces documents demeurent la propriété de l'unité et peuvent être rappelés en tout temps. Les documents actifs sont conservés dans l'unité. Pour classer ces documents, l'École a adopté le Guide de classification uniforme dont on retrouve les grandes lignes en annexe 2. Les unités sont fortement encouragées à utiliser ce guide pour la classification de leurs documents. La Section des archives est appuyée d'un Comité de la gestion des documents administratifs et des archives formé du secrétaire de la direction et adjoint au directeur de l'École, du bibliothécaire-archiviste, du directeur de la bibliothèque, d'un représentant des directions fonctionnelles et d'un représentant des unités d'enseignement et de recherche. Adopté par le Comité exécutif Séance du: 18 août 1987 Dél.: 3207 3 Annexe 1 - Critères de conservation des documents aux archives de l'École Polytechnique
4 Annexe 2 - Guide de classification uniforme
Le Guide de classification uniforme est un instrument de travail conçu pour faciliter la classification et le repérage des documents administratifs. Il comprend deux (2) parties: la partie numérique et l'index. La partie numérique regroupe les principales activités accomplies à l'École. Les activités étant comprises dans le guide, il sera possible de s'en servir pour classifier les documents produits ou reçus lors de la réalisation de ces activités. Cette partie numérique se divise en huit (8) chapitres: 1000 Administration générale 2000 Ressources humaines 3000 Organisation de l'enseignement 4000 Organisation de la recherche 5000 Encadrement des étudiants 6000 Information et communications 7000 Planification 8000 Relation internes et externes qui eux-mêmes se divisent en sections, sous-sections, etc., en allant toujours du général au particulier; la liste des sections de chacun des chapitres se retrouve en annexe. La partie numérique est complétée par un INDEX qui permet de repérer plus facilement la classe à laquelle se rattache un document ou un dossier sur un sujet donné. Lors de l'analyse d'un sujet, deux (2) grands principes de base doivent être appliqués:
1000 A D M I N I S T R A T I O N G É N É R A L E 1100 D o c u m e n t s c o n s t i t u t i fs 1200 Organisation administrative 1230 Tenue des réunions administratives générales 1231 Conseil d'administration .... 01 membres .... 02 réunions .... 01 dossiers de séances .... 02 procès-verbaux confirmés Il faut se rappeler que le Guide de classification uniforme est un instrument reflétant les activités se déroulant à l'École. Il permet l'ajout de nouvelles catégories pour tenir compte des documents produits ou reçus dans le cadre d'activités nouvelles. Il s'adapte également aux besoins spécifiques d'une unité possédant beaucoup de documents sur certains sujets particuliers en permettant la sous-catégorisation. Le guide est suffisamment souple pour tenir compte des suggestions et des besoins des unités. |
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1000 Administration générale 1100 Documents constitutifs 1200 Organisation administrative 1300 Affaires juridiques, contrats et ententes 1400 Gestion des ressources financières 1500 Budgétisation 1600 Comptabilité 1700 Gestion des ressources immobilières 1800 Gestion des ressoures matérielles 1900 Sécurité et protection |
2000 Gestion des ressources humaines 2100 Planification et dotation 2200 Formation et perfectionnement 2300 Rémunération 2400 Relations de travail 2500 Conditions de travail 2600 Santé et sécurité au travail 2700 Affaires professorales 2800 Programmes spéciaux d'emplois |
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3000 Organisation de l'enseignement 3100 Systèmes d'éducation 3200 Programmes et cours 3300 Diffusion des enseignements 3400 Enseignement coopératif (stages) 3600 Moyens d'enseignement (audio-visuel, informatique) 3700 Mémoires et thèses 3800 Mesures et évaluation 3900 Notation et diplômation |
4000 Organisation de la recherche 4100 Analyse des besoins 4200 Équipes de recherche et chercheurs 4300 Centres et groupes de recherche 4400 Activités de recherche (projets de recherche, collaboration) 4500 Recherche subventionnée 4600 Recherche commanditée ou contractuelle 4700 Recherche coopérative 4800 Affaires découlant de la recherche |
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5000 Encadrement des étudiants 5100 Horaire 5200 Admissions 5300 Inscriptions 5400 Services aux étudiants 5500 Services individuels aux étudiants 5600 Services collectifs aux étudiants 5700 Organisations étudiantes |
6000 Information et communications 6100 Systèmes d'information de gestion (manuels et informatiques) 6200 Création des documents 6300 Documents administratifs et historiques 6400 Gestion de la documentation éditée (imprimée et audio-visuelle) 6500 Gestion des ressources informatiques 6600 Gestion des communications 6700 Gestion de la bureautique |
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7000 Planification 7100 Élaboration de la mission 7200 Études et projets de développement 7300 Prévisions des clientèles 7400 Plans de développement 7500 Mise en oeuvre du processus (élaboration, contrôle, évaluation) |
8000 Relations internes et externes 8100 Relations avec divers publics 8200 Production graphique 8300 Communications directes 8400 Communications indirectes 8500 Relations interuniversitaires 8600 Coopération internationale 8700 Organismes publics et internationaux 8800 Associations et sociétés non commerciales 8900 Compagnies et sociétés commerciales |
mis à jour le 2002-07-02