4.1   Modalités de réalisation des projets   

Pour les subventions, les exigences quant au suivi, aux rapports et au calendrier d'activités sont généralement souples. Le pourvoyeur de fonds se satisfait généralement de la production de résultats scientifiques et de leur diffusion, avec la qualité nécessaire pour justifier un renouvellement du financement. Bien que, dans le cadre des subventions, on n'exige généralement pas de biens livrables, on peut demander au professeur de remettre un rapport final ou de brefs rapports d'avancement des travaux.

4.2   Proposition et entente   

Les propositions de recherche pour fins de subvention portent généralement sur les aspects scientifiques et budgétaires du projet ou du programme de recherche. Les subventions ne font habituellement l'objet d'aucune entente individuelle ou spécifique régissant les conditions de réalisation de la recherche, sauf l'obligation de respecter les règles et les politiques générales des organismes de subvention. Il existe toutefois des programmes de subventions de partenariat (professeurs-chercheurs industriels ou chaires, R-D coopérative, projets stratégiques, etc.) impliquant une ou des entreprises, qui exigent l'élaboration et la signature d'une entente avec les partenaires externes impliqués dans le projet.

4.3   Propriété des résultats   

En conformité avec la politique des organismes de subvention et celle de Polytechnique, la propriété intellectuelle des résultats appartient à Polytechnique et aux inventeurs ³ . Les subventions n'imposent aucune restriction sur la diffusion des résultats sauf sur le plan de la confidentialité d'informations appartenant à un partenaire, le cas échéant.

4.4   Rémunération des professeurs   

Les subventions ne permettent pas le paiement d'une rémunération en supplément au salaire du professeur, sauf dans le seul cas des chaires de recherche (Chaires de recherche du Canada, chaires industrielles CRSNG ou privées) où une prime au titulaire de la chaire pourrait être versée à même la subvention, suite à une entente avec le directeur de département.

4.5   Versements   

Une subvention de recherche est versée dans le compte de recherche du titulaire (moins les frais indirects applicables, le cas échéant), soit en totalité lors du démarrage du projet, soit par versements étalés selon un échéancier convenu à l'avance. Les versements peuvent être assujettis à certaines conditions ou exigences scientifiques, ou administratives (statut du titulaire, conformité éthique, environnementale, entente de partenariat, rapport de recherche, confirmation des partenaires, évaluation de mi-parcours, disponibilité des fonds, etc.).

4.6   Contreparties financières d'un partenaire externe   

Lorsqu'un projet de recherche subventionné est financé conjointement avec des partenaires industriels (professeurs-chercheurs industriels ou chaires, R-D coopérative, projets stratégiques, etc.), les montants versés par les partenaires sont assujettis au versement de frais indirects tel qu'indiqué dans les Modalités d'application ... de la présente politique.

5.1   Types de contrats de recherche   

5.1.1 Contrat de recherche et de développement

Un contrat de recherche et de développement a pour objet la réalisation d'un projet sous la direction d'un professeur (le directeur de projet). Le directeur de projet fait appel à du personnel, à des étudiants et peut utiliser des équipements de Polytechnique. Le projet comporte une composante importante d'originalité, d'innovation ou de conception dans la recherche d'une solution à un problème ou à un besoin précis. Le contrat comporte habituellement des biens livrables précis tels que des échantillons ou des prototypes, des plans, des logiciels, un ou plusieurs rapports pour faire état de la méthodologie utilisée et des résultats obtenus, pour présenter des conclusions ou des recommandations, selon le cas.

5.1.2 Contrat de consultation professionnelle

La consultation professionnelle est un travail effectué seulement par un ou plusieurs professeurs et qui résulte habituellement en un rapport présentant des conclusions et des recommandations. Le professeur n'utilise pas d'autres ressources de Polytechnique que celles du BRCDT et il fait usage du nom, du sigle, du symbole ou de l'adresse de Polytechnique. La consultation professionnelle ne doit utiliser ou transférer d'aucune façon la propriété intellectuelle de Polytechnique.

Nota : Lorsque la consultation professionnelle ne touche aucunement Polytechnique, elle peut être réalisée à titre personnel, conformément aux autres politiques de Polytechnique, notamment celles sur les activités professionnelles personnelles des professeurs et le conflit d'intérêt. Dans un tel cas, cette activité ne bénéficie pas de la couverture des assurances de responsabilité professionnelle et civile de Polytechnique et le professeur ne peut faire usage du nom, du sigle, du symbole ni de l'adresse de Polytechnique, de son département, ni de toute autre ressource, humaine ou matérielle de Polytechnique. Cette consultation professionnelle ne doit utiliser d'aucune façon la propriété intellectuelle de Polytechnique.

5.1.3 Contrat d'analyses et d'essais scientifiques

Une analyse ou un essai scientifique est un travail faisant appel principalement à des équipements de laboratoire et à du personnel. Il ne comporte qu'une faible part d'innovation, d'originalité ou de conception, et mène habituellement à la présentation au partenaire (client) d'un rapport dans lequel on fournit les résultats expérimentaux, généralement commentés.

5.1.4 Contrat de location d'équipement

Un contrat de location d'équipement vise à encadrer l'utilisation de locaux et/ou d'équipements de recherche par un partenaire (client). Polytechnique rend disponible des ressources matérielles pour un projet précis du partenaire en contrepartie du paiement de frais d'utilisation. Le contrat comporte habituellement des conditions précises d'utilisation (accès, horaire, etc.) et des clauses strictes de responsabilité pour le partenaire. Des ressources humaines techniques peuvent être impliquées dans les travaux afin d'assister ou de superviser l'utilisation des ressources matérielles par le partenaire.

5.1.5 Contrat de financement d'étudiant

Un contrat de financement d'étudiant vise le financement d'un projet de maîtrise ou de doctorat ou d'un stage post-doctoral. Les montants octroyés sont généralement modestes et sont destinés exclusivement à un étudiant dans le but de lui procurer une aide financière et parfois un budget minimal de fonctionnement. L'objectif de l'entente étant lié à la formation d'étudiants, le budget ne comprend ni honoraires, ni salaires. Les obligations contractuelles de Polytechnique et du professeur sont minimales et, conformément à la politique à cet égard, Polytechnique et les chercheurs conservent la propriété intellectuelle sur les résultats obtenus ainsi que le droit de publier librement, sous réserve des engagements relatifs à la confidentialité.

5.2   Modalités de réalisation des projets   

Un contrat de recherche comporte habituellement des obligations précises concernant le budget, la méthodologie de travail, les résultats escomptés, l'échéancier, le caractère confidentiel des travaux, la gestion de la propriété intellectuelle, les rapports périodiques et le rapport final. Il comporte souvent des restrictions quant à la publication des résultats.

Tout rapport soumis à un partenaire dans le cadre d'un contrat doit être signé par le directeur de projet. Le rapport final doit être soumis par le BRCDT. Une copie de tout autre rapport doit être transmise au BRCDT s'il est soumis par le directeur de projet directement au partenaire.

5.3   Proposition et entente   

Une proposition de R&D ⁴ est avant tout le document qui décrit un projet de recherche et qui définit les engagements techniques des parties. On y retrouve les principales étapes du projet et l'échéancier, la liste des « biens livrables » qui seront remis au partenaire ou client et les modalités (financières, mais aussi tout ce qui touche la propriété des résultats et l'exploitation commerciale). La proposition est le prélude à la signature d'un contrat entre Polytechnique et le partenaire potentiel et établit les prémisses des engagements des parties.

5.4   Propriété des résultats   

Généralement, le partenaire détient certains droits à l'égard de la propriété intellectuelle. Un contrat peut également prévoir la cession d'une partie ou de la totalité des droits d'auteur sur les rapports et sur les logiciels produits dans le cadre du projet, le cas échéant. En règle générale, en accord avec la Politique en matière de droits d'auteur de Polytechnique et afin de satisfaire les obligations de Polytechnique dans le cadre du contrat avec le partenaire, les auteurs des rapports sont réputés avoir cédé leurs droits d'auteurs à Polytechnique qui peut les transférer au partenaire. Les auteurs conservent cependant les droits moraux sur les rapports.

De plus, les contrats peuvent imposer des restrictions sur la diffusion de publications issues des résultats du projet et incluent habituellement des conditions relatives à la confidentialité.

5.5   Rémunération des professeurs   

Un contrat de recherche, à l'exclusion des contrats de financement d'étudiant, permet généralement le paiement d'une rémunération en supplément au salaire du directeur de projet et aux autres professeurs impliqués dans le projet.

5.6   Versements   

Les versements prévus à un contrat de recherche font habituellement l'objet d'une facturation. Les montants sont ainsi versés au compte du directeur de projet selon un échéancier de facturation convenu à l'avance, habituellement en lien avec un échéancier et la production de biens livrables précis, selon les exigences du contrat.

7.1   Rôle et responsabilité du BRCDT   

7.1.1 Rôle et responsabilité du BRCDT quant aux subventions

• Le BRCDT, conjointement avec le directeur de département, appuie et conseille les professeurs de Polytechnique pour l'obtention de financement auprès d'organismes de subvention pour réaliser un projet ou un programme de recherche ou en vue de l'obtention d'une subvention destinée à l'acquisition ou à l'opération d'une infrastructure de recherche.
• Le BRCDT est le mandataire officiel de l'École Polytechnique pour transmettre toute demande de subvention de recherche ou d'équipement engageant l'École Polytechnique. Il est ainsi l'interface entre les professeurs de Polytechnique et les organismes de subvention.
• Le BRCDT informe les professeurs sur les programmes offerts, leur transmet les renseignements diffusés par ces organismes, les conseille dans la préparation de leurs demandes de subvention et négocie avec les organismes les modalités d'application.
• Le BRCDT gère aussi les programmes de subventions de partenariat, les projets d'infrastructure de recherche et les projets d'envergure faisant appel à la participation, financière ou autre, d'entreprises.
• Le BRCDT a la responsabilité de négocier les ententes régissant les subventions de recherche, d'administrer ces ententes, la facturation afférente et les règles au sujet des frais indirects s'y rattachant. Il a également la responsabilité de superviser l'implantation des équipements et infrastructures de recherche obtenus, dans le respect des politiques et règlements des organismes de subvention.
• Le cas échéant, le BRCDT doit s'assurer que les coûts directs applicables encourus dans le cadre d'une subvention de partenariat soient facturés au partenaire. À ces coûts directs, lorsque applicable, des frais indirects seront inclus au budget de la subvention selon les Modalités d'application ... de la présente politique.
• De concert avec le Service des finances, le BRCDT est fortement impliqué dans le processus de vérification financière des organismes de subvention.
• Le BRCDT est mandaté pour :
• assurer la gestion de la propriété intellectuelle technologique de Polytechnique ⁵ ,
• conseiller les professeurs, le personnel de recherche et les étudiants en matière de propriété intellectuelle, - participer à la formation de la communauté en matière de propriété intellectuelle,
• administrer le processus de déclaration d'inventions,
• valoriser les résultats de la recherche et assurer la liaison avec Polyvalor, société de valorisation de Polytechnique .
• Le BRCDT intervient en première ligne pour aider à résoudre les cas de litige
• Enfin, le BRCDT élabore et tient à jour les bases de données statistiques sur

en matière de propriété intellectuelle. les subventions de recherche de Polytechnique et il est responsable de la transmission des données destinées au Système d'information sur la recherche universitaire (SIRU) du Québec.

7.1.2 Rôle et responsabilité du BRCDT quant aux contrats de recherche

• Le BRCDT a pour mandat de promouvoir et de développer les relations entre Polytechnique et l'entreprise, en matière de recherche et de développement, de transfert technologique, de partenariat, d'alliance stratégique et de valorisation des résultats de la recherche.
• Le BRCDT est le mandataire officiel de l'École Polytechnique pour soumettre officiellement toute proposition de recherche engageant la responsabilité de Polytechnique.
• Le BRCDT a la responsabilité administrative de présenter les propositions, de négocier les ententes, d'élaborer et de recommander les contrats de recherche pour signature par les personnes dûment mandatées ⁶. La responsabilité du BRCDT comporte également la rédaction d'ententes cadre de collaboration, la préparation des montages financiers, l'administration de tous les contrats de recherche et la résolution des litiges.
• Le BRCDT participe, avec les professeurs, à la préparation, à la négociation et à l'administration de projets de partenariat particuliers tels que les chaires industrielles, les projets d'infrastructure de recherche et les projets d'envergure reliés à la recherche.
• Le BRCDT doit s'assurer que tous les coûts directs encourus dans le cadre d'un contrat de recherche soient facturés au client. À ces coûts directs, des frais indirects seront inclus au budget du contrat selon les Modalités d'application ... de la présente politique.
• Le BRCDT a aussi, en exclusivité, la responsabilité de la préparation, de l'émission et du suivi des factures pour tout contrat ou autre avis de facturation de recherche réalisé pour une entreprise ou autre organisme extérieur. Il doit assurer la perception des factures par tout moyen légal approprié.
• Enfin, le BRCDT élabore et tient à jour les bases de données statistiques sur les contrats de recherche de Polytechnique et est responsable de la transmission des données destinées au SIRU.

7.2   Responsabilité du directeur de département   

Toute demande de subvention et toute proposition officielle visant l'obtention d'un contrat de recherche seront soumises à l'approbation préalable du directeur de département concerné et porteront sa signature ou celle de son délégué.

Tout document contractuel relatif à une subvention ou à un contrat de recherche sera soumis à l'approbation préalable du directeur de département concerné et portera sa signature ou celle de son délégué.

La signature du directeur de département (ou celle de son délégué) signifie qu'il assume, dans l'exécution du projet, une responsabilité portant principalement sur les points suivants :

• la réalisation du projet est compatible avec les tâches, professorales ou autres, et les responsabilités régulières ou contractuelles de son personnel, en cours ou prévues, au sein de son département ;
• la disponibilité des espaces et ressources d'infrastructure requises pour la réalisation du projet, et autorise leur utilisation aux fins du projet lorsqu'elles relèvent de son département.

Le directeur de département intervient activement, avec l'appui du BRCDT, dans le règlement de problèmes risquant de compromettre le succès du projet et, plus particulièrement, dans le règlement de litiges associés à la participation du personnel et des étudiants de son département.

Le directeur de département a également la responsabilité d'assumer la conformité de l'utilisation des fonds « KD » et « K » avec la présente politique et avec ses Modalités d'application ... et, par conséquent, doit autoriser personnellement toute dépense imputée à ces fonds.

7.3   Responsabilité du titulaire de subvention ou du directeur de projet   

Toute demande de subvention et toute proposition officielle visant l'obtention d'un contrat de recherche porteront la signature du titulaire de subvention ou du directeur de projet.

Dans le cadre d'une subvention ou d'un contrat de recherche, le titulaire de subvention ou le directeur de projet est responsable de la réalisation d'un projet de recherche et accepte de se conformer aux règlements des organismes de subvention et aux engagements contractuels pris par Polytechnique. Il accepte également de se conformer aux règlements et politiques en vigueur à l'École Polytechnique et doit s'assurer que toutes les personnes participant à la réalisation du projet de recherche connaissent leurs droits ainsi que leurs obligations à cet égard et que ces personnes signent les documents requis, le cas échéant, notamment, sur le plan de la confidentialité.

Le titulaire de subvention ou le directeur de projet doit, en collaboration avec son département, veiller à l'engagement du personnel, recruter des étudiants et se procurer les équipements, les fournitures et le matériel requis.

Parfois, dans le cas de travaux tels que certains essais ou analyses, il peut arriver que le travail réalisé pour l'entreprise (le client), avec l'accord du BRCDT, ne fasse pas l'objet d'un contrat formel; il incombe alors au professeur d'obtenir de l'entreprise un document formel d'engagement, tel un bon de commande, et de le transmettre au BRCDT avec l'avis de facturation.

Le titulaire de subvention ou le directeur de projet est désigné comme titulaire d'un compte de recherche. Il est l'ultime responsable de son compte et des transactions qui y sont effectuées. Il s'assure que les revenus sont versés, et que les dépenses sont imputées, au compte approprié. Il s'assure que ce compte est suffisamment pourvu pour couvrir les dépenses qui y sont imputées et que les dépenses sont directement liées au but pour lequel les fonds ont été attribués.

Le cas échéant, le professeur collabore avec le Service des finances et le BRCDT au processus de vérification financière imposé par les organismes de subvention, les entreprises ou par Polytechnique. L'adjointe administrative du département voit généralement au suivi du compte et accompagne le professeur dans la gestion de ce dernier.

9.1   Frais indirects pour les subventions de recherche   

9.1.1 Principes généraux

Les subventions, tout comme les contrats, entraînent des coûts indirects de recherche. Lorsqu'ils ne sont pas prélevés à même les fonds de subvention ou couverts par un programme gouvernemental, les frais indirects de la recherche représentent alors une contribution de Polytechnique au projet.

Le gouvernement du Québec et le gouvernement du Canada contribuent, par des programmes ad hoc, à défrayer partiellement les frais indirects de la recherche pour les activités de recherche qu'ils financent. Dans de tels cas, les montants prélevés par Polytechnique visent à compléter les contributions gouvernementales aux frais indirects. Dans le cas de subventions de recherche attribuées par des partenaires, notamment industriels, Polytechnique prélève des montants, à même la subvention, pour défrayer les coûts indirects de recherche encourus.

Les frais indirects pour les subventions de recherche sont calculés sur la base du total des coûts directs (ou contributions en espèces, le cas échéant), selon les taux précisés dans les Modalités d'application ... de la présente politique.

9.1.2 Subventions inter institutionnelles

Les subventions comportant des transferts entre institutions font normalement l'objet d'ententes écrites entre les institutions concernées portant, notamment, sur le calcul et le partage des frais indirects découlant de l'octroi.

9.2   Frais indirects pour les contrats de recherche   

9.2.1 Principes généraux

Les frais indirects pour les contrats de recherche sont calculés sur la base du total des coûts directs, selon les taux précisés dans les Modalités d'application ... de la présente politique.

9.2.2 Contrats de R-D avec des entreprises dérivées

Une entreprise dérivée de Polytechnique est traitée comme toute autre entreprise aux fins de l'application de la présente politique, sauf si le financement du contrat de R-D comporte des fonds propres de la société de valorisation de Polytechnique. Le taux de frais indirects sera alors déterminé après analyse de la situation. Les Modalités d'application ... de la présente politique précisent le taux applicable.

9.3   Acquisition d'équipements scientifiques   

Certains contrats comportent des fonds destinés à l'achat d'équipements scientifiques (appareils ou systèmes). Le taux de frais indirects associés à une telle acquisition peut être réduit selon les paramètres suivants de l'équipement :

• la valeur;
• la vie utile;
• les modalités d'installation, de raccordement et d'entretien;
• la propriété au terme du projet.

Les Modalités d'application ... de la présente politique indiquent les taux de frais indirects applicables.

9.4   Sous-traitance et sous-contrat   

Les sous-contrats octroyés par Polytechnique à une université, organisme ou entreprise dans le cadre d'un projet de recherche, sont assujettis à des frais indirects selon les pourcentages indiqués dans les Modalités d'application ... de la présente politique sur la base du total des coûts facturés par l'organisme.