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| Politique d'encadrement des étudiants des cycles supérieurs |
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Table des matières 1 - Engagements du directeur d'études ou de recherche2 - Engagements de l'étudiant des cycles supérieurs 3 - Engagements de la direction du département ou, selon le cas, du responsable de programmes d'études supérieures 4 - Engagements de l'École Polytechnique
(voir aussi les Modalités d'application de cette politique)
INTRODUCTION L'École Polytechnique reconnaît l'importance de fournir aux étudiants des cycles supérieurs un encadrement de haute qualité. Par sa politique d'encadrement des étudiants des cycles supérieurs, Polytechnique signifie sa volonté d'amélioration continuelle de cette activité pédagogique et professionnelle. Polytechnique souhaite que la qualité de l'encadrement dispensé aux cycles supérieurs soit reconnue et que celle-ci puisse même constituer un attrait supplémentaire pour recruter les meilleurs candidats possibles.L'encadrement d'un étudiant des cycles supérieurs est une tâche exigeante réalisée dans un cadre scientifique et technique. L'envergure, la durée et les formes que peuvent prendre cet encadrement varient selon le programme d'études: diplôme d'études supérieures spécialisées (DESS), maîtrise cours, maîtrise recherche ou doctorat. Toutefois, dans tous les cas, il importe d'offrir aux candidats, dans un contexte personnalisé, un environnement intellectuel et scientifique riche, diversifié et bien organisé. La réalisation de cet environnement nécessite les efforts conjugués de plusieurs parties:
Dans le présent document, on trouve d'abord un cadre général suivi d'une série d'engagements. Ceux-ci définissent les conditions nécessaires à un encadrement de qualité aux cycles supérieurs à l'École Polytechnique. CADRE GÉNÉRAL DéfinitionLa mise en ouvre d'un encadrement de qualité pour les étudiants des cycles supérieurs consiste à regrouper l'ensemble des conditions scientifiques, interpersonnelles, techniques, financières, administratives et institutionnelles propices à la réussite des études et au développement de l'autonomie intellectuelle, scientifique et professionnelle requise par le programme d'études considéré. L'organisation collective de cet environnement appartient aux directeurs d'études ou de recherche, aux étudiants, aux directions de départements, aux responsables de programmes d'études supérieures ainsi qu'à l'École Polytechnique. Responsable de la politique La politique d'encadrement des étudiants des cycles supérieurs relève du Conseil académique. Le directeur des affaires académiques et internationales de l'École Polytechnique est responsable de l'application de la politique auprès des différentes parties concernées et de la mise en œuvre des diverses modalités. Autres documents officiels D'autres documents sont en complément à la présente politique, notamment: l'annuaire des études supérieures, le répertoire des bourses, la politique d'aide financière, le guide de présentation et de soutenance de thèses, le guide de présentation et de soutenance de mémoires, le guide de présentation de rapports de stage ou de projet, la politique sur la probité et la politique sur la propriété intellectuelle technologique. Financement Le financement des étudiants des cycles supérieurs doit être vu comme un effort collectif par lequel l'École Polytechnique, la direction du département ou le responsable de programmes des études supérieures, le directeur d'études ou de recherche et l'étudiant, s'efforcent de procurer à ce dernier des conditions financières adéquates à la poursuite de ses études. Durée des études La durée des études dans les divers programmes d'études supérieures n'est pas facile à déterminer. Maints facteurs peuvent influencer cette durée. Toutefois, dans l'intérêt de chacune des parties impliquées, celles-ci s'entendent pour faire en sorte que les études se terminent dans un délai raisonnable. ENGAGEMENTS La politique d'encadrement des étudiants des cycles supérieurs propose des engagements aux quatre parties suivantes:
1 Engagements du directeur d'études ou de recherche 
La politique reconnaît que la relation directeur/étudiant est l'essence même de l'encadrement d'un étudiant des cycles supérieurs. La politique reconnaît également qu'il existe plusieurs formes efficaces et fructueuses d'encadrement. Pour que la relation d'encadrement soit la plus harmonieuse, la plus transparente et la plus efficace possible, chaque directeur d'études ou de recherche et chaque étudiant doivent veiller à se donner et à entretenir les meilleures conditions d'organisation et les meilleures relations interpersonnelles possibles. Dans ce but, le directeur d'études ou de recherche prend les engagements suivants: 1.1 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à discuter avec chaque nouvel étudiant, dès le début de ses études, d'un certain nombre de sujets qui ont une influence sur la suite de leurs travaux communs. Il s'engage à rediscuter, au besoin, de l'un ou l'autre de ces sujets. (Par exemple, les objectifs réciproques relatifs aux études supérieures, le plan d'études, le programme de travail et les échéanciers, les modalités d'encadrement, les possibilités de recours au personnel du département, le cadre matériel, la propriété intellectuelle, le financement, le paiement éventuel de divers frais de recherche, etc.) 1.2 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à considérer, à soutenir et à encourager chacun de ses étudiants. 1.3 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à guider de façon pertinente chacun de ses étudiants, à chacune des étapes des études ou de la recherche. (Par exemple, choix de cours, sujet de recherche, travaux, aspects méthodologiques, aspects administratifs, rédaction, exposés, soutenance, etc.) 1.4 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à se rendre disponible dans des délais raisonnables pour chacun de ses étudiants des cycles supérieurs. Lors des rencontres de travail, il s'engage à fournir une écoute active. 1.5 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à réagir aux travaux qui lui sont remis de façon constructive dans un délai raisonnable. 1.6 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à faire preuve de réalisme dans tous les aspects des études ou de la recherche entreprises par un étudiant. (Par exemple, ampleur du plan d'études, ampleur du sujet de recherche, échéanciers, nombre de contrats de recherche, nombre de charges d'enseignement, etc.) 1.7 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à discuter avec chaque étudiant des possibilités de financement des études, en vue d'en arriver à un arrangement consensuel. (Par exemple, bourses, salaires, contrats, nature de la source de financement, durée du financement, contraintes, risques, etc.) 1.8 Le directeur d'études ou de recherche s'engage à informer ses étudiants de tout facteur qui pourrait perturber ou retarder significativement l'avancement de leurs travaux. 1.9 Le directeur d'études ou de recherche s'engage, dans la mesure du possible, à offrir sa collaboration aux travaux du Comité des études supérieures (le mandat de ce comité est décrit à l'article 3.3). 1.10 Le directeur d'études ou de recherche s'engage, dans les cas pertinents, à encourager ses étudiants à présenter le fruit de leurs travaux ou de leurs recherches dans des colloques, conférences, etc., ou dans des revues appropriées et à faciliter la chose dans la mesure de ses moyens. 2 Engagements de l'étudiant des cycles supérieurs
La vie d'un étudiant des cycles supérieurs impose à celui-ci de nombreuses exigences professionnelles. Parmi celles-ci, citons: l'apprentissage de la démarche de recherche ou la réalisation de travaux d'envergure, le respect d'échéanciers, l'organisation et la révision continuelle du travail, la consignation écrite et régulière des travaux, la bonification des habiletés d'études, la préparation et la présentation d'exposés scientifiques aux différentes étapes des études ou de la recherche, la collaboration efficace et transparente avec les pairs, la démonstration d'un esprit critique, etc. Pour mener à terme toutes ces tâches, l'étudiant des cycles supérieurs prend les engagements suivants: 2.1 L'étudiant s'engage à adopter une attitude de prise en charge, de responsabilité et d'initiative face à ses études, à ses travaux et à la relation d'encadrement avec son directeur d'études ou de recherche. 2.2 L'étudiant s'engage à consacrer le temps de travail nécessaire à l'atteinte des objectifs et au respect des échéanciers fixés et discutés. 2.3 L'étudiant s'engage à être proactif en ce qui concerne les rencontres avec son directeur d'études ou de recherche. 2.4 L'étudiant s'engage à faire part, le plus tôt possible, de ses besoins et de ses attentes à son directeur d'études ou de recherche ou au Comité des études supérieures (le mandat de ce comité est décrit à l'article 3.3). Il s'engage à discuter des moyens à envisager pour combler, dans la mesure du possible, ses besoins et ses attentes. 2.5 L'étudiant s'engage à informer son directeur d'études ou de recherche de tout facteur qui pourrait perturber ou retarder significativement l'avancement de ses études ou de ses travaux. 2.6 L'étudiant s'engage à rechercher activement les différentes sources de financement qui lui sont accessibles. (Par exemple, bourses, etc.) 2.7 L'étudiant s'engage, dans la mesure du possible, à offrir sa collaboration aux travaux du Comité des études supérieures (le mandat de ce comité est décrit à l'article 3.3). 3 Engagements de la direction du département ou, selon le cas, du responsable de programmes d'études supérieures
La politique considère que la direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures est un intervenant majeur dans l'encadrement et la formation aux études supérieures. C'est en effet dans nombre d'activités et de stratégies du département ou du programme d'études supérieures (activités professionnelles, académiques, administratives, voire sociales) que se crée un environnement intellectuel et scientifique riche et diversifié propre aux études supérieures. Soucieux de la qualité de cet environnement, la direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures prend les engagements suivants: 3.1 La direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures s'engage à créer une structure permanente d'accueil, d'information et de conseil pour favoriser l'intégration des nouveaux étudiants. 3.2 La direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures s'engage à susciter et à appuyer des activités scientifiques départementales régulières (voire interdépartementales) visant à faire connaître les exigences des milieux scientifiques et des milieux de diffusion des résultats. (Par exemple, échanges, conférenciers, invités, colloques, séminaires, etc.) 3.3 La direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures s'engage à mettre en place un Comité des études supérieures. Le mandat de ce comité serait: 1) de proposer des solutions aux situations problématiques ou conflictuelles et de s'assurer de la mise en ouvre de celles-ci, 2) de proposer des améliorations aux procédures d'encadrement aux instances concernées. 3.4 La direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures s'engage par l'intermédiaire du coordonnateur des programmes d'études supérieures (CPES) à faire régulièrement un suivi administratif des dossiers des étudiants et à signaler tout écart à l'étudiant et à son directeur d'études ou de recherche. 3.5 La direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures s'engage à fournir à chaque étudiant des conditions matérielles de travail adéquates dans la mesure de ses moyens. 3.6 La direction du département ou le responsable de programmes d'études supérieures s'engage, dans la mesure du possible, à publiciser les diverses tâches contractuelles d'enseignement pouvant être remplies par des étudiants des cycles supérieurs. (Par exemple, tâche d'enseignement, surveillance d'examen, charge de cours, correction, encadrement des travaux pratiques, etc.) 4 Engagements de l'École Polytechnique
Afin de montrer sa détermination face à l'amélioration continuelle de la qualité de l'encadrement aux cycles supérieurs, l'École Polytechnique prend les engagements suivants: 4.1 Polytechnique s'engage à définir de façon explicite, en collaboration avec les différents intervenants, les compétences générales attendues d'un étudiant qui termine un DESS, une maîtrise cours, une maîtrise recherche ou un doctorat. 4.2 Polytechnique s'engage à organiser des activités régulières d'accueil et d'information pour les nouveaux étudiants des cycles supérieurs. 4.3 Polytechnique valorise la fonction pédagogique et académique de l'encadrement des étudiants des cycles supérieurs par son corps professoral et elle s'engage à faire reconnaître, à sa juste valeur, cette tâche dans la charge de travail des professeurs. 4.4 Polytechnique s'engage à organiser pour le corps professoral des activités de perfectionnement ou de ressourcement professionnel sur les habiletés d'encadrement ou encore des activités pouvant provoquer une réflexion sur la pratique d'encadrement. 4.5 Polytechnique s'engage à offrir chaque année aux étudiants des cycles supérieurs des activités de perfectionnement sur divers sujets reliés à la poursuite de leurs études ou de leur recherche. (Par exemple, ateliers sur la rédaction d'articles scientifiques, sur la préparation d'exposés ou de demande de bourses, etc.) 4.6 Polytechnique s'engage à fournir aux étudiants, aux directeurs d'études ou de recherche, aux directions de départements et aux responsables de programmes d'études supérieures des services administratifs efficaces. 4.7 Polytechnique s'engage à étudier, avec les parties impliquées, la mise en place de moyens devant servir à dépanner momentanément des étudiants placés dans des situations financières imprévisibles, dramatiques ou urgentes. 4.8 Dans un but formatif, Polytechnique s'engage, par l'entremise du Bureau d'appui pédagogique, à recueillir l'opinion des étudiants sur la qualité de l'encadrement qu'ils ont reçu et à remettre confidentiellement ces résultats aux directeurs d'études ou de recherche. Les opinions des étudiants seront recueillies quelques mois après la fin des études. 4.9 Polytechnique s'engage à fournir un bilan périodique de la qualité générale de l'encadrement aux cycles supérieurs. CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS La présente politique d'encadrement des étudiants des cycles supérieurs est constituée de principes directeurs. Dans ce contexte, les modalités d'application de cette politique sont laissées aux parties concernées et leurs spécifications devront faire l'objet de travaux futurs.Les engagements de la présente politique impliquent des efforts individuels et collectifs de toutes les parties concernées et visent l'amélioration continuelle de la qualité de l'encadrement des étudiants des cycles supérieurs. Suite aux commentaires reçus des diverses parties consultées ou concernées et aux discussions ayant eu lieu au sein même du comité, il a été convenu de proposer certaines recommandations en complément des engagements spécifiés dans la présente politique. Ces recommandations (qui ne sont ni exclusives ou limitatives) pourraient faire l'objet de futures discussions et potentiellement servir de guide à la définition de certaines modalités d'application associées à la présente politique. Ces recommandations sont les suivantes : - La rédaction des modalités générales d'application de la présente politique devrait être réalisée par un comité ad hoc relevant du responsable de l'application de cette politique, soit le directeur des affaires académiques et internationales, lequel ferait rapport au Conseil académique. Ces modalités devraient être approuvées par le Conseil académique. Ce comité aurait aussi pour mission d'identifier les éléments de modalités qui devront être laissés à certaines parties concernées (par exemple, les directions de départements ou responsables de programme des études supérieures) afin de respecter leur culture propre ou leur structure de fonctionnement spécifique. - Le Comité des études supérieures de chaque département ou programme devrait être formé par une majorité de professeurs dont le coordonnateur de programmes des études supérieures (CPES) et d'au moins un représentant des étudiants des cycles supérieurs. Les membres de ce comité se trouvant potentiellement en conflit d'intérêt concernant les sujets discutés devraient se retirer momentanément des travaux de ce comité. - Les situations problématiques ou conflictuelles rapportées au Comité des études supérieures devraient lui être présentées par écrit. - De façon concertée et dans la mesure de leurs moyens, Polytechnique, la direction du département ou le responsable de programmes des études supérieures et le directeur d'études ou de recherche devraient fournir à leurs étudiants des cycles supérieurs des ressources et du personnel techniques en nombre suffisant pour répondre aux besoins de leurs travaux. - Polytechnique devrait distribuer aux parties concernées une copie des lois et règlements en vigueur concernant les normes de santé et de sécurité en milieu de travail et faire en sorte que ceux-ci soient respectés, particulièrement dans le cadre d'études expérimentales réalisées par les étudiants des cycles supérieurs. 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mis à jour le 2012-08-24