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Documents officiels
Politique sur l’utilisation de la vidéosurveillance avec enregistrement dans les pavillons de Polytechnique |
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1 Identification 
2 Objet général
La présente politique a pour objet d’encadrer l’utilisation de la vidéosurveillance avec enregistrement aux pavillons principal, Claudette-MacKay-Lassonde, Pierre-Lassonde et J.-Armand-Bombardier de Polytechnique ainsi que dans les aires d’accès externes situées près de ceux-ci. 3 Fondement
Considérant que Polytechnique est une institution publique d’enseignement universitaire où circulent de façon régulière de nombreux professeurs, employés, étudiants et visiteurs, l’utilisation de vidéosurveillance avec enregistrement est motivée par l’existence de risques et de dangers potentiels et réels pouvant survenir dans ses différents pavillons. L’utilisation de vidéosurveillance avec enregistrement a pour but d’assurer la protection et la sécurité des personnes et des biens. Cette utilisation doit être effectuée dans le respect des lois applicables, dont notamment les dispositions légales applicables en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels qui peuvent être détenus par Polytechnique. 4 Cadre de référence
La présente politique est adoptée dans le respect des dispositions du Code civil du Québec, de la Charte des droits et libertés de la personne, L.R.Q., c. C-12, et de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c. A-2.1 portant notamment sur la protection de la vie privée et sur la protection des renseignements personnels. 5 Objectifs
La présente politique vise à définir les différentes règles applicables à la vidéosurveillance avec enregistrement à des fins de protection et de sécurité des personnes et des biens, dont la collecte, la conservation et la consultation des informations obtenues pour son utilisation et de clarifier les rôles et responsabilités des différents intervenants de Polytechnique à cet égard. Elle vise également à faire connaître à tous les membres de la communauté de Polytechnique lesdites règles. 6 Champ d’application
Cette politique s’applique à tous les équipements de vidéosurveillance avec enregistrement installés à Polytechnique et qui sont sous la responsabilité du Service de la sûreté institutionnelle. 7 Définition
Dans la présente politique, l’expression « équipements de vidéosurveillance avec enregistrement » est un terme général visant l’ensemble des systèmes, équipements ou appareils servant à la surveillance des lieux à partir de caméras et à l’enregistrement des images captées par celles-ci. Les termes « membres du Service de la sûreté institutionnelle » comprennent tout membre du personnel du Service de la sûreté institutionnelle de Polytechnique détenant un permis d’agent au sens de la Loi sur la sécurité privée, L.R.Q., c. S-3.5. 8 Règles générales
8.1 La vidéosurveillance ne peut pas servir à surveiller les agissements ou les comportements des membres de la communauté de Polytechnique, à moins que ces agissements ou comportements constituent ou puissent constituer une menace à l’intégrité ou à la sécurité des personnes ou des biens, ou constituent des comportements dérogatoires aux normes applicables. 8.2 Toute installation d’équipements de vidéosurveillance avec enregistrement ou toute modification aux équipements installés dans les pavillons de Polytechnique, doit préalablement être autorisée par le directeur du Service de la sûreté institutionnelle. 8.3 L’utilisation des équipements de vidéosurveillance avec enregistrement ne doit viser que la surveillance des lieux publics ou les aires communes de Polytechnique. Cependant, le responsable de la présente politique peut autoriser, après consultation auprès du secrétaire général, la surveillance d’autres lieux spécifiques de Polytechnique. 8.4 Seules les personnes dûment autorisées conformément à la présente politique ou aux lois applicables peuvent obtenir, utiliser ou visionner les informations enregistrées par vidéosurveillance. 8.5 Le directeur du Service de la sûreté institutionnelle doit s’assurer que les membres du service ont la formation requise pour assurer le bon fonctionnement des équipements de vidéosurveillance avec enregistrement. 8.6 Le Service de la sûreté institutionnelle doit prendre les mesures requises afin de s’assurer que les informations collectées ou enregistrées par vidéosurveillance sont traitées de façon confidentielle et conformément aux présentes règles et aux lois applicables. 8.7 Des affiches indiquant que, pour des raisons de sécurité, la vidéosurveillance avec enregistrement est utilisée dans les pavillons de Polytechnique, doivent être apposées sur les différents accès menant aux pavillons. 9 Visionnement des informations enregistrées par les équipements de vidéosurveillance
9.1 Tout membre du Service de la sûreté institutionnelle peut, en temps réel, visionner les informations captées par les équipements de vidéosurveillance. 9.2 Sur demande d’une personne à l’effet qu’un événement a porté atteinte à sa sécurité ou à son intégrité ou à celle de ses biens, tout membre du Service de la sûreté institutionnelle peut visionner les informations la concernant qui ont été enregistrées il y a moins de sept jours. Après ce délai, le visionnement de ces informations est possible si le directeur du service ou un adjoint opérationnel l’autorise. Chaque demande est étudiée au cas par cas par un membre du Service de la sûreté institutionnelle. 9.3 Un membre du Service de la sûreté institutionnelle peut visionner des informations qui ont été enregistrées, il y a moins de sept jours, s’il a un motif suffisant de le faire. Est notamment considéré comme un motif suffisant, la recherche de renseignement afin d’identifier ou de clarifier un événement où la sécurité ou l’intégrité d’une personne ou des biens a été ou aurait été atteinte. Après ce délai, le visionnement est possible si le directeur du service ou un adjoint opérationnel l’autorise. 9.4 Lorsqu’un visionnement permet d’identifier qu’un membre de la communauté de Polytechnique a porté atteinte à la sécurité ou l’intégrité d’une autre personne ou à des biens, le Service de la sûreté institutionnelle doit en aviser le secrétaire général. 10 Registre de visionnement
Tout visionnement d’informations enregistrées par les équipements de vidéosurveillance doit être consigné dans un registre tenu à cette fin. Ce registre contient la date et l’heure du visionnement, les informations visionnées, les motifs à l’appui de ce visionnement et le nom des membres du Service de la sûreté institutionnelle qui ont procédé à ce visionnement. 11 Communication à une tierce personne
L’enregistrement d’informations ne peut être communiqué que conformément aux conditions et modalités prévues par la Loi (L.R.Q. c.A-2.1). Le secrétaire général doit en être avisé préalablement. 12 Protection des informations enregistrées
Le Service de la sûreté institutionnelle doit prendre les mesures raisonnables afin d’assurer la conservation confidentielle des informations enregistrées. 13 Conservation des informations enregistrées
Les enregistrements sont conservés pendant un maximum de 45 jours. Si aucun incident n’est rapporté, le Service de la sûreté institutionnelle doit prendre les moyens nécessaires afin d’effacer par superposition ou détruire lesdits enregistrements. Si le responsable de la présente politique le juge nécessaire, pour toutes procédures, enquêtes ou actions de nature administrative ou légale, les enregistrements peuvent être conservés pour des périodes prolongées, conformément au calendrier de conservation en vigueur à Polytechnique. Le secrétaire général doit en être avisé. 14 Modification mineure à la politique
Toute modification mineure à la présente politique peut être effectuée par le directeur des ressources financières et matérielles, après consultation auprès du secrétaire général. L’Assemblée de direction est informée de la modification effectuée. 15 Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 26 avril 2012. |