Politique sur les relations avec les entreprises dérivées

Table des matières

0   Identification   

Titre : Politique sur les relations avec les entreprises dérivées

Responsable : le directeur de la recherche et de l'innovation

Approbations :

  • Recommandée par l'Assemblée de direction le 27 janvier 2004 (ADD-413-153)
  • Adoptée par le Conseil d'administration le 15 avril 2004 (CAD-974-5000)

1   Introduction   

Compte tenu des faits suivants :

  • les gouvernements ainsi que les organismes de subvention encouragent les actions d'innovation, de transfert et de valorisation de la recherche universitaire;
  • la création d'entreprises dérivées du milieu universitaire est un moyen efficace de transfert technologique;
  • Polytechnique a créé la société en commandite Polyvalor dans le but de favoriser la valorisation des résultats de la recherche à Polytechnique.

La présente Politique sur les relations avec des entreprises dérivées (la Politique) vise les objectifs suivants :

  • faciliter, dans le cadre de sa mission et dans la mesure des moyens de Polytechnique, le démarrage d'entreprises dérivées pertinentes;
  • assurer que les activités de commercialisation des résultats de la recherche se situent dans le prolongement de la mission de Polytechnique et aident à compléter et à renforcer la formation et la recherche;
  • gérer l'incubation des entreprises dérivées et la réalisation de projets de R-D en conformité avec les politiques établies ainsi que les ressources et espaces disponibles à Polytechnique;
  • gérer les situations de conflit d'intérêts impliquant le personnel et les étudiants1 de Polytechnique dans le cadre d'entreprises dérivées;
  • établir des principes et des règles de fonctionnement clairs afin d'assurer toute la transparence désirée pour de telles activités, en particulier en ce qui concerne l'implication des étudiants;
  • établir les responsabilités de toutes les personnes concernées et les bases d'entente, le cas échéant.

La Politique comporte deux volets distincts :

  • l'incubation d'entreprises dérivées au sein de Polytechnique;
  • l'implication des étudiants dans une relation avec une entreprise dérivée.

1Afin d'alléger la lecture de la Politique, le masculin est utilisé pour désigner toute personne sans distinction de genre.

2   Définitions   

2.1 Polytechnique

La Corporation de l'École Polytechnique de Montréal, lorsqu'il s'agit d'actes à portée légale où elle intervient par ses signataires autorisés, ou alors l'École Polytechnique en tant qu'entité universitaire lorsqu'il est question, par exemple, de ses résultats de recherche.

2.2 Entreprise dérivée

Entreprise créée spécifiquement pour exploiter commercialement des résultats de recherche issus de Polytechnique et ce, en vertu d'une entente entre l'entreprise et Polytechnique.

2.3 Incubation

Période durant laquelle Polytechnique accorde à une entreprise dérivée le privilège d'utiliser des laboratoires, équipements et autres ressources ou services de Polytechnique, dans ses murs, incluant ses espaces d'incubation, le cas échéant, en vertu d'une entente écrite entre l'entreprise dérivée et Polytechnique (« entente d'incubation »).

2.4 Contrat de R-D

Entente écrite, entre Polytechnique et l'entreprise dérivée, en vertu de laquelle Polytechnique s'engage à réaliser, en collaboration avec ce partenaire, un projet de R-D, sous la responsabilité d'un professeur.

2.5 Étudiant

Peut désigner un étudiant à la maîtrise ou au doctorat, un stagiaire post-doctoral ou un étudiant de 1er cycle impliqué dans un projet de recherche.

2.6 Projet de recherche

Projet de recherche spécifique à un professeur et/ou un étudiant qui, en partie ou en totalité, peut faire partie d'un contrat de R-D, ou qui peut faire l'objet d'une subvention ou d'une bourse d'études.

2.7 Chercheur

Pour les fins de la présente politique, le terme « chercheur » signifie un professeur2, un étudiant, un associé de recherche, un technicien, un auxiliaire de recherche, etc, de Polytechnique, impliqué dans une relation avec une entreprise dérivée.

Un chercheur peut être impliqué dans une telle relation :

  • par sa participation à la création d'une entreprise dérivée aux fins de commercialiser des résultats provenant de recherches le concernant;
  • par sa participation dans une entreprise dérivée comme actionnaire ou administrateur ou par sa rémunération ou son éligibilité à un revenu éventuel, alors qu'il est également chercheur relevant de Polytechnique;
  • par sa participation, à titre de chercheur, dans un contrat de R-D financé par une entreprise dérivée et/ou pour lequel l'entreprise détient certains droits quant aux résultats de recherche;
  • lorsque la réalisation du projet de recherche le concernant requiert une certaine collaboration ou cohabitation avec une entreprise dérivée, incubée ou non.

2Pour les fins de ce document, le terme « professeur » assimile aussi le terme « chercheur » utilisé comme statut d'emploi dans la convention collective des professeurs de Polytechnique.

2.8 Directeur d'études ou de recherche

Professeur de Polytechnique responsable de l'encadrement d'un étudiant aux cycles supérieurs réalisant son programme d'études, incluant son projet de recherche.

2.9 Directeur de projet

Professeur de Polytechnique responsable du contrat de R-D. Il peut aussi être directeur d'études ou de recherche.

2.10 Sigles utilisés

  • BRCDT : Bureau de la recherche et Centre de développement technologique
  • CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
  • FQRNT : Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies

3   Champs d'application   

Cette Politique s'applique à tous les membres de la communauté de Polytechnique.

4   Cadre de référence   

Les chercheurs et les entreprises dérivées sont tenus d'observer toute politique et tout règlement de Polytechnique applicable et, sans restreindre la généralité de ce qui précède, notamment :

Les chercheurs sont également tenus de respecter les politiques et les règlements des organismes de subvention tels que le CRSNG, FQRNT, etc., le cas échéant.

5   Responsabilités   

Le directeur de la recherche et de l'innovation est responsable de l'élaboration de la présente Politique, ainsi que de ses mises à jour.

Le directeur du BRCDT est responsable de l'application de la présente Politique. Le BRCDT maintient à jour et diffuse l'information destinée aux professeurs et aux étudiants de Polytechnique expliquant, notamment, les enjeux et les responsabilités associés à l'incubation d'une entreprise dérivée.

6   Incubation des entreprises dérivées   

6.1   Énoncés de principe   

6.1.1   Admissibilité   

Seule sera considérée pour fins d'incubation une entreprise dérivée, telle que définie à l'article 2.2 des présentes, dont les activités contribuent à la mission de Polytechnique et dont la légitimité peut être défendue devant l'opinion publique.

L'octroi du privilège d'incubation relève de la seule décision de Polytechnique, qui n'a aucune obligation à cet égard envers une entreprise dérivée.

6.1.2   Durée de l'incubation   

La durée de l'incubation correspond à une période transitoire qui prend fin au moment où l'entreprise dérivée a atteint une maturité et une autonomie suffisantes en recherche pour lui permettre d'opérer à l'extérieur des murs ou espaces d'incubation de Polytechnique. Cette période ne doit normalement pas excéder trois ans.

6.1.3   Place d'affaires   

Une entreprise dérivée ne peut avoir sa place d'affaires ou administrative dans les locaux de Polytechnique. L'entreprise dérivée ne peut utiliser le nom de Polytechnique à des fins publicitaires sans l'autorisation écrite du directeur de la recherche et de l'innovation.

6.1.4   Utilisation des ressources de Polytechnique   

L'utilisation de personnels, de locaux, d'équipements de recherche et de toutes autres ressources ou services doit, au préalable,

a) être convenue et approuvée avec le directeur de département concerné, et

b) faire l'objet d'une entente d'incubation entre Polytechnique et l'entreprise dérivée; une telle entente devra prévoir, pour Polytechnique, une contrepartie équitable. Polytechnique ne peut, durant la période d'incubation, garantir à l'entreprise l'accès aux laboratoires, équipements et autres ressources ou services en cas de conflit de travail, de catastrophe naturelle ou d'événement majeur imprévu.

6.2   Modalités d'application   

6.2.1   Entente d'incubation   

Le but d'une entente d'incubation est de préciser les règles générales de collaboration entre Polytechnique et une entreprise dérivée. Elle spécifie également les privilèges consentis par Polytechnique à cette entreprise dérivée. Cette entente d'incubation traite, notamment, des éléments suivants :

  • sécurité, normes et assurances;
  • accès aux locaux, services et autres ressources;
  • accès aux équipements de recherche et priorités d'utilisation;
  • compensation financière à Polytechnique;
  • statut du personnel de l'entreprise dérivée à Polytechnique, le cas échéant.

L'entente d'incubation doit être élaborée et signée avant le démarrage de l'incubation. Les signataires de l'entente d'incubation sont Polytechnique (représentant de la direction de l'École et directeur de département concerné) et l'entreprise dérivée.

6.2.2   Contrat de R-D   

Tout contrat de R-D relève de la Politique pour l'administration des fonds de recherche.

6.2.3   Implication du personnel de l'entreprise   

Polytechnique n'exerce aucune autorité sur le personnel de l'entreprise dérivée dans le cadre des activités d'incubation dans les locaux de Polytechnique. Ce personnel doit cependant se conformer aux directives de Polytechnique, notamment en ce qui touche les normes de santé, de sécurité, de confidentialité, etc., ainsi que les relations avec le personnel de Polytechnique.

Par ailleurs, le personnel de l'entreprise dérivée peut, de façon occasionnelle et avec l'autorisation préalable de Polytechnique (BRCDT et département concerné), participer directement à des travaux de recherche relatifs à un contrat de R-D financé par l'entreprise dérivée. Les modalités d'une telle participation seront précisées dans le contrat de R-D et Polytechnique exercera alors une autorité appropriée sur le personnel de l'entreprise dérivée qui y participe.

Polytechnique se réserve le droit, en tout temps, de refuser, résilier, renégocier ou réviser la participation directe dans les locaux de Polytechnique du personnel de l'entreprise dérivée s'il apparaît que des conflits surviennent ou pourraient survenir, notamment en raison du contexte de travail de Polytechnique.

6.2.4   Intervenants et rôles   

6.2.4.1 Entreprise dérivée

La gestion des activités de l'entreprise dérivée et de son personnel relève de sa seule responsabilité, est entièrement indépendante et distincte des activités de Polytechnique et n'engage aucunement la responsabilité de Polytechnique.

L'entreprise dérivée doit obligatoirement contracter des assurances appropriées et en faire parvenir copie à Polytechnique.

Le personnel de l'entreprise dérivée n'a aucune autorité sur le personnel de Polytechnique.

6.2.4.2 Direction de la recherche et de l'innovation

Toute entente d'incubation avec une entreprise dérivée doit être approuvée par le directeur de la recherche et de l'innovation de Polytechnique.

6.2.4.3 BRCDT

Le BRCDT négocie et administre les ententes d'incubation et les contrats de R-D. Le BRCDT doit, notamment, s'assurer que tous les coûts directs et indirects encourus dans le cadre de contrats de R-D soient facturés à l'entreprise dérivée et que Polytechnique reçoive une compensation juste et équitable de l'entreprise pour les coûts directs et indirects associés à l'incubation de cette entreprise dérivée.

6.2.4.4 Directeur de département

L'entente d'incubation et tout document relatif à celle-ci doivent être soumis à l'approbation du directeur de département concerné.

La signature du directeur de département signifie qu'il assume, dans l'exécution d'une entente d'incubation, une responsabilité portant principalement sur les points suivants :

  • Le directeur confirme que la réalisation de l'incubation est compatible avec les tâches, professorales ou autres, et les responsabilités régulières ou contractuelles du personnel de son département, en cours ou prévues;
  • Le directeur confirme la disponibilité des ressources d'infrastructure de son département prévues pour la réalisation de l'incubation et autorise leur utilisation;
  • Le directeur interviendra, avec l'appui du BRCDT, dans le règlement de problèmes risquant de compromettre le succès de l'incubation.

Si le directeur de département est lui-même impliqué dans l'entreprise dérivée au sens de l'article 2.7 des présentes, un professeur, qui pourrait être par exemple un membre de l'exécutif du département, sous réserve de l'approbation du directeur de la recherche et de l'innovation, agira en lieu et place du directeur de département, dans toute entente entre l'École et l'entreprise dérivée dans laquelle le directeur aurait des intérêts.

6.2.4.5 Personnel de Polytechnique

Tout personnel de Polytechnique (professeur, associé de recherche, technicien, auxiliaire de recherche, personnel de soutien, etc.) participant dans une entreprise dérivée faisant l'objet d'une entente d'incubation doit être l'un des signataires de cette entente.

Conformément aux politiques de Polytechnique à cet égard, tout personnel de Polytechnique impliqué dans une entreprise dérivée déclare les activités susceptibles de le placer, lors de situations réelles, potentielles ou apparentes, en situation de conflits d'intérêts relativement à cette entreprise dérivée.

Tout professeur impliqué dans une entreprise dérivée est responsable du respect des règlements et normes des organismes de subvention dans le contexte de son implication dans l'entreprise dérivée.

7   Implication des étudiants   

7.1   Énoncés de principe   

7.1.1   Direction d'un projet de recherche   

Dans la poursuite de son programme d'études ou de formation, l'étudiant ne relève que de Polytechnique et travaille sous la responsabilité de son directeur d'études ou de recherche.

Les travaux confiés à un étudiant dans la réalisation de son projet de recherche doivent être compatibles avec la poursuite de ses objectifs de formation et ne comporter aucune restriction susceptible de nuire à sa progression dans son programme d'études. Entre autres, l'étudiant doit avoir la possibilité de publier des éléments suffisants de ses résultats de recherche dans un délai raisonnable afin de satisfaire les exigences académiques.

Tout projet de recherche réalisé par un étudiant en collaboration avec une entreprise dérivée doit faire l'objet d'une entente spécifique entre Polytechnique et cette entreprise, et cette entente doit être élaborée et signée avant le démarrage du projet de recherche.

7.1.2   Application de la Politique sur la propriété intellectuelle technologique   

Lorsqu'un étudiant participe à un contrat de R-D par lequel l'entreprise dérivée détient des droits sur la propriété intellectuelle, la « Politique sur la propriété intellectuelle technologique » est appliquée.

Les droits sur les résultats et la propriété intellectuelle découlant de la recherche sont traités dans le contrat de R-D de façon à s'harmoniser avec toute disposition antérieure ou licence intervenue entre Polytechnique, Polyvalor, l'entreprise dérivée et l'étudiant, le cas échéant.

7.1.3   Ententes spécifiques   

Toutes les dispositions contractuelles touchant un étudiant sont contenues dans une entente spécifique à un projet de recherche. L'entreprise, seule et par elle-même, ne fait signer à un étudiant aucun document contractuel qui touche son programme d'études, incluant son projet de recherche.

L'étudiant appelé à participer à la réalisation d'un projet de recherche avec une entreprise dérivée, comportant des restrictions relatives à la divulgation des résultats et à la confidentialité des données appartenant à cette entreprise, doit en être informé avant de s'engager dans ce projet, obtenir l'accord de tous les responsables académiques dont il relève et signifier, par écrit (entente spécifique), qu'il accepte de respecter les dispositions prévues au contrat de R-D intervenu entre Polytechnique et l'entreprise dérivée (les dispositions qui le concernent lui seront explicitement présentées).

7.1.4   Conflit d'intérêts   

Tout conflit d'intérêts de l'étudiant ou de son directeur d'études ou de recherche résultant de l'implication de l'un ou de l'autre dans une entreprise dérivée, sera traité conformément aux règlements généraux des études supérieures de l'École Polytechnique et aux politiques en vigueur à cet effet (voir Cadre de référence, section 4).

7.2   Modalités d'application   

7.2.1   Entente spécifique   

Le but d'une entente spécifique est de préciser toutes les dispositions contractuelles touchant un étudiant dans un projet de recherche réalisé en collaboration avec une entreprise dérivée. Cette entente spécifique traite, notamment, des éléments suivants :

  • partenariat industriel et implication de l'étudiant;
  • rémunération de l'étudiant et frais de support à la recherche, le cas échéant;
  • antériorités de recherche;
  • divulgation d'innovations, brevets et commercialisation;
  • droits de l'étudiant, de Polytechnique et de l'entreprise dérivée sur les résultats de la recherche;
  • confidentialité des données de l'entreprise et, le cas échéant, des résultats de la recherche;
  • publications et droits d'auteur.

L'entente spécifique doit être élaborée et signée, normalement, avant le démarrage du projet de recherche.

Les signataires de l'entente spécifique sont l'étudiant, le directeur d'études ou de recherche, le directeur de projet, le cas échéant, Polytechnique (BRCDT et directeur de département) et l'entreprise dérivée.

7.2.2   Intervenants et rôles   

7.2.2.1 Entreprise dérivée

L'entreprise dérivée participe à l'élaboration d'une entente spécifique avec Polytechnique, l'étudiant, son directeur d'études ou de recherche, le directeur de projet, le cas échéant, et le directeur de département.

7.2.2.2 BRCDT

Le BRCDT élabore, négocie, signe et administre toute entente spécifique entre l'étudiant, son directeur d'études ou de recherche, le directeur de projet, le cas échéant, le directeur du département et l'entreprise dérivée. Le BRCDT s'assure qu'une telle entente spécifique intervient préalablement à l'implication de l'étudiant dans cette entreprise dérivée. Cette entente spécifique comporte toutes les dispositions contractuelles touchant l'étudiant.

Le BRCDT fournit à l'étudiant et au professeur les analyses et les conseils relatifs aux relations avec les entreprises dérivées concernant les contrats de R-D et la réalisation de projets de recherche en collaboration avec de telles entreprises.

7.2.2.3 Directeur de département

Toute entente spécifique relative à l'implication d'un étudiant dans un projet de recherche avec une entreprise dérivée est soumise à l'approbation du directeur de département concerné.

La signature du directeur de département signifie qu'il assume, dans l'exécution du projet de recherche avec une entreprise dérivée, une responsabilité portant principalement sur les points suivants :

  • Le directeur de département confirme que la réalisation du projet de recherche est compatible avec les tâches, professorales ou autres, et les responsabilités régulières ou contractuelles du personnel de son département, en cours ou prévues
  • Le directeur de département interviendra, avec l'appui du BRCDT, dans le règlement de problèmes risquant de compromettre le succès du projet de recherche dans le contexte de l'entente spécifique et conformément aux règlements généraux des études supérieures de Polytechnique et des politiques en vigueur à cet effet
  • Le directeur de département doit s'assurer que toute situation de conflit d'intérêts de personnes au sein de son département relativement à l'entreprise dérivée est prise en compte. Il doit notamment transmettre une copie de toute divulgation de conflits d'intérêts qui lui est confiée par un professeur ou un étudiant au BRCDT (pour dépôt au dossier de l'entreprise), ainsi qu'une copie au Bureau des affaires professorales (pour dépôt au dossier du professeur) ou au Registrariat (pour dépôt au dossier de l'étudiant), selon le cas

Si le directeur de département est lui-même impliqué dans l'entreprise dérivée au sens de l'article 2.7 des présentes, un professeur, qui pourrait être par exemple un membre de l'exécutif du département, sous réserve de l'approbation du directeur de la recherche et de l'innovation, agira en lieu et place du directeur de département, dans toute entente entre l'École et l'entreprise dérivée dans laquelle le directeur aurait des intérêts.

7.2.2.4 Professeur

Le professeur doit démontrer à son directeur de département qu'il établit une distinction très nette entre sa fonction universitaire et son implication dans une entreprise dérivée. Le professeur divulgue par écrit à son directeur de département les activités susceptibles de le placer, lors de situations réelles, potentielles ou apparentes, en situation de conflit d'intérêts relativement à une entreprise dérivée.

7.2.2.5 Directeur de projet

Le directeur de projet informe au préalable le ou les chercheurs impliqués dans un projet de recherche réalisé en collaboration, du contexte partenarial du contrat de R-D, de tout droit de propriété intellectuelle auquel l'entreprise dérivée pourrait prétendre relativement aux résultats de recherche et de toute exigence relative à la confidentialité.

Le directeur de projet participe à l'élaboration d'une entente spécifique entre Polytechnique, l'entreprise, l'étudiant, le directeur d'études et de recherche, le cas échéant, et le directeur de département.

7.2.2.6 Directeur d'études ou de recherche

Le directeur d'études ou de recherche fournit à l'étudiant un encadrement qui ne saurait souffrir de son implication dans une entreprise dérivée.

Le directeur d'études ou de recherche informe l'étudiant, préalablement à son implication, du contexte partenarial de son projet de recherche, de tout droit de propriété intellectuelle auquel l'entreprise dérivée impliquée pourrait prétendre relativement aux résultats de recherche et de toute exigence relative à la confidentialité.

Le directeur d'études ou de recherche participe à l'élaboration d'une entente spécifique entre Polytechnique, l'entreprise, son étudiant, le directeur de projet, le cas échéant, et le directeur de département.

7.2.2.7 Étudiant

L'étudiant obtient l'information relative au contexte dans lequel se déroulera son projet de recherche. Il pose les questions appropriées à son directeur d'études ou de recherche, entre autres, sur les points suivants :

  • antériorités de recherche;
  • partenariat industriel et implication de l'étudiant;
  • rémunération;
  • droits de tiers sur les résultats;
  • confidentialité des résultats;
  • publications et droits d'auteur;
  • divulgation d'innovations, brevets et commercialisation;
  • l'application des politiques de Polytechnique au déroulement de son projet de recherche.

L'étudiant participe à l'élaboration d'une entente spécifique entre Polytechnique, l'entreprise, son directeur d'études ou de recherche, le directeur de projet, le cas échéant, et le directeur de département.

Par ailleurs, tout étudiant participant à une entreprise dérivée faisant l'objet d'une entente d'incubation doit être l'un des signataires de cette entente.

Conformément aux politiques de Polytechnique à cet égard, tout étudiant participant à une entreprise dérivée déclare par écrit à son directeur de département les activités susceptibles de le placer, lors de situations réelles, potentielles ou apparentes, en situation de conflits d'intérêts relativement à cette entreprise dérivée.

En conformité avec la Politique sur la propriété intellectuelle technologique, tout étudiant de Polytechnique s'engage à divulguer par écrit au BRCDT, dans les meilleurs délais, toute innovation technologique découlant des résultats de son projet de recherche, pour laquelle des étudiants et/ou du personnel de Polytechnique ont apporté une contribution à titre d'inventeur, d'auteur, ou d'exécutant, quel que soit le lieu de son élaboration.


   mis à jour le 2004-04-30