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Documents officiels
Politique d'acceptation des dons et commandites (format PDF) |
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0 Identification 
1 Principes de base
La Fondation assume la responsabilité d'émettre des reçus officiels pour fins d'impôts en accord avec les lois des gouvernements provinciaux et fédéraux. Le numéro d'enregistrement de la Fondation, à titre d'organisme de charité officiel, est 10183 5502 RR 0001. En accord avec la présente politique et des lois en vigueur, tous les dons reçus par l'École ou en son nom par tous ses services, départements et organismes affiliés devraient être transmis à la Fondation, qui encaisse ces dons et émet des reçus aux donateurs.. .De plus, la Fondation tient un registre officiel de tous les dons encaissés. Toutefois, cette politique ne s'applique pas à l'Association des Diplômés de Polytechnique, ni aux associations d'étudiants de Polytechnique, ni aux initiatives étudiantes entreprises par des étudiants de Polytechnique. Il est important que la Corporation de l'École Polytechnique adopte officiellement cette politique de façon à assurer un traitement identique et équitable à tous les donateurs. Cette procédure fait en sorte que tout donateur qui effectue un don est traité de façon équitable et reçoit le remboursement auquel il a droit selon le type de contributions et les lois en vigueur. La Politique d'acceptation des dons et commandites sert à régir l'acceptation des dons à la Fondation, quelque soit la nature de ces dons. Les dons et commandites doivent permettre à la Fondation d'aider l'École à remplir sa mission d'enseignement, de recherche et de service à la communauté et, de plus, d'aider financièrement les étudiants inscrits à l'École. Le principe fondamental de la politique d'acceptation des dons/commandites fait en sorte que la sauvegarde de la liberté universitaire et son exercice soient garantis face à un don et une commandite, de façon à ce que les contributions ne fassent que renforcer cette politique en permettant de nouvelles opportunités au plan universitaire. La politique doit permettre :
2 Acceptation des dons et commandites
2.1 Admissibilité des dons
Sont admissibles les dons et commandites faits sous les formes suivantes :
2.2 Dons et commandites assortis de conditions
Lorsque les conditions liées à un don ou commandite sont jugées administrativement difficiles, comme pouvant entraver la liberté universitaire ou n'étant pas dans le meilleur intérêt de l'École, la direction de la Fondation en consultation avec la direction de l'École, peut recommander que les termes de la contribution soient révisés ou que la contribution soit refusée si les conditions ne peuvent être modifiées. Dans le cas de bourses ou d'aide financière, des conditions qui par désignation spécifique requièrent l'exclusion ou exercent une discrimination à l'égard de certains groupes, à moins qu'une telle exclusion ait pour conséquence de favoriser un ou plusieurs groupes et que cette conséquence soit approuvée dans le plan institutionnel et soit jugée équitable, ne seront pas acceptables. De plus, une stipulation désignant un récipiendaire spécifique ne sera pas acceptée. 2.3 Acceptation de dons et commandites
L'École et la Fondation peuvent accepter ou refuser toute contribution. Toutefois, l'encaissement de tous les dons et commandites se font via la Fondation quel que soit l'usage spécifique mentionné. En accord avec la politique de reconnaissance, la décision ultime d'accepter ou de refuser toute proposition de nommer une reconnaissance liée à un don ou d'espace lié à une commandite revient à l'École. De ce fait, l'acceptation d'un don ou commandite qui implique une proposition de nommer une reconnaissance ou un espace est conditionnelle à l'acceptation finale de l'École. Lorsqu'il y a négociation ou pourparler pour un don ou une commandite, les personnes impliquées au niveau de l'École doivent consulter la Fondation surtout lors des situations suivantes :
Tous les dons et commandites destinés à l'École doivent être reconnus et enregistrés par la Fondation. La première reconnaissance consiste en un reçu officiel de charité accompagné d'une lettre préparée par la Fondation. Ces documents sont reconnus comme étant l'acceptation officielle du don, dans les conditions présentées. Les contributions faites sous forme d'actions/titres seront comptabilisées au prix moyen de vente la journée de la transaction et du transfert. En accord avec la politique de la Fondation, les actions sont liquidées à la première opportunité. Les intentions de dons testamentaires (legs) seront conservées à la Fondation qui sera responsable de la réception de ces derniers. La Fondation avisera la direction de l'École lorsqu'un legs sera reçu et réciproquement. De plus, la Fondation avisera aussi la direction de l'École pour les intentions concernant les polices d'assurance, les contrats de rente viagère et les ententes fiduciaires. 2.4 Réception des dons et commandites
Tous les dons admissibles, reçus par la Fondation, seront accompagnés d'un reçu d'impôt officiel à moins qu'un donateur indique spécifiquement qu'il ne désire pas en recevoir. Par conséquent, au sens de la loi pour qu'un organisme puisse émettre un reçu de charité, il doit avoir encaissé un don. Ce qui signifie que pour qu'un donateur puisse recevoir un reçu d'impôt de la Fondation, son don doit être remis à la Fondation. Aussi le fait de remettre tous les dons et commandites par la Fondation contribue plus spécifiquement à deux choses :
Il est donc très important et vital que la Fondation agisse, autant que possible, comme seul véhicule officiel de tous les dons et commandites destinés à Polytechnique. Les reçus de charité seront délivrés pour l'année au cours de laquelle les dons ont été reçus. Dans le cas de la réception d'un don après le 31 décembre, le sceau de la poste sera considéré comme date à laquelle le don a été effectué. De plus, les reçus sont émis au nom du donateur seulement. Pour un don par carte de crédit, le reçu sera émis au nom du titulaire de la carte utilisée et pour un don par chèque, le reçu sera émis au nom apparaissant sur le chèque comme détenteur du compte. L'École enregistre plusieurs rentrées de fonds qui ne sont pas des dons de charité; par exemple : des droits de scolarité des étudiants, des subventions et contrats de recherche. Un reçu ne peut être émis pour ces genres de paiements et ils ne sont donc pas touchés par cette politique. Par contre, dans le cadre des contrats de recherche octroyés par des compagnies à l'École, il serait préférable d'informer la Fondation de ceux-ci afin qu'elle puisse prendre en considération ces activités avant de solliciter ces mêmes compagnies. 3 Politique générale et administration
En consultation avec la direction de Polytechnique, la Fondation doit s'assurer que toute sollicitation soit faite en fonction des besoins prioritaires de l'École et corresponde à la mission de l'établissement décrit. L'établissement d'un don désigné au nom du donateur requiert une confirmation écrite du donateur et la promesse de dons étalés sur plusieurs années sous forme de contrat/entente et contresigné par la direction de la Fondation. Lorsqu'un don destiné à la création d'une chaire est reçu, une copie des attributions de la chaire et du contrat liant les deux parties doivent être conservées à la Fondation et à l'École pour fins de suivi au niveau de la comptabilisation, le cas échéant, et des transferts des sommes reçues au fur et à mesure ainsi que les rappels de versements. Toutes les négociations ou pourparler relatifs aux dons en nature, incluant les dons de propriété, les livres, les biens mobiliers, les ordinateurs et les oeuvres d'art doivent être gérés par l'École et la Fondation conjointement, étant donné que cette dernière devra soumettre l'item à une évaluation par une tierce partie afin d'octroyer la juste valeur pour fins du reçu d'impôt. Toutes les bourses et aides financières aux étudiants doivent être gérées par l'École et la Fondation conjointement pour s'assurer des priorités des divers départements et des besoins afin d'attirer et récompenser les meilleurs étudiants. Toutefois, une fois acceptés ces dons sont gérés financièrement par la Fondation qui s'en remet à l'École pour mettre sur pied les jurys et pour procéder au choix des boursiers. Les dons capitalisés doivent inclure une clause qui donne à la Fondation la possibilité de changer les conditions originales si celles-ci devaient cesser d'être applicable, afin d'orienter le don, tout en essayant de conserver l'idée initiale du donateur, au programme qui sera le plus prioritaire. De plus, tous les fonds capitalisés reçus devront être investis de manière à ce que le capital initial demeure entier. Aussi le rendement devra être suffisant pour procurer un soutien financier à l'activité désignée par le donateur et convenu lors de la signature de l'entente. Ultimement, la croissance du capital devrait compenser les effets de l'inflation au fil des années. Il faut donc s'assurer de maintenir des placements conservateurs mais sécuritaires pour respecter les intentions des donateurs qui désirent établir des fonds de dotation qui seront inaliénables et ainsi en assurer la pérennité. 4 Politique de comptabilisation des contributions
Dans un esprit de transparence et en vue d'accroître les dons et de maintenir la confiance de nos partenaires à l'égard de Polytechnique, il est essentiel d'établir clairement les méthodes administratives et les critères qui sont à la base de la comptabilisation des contributions découlant des campagnes de la Fondation. Tous les dons reçus par la Fondation pendant une campagne annuelle donnée sont comptabilisés dans les résultats de celle-ci et la période couverte est par conséquent du 1er juin au 31 mai, soit l'année financière de la Fondation. Tous les dons reçus par la Fondation pendant le cours d'une campagne spéciale sont comptabilisés dans les résultats de cette même campagne pour laquelle la période s'étendra du lancement officiel de celle-ci jusqu'à l'événement de clôture officielle. La direction de la Fondation est responsable de la gestion de cette politique, de la mise à jour de la liste des dons à comptabiliser et de la transmission de l'information pertinente au personnel affecté à la comptabilisation des dons ainsi qu'au responsable de la gestion de l'information et de la recherche qui gère le système de gestion des dons. Ainsi, tous les dons sont inscrits au fichier informatique des donateurs sous les codes spécifiques de chaque campagne. De plus, les dons effectués lors d'une campagne spécifique mais étalés sur plusieurs versements ne sont comptabilisés que dans la campagne dans laquelle ils ont été engagés et ce en entier même si des sommes sont versées sur plusieurs années (méthode recommandée par CCAE et CASE). Par contre, pour ces dons les reçus d'impôt sont émis uniquement pour la somme versée dans l'année en cours. 4.1 Exemples de dons crédités à une campagne
4.2 Exemples de dons non crédités à une campagne
5 Glossaire et définitions
Campagne de capitalisation : collecte de fonds spécifique destinée à solliciter des dons, pour constituer des ressources financières auprès d'un nombre précis de donateurs les mieux placés pour donner à des projets établis selon des priorités spécifiques. Commandite : soutien accordé à un organisme ou à un établissement en vue d'en retirer une visibilité, une identification à un produit en nommant un espace, ou tout autre avantage direct. Il n'y a pas d'émission de reçu pour fins d'impôt dans le cas des commandites. Contrat de recherche : sommes destinées à financer une recherche spécifique et fait en accord avec les conditions générales de tel contrat établi avec l'École. Il n'y a pas d'émission de reçu pour fins d'impôt dans de tel cas. Don : tout don sous forme d'espèces, chèque, en nature, legs et police d'assurance à la Fondation. Un reçu d'impôt est émis pour la valeur totale du don si la reconnaissance ou la valeur reçue en retour par le donateur n'excède pas 10% du don ou 75 $, le moindre des deux montants. Si la valeur que le donateur reçoit en retour excède le moindre de ces montants, le reçu sera amputé de la somme qui excède la limite permise par les lois. La valeur du bien ou service reçu par le donateur est calculée selon le coût réel que ce dernier aurait dû défrayer pour se le procurer en temps normal. Don majeur : les dons majeurs sont des dons de 25 000 $ et plus faits par des individus, des entreprises ou des fondations. Cette somme est le montant minimum requis pour créer un Fonds de dotation désigné par un donateur. Puisque ces dons découlent de relations étroites entretenues par la direction de l'École et de la Fondation, incluant les bénévoles actifs, il est très important de resserrer de façon significative au cours des ans leurs liens avec les auteurs de ces dons. Fidélisation (cultivation) : ensemble des activités qui peuvent amener des donateurs éventuels et actuels à s'intéresser à des priorités institutionnelles. Les événements spéciaux permettant de raffermir les liens et de faciliter une communication efficace avec les donateurs doivent avoir lieu avant et après les sollicitations. Lors de ce processus trois choses doivent être prises en considération : le lien du donateur avec l'École, son habilité à faire un don et son intérêt face à certains projets. Promesse de don : confirmation écrite qu'un don sera fait à la Fondation ou étalé sur un nombre d'année ou sur un nombre de paiements durant une période de temps déterminée. Reconnaissance : ensemble des efforts fait pour assurer que les intérêts du donateur soient pris en considération après le don et que le donateur reçoive une reconnaissance adéquate pour le type de don qu'il a fait. Reçu d'impôt officiel : document officiel remis par la Fondation au donateur. Celui-ci inclus le numéro d'enregistrement donné par Revenu Canada, une déclaration de la valeur du don, la date du don et la date d'émission du reçu, le nom et les coordonnées du donateur, un numéro pré imprimé séquentiel pour fins de registre officiel selon les lois en vigueur. Ces reçus sont acceptés par les gouvernements provinciaux et fédéraux dans les déclarations annuelles faites par les contribuables pour fins d'impôt non remboursables. |