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Documents officiels
Politique et modalités d'application concernant l'achat de biens et services |
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1 Identification 
2 Objectif
La politique vise à permettre à Polytechnique d'acquérir des biens et services de qualité et au meilleur coût compte tenu des exigences et conditions du marché, dans le respect des lois et des accords applicables. La politique soutient la transparence dans les processus contractuels, le traitement intègre et équitable des concurrents, la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d'offres, la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tient compte des orientations de Polytechnique en matière de développement durable et d'environnement, la mise en œuvre de systèmes d'assurances de la qualité, la reddition de comptes fondée sur l'imputabilité des dirigeants et sur la bonne utilisation des fonds publics. La politique définit les responsabilités des différents intervenants. 3 Champs d'application
La présente politique a pour objet d'établir les principes et les modalités générales, en matière d'acquisition de biens et services, les contrats de travaux de construction, les contrats de partenariat public-privé qui comportent ou non une dépense de fonds publics pour toute unité administrative de Polytechnique sans égard à la nature ni à la provenance des fonds permettant ces acquisitions. Les professeurs et le personnel qui participent au cycle d'approvisionnement sont régis par cette politique. 4 Cadre juridique
5 Définitions
5.1 Appel d'offres
L'expression « appel d'offres » est un document produit par les Approvisionnements et selon lequel des fournisseurs potentiels ont l'occasion de présenter une soumission pour fournir les biens ou services requis par Polytechnique et satisfaire les besoins exprimés par un demandeur (voir article 5.7). L'appel d'offres sur invitation est un document écrit adressé directement à des fournisseurs (généralement au moins trois) les invitant à soumissionner pour la fourniture de biens et services. L'appel d'offres public est un document écrit publié sur le système électronique d'appel d'offres approuvé du Gouvernement du Québec pour les appels d'offres. 5.2 Approvisionnements
Le mot « Approvisionnements » fait référence au secteur Approvisionnements du Service des finances de Polytechnique dont l'adjoint à la direction du Service des finances - Approvisionnements est le cadre responsable. 5.3 Comité de sélection
Le comité est composé d'un secrétaire chargé d'en coordonner les activités et d'au moins 3 membres dont un doit être externe à Polytechnique à moins que le dirigeant, s’il le juge justifié, décide d’autoriser une dérogation à cette exigence. L'adjoint à la direction du Service des finances - Approvisionnements est membre d'office du comité. Il nomme les autres membres dont normalement un est le demandeur ou son représentant. En l’absence de l’adjoint à la direction du Service des finances - Approvisionnements, une personne désignée par la direction du Service des finances agit comme remplaçant. De façon générale, le rôle du comité de sélection est le suivant :
Dans le cas de contrats visant ou comportant l'acquisition de logiciel ou de matériel informatique, un représentant du Service informatique doit faire partie du comité de sélection. 5.4 Concurrence
Le mot « concurrence » signifie de mettre en compétition le plus large bassin possible de produits et de fournisseurs afin d'obtenir, aux meilleures conditions, des produits et services de qualité. 5.5 Construction
Le mot « construction » comprend l'érection, l'édification, l'aménagement, le réaménagement, la rénovation, la réfection, la réparation, ou la démolition d'un ouvrage, ou tout travail comportant la fourniture et l'installation de biens et requérant une main d'oeuvre spécialisée relevant d'entrepreneurs généraux et d'entrepreneurs spécialisés excluant :
5.6 Contrat
Tout document signé avec une firme en vue de l'acquisition de biens et services pour Polytechnique. 5.7 Demandeur
Un membre de Polytechnique qui requiert l’acquisition d’un bien ou d’un service. 5.8 Dirigeant de Polytechnique
Le dirigeant de Polytechnique est le Conseil d'administration ou le membre de la direction supérieure désigné par règlement pour remplir les fonctions devant être exercées par le dirigeant de l'organisme au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics. 5.9 Firme
Une personne morale de droit privé à but lucratif, une société en nom collectif, en commandite ou en participation, une entreprise individuelle ou une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées. N’est pas assujetti à la présente politique, tout contrat conclu avec un organisme public. 5.10 Services professionnels reliés à la construction
Les services professionnels reliés à la construction comprennent les études, la préparation de plans et devis, le contrôle des matériaux et la surveillance des travaux relatifs à la construction. 5.11 Surplus
Bien meuble qui n'est plus utile à la personne à qui il a été attribué mais qui peut être encore utilisé pour satisfaire un besoin, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'École. 5.12 Rebut
Déchet, débris et tout ce qui est considéré comme non utilisable sans transformation. Un rebut peut donc être recyclable ou non. 6 Achat de biens et services généraux
Seuls les Approvisionnements sont habilités à effectuer des achats de biens et de services au nom de Polytechnique quelle que soit la source de financement. La présente politique favorise la concurrence et la recherche du meilleur produit et service en tenant compte du prix, de la qualité, du délai de livraison, du service après-vente et des privilèges définis dans les critères d'adjudication prévus aux appels d'offres. Les Approvisionnements sont à la disposition de tous les centres, départements, instituts et services pour les conseiller au besoin. Dans l'intérêt de Polytechnique et du demandeur, les Approvisionnements se réservent le droit de négocier en tout temps avec d'autres fournisseurs que ceux suggérés par le demandeur. Si le fournisseur retenu est différent de celui suggéré, les Approvisionnements aviseront au préalable le demandeur en indiquant les motifs et justifications du changement. Tout achat de biens et services doit être fait selon les normes de Polytechnique. 6.1 Approvisionnement responsable
Bien meuble qui n'est plus utile à la personne à qui il a été attribué mais qui peut être encore utilisé pour satisfaire un besoin, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'École. Consciente que le développement durable repose sur les trois pôles que sont l’environnement, l’économie et le social, Polytechnique favorise les entreprises qui, non seulement satisfont pleinement aux obligations juridiques et conventionnelles qui lui sont applicables, mais qui intègrent, aussi en tant qu'investissement stratégique, les dimensions environnementales, sociétales et économiques dans ses politiques globales. Polytechnique cherche à effectuer des choix de produits et services qui minimisent sur tout leur cycle de vie leurs impacts environnementaux et sociaux négatifs. Polytechnique le fera notamment en favorisant les produits et services qui minimisent l’exploitation et la consommation des ressources naturelles, évitent la production de rebuts et réduisent les risques de contamination des milieux de vie. Polytechnique veille à ce que les droits des travailleurs faisant partie des chaînes d’approvisionnement soient respectés. Polytechnique privilégie les produits et services susceptibles de créer et maintenir des emplois de qualité. La performance supérieure d'un fournisseur en matière de gestion écologique de ses activités, de ses produits et services constitue un avantage concurrentiel. Polytechnique privilégie l'acquisition de produits dans une perspective de cycle de vie (ISO 14044) et les fournisseurs qui ont implanté une approche manufacturière visant la protection de l'environnement et s'inspirant de la série des normes ISO 14000, lorsqu'applicables. Dans le cadre de leur proposition, il est donc demandé aux fournisseurs de :
Polytechnique peut à cet égard limiter l'accès aux appels d'offres à ces fournisseurs ou encore appliquer à leur égard une marge préférentielle. Polytechnique peut exiger de ses fournisseurs de se conformer à des normes relatives au développement durable ou encore appliquer à leur égard une marge préférentielle d'au plus 10 %. Le pourcentage de marge préférentielle qui est appliqué doit être indiqué dans les documents d'appel d'offres. Polytechnique s’engage à mettre en œuvre des mesures concrètes afin de mesurer l’amélioration des pratiques d’approvisionnement et à répondre de façon satisfaisante aux questions sur l’adoption et la mise en pratique d’un approvisionnement responsable. L’atteinte de cibles qualitatives et quantitatives sera divulguée et fera partie intégrante d’un rapport annuel. 6.2 Interdiction de scinder
Un demandeur ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d'éluder l'obligation de recourir à la procédure d'appel d'offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la présente politique. 6.3 Éthique, transparence et intégrité
Tout intervenant impliqué dans une activité d’approvisionnement ou de disposition d’un bien excédentaire doit agir de bonne foi et, notamment, dénoncer toute pratique malhonnête ou irrégulière. Il doit éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts. À ce titre, les membres du personnel de Polytechnique ont l’obligation de respecter et de divulguer tout conflit conformément au Règlement sur les conflits d’intérêts des membres du personnel de Polytechnique. La politique interdit toute forme de remises personnelles de la part des fournisseurs vers les responsables et le personnel des unités administratives. 6.4 Import-export
Les Approvisionnements sont responsables de l’importation et de l’exportation. Ils exécutent toutes les transactions faites à l'extérieur du pays incluant l'entrée d'échantillons. Les honoraires du courtier en douanes de Polytechnique doivent être défrayés par le demandeur 6.5 Promotion du français
Toutes les étapes du processus d’acquisition doivent se dérouler en français. Les documents d’acquisition et ceux qui accompagnent les biens et services, ainsi que les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, doivent être en français. De plus, lorsque l’emploi d’un produit ou d’un appareil nécessite l’usage d’une langue, celle-ci doit être le français, conformément à la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnements, de services et de travaux de construction des organismes publics du réseau de l’éducation. 6.6 Partenariat public-privé (PPP)
La Politique cadre sur les partenariats publics privés du gouvernement du Québec précise les principes et le cadre opérationnel qui gouvernent la réalisation de projets en mode PPP. Un partenariat public-privé est un contrat :
De telles ententes peuvent s'appliquer à des projets d'infrastructures ou d'équipements ou encore à la prestation de services et impliquer une participation au financement de la part des entreprises privées. Avant d'entreprendre le développement d'un projet de partenariat, l'initiateur du projet doit en informer le directeur des ressources financières et matérielles qui verra à prendre les dispositions nécessaires à l'avancement du projet. 6.7 Regroupement d'achats
Dans le cas de biens ou services visant l'ensemble de Polytechnique, les Approvisionnements déterminent les besoins de l'ensemble des unités administratives (exemple : fournitures de bureau, service de courtier, de messagerie). Lorsque ceci est possible, Polytechnique favorise le regroupement avec d'autres universités ou établissements canadiens pour l'acquisition de certains biens et services dans le but de profiter d'économie d'échelle, de meilleures conditions de marché, de réduire les coûts de commandes, d'inspection, de livraison et d'entreposage. L’adjoint à la direction du Service des finances – Approvisionnements est mandaté par la direction de Polytechnique pour négocier et adjuger les contrats dans le contexte des regroupements d’achats. Lorsqu’un regroupement d’achats est établi, il devient obligatoire à l’égard des demandeurs de Polytechnique. 6.8 Contrats à commandes
Selon le cas et selon les normes règlementaires applicables, Polytechnique peut conclure avec un ou plusieurs fournisseurs, un contrat pour l’achat de biens lorsque les besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains. La durée maximale d'un contrat à commandes est de 3 ans. Le contrat peut être d'une durée maximale de 5 ans, sur approbation du dirigeant de Polytechnique. 6.9 Contrats à exécution sur demande
Selon le cas et selon les normes règlementaires applicables, Polytechnique peut conclure un contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs prestataires de services. La durée maximale d'un contrat à exécution sur demande est de 3 ans. Les contrats peuvent être d'une durée maximale de 5 ans, sur approbation du dirigeant de Polytechnique. 6.10 Achat de matériel usagé
De façon générale, Polytechnique acquiert des biens neufs accompagnés des garanties d’usages appropriées. Dans le respect des modalités liées au processus d’achat de la présente politique et afin de valoriser le réemploi de biens, Polytechnique peut accepter l’acquisition de matériel usagé dans la mesure où ce dernier est de qualité et que cette opportunité d’affaires soit accompagnée de garanties suffisantes. L’encan ne peut être utilisé que pour l’achat de produits à des conditions exceptionnellement avantageuses. Avant de participer à un encan, le demandeur communique avec les Approvisionnements. Les Approvisionnements ont un rôle de coordination entre les demandeurs afin d’éviter les surenchères à l’intérieur de Polytechnique. L’encan ne peut pas être utilisé pour des achats de 100 000 $ et plus 6.11 Homologation de biens
Polytechnique peut recourir à un processus d’homologation de biens lorsqu’il y a lieu de s’assurer, avant de procéder à un appel d’offres, de la conformité d’un bien à une norme reconnue ou à une spécification technique établies. 6.12 Qualification de prestataires de service
Polytechnique peut procéder à la qualification de prestataires de services préalablement au processus d’acquisition selon la Loi LCOP. 6.13 Attestation du ministère du Revenu du Québec
Avant d’octroyer un contrat d’approvisionnement, de services ou de travaux de construction d’une valeur de 25 000 $ et plus, sauf lorsqu'en raison d'une situation d'urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause, le demandeur doit obtenir du fournisseur ayant un établissement d’affaires au Québec, une attestation valide du ministère du Revenu du Québec. Un fournisseur n’ayant pas d’établissement d’affaires au Québec doit remplir et signer un formulaire certifiant cette allégation. 6.14 Reddition de comptes
En plus des dispositions liées à la publication sur le système électronique d’appel d’offres, des résultats des appels d’offres publics et des contrats conclus de 25 000 $ et plus, les Approvisionnement s’assurent de rendre des comptes au ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport. 6.15 Auditeur externe
L’auditeur externe s'assure que la présente politique d'achat de Polytechnique est suivie. 7 Appel d'offres
On entend par « appel d’offres » une procédure d’appel à la concurrence entre fournisseurs, entreprises en vertu des dispositions de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) et les autres dispositions de la présente politique pour l’acquisition de biens et services. La procédure d'appel d'offres est utilisée par Polytechnique pour profiter d'une saine compétition afin de conclure des contrats aux meilleures conditions possibles. Lorsqu'on doit prendre en considération d'autres facteurs que celui du coût des biens et services et celui de la conformité des soumissions, des critères de sélection et un système de pondération doivent alors être déterminés par le demandeur et approuvés par les Approvisionnements et un comité de sélection formé. Les critères de sélection doivent servir à qualifier les propositions des soumissionnaires sur une base commune. Ils doivent permettre d'établir avec le plus de précision possible quel fournisseur a fait la meilleure offre pour Polytechnique. Le document d'appel d'offres doit clairement faire mention que l'évaluation des propositions est effectuée par un comité et est basée sur des critères objectifs et subjectifs. Les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et le cas échéant, leur poids respectif doivent être inscrit dans le document d’appel d’offres. Seules les informations contenues aux soumissions sont prises en considération dans l'évaluation des soumissionnaires. Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce sans connaître le prix soumis. L’évaluation des soumissions tenant compte de la qualité doit être effectuée par ce comité de sélection qui recommandera l’adjudicataire au demandeur. Dans le cas de contrats visant ou comportant l’acquisition de logiciel ou de matériel informatique, un représentant du Service informatique doit faire partie du comité de sélection. Polytechnique doit rendre disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres. Si une soumission est rejetée parce que le soumissionnaire n’est pas admissible ou parce que cette soumission est non conforme, le soumissionnaire doit être informé de la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat. Polytechnique doit informer chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat. La reddition de comptes est faite par les Approvisionnements. Polytechnique s'est engagée à viser les plus hauts standards d'excellence en matière d'environnement. L'évaluation des fournisseurs potentiels, en regard de leur effort dans le développement durable, est un critère que Polytechnique utilisera au besoin dans l'analyse des soumissions. Si l’imposition de cette exigence réduit indûment la concurrence, la marge préférentielle qui peut être appliquée est d’au plus 10 %. Le pourcentage de la marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans le document d’appel d’offres. 7.1 Modes d’adjudication
La présente politique prévoit quatre (4) modes d’adjudication des contrats, à la suite d’un appel d’offres. Uniquement un prix Ce mode est généralement applicable au choix d’un contrat d’approvisionnement ou de services techniques. Le contrat est adjugé au soumissionnaire dont la soumission présente le prix le plus bas. Qualité et prix Ce mode permet de retenir la soumission ayant présenté le prix le plus bas, mais qui atteint un niveau minimal de qualité jugée acceptable. Polytechnique doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement (L.R.Q. c. C-65.1, r.2) pour un contrat d’approvisionnement, à l’annexe 1 du Règlement sur les contrats de services (L.R.Q. c. C-65.1, r.4) pour un contrat de services ou à l’annexe 4 du Règlement sur les contrats de travaux de construction (L.R.Q. c. C-65.1, r.5) pour un contrat de construction. Rapport qualité-prix Ce mode permet d’ajuster, aux fins d’adjudication, le prix soumissionné en fonction de l’évaluation de la qualité des soumissions reçues. Le contrat est adjugé au soumissionnaire dont la soumission obtient le prix ajusté le plus bas sous réserve d’atteindre un niveau de la qualité jugé acceptable. Polytechnique doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement (L.R.Q. c. C-65.1, r.2) pour un contrat d’approvisionnement, à l’annexe 2 du Règlement sur les contrats de services (L.R.Q. c. C-65.1, r.4) pour un contrat de prestation de services ou à l’annexe 5 du Règlement sur les contrats de travaux de construction (L.R.Q. c. C-65.1, r.5) pour un contrat de construction. Qualité seulement Ce mode d’adjudication est généralement applicable pour les prestataires de services professionnels lorsque des tarifs d’honoraires sont fixés par décrets du gouvernement du Québec, ou lorsqu’une telle pratique est reconnue par le milieu des professionnels visés. Dans ce cas, Polytechnique applique les conditions et les modalités d’évaluation prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 du Règlement sur les contrats de services (L.R.Q. c. C-65.1, r.4) et adjuge le contrat au prestataire de services dont la soumission a obtenu la note finale la plus élevée.
8 Contrat de gré à gré
Une acquisition comportant une dépense supérieure au seuil d'appel d'offres public peut être conclu de gré à gré dans l'un ou l'autre des cas suivants :
Un contrat d’approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement peut être conclu de gré à gré lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune autre solution de rechange ou encore de biens de remplacement. Les contrats suivants peuvent également être conclus de gré à gré :
9 Le demandeur : ses responsabilités, ses obligations
9.1 Responsabilités
Le demandeur est responsable de la définition, la planification et la consolidation de ses besoins ainsi que de la préparation de plans, devis, spécifications techniques et du cahier des charges, s'il y a lieu. 9.2 Obligations
Le demandeur doit obtenir toutes les autorisations nécessaires avant d’entreprendre ses démarches auprès des Approvisionnements. Il doit s’assurer des disponibilités budgétaires. Il doit s’assurer auprès du Service des immeubles que :
Pour les équipements informatiques ou logiciels d'une valeur de plus de 50 000 $ à l'exception de ceux subventionnés par des fonds de recherche et qui ne sont pas hébergés, entretenus ou opérés par le Service informatique, le demandeur doit s'assurer auprès du Service informatique que
Pour les équipements informatiques dont la valeur est de plus de 100 000 $, l'autorisation du Service informatique est requise. D'autre part, dans le cas d'un achat nécessitant un appel d'offres sur invitation ou un appel d'offres public, le Service informatique doit valider le devis fonctionnel du matériel informatique ou des logiciels requis ainsi que les critères d'évaluation avant toute publication de l’appel d’offre. Il doit s'assurer que les aspects de santé et sécurité au travail dans la manipulation et l'utilisation des produits, équipements et machines sont pris en compte avant de faire l'acquisition des biens. À cet effet, l’annexe D doit être remplie et une copie doit être envoyée au Secteur santé et sécurité. Il doit évaluer techniquement les produits et services afin d'établir les équivalences acceptables. Le demandeur doit s'assurer que les produits et services qu'il désire acheter se conforment à tous les codes, lois, normes et règlements applicables, incluant les lois et règlements sur la santé et sécurité. Notamment l'appareillage électrique doit être approuvé par l'un des organismes reconnus par la Régie du bâtiment du Québec. (On retrouve la liste des organismes de certification sur le site WEB suivant : Le demandeur doit obtenir et conserver les fiches SIMDUT pour tous les produits dangereux dont il désire faire l'acquisition et une copie doit être envoyée au Secteur santé et sécurité.
Il doit surveiller au besoin l'exécution des contrats ou commandes, s'assurer de la conformité et de la qualité des produits et services demandés. En cas d'insatisfaction ou de bris, il doit compléter le formulaire SF-30 Bordereau d'envoi et retourner les effets. 10 Responsabilités des Approvisionnements
Les Approvisionnements ont la responsabilité d'effectuer l'acquisition des biens et services en appliquant la présente politique d'achat de Polytechnique et en tenant compte des normes réglementaires applicables. Les Approvisionnements doivent assister le demandeur dans l'élaboration des devis techniques et du cahier de charges. Les Approvisionnements sont responsables du processus d’appel d’offres public notamment la préparation des documents d’appel d’offres, du mode de sollicitation, la diffusion dans le système électronique d’appel d’offres, de l’ouverture des soumissions, du secrétariat et de la direction des comités de sélection et de la reddition de comptes. Ils adjugent les contrats et émettent les commandes après avoir vérifié l’admissibilité aux contrats publics des contractants. Reconnaissant le rôle de la demande dans l'émergence de produits écologiques et de service respectueux de l'environnement, les Approvisionnements doivent s'assurer d'énoncer clairement les objectifs de Polytechnique en matière de protection de l'environnement à tous les fournisseurs. Les Approvisionnements vérifient les signatures autorisées, les codes d'imputation comptable et engagent les fonds. Les Approvisionnements gèrent la réception des marchandises. À la réception des marchandises, les Approvisionnements doivent:
11 Modalités liées au processus d’achat (avant taxes)
Polytechnique acquiert ses biens et services selon les modalités suivantes : Pour les achats financés uniquement par des 11.1 FONDS AVEC RESTRICTIONS
Le demandeur doit satisfaire aux exigences des organismes subventionnaires et appliquer les modalités suivantes : 11.1.1 Achats de 1 $ à 4 999 $ Sauf pour les achats de biens et services négociés par les Approvisionnements, le demandeur complète une demande d'achat (formulaire SF-1 Demande d'achat) qu'il envoie aux Approvisionnements pour l'émission d'un bon de commande. Le demandeur indique la description de la marchandise, le coût exact par item et le nom du fournisseur suggéré sur le formulaire. 11.1.2 Achats de 5000 $ à 24 999 $ Sauf pour les achats de biens et services négociés par les Approvisionnements, le demandeur doit contacter au moins deux fournisseurs, indiquer pour chaque item les prix obtenus sur le formulaire SF-28 Demande de prix par téléphone, dater et signer le formulaire et l'annexer à sa demande d'achat. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. 11.1.3 Achats de 25000 $ à 99 999 $ Sauf pour les achats de biens et services négociés par les Approvisionnements, le demandeur doit contacter par écrit, au moins trois fournisseurs, obtenir des soumissions écrites valables, et joindre le tout à sa demande d'achat. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. 11.1.4 Achats de 100 000 $ et plus Le demandeur complète une demande de soumission (formule SF-35 Demande de soumission (annexe A) qu'il envoie aux Approvisionnements pour la préparation et l'envoi d'appels publics et pour réception des soumissions. Pour les achats financés avec des 11.2 FONDS SANS RESTRICTION
11.2.1 Achats de 1 $ à 4 999 $ Sauf pour les achats de biens et services négociés par les Approvisionnements, le demandeur complète une demande d'achat (formulaire SF-1 Demande d'achat) qu'il envoie aux Approvisionnements pour l'émission d'un bon de commande. Le demandeur indique la description de la marchandise, le coût exact par item et le nom du fournisseur suggéré sur le formulaire. 11.2.2 Achats de 5 000 $ à 9 999 $ Sauf pour les achats de biens et services négociés par les Approvisionnements, le demandeur doit contacter au moins deux fournisseurs, indiquer pour chaque item les prix obtenus sur le formulaire SF-28 Demande de prix par téléphone dater et signer le formulaire et l'annexer à sa demande d'achat. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. 11.2.3 Achats de 10 000 $ à 24 999 $ Sauf pour les achats de biens et services négociés par les Approvisionnements, le demandeur doit contacter au moins trois fournisseurs, obtenir des soumissions écrites valables, et les joindre à sa demande d'achat. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. 11.2.4 Achats de 25 000 $ à 99 999 Le demandeur complète une demande de soumission (formulaire SF-35 Demande de soumission, (annexe A) qu'il envoie aux Approvisionnements pour la préparation et l'envoi d'appels d'offres et pour réception des soumissions. 11.2.5 Achats de 100 000 $ et plus Le demandeur complète une demande de soumission (formulaire SF-35 Demande de soumission (annexe A) qu'il envoie aux Approvisionnements pour la préparation et l'envoi d'appels d'offres publics et pour réception des soumissions. 12 Achat de biens et services de construction
12.1 Responsabilités du Service des immeubles
Le Service des immeubles négocie et gère les contrats des entrepreneurs / fournisseurs. Lors d'acquisition, il doit s'assurer auprès du Service informatique que le cahier de charges et l'appel d'offres tiennent compte des spécifications du Service informatique lorsqu'ils contiennent des logiciels ou des équipements informatiques (voir article 9.2). Les bons de commande sont émis par les Approvisionnements. Le Service des immeubles a la responsabilité de s'assurer que les conditions générales, les conditions particulières et toutes les autres composantes du cahier de charges de Polytechnique sont respectées. Le Service des immeubles est responsable de la vérification des factures et il s'assure que les pièces justificatives sont jointes. Il vérifie les autorisations. Le Service des immeubles s'assure de la conformité aux contrats octroyés et aux changements, s'il y a lieu. Les personnes qui participent au processus d'acquisition doivent respecter les dispositions législatives ainsi que celles des règlements et politiques de Polytechnique. Toute information relative à l'acquisition de biens et services doit être traitée de manière confidentielle. Elles doivent maintenir de bonnes relations avec les soumissionnaires et les fournisseurs, et veiller en tout temps à protéger la réputation de Polytechnique, notamment en s'abstenant de toute pratique qui ne serait pas faite dans le respect des normes et de l'éthique habituelle en matière d'acquisition publique. 12.2 Responsabilités des Approvisionnements
Les Approvisionnements ont la responsabilité de s'assurer que le Service des immeubles respecte les politiques et les procédures d'achat de biens et services de Polytechnique. Ils sont responsables de publier les renseignements relatifs aux contrats conclus, comportant une dépense supérieure à 25 000 $. 12.3 Modalités liées au processus d’achat (avant taxes) de travaux de construction
12.3.1 Achats de 1 $ à 9 999 $ Une demande de prix par téléphone et confirmée par télécopieur ou courriel, est faite auprès d'un fournisseur. 12.3.2 Achats de 10 000 $ à 24 999 $ Deux demandes de prix par téléphone et confirmées par télécopieur ou courriel sont faites auprès de fournisseurs reconnus. 12.3.3 Achats de 25 000 $ à 99 999 $ Un appel d'offres sur invitation est requis. Le Service des immeubles obtient des Approvisionnements un numéro d'appel d'offres qu'il inscrit sur les documents d'appel d'offres. Le demandeur transmet les documents d'appel d'offres à 5 entrepreneurs / fournisseurs reconnus dans le but d'obtenir un minimum de trois soumissions. À défaut d'avoir 5 invités, le Service des immeubles doit obtenir l'approbation des Approvisionnements. Les Approvisionnements précisent la période de soumission ainsi que l'endroit précis où une soumission doit être déposée. Toute période de soumission doit s'étendre sur un minimum de 15 jours. L'ouverture des soumissions est faite en privé par les Approvisionnements en présence du demandeur. Les termes et conditions peuvent être modifiés en cours d’appel d’offres. Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, il doit y avoir un minimum de 7 jours entre l’émission du dernier addenda et la date limite de réception des soumissions. Des copies sont remises aux différents intervenants au dossier, s'il y a lieu. La copie originale demeure aux Approvisionnements. 12.3.4 Achats de 100 000 $ et plus Un appel d'offres public est requis. Le Service des finances - Approvisionnements publie les appels d'offres sur le système électronique d'appel d'offres approuvé du gouvernement du Québec. Pour chaque appel d'offres, le Service des immeubles doit:
Des cautionnements de soumissions, d'exécution et des garanties de l'entrepreneur pour gages, matériaux et services sont requis. Pour les achats de 100 000 $ à 500 000 $, la période de soumission est de 15 jours. Pour les achats de 500 000 $ et plus, elle est de 21 jours. Une copie papier complète des documents de soumissions est gardée au Service des immeubles et est remise aux professionnels mandatés au projet concerné. La copie du Service des immeubles doit être accessible en tout temps par les Approvisionnements. L’autorisation du dirigeant de Polytechnique est requise lorsque la période de validité des soumissions est supérieure à 45 jours. Si un addenda est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions. Polytechnique doit rendre disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres. Si une soumission est rejetée parce que le soumissionnaire n’est pas admissible ou parce que cette soumission est non conforme, le soumissionnaire doit être informé de la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat. Polytechnique doit informer chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat. La reddition de comptes est faite par les Approvisionnements. L'ouverture des soumissions est faite en public à un endroit déterminé par les Approvisionnements, en présence des représentants du Service des immeubles et des Approvisionnements. Les Approvisionnements préparent un sommaire des soumissions. Ils remettent au requérant l'original des soumissions. Deux copies du sommaire des soumissions sont également remises dont une au Service des immeubles et l'autre au professionnel responsable des travaux pour analyse et recommandations. La copie du Service des immeubles doit être accessible en tout temps par les Approvisionnements. L’autorisation du dirigeant de Polytechnique est requise avant la conclusion d’un contrat de construction de 100 000 $ et plus dans les cas suivants :
13 Achat de services professionnels pour la réalisation de travaux de construction
Le Service des immeubles a la responsabilité de gérer les services professionnels pour la réalisation de travaux de construction pour l'ensemble de Polytechnique. 13.1 Mandat de services professionnels
Aucun contrat de services professionnels reliés à la construction ne doit être conclu sans qu'un mandat clair, identifiant les services professionnels requis et les modalités d'exécution de ces services, ait été préalablement approuvé par le directeur du Service des immeubles. 13.2 Offres de services pour les spécialités architectes, ingénieur mécanique-électrique, structure et civil
Pour la réalisation de contrat de services professionnels reliés à la construction, on doit procéder de la façon suivante : Pour les spécialités architecture, mécanique-électrique, structure et civil, un appel d'offres public est préparé, publié par les Approvisionnements en collaboration avec le Service des immeubles pour la sélection des firmes par spécialité pour un contrat à exécution sur demande dans le cadre d'une entente d'une durée de 3 ans. Le dirigeant de Polytechnique peut autoriser un contrat incluant tout renouvellement d’au plus 5 ans. Les contrats sont renouvelés annuellement suite à une évaluation écrite des services rendus dans l'année précédente. La firme doit obtenir une note minimale de 80 % pour voir son contrat renouvelé. Le choix des firmes retenues est fait par un comité de sélection. 13.3 Autres spécialités
Pour les autres spécialités pours lesquelles il n’y a pas eu d’appel d’offres public, la procédure suivante s’applique :
13.4 Évaluation
À la fin de chaque projet dont le montant des honoraires est de 50 000 $ et plus, une évaluation formelle du déroulement du projet est faite par le responsable du secteur demandeur et approuvé par le directeur du Service des immeubles. L'évaluation porte sur la qualité des services techniques rendus, la disponibilité des professionnels et autres personnels affectés au projet, le respect des échéanciers et des budgets. Une copie de cette évaluation est transmise à la firme de professionnels. 14 Modification à un contrat
Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature. Toute modification ne peut être autorisée que si le budget est suffisant. Dans le cas d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public, toute modification est autorisée par le niveau supérieur habilité tel qu’indiqué à la délégation de pouvoirs (annexe B). Dans le cas d'un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d'appel d'offres public, si le total des dépenses supplémentaires occasionné par la modification n’excède pas 10 % du montant initial du contrat, la modification peut alors être autorisée selon les règles suivantes (voir Annexe C) :
Si une modification occasionne une dépense supplémentaire de plus de 10 % du montant initial, la modification doit être autorisée selon les règles suivantes (voir Annexe C):
Malgré les alinéas précédents, une modification ne requiert pas d'autorisation lorsqu'elle résulte d'une variation du montant sur lequel doit s'appliquer un pourcentage déjà établi ou d'une variation d'une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu. Si un contrat comporte une dépense égale ou supérieure à 3 000 000 $ et qu’une modification porte la valeur totale des changements à plus de 10 % de la valeur initiale du contrat, les Approvisionnements doivent confirmer au fournisseur que Polytechnique dispose des fonds nécessaires à l’exécution du changement. Le Conseil d’administration est informé périodiquement des modifications de plus de 10 % du montant initial des contrats. 15 Disposition d’un bien déclaré excédentaire
15.1 Réemploi et valorisation des biens
En accord avec les principes du développement durable, tels qu’énoncés dans la Politique en matière de développement durable, tout membre et unité administrative de la communauté doivent valoriser le réemploi de produits non périmés ou d’équipements fonctionnels. Lorsque les quantités déclarées excédentaires d’un bien le justifient, Polytechnique encourage le développement et la mise en place de programmes valorisant la réutilisation et le recyclage des biens. Les unités administratives normalement responsables de voir à la disposition de ces biens voient au développement de ces programmes. Notamment,
15.2 Processus
Lorsqu'un bien n'est plus jugé utile par une unité, cette dernière a la responsabilité de le déclarer aux Approvisionnements. En collaboration avec l'unité, les Approvisionnements détermineront s'il s'agit d'un surplus ou d'un bien qui doit emprunter la filière de la réutilisation, du recyclage, de la valorisation et ultimement de l’élimination. Pour les appareils de recherche, les Approvisionnements demanderont l'expertise du BRCDT conformément à la Directive concernant la disposition d’appareils de recherche. Les Approvisionnements selon le cas, pourront décider :
La valeur résiduelle du bien est fixée par les Approvisionnements et ne peut excéder la valeur marchande qui pourrait être obtenue par sa vente à l'extérieur de Polytechnique. Le montant ainsi fixé est porté au crédit du budget de l'unité qui a déclaré le bien excédentaire et au débit du budget de l'unité qui en fait l'acquisition. Conformément à la Directive concernant la disposition d’appareils de recherche, les revenus nets de la vente d’appareillage de recherche doivent obligatoirement être déposés dans un compte de recherche (UBR) et être utilisés pour payer des coûts directs ou indirects de la recherche selon les règles en vigueur à Polytechnique. Les Approvisionnements sont responsables de trouver la meilleure façon d'écouler le bien à l'extérieur de Polytechnique. L'offre à l'externe se fera en tenant compte de l'ordre de priorité suivante:
15.3 Cas particulier
L’aliénation d’un bien par l’entremise d’un échange, au moment de l’acquisition d’un nouveau bien de même nature, est autorisée dans la mesure où le crédit obtenu pour cet échange est au moins équivalent au montant que pourrait obtenir Polytechnique par la vente du bien à l’externe. De plus, les Approvisionnements doivent s’assurer que l’usage a posteriori du bien est en conformité avec les principaux enjeux du développement durable énoncés dans la présente politique. 15 Modification
Le Conseil d'administration a la responsabilité de réviser et de modifier les normes énoncées dans la présente politique. Cependant, toute modification mineure à la présente politique peut être effectuée par le directeur général à la suite de la recommandation à cet effet du directeur des ressources financières et matérielles. Les membres du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont informés de cette modification à une réunion ultérieure. |